Як виявити найбільш гострі проблеми організації

Мел Зільберман

Пояснення

Зізнайтеся, вам не раз доводилося чути, що одна з найбільш гостро стоять перед бізнесом проблем полягає в тому, щоб знайти потрібних людей, яких можна навчити ефективно справлятися з будь-якими проблемами. Однак така постановка питання не враховує того факту, що запорукою якісного вирішення будь-якої проблеми буде її ідентифікація й аналіз, оскільки успішне рішення «не тієї» проблеми має ще більш згубні наслідки, ніж повна бездіяльність.

Тут ми запропонуємо модель, за допомогою якої можливо буде правильно «Ідентифікувати і класифікувати ціль», попутно пояснимо негативні наслідки для організації клієнта тієї чи іншої проблеми. Пропонована методика складається з шести етапів, і найбільш точно її можна було б позначити як Модель ідентифікації та класифікації цілі (МІКЦ). Вона може використовуватися як професійними консультантами, так і недосвідченими учасниками робочих груп, яким, можливо, іноді непросто відокремити «безліч тривіальних» від «Кількох найважливіших» проблем, що виникають по ходу здійснення виробничої діяльності.

Застосування шестиступінчастою даної моделі гарантує, що клієнт буде займатися саме тими проблемами, які завдають бізнесу найбільш відчутної шкоди, підбиваючи міцну базу під процес вибору найбільш ефективних, «відповідних моменту» рішень, які принесуть відчутний, піддається вимірюванню результат.

Модель ідентифікації та класифікації цілі (МІКЦ)

На малюнку 22.1 ця МІКЦ зображена у вигляді схеми; при цьому, основний акцент робиться на чотирьох ключових моментах:

наслідки для бізнесу з точки зору стандартних показників, що використовуються в господарської діяльності;

вплив на бізнес-процеси;

вплив на якість роботи;

перешкоди, заважають підняти ефективність праці на максимальний рівень.

Аналіз недоліків

Під недоліком ми будемо розуміти те, що визначає різницю між тим, що є на насправді, і тим, що має або могло б бути.

В щодо кожного з чотирьох зазначених вище аспектів, вам необхідно подумати про наступному.

Бачення «Як має бути» щодо конкретного аспекту моделі: які результати ми повинні отримати, але поки що не можемо цього зробити?

Справжнє стан речей щодо кожного з аспектів: що реально відбувається з точки зору конкретних результатів? Який негативний ефект це має для господарської діяльності підприємства?

Ви напевно побачите, що застосування цієї моделі виправдане не тільки тим, що дозволяє змінити в кращу сторону аспекти діяльності, які в даний час перебувають у жалюгідному стані, а й завчасно «підтягти» під майбутні стандарти ті напрямки діяльності, які поки що відповідають сучасним вимогам. Застосування цієї моделі може мати різноплановий характер, і ви зберігаєте за собою повну свободу дій.

Застосування МІКЦ

Етап 1: вибір проблеми (ідентифікація цілі)

Перш за все, слід ідентифікувати ціль. Можливо, ви віддасте перевагу обговорити «вибір цілей »в групі, виписуючи ті проблеми, які можуть представляти певний інтерес. У зв'язку з цим вам слід заздалегідь визначитися, як ви будете розподіляти що містяться в складеному списку проблеми за категоріями «Найважливіших» і «тривіальних» завдань. На першому етапі ви повинні відповісти на ряд питань і докопатися до суті, що є «головним болем» організації, з допомогою яких критеріїв можна визначити силу цих «хворобливих відчуттів», які вигоди ви придбаєте, врегулювавши ідентифікувати проблему, і наскільки дана проблема взагалі може бути врегульована.

Етап 2: аналіз проблеми з точки зору негативного впливу на бізнес

На даному етапі ви оцінюєте значення виявленої проблеми з точки зору наслідків для нормального функціонування підприємства (наприклад, упущена вигода, зниження продуктивності, високі витрати, зниження загальної ефективності). Зрозуміло, чим сильніша буде негативний ефект, тим більше пильну увагу слід звернути на цю проблему. Після цього треба спробувати викласти своє уявлення про те, що було б, якби вдалося вирішити проблему при дотриманні інтересів усіх зацікавлених сторін.

Етап 3: розробка процесу у зв'язку з рішенням конкретної проблеми

Після того, як в побут увійшло поняття реінжинірингу бізнес-процесів, значення процесу в рамках діяльності підприємства має величезне значення для будь-якого співробітника. У зв'язку з цим слід провести оцінку ступеня негативного впливу на господарську діяльність підприємства малоефективних процесів. Для аналізу пов'язаних з процесами проблем, необхідно чітко сформулювати ті завдання, які визначають невідповідність бажаних і реальних результатів застосування цього процесу, а також виявити будь-які «нестиковки» в рамках його поточного використання.

Етап 4: аналіз якості роботи і характеристика персоналу

Охарактеризуйте якість виконуваних робіт з детальним описом того, як повинна виглядати діяльність працівника, якщо б вдалося домогтися істотних поліпшень у цій області. Відзначте, в чому проявляється трудова діяльність, які її результати, визначте також поведінкові моделі, переважне ставлення до виконуваної роботи, моральний стан колективу.

Етап 5: аналіз перешкод, що не дозволяють домогтися максимальних показників

Статистика говорить про те, що в процесі здійснення звичайної діяльності, підприємства частіше стикаються навіть не з тими проблемами, які обумовлені особистісними особливостями співробітників, а з низькою якістю самого середовища на робочих місцях. Основою дослідження в цьому контексті будуть послідовні виміри. Виявити бар'єри на шляху до найбільш високих показників належить за допомогою питань, відносяться до п'ятого етапу. Необхідно встановити, чого чекають люди від своєї роботи; чи відчувають вони зворотний зв'язок, що виявляється при зміні якості виконуваної роботи; наскільки такий зв'язок своєчасна, адекватна результатами, точна; які діють стимули і антистимулом на робочому місці? Всі ці питання не вимагають розгорнутої відповіді. І ті питання, на які отримано негативний відповідь, вказують на аспекти, що вимагають особливої уваги.

Етап 6: вибір критеріїв рішення

На цьому етапі ви вже володієте всією інформацією, необхідної для того, щоб намітити шляхи вирішення тієї проблеми, яка була визначена на першому етапі. Але перш ніж зробити остаточний вибір, потрібно твердо усвідомити, з якими витратами буде пов'язано конкретне рішення (матеріальні витрати чи вплив на культуру організації) і наскільки такі витрати можна вважати прийнятними.

Етап 1: вибір проблеми (ідентифікація цілі)

Питання:

є дана проблема цієї «головним болем» для організації;

чому я вирішив, що поєднання цих ознак становить проблему;

хто, крім мене, вважає, що поєднання цих ознак складає реальну проблему;

яким чином дана обставина відбивається на економічній ефективності підприємства;

що може статися, якщо я не стану нічого робити у зв'язку з цією проблемою;

які вигоди отримає компанія/підрозділ, якщо буден знайдено адекватне рішення цієї проблеми;

можна Чи можна розраховувати на ефект важеля, тобто чи можна очікувати максимальної віддачі у разі вирішення цієї проблеми при мінімальних зусиллях?

Етап 2: аналіз проблеми з точки зору негативного впливу на бізнес

Опишіть поточне економічне становище підприємства:

Як можна було б охарактеризувати ситуацію, якщо б вона змінилася на краще сторону в зв'язку з тим, що вдалося знайти рішення, яке влаштовує всіх:

Етап 3: розробка процесу у зв'язку з рішенням конкретної проблеми

Питання:

які цілі та завдання даного процесу;

якщо ці завдання не реалізуються, то який розрив між реальними результатами застосування даного процесу і бажаними результатами;

можна чи схематично відобразити поточні і бажані процеси, визначивши найбільш істотні відмінності щодо продуктивності процесів, їх ефективності, супутніх витрат;

є Чи нестиковки (розриви) в поточних процесах;

управляється Чи даний процес з дотриманням умови міжфункціональних контролю?

Етап 4: аналіз якості роботи і характеристика персоналу

Як проявляється трудова діяльність середнього співробітника на даному етапі, як її можна було б охарактеризувати, якщо б вдалося домогтися значного поліпшення якості роботи? Відзначте, в чому проявляється трудова діяльність, які її результати, визначте також поведінкові моделі, переважна ставлення до виконуваної роботи, моральний стан колективу.

Поточне положення

Бажане стан

Етап 5: аналіз перешкод, що не дозволяють домогтися максимальних показників

Дайте на кожний з наступних питань позитивну або негативну відповідь (в випадку негативної відповіді, вам слід приділити даної теми особливу увагу.)

Зрозуміло Чи цілі і завдання конкретного підрозділи/процесу/співробітника. Наскільки ефективні комунікації в зв'язку з цим?

Знають Чи співробітники те, чого від них чекають у зв'язку з поставленими цілями? Наприклад, отримали чи стандарти, що описують якість виконуваної роботи або очікування в зв'язку з виконанням цієї роботи відображені в посадовій інструкції?

Є Чи чітка, своєчасна, адекватна зворотній зв'язок у зв'язку з якістю виконуваної роботи?

Забезпечені Чи співробітники всім необхідним для досягнення високих виробничих показників?

Є Чи є у співробітників якісні способи досягнення поставлених цілей?

Є Чи є у співробітників адекватні стимули для якісного виконання поставленої завдання?

Залежить Чи характер стимулів від якості виконуваної роботи?

винагороджуються Чи трудові досягнення?

Карається чи несумлінне ставлення до роботи?

Досить Чи висока кваліфікація у персоналу для виконання цієї роботи?

Мають Чи люди необхідними для виконання даної роботи рівнем інтелектуального, психологічного та психічного розвитку?

Якщо усунути всі можливі перешкоди, чи захочуть люди трудиться на даній роботі з повною самовіддачею?

Етап 6: вибір критеріїв рішення

Яким критеріям має задовольняти пропоноване рішення, щоб вважатися прийнятним?

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://lib.sportedu.ru http://www.cfin.ru