Номенклатура справ. Підготовка документів для зберігання в архіві.

Кірсанова М.В.

1. Загальні положення.

Номенклатура справ-це затверджений систематизований перелік справ, заводімих в установі, із зазначенням термінів їх зберігання у встановленому порядку. Номенклатура справ використовується як схема розподілу і угруповання виконаних документів у справи (схема класифікації), покажчик індексації документів і справ, строків їх зберігання, а також як схема побудови довідкової картотеки не виконаних документів. Крім того, вона є обліковим документом у діловодстві та архіві установи для справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх змістом та видами. Від того, наскільки якісно вона складена, залежать оперативність роботи з документами та їх зберігання. Наявність номенклатури справ в кожній установі, організації, підприємстві обов'язково.

Основні положення щодо складання номенклатури справ викладені в Єдиної державної системі діловодства (ЕГСД).

Номенклатура справ може бути конкретною, зразковою і типовий. Крім того, розрізняють номенклатури справ структурного підрозділу та установи.

Конкретна номенклатура відображає документи одного конкретної установи або структурного підрозділу.

Зразкові та типові номенклатури справ відображають документи певної категорії установ з однотипним характером діяльності і складом документації. Крім того, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для відповідних установ системи (відомства) і є обов'язковою. Примірна номенклатура справ є рекомендаційною.

Складанню номенклатур справ в організації передує підготовча робота, мета якої - забезпечити облік справ, заводімих в діловодстві, їх відповідність видами та утримання відкладаються документів, правильну їх класифікацію в відповідно з ділянками роботи та питаннями діяльності організації.

Робота зі складання номенклатур справ, як структурних підрозділів, так і установи в цілому, координується діловодної службою і, як правило, включає вивчення їх організаційної структури та напрямків, а також комплексу документів, на підставі яких будуть формулюватися найменування справ і визначатися принципи їх формування. У номенклатури справ включаються заголовки справ для групування документів з грифом «Для службового користування», довідкові картотеки.

Затверджені екземпляри номенклатур справ є документами постійного зберігання і включаються до складу справ служби діловодства організації. Якщо така служба відсутній, вони включаються до складу справ секретаря-референта.

Після затвердження номенклатури справ структурні підрозділи та громадські організації отримують виписки з відповідних її розділів для використання в роботі.

Номенклатура справ установи, не передає документи на державне зберігання, схвалена експертною комісією (ЕК), щорічно затверджується її керівником. Перший примірник номенклатури зберігається не менше 10 років.

Номенклатура справ у структурних підрозділах складається для забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві підрозділів. Зведена номенклатура справ складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів.

Номенклатура справ установи друкується в кількох примірниках. Перший примірник зберігається в службі діловодства, другий - використовується цією службою як робочий примірники, третій - знаходиться у відомчому архіві (у особи, відповідальної за архів) в якості облікового документа, четвертий - в державному архіві, до якого передаються документи даної установи.

Номенклатура справ установи переглядається не рідше одного разу на п'ять років. У разі докорінної зміни функцій і структури установи вона складається, узгоджується і затверджується заново.

Узгоджена з відповідною установою державної архівної служби номенклатура справ установи в кінці кожного року уточнюється, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня нового календарного року. У Протягом року в затверджену номенклатуру справ вносяться відомості про заклад справ, про включення нових справ і т.д. Зразок оформлення номенклатури справ представлений у прилож. 7.1.

2. Формування справ.

Формування справ - це віднесення документів до певної справи та систематизація документів усередині нього. Справа - сукупність документів (або документ), що відносяться до одного питання або ділянки діяльності і вміщених в окрему обкладинку.

Формування справ повинно відповідати таким основним вимогам: оперативність обробки та пошуку документів; надійність документаційного обслуговування; збереження документів. У справу поміщають тільки виконані документи (оригінали або завірені копії), оформлені відповідно до вимог ДСТ і ЕГСД. Документи, що не відповідають заголовку справи, неправильно оформлені (повертаються виконавцю для доопрацювання), що підлягають поверненню, чернетки, варіанти, розмножені копії в справу не вміщують.

Справи формуються централізовано (в канцелярії) і децентралізовано (в структурних підрозділах). При складанні зведеної номенклатури справ кожному структурному підрозділу присвоюється індекс. Наприклад, приймальня відділу виховної роботи та соціального захисту Комітету з початкової професійної освіти - Індекс 03, відділ стратегії та розвитку профосвіти Комітету - 02, бухгалтерія - 04 і т.д. Контроль за формуванням справ у структурних підрозділах здійснює завідувач архівом установи або особа, відповідальна за архів.

Документи постійного і тимчасового зберігання групують в окремі справи (окремо оригінали та копії, річні, квартальні, місячні плани, звіти і т.д.). У виняткових випадках документи постійного і тимчасового зберігання, пов'язані з розглядом одного питання, групують в одній справі - реєстратора або швидкозшивачі. Після завершення розгляду цих документів, прийняття рішення і закриття справи документи постійного зберігання вилучаються і переносяться у справу постійного зберігання. Якщо розділення справи на дві передбачено номенклатурою, про це робиться запис у графі номенклатури "Примітка".

В справи групують документи одного діловодного року. Винятки складають перехідні та судові справи; особисті справи, які формуються в протягом всього періоду роботи даної особи в установі; навчальна документація, що створюється у навчальних закладах (формується за навчальний рік).

В справі повинно містити не більше 250 листів при товщині 30-40 мм. При великому кількості документів з них формують самостійні справи за хронологією або вузьких питань. Наприклад: справа "Листування про постачання металу» можна розділити на три: «Листування про постачання лиття», «Листування про постачання прокату», «Листування про постачання арматури і дроту».

Документи до засідань, згруповані в окрему справу, систематизують за номерами протоколів засідань. Всередині групи документів, що відносяться до одного протоколу, їх розташовують у послідовності вирішення питань; в групі документів з одного питання першим підшивається ініціативний, а потім інші документи.

Доручення вищих органів групують у справи за напрямками діяльності установи. Документи всередині справи розташовують у хронологічній послідовності.

Документи в особових справах розміщують у такій послідовності: внутрішній опис документів, що є в особовій справі; заяву про прийом на роботу, направлення або подання; анкета, листок з обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяг з наказів про призначення, переведення, звільнення (копії записок про прийом на роботу, переведення, звільнення); доповнення до особового листку з обліку кадрів; доповнення до особового листка по обліку заохочень. Довідки з місця проживання, про стан здоров'я та інші документи другорядного значення групуються окремо від особових справ. У межах цих груп документи розташовують по хронології. Копії наказів про накладення стягнень, про заохочення, зміну прізвища і т.д. у зв'язку з внесенням цих записів на додаток до особовому листку по обліку кадрів в особисту справу не поміщають.

3. Підготовка документів до подальшого зберігання та використання.

Завершальним етапом процесу діловодства є підготовка виконаних документів до зберігання і використання. Основна мета впорядкування і зберігання виконаних документів - створення умов для їх використання в довідковій роботі установ та поповнення Державного архівного фонду РФ.

Підготовка виконаних документів до зберігання і використання включає:

експертизу (оцінку) наукової і практичної цінності документів;

оформлення справ;

опис документів постійного і довготривалого зберігання;

забезпечення їх збереження;

передачу справ в архів установи, тобто у відомчий архів. (Відомчим називається архів, що знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, не входить систему державної архівної служби, або що є структурним підрозділом організації.) Відомчий архів здійснює зберігання документів організацій і підприємств до передачі їх на державне зберігання.

Експертиза цінності документів в діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, їх формуванні. Для 'організації та проведення експертизи цінності документів, відбору та підготовки їх для передачі на державне зберігання, а також для контролю за правильністю віднесення документів до різних справах і надання методичної допомоги в) проведення експертизи цінності документа створюються постійно діючі експертні комісії (ЕПК). Розробляється становище, в якому визначаються її функції, права і порядок роботи.

На експертні комісії крім організації щорічного відбору документів на зберігання покладається: розгляд річних розділів справи постійного, довготривалого (понад 10 років) зберігання, в тому числі і з особового складу, актів про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають подальшому зберіганню, про невиправним пошкодженні документів постійного зберігання і про не виявлення справ, що підлягають передачі на державне зберігання; питань про прийом на відомче зберігання документів особового походження; підготовка та внесення на розгляд ЕПК пропозицій щодо встановлення та зміни термінів зберігання документів; розгляд переліків документів, номенклатур справ, інструкцій з діловодства і т.п.

Обладнання справи - це комплекс робіт з його переобліку, нумерації аркушів, складання завірчому напису, внутрішнього опису документів; починається воно з моменту запевнення справи в діловодстві і завершується в процесі підготовки його до передачі у відомчий архів після закінчення календарного року, протягом якого справу було заведено. Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства. У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, довготривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, їх допускається зберігати в швидкозшивач, без внутрішньої пере систематизації документів, без нумерації аркушів, а також без складання завірчому написи.

При оформленні обкладинок справ постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні зазначатися такі реквізити: найменування установи і його безпосередня підпорядкованість; найменування структурного підрозділу, індекс справи; анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи); дата справи (тому, частини); кількість листів у справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи. Крім того, на обкладинках справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву та установи.

Слід особливо відзначити, що архівний шифр на обкладинках справ постійного зберігання проставляється чорнилом у відомчому архіві тільки після включення справ у річні розділи зведених описів справ, затверджених ЕПК відповідного установи державної архівної служби (до цього він проставляється олівцем). Архівні шифри на обкладинках справ довгострокового (понад 10 років) зберігання і по особовому складу проставляються чорнилом після включення справ у річні розділи зведених описів справ, схвалених ЦЕК (ЕК) установи, узгоджених з ЕПК відповідної установи державної архівної служби (для описів справ з особового складу) та затверджених керівником установи.

При заповнення реквізитів обкладинки справи необхідно дотримуватися таких вимог: назва установи пишуть повністю із зазначенням підпорядкованості в називному відмінку або вказують його офіційно прийняте скорочене найменування; заголовок і номер справи переносять на обкладинку з номенклатури (останній доцільно проставляти і на корінці справи для зручності пошуку справ при вертикальному способі їх зберігання).

В Наприкінці діловодного року в оформлення обкладинки справи постійного або довготривалого (понад 10 років) зберігання вносяться необхідні уточнення. Якщо назва установи (вищестоящого відомства, структурного підрозділу) змінилося або справу передано до іншої установи (структурний підрозділ), на обкладинці дописують назва цієї установи (структурного підрозділу). Заголовок на обкладинку справи переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з ЕПК відповідної установи державної архівної служби. У необхідних випадках (наприклад, якщо заголовок на обкладинці не відображає змісту документів у справі) в нього вносяться додаткові відомості та уточнення.

В заголовках справ, що містять копії документів, повинна вказуватися їх копійность. Автентичність документів справи в заголовку не обмовляється. Якщо дані про копійності документів ставляться до всіх документів справи, то їх поміщають за заголовком (в рядок, після крапки, з великої літери), а якщо дані відносяться до частини документів або до одного з них, то їх пишуть після опису документів (в дужках з малої літери). При наявності в справі декількох томів (частин) на обкладинку кожного тома (частини) виносяться загальний заголовок справи та заголовок кожного тома (частини).

Важливим реквізитом обкладинки справи є дата справи, тобто роки заведення і закінчення справи в діловодстві. Правильне датування справ залежить від всебічного урахування характеру і виду документів, які в них сформовані. Датою справи, містить розпорядчу, творчу й іншу документацію (доповіді, стенограми, листи і т.д.), для яких точна датування має важливе значення, а також справи, що складаються з кількох томів (частин), є крайні дати документів, тобто число, місяць, рік реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього з документів, включених у справу.

Датою справи, що містить протоколи засідань колегіальних органів, комісій і т.п., є дати складання першого та останнього протоколів або дати їх затвердження (якщо вони затверджуються). Датою особистої справи є дати підписання наказів про прийом і звільнення особи, на яку воно заведено.

В кінці кожної справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання для обліку кількості та фіксації особливостей нумерації аркушів на окремому аркуші складається завірчий напис, у якому цифрами і прописом указується кількість пронумерованих аркушів та окремо через знак «+» (плюс) - кількість аркушів внутрішнього опису (при її наявності). Завірчий напис пишеться розбірливо, із зазначенням посади укладача, дати складання і підписується упорядником з розшифровкою підпису. Наступні зміни в складі і стан справи (недостача документів, приєднання нових, заміна справжніх копіями документів і т.д.) зазначаються в завірчому написи з посиланням на відповідний акт.

Для певних категорій справ постійного та тривалого (понад 10 років) термінів зберігання, облік яких викликаний специфікою що міститься в них документації (особливо цінні, особисті, судебн?? е та слідчі справи, справи про присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань, справи на авторські свідоцтва і патентні винаходи і т.д.), а також сформованих за різновидів документів, заголовки яких не розкривають їх конкретного змісту, складається внутрішній опис документів. Після закінчення діловодного року всі завершені справи постійного і тимчасового зберігання, що пройшли експертизу цінності, вносяться до опису. Опис справ являє собою систематизований перелік заголовків справ, що розкриває їх склад і зміст, що закріплює систематизацію справ у межах фонду та їх облік. Крім цього, опис є одночасно обліковим документом і основним видом науково-довідкового стандарту, що забезпечує оперативний облік справ та описів.

З моменту закладу і до здачі у відомчий архів справи зберігаються в робочих кімнатах або в спеціально відведених для цього приміщеннях. Справи поміщають в закриваються шафи, які повинні забезпечувати збереження документів, і ставлять корінцями назовні.

Вилучати і видавати документи із справ постійного зберігання можна лише у виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів) з дозволу керівника установи. При цьому у справу обов'язково вкладають точну завірену копію документа і акт про причини вилучення оригіналу. Копії та виписки з документів для використання в роботі установи або в інтересах окремих громадян роблять з дозволу керівництва або посадових осіб, яким таке право надано відповідними відомчими інструкціями.

В протягом діловодного року зі справи дозволяється видавати документи для роботи співробітникам установи. При видачі документа на його місце поміщають лист-заступник, на якій вказують, який документ, кому і на який час виданий. Після завершення діловодного року документи з справ не видаються. При необхідності видають справу, в якій знаходиться документ. На видане справу заповнюють картку-заступник, в ній вказують структурний підрозділ, у який видано справа, номер справи, дату видачі та повернення, прізвище і посаду особи, яка отримала справу, а також передбачаються графи для розписок в одержанні і прийомі справи.

За збереження документів, що знаходяться в стадії діловодства, несуть відповідальність завідувач канцелярією, секретар, діловод і т.д. Вони повинні забезпечувати контроль за збереженням документів у структурних підрозділах і у окремих виконавців, своєчасно доповідати керівництву установи про наявні порушення.

Структурні підрозділу установи передають у відомчий архів справи постійного, довготривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу. Передача справ проводиться тільки з описів. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картки діловодної служби установи (канцелярії, секретаріату, загального відділу і т.п.). Заголовок кожної картотеки включається в опис.

Передача справ у відомчий архів здійснюється, як правило, за графіком, складеним завідувачем відомчим архівом (або особою, відповідальною за архів), попередньо погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.

Справи тимчасового (до 10 років включно) збереження передачі у відомчий архів не підлягають і повинні зберігатися централізовано в канцелярії, секретаріаті або іншій службі діловодства установи або в структурних підрозділах. У виняткових випадках за рішенням керівника організації вони можуть бути передано у відомчий архів за описом або номенклатурою справ, що визначає відомчий архів.

Правильність формування та оформлення справ, відповідність їх кількості опису і номенклатурі справ перевіряється співробітником архіву попередньо, на стадії підготовки справ до передачі у відомчий архів структурними підрозділами. Якщо в формуванні та оформленні справ встановлені недоліки, працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

Справи приймає завідувач відомчим архівом (спеціальний співробітник архіву) або особа, відповідальна за архів, у присутності працівника здає структурного підрозділу. Передача справ проводиться за описом, і в обох її примірниках проти кожного переданого справи робиться відмітка про його наявність. Наприкінці опису в кожному її примірнику цифрами і прописом указується кількість фактично прийнятих до архіву справ, дата прийому-передачі справ, а також ставляться підписи співробітника відомчого архіву й особи, що передала справи. При прийомі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.iu.ru/