Ведення діловодства в організації, установі.
Кірсанова М.В.
1. Організація документообігу (загальні положення).
1.
Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання
або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація
документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті
управління, рівномірному завантаженні підрозділів і посадових осіб, надає
великий позитивний вплив на управлінський процес в цілому.
2.
Документообіг в установі здійснюється у вигляді потоків документів,
циркулюють між пунктами обробки інформації (керівниками установи і
структурних підрозділів, фахівцями і кваліфікованими службовцями) і
пунктами технічної обробки власне документів (машинописним бюро,
копіювально-розмножувальної службою і т.д.).
За
відношенню до апарату управління розрізняють вступники, що відправляються і
внутрішні документи. В установі надходять документи, у свою чергу,
діляться на що направляються керівникам, до структурних підрозділів і окремим
виконавцям. Крім того, у підрозділах створюються документи, частина з
яких відправляється за межі закладу, - надіслані документи, а інша
циркулює всередині установи - внутрішня документація.
3.
Під час проектування та раціоналізації документообігу керуються
положеннями, виробленими практикою діловодства та вдосконалення
організації управлінської праці.
При
рух документів слід керуватися принципом одноразового перебування
документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.
Різні
операції з обробки документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити
час його перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність
виконання. Наприклад, копіювання документа, у виконанні якого повинні
брати участь декілька осіб, і одночасна передача копій всім
виконавцям.
Копії
з документа знімають після розгляду його керівником і нанесення резолюції.
Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається
відповідальному виконавцю (як правило, його прізвище стоїть у резолюції першим).
Обліково-інформаційні дані про хід виконання документа можуть передаватися по
телефону або іншим шляхом, але без зворотного руху документа.
4.
Схеми руху всіх документів в організації розробляються керівником
служби діловодства (загального відділу, канцелярії, секретаріату і т.д.) для
різних категорій документів: що надходять в організацію, що відправляються з
організації і внутрішніх документів (накази з основної діяльності, по
особового складу, протоколи, акти, письмові та усні звернення громадян і
т.д.). Рух документів в організації, установі, де є служба
документаційного забезпечення управління, наприклад канцелярія, показано на
схемі 3.1.
Схема
3.1. Рух документів в установі
----------
- Вступники документи,
--
- - - - - - - Документи, що відправляються з організації,
*
* * * * * - Внутрішні документи.
2. Реєстрація та облік надходять в організацію
документів.
Всі
що надходять в організацію документи незалежно від способу надходження (пошта,
телеграф, фельдзв'язок, спецзв'язок, факс, спрінтсвязь і т.д.) передаються
конкретній посадовій особі служби діловодства.
При
наявність документа поштою до розтину конверта перевіряють правильність їх
доставки за адресою, цілісність конвертів, упаковки, а також документів та
вкладень. Неправильно адресовані або пошкоджені документи повертаються
відправникам. Конверти з кореспонденцією, що надійшла на адресу конкретного
працівника з позначкою «особисто», передаються працівнику без розтину. Якщо в
конверті службовий документ, то адресат після прочитання повертає його в
канцелярії для реєстрації. В окремих випадках (на документі немає дати, адреси
відправника) разом з документом необхідно зберігати конверти. Конверти з
зверненнями громадян зберігаються завжди.
Перш
ніж зареєструвати документ, необхідно його попередньо розглянути.
Попередній розгляд документів працівником служби діловодства
істотно підвищує ефективність управлінського процесу в цілому. Головна
мета попереднього розгляду документа - встановити підрозділ або
посадова особа, якій необхідно направити документ на розгляд. Треба
завжди мати на увазі, що немає необхідності всі документи передавати
керівникові установи. У багатьох установах керівники одержують 80-90%
всіх документів, що надходять, а потім переадресовують їх своїм заступникам.
При цьому рішення приймається по 2-3% документів. Наступні резолюції нічого
нового виконавцеві не дають. На підпис також передаються 90-95% відправляються
документів. Такий порядок знижує обгрунтованість рішень і їх оперативність
(час очікування розгляду в 2-3 рази перевищує час роботи над документом),
ініціативу і відповідальність виконавців.
При
попередньому розгляді документа необхідно враховувати важливість його
змісту, складність і новизну поставлених питань, авторство, вид
документа.
Виходячи
з оцінки документа і відповідно до функцій структурних підрозділів здійснюється
розподіл документів, що надходять. Документи, адресовані конкретним
посадовим особам, як правило, після реєстрації передаються їм. Допускається
за відсутності керівника передавати документ для виконання посадовій
особі з наступною інформацією керівника.
Попереднє
розгляд документів здійснюють секретарі-референти, завідувачі
канцелярією, секретаріатами, загальними відділами, помічники керівника і т.д.
Після попереднього розгляду документи направляються на реєстрацію або
реєструються цим же посадовою особою.
На
всіх реєстрованих документах у правому нижньому куті першої його сторінки
проставляється реєстраційний штамп:
Найменування організації
Вх. № __________________
От_____________________
Проставлення
штампу, дати, реєстраційного номера (по порядку номерів починаючи з
календарного року) проводиться у день надходження документа.
Реєстрації
підлягають не всі документи. Необхідно реєструвати документи, що надходять з
вищих органів, громадських організацій, важливі листи інших
організацій, звернення громадян та ін Не треба реєструвати: вітальні
телеграми, проспекти, запрошення, програми, оголошення, а також документи,
що надходять у копіях для зведення. У кожній організації перелік таких документів
розробляється керівником служби діловодства і дається в інструкції з
діловодства, що затверджена керівником організації.
Всі
документи (вступники, що відправляються, внутрішні) в організації реєструються
централізовано. Децентралізована реєстрація документів допускається в
установах, що мають територіально відокремлені структурні
підрозділи і особливі умови роботи.
В
установах з річним документообігом 100 тис. документів і більше, де не можна
здійснювати централізовану реєстрацію, найважливіші документи необхідно
реєструвати в канцелярії, решта - у структурних підрозділах.
Документи
реєструються на картках (див. прилож. 3.1-3.2). (Програма в комп'ютері
передбачає всі дані, що є на картці.)
На
першому етапі реєстрації заповнюють розділи картки (машинописним або
рукописних способом):
вхідний
номер та дата реєстрації. Наприклад: № 150 від 15.01.2000 (№ 150 - порядковий
номер надходить документа, починаючи з 1 січня поточного року, 15.01.2000 --
дата надходження реєструється документа). Цей номер і дата повинні бути
зазначені і в реєстраційному штампі на документі;
від
кого надійшов документ (Кемеровська об'єднання «Оксид»);
кількість
аркушів та примірників (2 л. в 1 екз.);
дата
отриманого документа і вихідний номер (20.12.2000 № 259/10);
короткий
зміст документа. Наприклад: прохання укласти договір на постачання
будівельних матеріалів.
Після
першого етапу реєстрації документи передаються на розгляд керівникові
установи або керівникам структурних підрозділів.
Кількість
примірників реєстраційної картки визначається числом карток: контрольних,
довідкових, з питань, з географії і т.д. Для візуального відмінності картки
можуть виготовлятися з паперу різного кольору або з кольоровими смугами з
верхньому полю. Використовувати їх можна наступним чином: вхідні - один колір,
відправляються - інший, внутрішні - третій колір, або: що надходять на ім'я
першого керівника - один колір, в структурні підрозділи - інший, контрольні
- Третє, неконтрольний - четвертий, що відправляються - п'ятий, внутрішні - шостий
колір.
При
передачі документів керівнику картки після першого етапу реєстрації
поміщаються тимчасово в довідкову картотеку до розділу «Документи на доповіді».
Керівник
повинен розглядати документи в день їх надходження (як небажаний
виняток - наступного дня) і повертати секретаря-референта або помічнику
до резолюції. Вступати до керівника і повертатися до секретаря-референта
документи повинні в чітко визначений час, резолюція повинна бути конкретною.
Наприклад:
Г.В.
Іванову
Прошу
підготувати відповідь
______________________
Підпис
Дата
Керівник
не повинен затримувати документи, а тим більше залишати їх у себе в кабінеті на
певний час. При необхідності використання документа в майбутньому для
керівника робиться ксерокопія документа. Крім того, керівник не повинен
сам приймати документи від відвідувачів, підлеглих, це, як правило, робить
референт (або канцелярія, загальний відділ, секретаріат і т.д.).
Згідно
резолюції документ передається виконавцю, якщо їх ті резолюції декілька, то
оригінал передається головному виконавцю (його прізвище в резолюції першою), а
ксерокопії-іншим виконавцям. Текст резолюції відразу ж при поверненні
документа від керівника переноситься в реєстраційну картку в розділ «Хто
направив документ. Резолюція ». Наприклад:
І.П.
Кірсанова, Г.В. Іванову
Прошу
підготувати відповідь
_______________________
Підпис
керівника
Дата
Потім
на зворотному боці заповнюються наступні розділи картки: «Дата передачі на
виконання »- 15.01.2000;« Кому направлений документ »- Г.В. Іванову; «Розписка в
отриманні »- розпис Іванова Г.В., дата.
В
Відповідно до Положення Реєстраційної державної системи документів
(РГСД) документ після розгляду керівниками направляється до канцелярії,
яка переносить резолюцію, а потім передає документ разом з однією карткою
до приймальні структурного підрозділу, інші примірники карток залишаються в
канцелярії в картотеках: 1-а - довідкова (по порядку номерів); 2-я --
контрольна (за строками виконання); 3-я - основні питання діяльності
організації; 4-я - листування з організаціями по територіях або по конкретних
установам. Використання таких картотек дозволяє швидко дати точну
інформацію з будь-якого документу, що надійшов до організації. Цю пошукову
систему також можна використовувати при складанні комп'ютерних програм.
Від
моменту надходження до виконавця до завершення роботи документ має
знаходитися в робочій папці. У справу документ і все що відносяться до нього матеріали
направляються тоді, коли робота над ними повністю завершена і виконавець
вважає його виконаним. При передачі документа на підпис до нього слід
докладати матеріали, на підставі яких він готувався. Це полегшує роботу
керівника, дозволяє уникнути виклику виконавців і т.д.
При
наявність документа може бути кілька варіантів їх виконання.
На
підставі надійшов ініціативного документа складається відповідь. Наприклад:
лист Міністерства освіти РФ до Комітету з початкового професійного
освіти Адміністрації Новосибірської області про надання інформації про
організації гарячого харчування учнів професійних училищ області. Відповідь
Комітету є підставою для зняття документа з контролю.
На
підставі надійшов постанови голови Адміністрації Новосибірської області
від 20.01.2000 № 205 складається програма Комітету з початкового
фахової освіти, яка затверджується наказом Комітету. Даний
наказ є підставою для виконання документа.
На
підставі листа Міністерства освіти РФ про порядок фінансування
профучилища в 1998 р. організовано нарада директорів профучилища, на якому
дано роз'яснення, вказане в даному листі. Що надійшов документ знімається з
контролю довідкою.
Документи,
що надходять для використання в роботі, не є контрольними та
зберігаються у виконавця, а потім у справі структурного підрозділу або в
канцелярії.
Таким
чином, після виконання документа необхідно занести до реєстраційних
картки останні дані, які включають в себе:
•
позначку про контроль і виконання (фіксують короткий зміст, дату та номер
відповідного документа, посаду та прізвище особи, яка підписала його. За відсутності
письмової відповіді вказують, ким, коли і як вирішено питання, викладений у
ініціативному документі).
Наприклад:
Відправлено
довідка про організацію гарячого харчування учнів професійних училищ
області;
•
вказівка коли і ким документ знято з контролю (вказують посаду, прізвище
керівника та дату зняття з контролю).
Наприклад:
Голова
комітету Я.Я. Борген 20.01.2000;
•
дату повернення, розписку прийняв документ. Наприклад:
20.01.2000____________________
Підпис
•
номер справи, в якій зберігається документ, або відмітка про знищення.
Наприклад:
Д
№ 02-36.
Наведемо
приклад повністю заповненої картки реєстрації документів, що надходять:
Дата реєстрації та вхідний
номер
Від кого надійшов документ
Кількість аркушів та примірників
Дата отриманого документа,
вихідний номер
10.01.2000 № 35
Міністерство освіти РФ
2 л. в 1 прим.
25.12.1999 № 2054-02/5
Короткий зміст документа:
Прохання направити на адресу
Міністерства інформацію про організацію гарячого харчування учнів профучилища
області.
Хто надіслав документ.
Резолюція.
Кірсанова М.В. Підготувати
відповідь. 20.01.2000
Оборотна
сторона
Дата передачі на виконання
Кому направлений документ
Розписка в отриманні
Дата повернення, розписка
що прийняв документ
Номер справи, в якій зберігається
документ, або відмітка про знищення
10.01.2000
Кірсанова Н.В.
Підпис
20.01.2000
Д № 02-36
Відмітка про контроль і
виконанні:
замовлення поштою відправлена
довідка про організацію гарячого харчування. Підписав: голова Я.Я. Борген
Коли і ким документ знятий з
контролю: голова комітету
Я.Я. Борген 20.0 1.2000
3. Підготовка та реєстрація відправляються документів.
Документи,
відправляються організацією, проходять кілька етапів: складання проекту
документа, його виготовлення, погодження, візування (в необхідних випадках),
підписання (затвердження), реєстрацію та відправку.
В
початку складається рукописний варіант проекту, а потім друковану.
Підготовлений проект документа передають на підпис керівника установи або
структурного підрозділу. До передачі на підпис виконавець перевіряє
правильність змісту, складання та оформлення документа, наявність віз і
додатків, а також матеріалів, на підставі яких він готувався. Ці
матеріали передають керівникові разом з проектом документа або ж вони
знаходяться у виконавця і передаються керівникові на його вимогу. Наприклад,
лист вищестоящої організації завжди додається до проекту відповіді на нього,
акредитуючій на підпис керівнику. У той же час проект листа
вищестоящому установи з проханням пояснити порядок виконання наказу може
бути представлений на підпис без програми цього наказу.
Після
підписання керівником документа, що відправляється організацією, на першому аркуші
документа, який оформлюється на бланку, став?? ться дата відправлення і
реєстраційний номер. (При листах-відповідях на бланку зазначаються також номер і
дата документа, на який дається відповідь.) Наприклад:
20.01.2000
№ 259-02/36
На
№ 2054-02/5 від 05.01.2000
Перший
примірник документа відправляється адресату, другий - з візами узгодження
залишається у справі організації.
На
відправляється документ заводиться реєстраційна картка яка включає в
себе такі елементи, як: порядковий реєстраційний номер і дата; кількість
аркушів та примірників; кому направлений документ; розписка в отриманні або номер
реєстру-дата; короткий зміст документа; ким підписано документ; вхідний
номер і дата виконаного документа, номер справи, в якій поміщена копія
відправляється документа й оригінал ініціативного документа, кількість аркушів;
відмітка про отримання відповіді, дата.
Наведемо
приклад правильної реєстрації відправляється документа:
Дата та порядковий
реєстраційний номер
Кількість аркушів та примірників
Кому направлений документ
Розписка в одержанні або номер
реєстру, відправлений, дата
20.01.2000 № 259-02/36
2 л. в 1 прим.
Міністерство освіти РФ
Замовлене № 36 від 20.01. 2000
Короткий зміст документа:
Інформація про організацію
гарячого харчування учнів профучилища області.
Ким підписаний документ:
голова Я.Я. Борген
20.01.2000
4. Проходження внутрішніх документів.
Проходження
внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення організується в
відповідно до загального порядку звернення вихідних, а на етапі виконання
(використання) - вхідних документів. Реєструються внутрішні документи
після їх розгляду (підписання) керівництвом.
Після
узгодження з відповідними структурними підрозділами та юридичної
службою проекти розпорядчих документів підписуються керівником
установи і реєструються в канцелярії або іншому структурному підрозділі,
копії документів завіряються або оригінал направляється в розмножувальну службу
для розмноження. Засвідчені (розмноження) копії документів направляють в
відповідні структурні підрозділи установи, а в необхідних випадках --
за його межі.
Протоколи,
містять доручення посадовим особам або підрозділам установи, передають
одержувачам у вигляді розмножених примірників або завірених виписок з протоколу.
Доповідні
записки на ім'я керівника установи або структурного підрозділу, зведення,
довідки та інші аналогічні внутрішні документи розглядаються посадовою
особою, якій вони спрямовані, і передаються в структурні підрозділи або
поміщаються у відповідну справу.
Порядок
проходження, реєстрація, облік внутрішніх документів визначаються Інструкцією
з діловодства організацій (див. прилож. 1.2).
Наведемо
приклад реєстрації постанови чи розпорядження голови адміністрації області:
Картка
реєстрації постанови голови адміністрації області (району і т.д.)
________________
№ ________
Дата
_____________________________________________________
Хто
вносив проект
За
вопросу______________________________________________
Ким
підписано __________________________________________
П.І.Б.
5.
Облік обсягу документообігу.
Обсяг
документообігу - це кількість документів, що надійшли в організацію і
створених нею за певний період, зазвичай за рік. Облік обсягу
документообігу в установі організується для встановлення умовного об'єму
оброблюваної інформації і завантаження підрозділів і окремих працівників,
отримання даних для проектування заходів по вдосконаленню
діловодства та вибору найбільш доцільних технічних засобів її
механізації.
При
визначенні обсягу документообігу враховують всі документи, незалежно від їх
змісту, авторства, обсягу, копійності, факту реєстрації, числа інстанцій
їх розгляду та ін Вхідні, вихідні і внутрішні документи підраховують
роздільно. Копії документів, виготовлені засобами оперативного розмноження,
також враховуються окремо.
6. Контроль за виконанням документів.
1.
Контроль за виконанням документів і прийнятих рішень - невід'ємна функція
управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності та
важлива складова частина діловодного процесу. Мета контролю --
сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань та доручень
керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки
діяльності підрозділів та виконавців.
2.
Контрольна діяльність припускає, з одного боку, контроль за виконанням
документів по суті поставлених в них питань, а з іншого - за
відповідністю форми створюваних документів їх змістом і за своєчасністю
виконання. Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх
рангів, другу - діловодна служба установи з вхідною в її склад
службою контролю виконання.
Основні
завдання контрольної служби - контроль за строками виконання вхідних, вихідних
і внутрішніх документів і усних вказівок керівництва; узагальнення даних,
одержуваних в результаті контрольної діяльності, і доведення їх до відома
керівництва; розробка пропозицій щодо прискорення і вдосконалення
документообігу, зміцненню виконавської дисципліни.
3.
Важливою умовою ефективності контролю є його централізація. Контрольні
операції варто зосередити в одному структурному підрозділі або в одного
співробітника. Контрольні функції повинні бути викладені в Інструкції з
діловодства; обов'язки, права і відповідальність, пов'язані з контрольною
діяльністю, - в посадовій інструкції.
4.
В установі у відповідності з діючими нормативними актами та вказівками
складається перелік документів, що підлягають контролю виконання. Поряд з
документами директивних та вищих органів і розпорядчими документами
самого установи до переліку включаються важливі специфічні документи,
властиві даній системі управління. Перелік розробляється
діловодної службою установи за участю юриста, включається до Інструкції
з діловодства або затверджується керівником установи.
5.
Інформація про результати контролю виконання має надходити тим
керівникам, які встановлюють необхідність контролю документів і терміни
їх виконання. Ця вимога необхідно дотримуватися незалежно від місця
контрольної інстанції в структурі установи. Наприклад, інформацію про
виконання документів і доручень контрольна група направляє безпосередньо
керівництву установи, хоча група може входити до складу канцелярії, а остання
- До складу секретаріату даної установи.
6.
Підвищенню ефективності контролю виконання та виконавської дисципліни
сприяє глибоке і чіткий розподіл праці в апараті, правильно
складені положення про підрозділи та посадові інструкції,
забезпечують позначення відповідального виконавця; чіткі й однозначні
формулювання рішень, що фіксуються в резолюціях, і строків виконання,
встановлених в установі; високу якість підготовки документів.
Терміни
виконання документів визначаються наступним чином:
Якщо
в документі і резолюції не зазначені терміни, то термін виконання документа - 1
місяць з дня надходження документа до організації.
Якщо
в документі вказано термін подання інформації, то при контролі враховується
цей термін. Наприклад, лист Міністерства освіти РФ надійшло в організацію
20.01.2000, але в листі зазначено: подати інформацію 15.03.2000, значить,
термін виконання - 1 місяць 15 днів.
В
резолюції вказаний термін виконання. Наприклад:
Г.В.
Іванову
Дати
інформацію протягом трьох днів.
Підпис
керівника
Дата
На
контрольні документи ведеться картотека по термінах і виконавцям. Знімаються з
контролю тільки виконані документи. Продовжити термін, виконання документів
можуть тільки керівники, які написали резолюцію щодо виконання документа. У
разі невиконання документа протягом одного-двох місяців керівнику дається
право поставити документ на додатковий контроль.
Згідно
ГОСТ Р 6.30-97 на всіх документах, що підлягають контролю, проставляється штамп
«Контроль» або на лівому полі - знак контролю «К». Картки у контрольній
картотеці і у відповідному розділі довідкової картотеки нумеруються по термінах
виконання і розташовуються по датам виконання документів, тобто кожному дню
виконання (у межах місяця) відповідає осередок картотеки. Термін виконання
відзначається за календарною шкалою.
Контрольну
картотеку доцільно розділити на 33 комірки (рубрики): 31 осередок
відповідає максимальному числу днів у місяці; в 32-й осередку розміщують
картки на документи, термін виконання яких настане, у наступному місяці; в
33-й комірці - картки, що відповідають не виконаним в строк документів, нові
терміни виконання яких з тих чи інших причин своєчасно не встановлені.
Зазначений порядок розміщення карток в картотеці використовується в більшості
установ, хоча і не є єдино можливим або обов'язковим.
Особа,
здійснює контроль, щоденно переглядає картки, що знаходяться в
відповідному розділі картотеки. Картки виконаних документів переміщують в
відповідну картотеку. Про закінчення терміну виконання інших документів
виконавців сповіщають по телефону. Наприкінці дня відповідні не виконаним
документами картки переміщують у комірки, що відповідають новим датами їх
виконання, або розміщують у клітинці «Документи, не виконані в строк».
Відповідні
виконаним документами картки витягують з контрольних картотек і поміщають в
єдину картотеку виконаних документів, систематизовану за
предметно-питально ознакою, іноді по структурному, або за виконавцями.
Найменування рубрик такої картотеки відповідають предметів (питань)
діяльності організації, назвами структурних підрозділів або прізвищ
відповідальних виконавців.
В
установах за даними карток, що зберігаються у клітинці «Документи, не виконані
в строк », періодично (1-2 рази на тиждень або декаду) заповнюють переліки не
виконаних в строк документів, направляють їх до структурних підрозділів і
після заповнення там відповідних граф повертають у контрольну службу. У
деяких випадках відомості про документи, не виконаних у строк, можуть
передаватися безпосередньо керівництву установи. Рішення керівника
записують у графі "Примітка".
Щодня
службами діловодства складається довідка про роботу з документами наступного
форми:
Довідка
про роботу з документами
_____________________________________________________________
Найменування
організації
по
Станом на ___________________________ 2000
Усього передано доку-ментів
Всього постав-лено на контроль
З них
Знаходяться на використан-неніі
У тому числі
Всього відправ-лено доку-ментів
вико-нено спочатку року
В т.р. з порушенням терміну
З нару-ням терміну
На допол-Передачі контролі
Наведемо
приклад складання такої довідки підрозділом служби діловодства:
Усього передано доку-ментів
Всього постав-лено на контроль
З них
Знаходяться на використан-неніі
У тому числі
Всього відправлено документів
вико-нено з початку року
В т.р. з порушенням-ням терміну
З нару-ням терміну
На допол-Передачі контролі
Відділ професійної
підготовки
100
Відділ виховної роботи
200
Відділ розвитку
150
50
100
100
10
50
50
5
1
10
40
50
50
10
-
5
5
10
10
25
150
100
За
даному звіту служба документаційного забезпечення управління може
простежити, як працює з документами кожен структурний підрозділ. І
коли керівнику важко визначити внесок конкретних працівників у вирішення
загальних питань, він може подивитися якість роботи з документами,
виконавську дисципліну. Такі відомості допомагають керівнику прийняти
правильні рішення з оцінки праці працівників.
Список літератури
Для
підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.iu.ru/
