Діловодство за письмовими та усними зверненнями громадян.

Кірсанова М.В.

В відповідно до Конституції РФ всі громадяни Російської Федерації мають право направляти особисті та колективні звернення до державних органів і посадовим особам, які в межах своєї компетенції зобов'язані розглянути ці звернення, прийняти по ним рішення і дати вмотивовану відповідь у встановлений термін.

Існує три основних види звернення: пропозиція, заява, скарга.

Пропозиція - Вид звернення, мета якого, по-перше, звернути увагу на необхідність вдосконалення роботи тих чи інших державних органів, підприємств, установ або громадських організацій, а по-друге, рекомендувати конкретні шляхи і способи вирішення поставлених завдань.

Заява - Вид звернення, спрямований на реалізацію наданих законом суб'єктивних прав та інтересів громадян. Висловлюючи прохання особистого чи суспільного характеру, заява може сигналізувати і про певні недоліки в діяльності державних органів, підприємств, установ, громадських організацій. На відміну від пропозиції в ньому не розкриваються шляхи і не передбачаються способи вирішення поставлених завдань.

Скарга - Вид звернення, в якому йде мова про порушення суб'єктивних прав і охоронюваних законом інтересів громадян. Як правило, у скарзі містяться не тільки інформація про порушення суб'єктивних прав і прохання про їх поновлення, а й критика на адресу державних чи громадських органів, підприємств, установ, організацій, посадових осіб та окремих громадян, в результаті необгрунтованих дій яких або необгрунтованої відмови у здійсненні передбачених законом дій сталося, на думку заявника, порушення його суб'єктивних прав.

Під багатьох випадках пропозиції, заяви, скарги виступають у чистому вигляді, тобто в самому їх зміст є ознаки звернення тільки одного визначеного виду. Так, наприклад, заява про призначення пенсії є заявою в чистому вигляді, скарга на грубість працівника відділу листів адміністрації області також є скаргою в чистому вигляді і т.п. Однак часто зустрічаються звернення, що носять змішаний характер. Так, в одному зверненні може бути заява про звільнення від податку і скарга на неправильні дії працівника фінансового органу і т.д.

Робота із зверненнями громадян ведеться на підставі Типового положення про ведення діловодства по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у державних органах, на підприємствах і в організаціях і законів країв, областей. Такий закон, прийнятий у Новосибірської області, наведено в прилож. 5.1.

Норматив встановлює порядок, відповідно до якого звернення громадян подаються у органи, компетентні у вирішенні даного питання. Скарги подаються до тих органів і тим посадовим особам, яким підпорядковані органи та особи, чиї дії оскаржуються. Державні і громадські органи та особи, до відання яких не належать питання, поставлені у зверненнях, повинні не пізніше як у п'ятиденний Термін направити їх за належністю, сповістивши про це заявника. Забороняється направляти скарги громадян для вирішення тим особам або до тих органів, на які подана скарга.

Посадові особи державних і громадських органів зобов'язані також проводити особистий прийом громадян. Для цього встановлюються дні та години, у тому числі і у вечірній час, як за місцем роботи, так і за місцем проживання громадян.

Керівники установ повинні повідомляти громадянам у письмовій або усній формі про рішення, прийнятих за їх зверненнями. Закон встановлює, що якщо громадянин не згоден до рішення на його питання, він має право оскаржити це рішення тому органу або тому посадовій особі, якій підпорядковані державний або громадський орган чи посадова особа, які прийняли рішення оскаржуються. Звернення вирішуються у термін до одного місяця з дня реєстрації, а не потребують законодавчого вивчення - невідкладно, але не пізніше ніж через 15 днів. Строки розгляду скарг можуть продовжуватися, якщо та чи інша скарга вимагає спеціального вивчення і додаткових перевірок.

Діловодство за зверненнями громадян у державних органах, на підприємствах, в установах, організаціях ведеться окремо від інших видів обробки документів.

Згідно згаданого Типового положення встановлюється наступний порядок діловодства за зверненнями громадян.

Всі звернення реєструються у день надходження і враховуються на реєстраційній картці, заповнюється анотаційні лист (прилож. 5.2-5.4). Індекс проставляється на певному місці за ГОСТ Р 6.30-97. Він складається з початкової літери прізвища автора листа і порядкового номера надійшов документа. Наприклад: К-187 від 12.06.97.

Встановлено, що повторним заяв при їх надходженні присвоюється черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційної контрольної картки (РКК) зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. У правому верхньому куті повторних заяв та на РКК робиться позначка «Повторно». Повторними вважаються пропозиції, заяви і скарги громадян, що надійшли від одного і того ж особи з одного й того самого питання, якщо з дня її подачі першої заяви закінчився термін, встановлений для розгляду, або заявник не задоволений даними йому відповіддю.

пропозицій, заяви і скарги громадян, що надійшли від одного і того ж особи і по одному і того самого питання, направлені різним адресатам і надійшли для вирішення в один державний орган, враховуються під реєстраційним індексом першим документа з додаванням порядкового номера через дріб. Наприклад: К-187/1, К-187/2.

Картотеки з РКК можуть формуватися за алфавітним, географічному та тематичним ознаками. Контроль за дозволом пропозицій, заяв і скарг громадян у державних органах покладається на посадових осіб, які зобов'язані забезпечити своєчасне і повний розгляд листів та виконання прийнятих за пропозиціями, заявами і скаргами рішень.

Якщо той чи інший адресат направляє що надійшли до нього листи громадян в державні органи і вимагає повідомити результати їх розгляду, такі листа беруться на особливий контроль з проставленням в установленому на документі місці знаку «К». Пропозиції, заяви і скарги громадян, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються. У цьому випадку контроль завершується тільки після вживання вичерпних заходів щодо вирішення питання. Рішення про зняття з контролю приймають керівники державних органів, відповідальні за своєчасний і правильний розгляд листів громадян.

Відповіді на пропозиції, заяви і скарги громадян дають керівники і спеціально уповноважені на те особи з державних органів. Відповідь може бути поданий як у письмовій, так і в усній формі при особистому прийомі. У цьому випадку робиться відповідний запис у РКК. При цьому індекс відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи за номенклатурою справ. Пропозиції, заяви і скарги громадян вважаються дозволеними, якщо розглянуті всі поставлені в них питання і надали вичерпні відповіді відповідно до чинним законодавством.

Керівники державних органів повинні систематично аналізувати і узагальнювати пропозиції, заяви і скарги громадян, що містяться в них зауваження з метою своєчасного усунення породжують їх причин. Матеріали для аналізу та узагальнення готуються посадовими особами, що ведуть діловодство за пропозицій, зауважень і скарг громадян. Вони узагальнюють їх у вигляді аналітичних довідок (прилож. 5.5-5.9) і представляють їх своїм керівникам.

пропозицій, зауваження і скарги громадян повертаються після їхнього дозволу посадовим особам, провідним їх діловодство в установі, з усіма супутніми матеріалами і РКК для централізованого формування справ. Зберігання справ у виконавців забороняється. Документи у справах розташовуються в хронологічному або алфавітному порядку, при цьому кожну заяву і пропозицію з усіма відносяться до них матеріалами складають єдину групу, куди підшиваються також повторні заяви і знову надходять матеріали. Відповідальність за збереження документів цього виду в установі несуть керівник установи і особа, відповідальна за ведення діловодства за пропозиціями, зауважень і скарг громадян.

Встановлено п'ятирічний термін зберігання пропозицій, зауважень, скарг громадян і всіх документів по їх вирішенню. У міру необхідності експертна комісія може продовжити цей строк або встановити постійний термін зберігання. Таке рішення експертної комісії має бути затверджене керівником установи. Справи постійного строку зберігання і тимчасового (понад десять років) передаються в архів державної установи через рік після завершення їх діловодством. Після десяти років зберігання справи передаються до архіву за рішенням керівництва установи. Після закінчення терміну зберігання справи підлягають знищенню в встановленому порядку.

При автоматизованої обробки пропозицій, зауважень і скарг громадян можуть бути використані пристосовані до машинної обробці форми, в тому числі і РКК, з збереженням всіх встановлених нормативів реквізитів у машинно-орієнтованому варіанті.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.iu.ru/