Функціональні організаційні структури

Вступ

Організаційна структура управління представляє собою внутрішню будову будь-якої виробничо-господарської системи, тобто спосіб організації елементів у систему, сукупність стійких зв'язків і відносин між ними. Структура управління є формою, в рамках якої протікають зміни, з'являються передумови для переходу системи в цілому в нову якість.

Структури управління постійно доповнюються новими різновидами, дозволяючи будь-якому підприємству вибрати для себе найбільш ефективну структуру або їх сукупність.

Особливо актуальна проблема вибору та застосування управлінських структур в даний час для Республіки Білорусь. Це зумовлено декількома причинами. По-перше, більшість вітчизняних підприємств потребують суттєвої реструктуризації або, щонайменше, оздоровлення та вдосконалення управління.

По-друге, білоруська економіка довгий час була ізольована від західного досвіду в галузі управління, і зараз компаніям важко переходити на нові стандарти управління, впроваджувати управлінські структури новітнього типу через свою непідготовленість і відсутності доступу до сучасних інформаційних і комунікаційних технологій.

По-третє, серйозною проблемою для Білорусі є нестача кваліфікованих менеджерів, здатних щонайкраще здійснювати управління підприємством і максимізувати ефективність управлінських структур.

Метою даної контрольної роботи є вивчення функціональних структур управлінської діяльності, визначення принципів їх формування. Для досягнення поставленої мети будуть вирішені наступні завдання:

Визначити значення функціональних структур управління в системі організаційної побудови;

Вивчити особливості функціональних структур;

Виявити недоліки і переваги функціональних структур;

Визначити сферу застосування функціональних структур;

Визначити принципи формування функціональних структур.

Поставлені мета і завдання зумовили структуру контрольної роботи, яка складається з введення, трьох розділів і висновку. Завершує роботу список використаних джерел.

Для написання контрольної роботи були використані такі методи наукового дослідження як діалектичний, системний аналіз, синтез та історичний метод, метод опитування, аналізу документів, порівняльного аналізу.

Для повного розкриття теми роботи використовувалися навчальні посібники, загальна і спеціальна література з менеджменту та економіки, а також періодичні видання. Необхідно відзначити, що тема контрольної роботи розкрита в літературі в достатньому обсязі.

1. Функціональні організаційні структури управлінської діяльності

Організаційна структура управління представляє собою внутрішню будову будь-якої виробничо-господарської системи, тобто спосіб організації елементів у систему, сукупність стійких зв'язків і відносин між ними.

Ієрархічні (бюрократичні) структури управління є першими систематично розробленими моделями організаційних структур і залишаються поки основними і домінуючими формами. Бюрократична організаційна структура характеризується високим ступенем розподілу праці, розвиненою ієрархією управління, ланцюгом команд, наявністю численних правил і норм поведінки персоналу, підбором кадрів за їх діловим і професійним якостям. Бюрократію часто називають класичною або традиційної організаційною структурою. Більшість сучасних організацій представляють є варіанти ієрархічних структур. Причина такого тривалого і широкомасштабного використання бюрократичної структури полягає в тому, що її характеристики ще досить добре підходять для більшості промислових фірм, організацій сфери послуг і всіх видів державних установ. Об'єктивність прийнятих рішень дозволяє ефективно керованої бюрократії адаптуватися до змін, що відбуваються. Просування співробітників на основі їх компетентності дозволяє забезпечувати постійний приплив в таку організацію висококваліфікованих і талановитих технічних фахівців і адміністративних працівників. [5, c. 234]

Ієрархічні структури управління мають багато різновидів. При їх формуванні головна увага приділялася поділу праці на окремі функції. До ієрархічним відносяться лінійні і функціональні організаційні структури управління.

Розглянемо більш детально функціональні структури.

Для функціональної структури управління характерне створення структурних підрозділів, кожне з яких має свою чітко визначену, конкретну задачу і обов'язки. Отже, в умовах даної структури кожен орган управління, а також виконавець спеціалізований на виконанні окремих видів управлінської діяльності (функцій). Створюється апарат фахівців, що відповідають тільки за певну ділянку роботи. [4, c. 129]

В основі функціональної структури управління лежить принцип повного розпорядництва: виконання вказівок функціонального органу в межах його компетенції є обов'язковим для підрозділів. Функціональне керування здійснюється певною сукупністю підрозділів, спеціалізованих на виконанні конкретних видів робіт, необхідних для прийняття рішень в системі лінійного управління.

Ідея функціональних структур полягає в тому, що виконання окремих функцій з конкретних питань покладається на фахівців, тобто кожний орган управління (або виконавець) спеціалізований на виконання окремих видів діяльності.

В організації, як правило, фахівці одного профілю об'єднуються в спеціалізовані структурні підрозділи (відділи), наприклад, відділ маркетингу, плановий відділ, бухгалтерія тощо Таким чином, загальна завдання управління організацією ділиться, починаючи з середнього рівня, за функціональним критерію. Звідси й назва - функціональна структура управління. [12, c 68-69]

Функціональне управління існує поряд з лінійним, що створює подвійне підпорядкування для виконавців.

Як видно з рис. 1.1., Замість універсальних менеджерів (при лінійній структурі управління), які повинні розбиратися і виконувати всі функції управління, з'являється штат фахівців, що мають високу компетенцію в своїй галузі і відповідають за певний напрямок (наприклад, планування та прогнозування). Така функціональна спеціалізація апарату управління значно підвищує результативність діяльності організації.

                

                                                Виконавці       

Рис. 1.1. Схема функціональної організаційної структури управління

Функціональна структура управління має свої переваги і недоліки (табл. 1.1).

Таблиця 1.1

Переваги та недоліки функціональної структури управління        

Переваги         

Недоліки             

1.високая компетентність   фахівців, що відповідають за здійснення конкретних функцій         

1.чрезмерная   зацікавленість у реалізації цілей і завдань «своїх» підрозділів             

2.освобожденіе лінійних   менеджерів від вирішення деяких спеціальних питань         

2.трудності в підтримці   постійних взаємозв'язків між різними функціональними службами             

3.стандартізація,   формалізація та програмування процесів і явищ         

3.появленіе тенденцій   надмірної централізації             

4.ісключеніе дублювання і   паралелізму у виконанні управлінських функцій         

4. тривала процедура   прийняття рішень             

5.уменьшеніе потреби в   спеціалістах широкого профілю         

5.относітельно застигла   організаційна форма, насилу реагує на зміни     

Джерело: [6, c.53]

У найбільш універсальної формі принцип функціональної спеціалізації, не вступаючи в суперечність із принципом єдиноначальності, реалізується в лінійно-функціональних структурах. Їх найбільш істотна характеристика полягає в тому, що загальне Розпорядництво ресурсами і цілепокладання входять до повноваження лінійних керівників, а управління процесами досягнення поставлених цілей в рамках виділених ресурсів і деяких інших обмежень покладається на керівників функціональних служб і підрозділів.

2. Сфера застосування функціональних структур управління

Функціональна структура застосовується компаніями, які будують свої конкурентні переваги на технологічному перевазі більшою мірою, ніж на можливості раніше інших задовольняти потреби ринків. Вона ефективна до тих пір, поки вище керівництво в стані здійснювати міжфункціональних координацію і контроль над виконанням ключових видів діяльності організації. [3, c. 89]

Функціональну структуру управління зазвичай застосовують організації з відносно обмеженою номенклатурою продукції, стабільним попитом, відносної низьким рівнем конкуренції і незмінною технологією. Наприклад, це можуть бути сировинні галузі, підприємства металургійної та гумотехнічної промисловості.

Як правило, підрозділи таких компаній тісно пов'язані між собою і вносять значний внесок у виробництво кінцевої продукції. Відповідно, надання їм дивізіональної автономії може підірвати злагодженість виробничого процесу. В організаціях, що застосовують функціональну структуру управління, процес праці є відносно простим або може бути розділений на ряд простих операцій, які піддаються стандартизації. Так, конвеєрна збірка припускає поділ виробничого процесу на ряд простих операцій, виконання яких не вимагає високої кваліфікації.

Функціональна структура управління застосовується також фірмами, зайнятими масовим виробництвом. Номенклатура виробництва подібних фірм обмежена, зовнішнє середовище стабільна, операційна діяльність виконується в основному робітниками, що не володіють високою кваліфікацією. Операційна діяльність стабільна і одноманітна і добре піддається стандартизації. [9, c. 46]

Інша сфера застосування функціональних структур - це невеликі компанії з простим виробничим процесом. Прикладом є меблеві і швейні фабрики.

Простота і одноманітність операційної діяльності дозволяють використовувати функціональну структуру багатьом фірмам зі сфери послуг, зокрема, страховим та телефонним компаніям, готелям. Таку структуру застосовують пожежні команди, рятувальні служби, авіаційні компанії. Діяльність персоналу подібних організацій жорстко регламентується інструкціями.

Тим не менше, функціональні структури, чітко що працюють у стабільних ситуаціях, виявляються занадто неповороткими в умовах динамічного зовнішнього середовища, що характеризується швидкою зміною споживчих переваг, швидкими технологічними змінами, широкої номенклатурою продукції, а також для компаній, що оперують на ринках багатьох країн. [3, c. 92]

У сучасних умовах найбільш поширений тип структури організації - лінійно-функціональний.

Основу лінійно-функціональних структур складає "шахтний" принцип побудови і спеціалізація управлінського процесу по функціональних підсистем організації.

Багаторічний досвід використання лінійно-функціональних структур управління показав, що вони найбільш ефективні там, де апарат управління виконує рутинні, часто повторюються і рідко змінюються задачі і функції. Гідність такого типу управління виявляються в управлінні організаціями з великим обсягом виконуваних робіт, що забезпечує стабільну діяльність, за налагодженою принципом. При такій організації управління виробництвом підприємство може успішно функціонувати лише тоді, коли зміни по всім структурним підрозділам відбувається рівномірно. [10, c. 78]

3. Принципи формування функціональних структур

Структури управління на багатьох сучасних підприємствах були побудовані відповідно до принципів управління, сформульованими ще на початку ХХ століття. Найбільш повне формулювання цих принципів дав німецький соціолог Макс Вебер (концепція раціональної бюрократії).

Згідно з Вебером, бюрократична структура (до якої відноситься і функціональна) перевершує будь-яку іншу форму за точністю, стабільності, дисципліни, та надійності. Це дає можливість керівникам організації з високим ступенем точності передбачати результати управлінських дій і реакції на ці результати. Бюрократія відрізняється від інших організацій тим, що вона "робить машину немеханічних способами виробництва ".

Принципи ці полягають в наступному:

принцип ієрархічності рівнів управління, при якому кожний нижчий рівень контролюється вищим і підпорядковується йому;

що випливає з нього принцип відповідності повноважень і відповідальності працівників управління місцем в ієрархії;

принцип поділу праці на окремі функції і спеціалізації працівників по виконуваних функцій; принцип формалізації та стандартизації діяльності, що забезпечує однорідність виконання працівниками своїх обов'язків і скоординованість різних завдань;

що випливає з нього принцип безособності виконання працівниками своїх функцій;

принцип кваліфікаційного відбору, відповідно до яким, найм та звільнення з роботи здійснюється в суворій відповідності до кваліфікаційними вимогами;

Ці п'ять характеристик бюрократії описують організації, що А. Файоль вважав найбільш ефективними. Файоль і Вебер описали один і той же тип організації, функції якої дуже ефективні для досягнення цілей організації "машіноподобним" чином. [5, c. 147-148]

До сучасної структури управління подається безліч вимог, що відбивають її ключове значення для менеджменту. Головні з цих вимог до організаційної структури можуть бути сформульовані наступним чином:

1. Оптимальність. Структура управління визнається оптимальною, якщо між ланками й ступенями управління на всіх рівнях встановлюються раціональні зв'язки при найменшому числі рівнів управління. 2. Оперативність. Суть даної вимоги полягає в тому, щоб за час від прийняття рішення до його виконання у керованій системі не встигли відбутися незворотні негативні зміни, що роблять непотрібною реалізацію прийнятих рішень.

3. Надійність. Структура апарату управління повинна гарантувати достовірність передачі інформації, не допускати спотворень керуючих команд та інших даних, що передаються, забезпечувати безперебійність зв'язку в системі управління.

4. Економічність. Завдання полягає в тому, щоб потрібний ефект від управління досягався при мінімальних витратах на управлінський апарат. Критерієм цього може служити співвідношення між витратами ресурсів і корисним результатом.

5. Гнучкість. Здатність змінюватися відповідно до змінами зовнішнього середовища. 6. Стійкість структури управління. Незмінність її основних властивостей при різних зовнішніх впливах, цілісність функціонування системи управління та її елементів. [4, c. 238]

Досконалість організаційної структури управління у чому залежить від того, наскільки при її побудові дотримувалися принципи побудови: 1) доцільно число ланок управління та максимальне скорочення часу проходження інформації від вищого керівника до безпосереднього виконавця;

2) Чітке відокремлення складових частин організаційної структури (складу її підрозділів, потоків інформації тощо);

3) Забезпечення здатності до швидкої реакції на зміни в керованій системі; 4) Надання повноважень на вирішення питань того підрозділу, який володіє найбільшою інформацією з даного питання;

5) Пристосування окремих підрозділів апарату управління до всієї системи управління організацією в цілому і до зовнішнього середовища в зокрема. [11, c. 31-32]

Т.ч. реалізація даних принципів побудови функціональних структур управління забезпечує злагоджену роботу всіх рівнів управління, динамічний розвиток компанії. При досягненні певної межі, слід переглянути з?? існуючих функціональну організаційну структуру, оцінити її ефективність і при необхідності внести відповідні зміни -- наприклад, перетворити в лінійно-функціональну.

Висновок

Актуальність вибору ефективної структури управління пояснюється, перш за все, тим, що для продуктивної роботи компанії та своєчасного реагування на постійно змінюються зовнішні і внутрішні фактори їй необхідна найбільш підходить для неї управлінська структура, здатна з часом змінюватися, і модернізуватися.

Організаційні структури управління є найбільш консервативними елементами системи управління, так як їх зміна завжди зачіпає інтереси цілих колективів, і існують певні вимоги збереження стійкості системи. Разом з тим, структура управління будь-якого підприємства повинна відповідати вимогам ринкової ситуації, інакше діяльність підприємства може виявитися неефективною.

Функціональні системи управління відрізняються від лінійної системи управління багаторівневою структурою, в якій існує розподіл функцій управління між підрозділами різного рівня або рангу. Керуючий орган деякого рівня ієрархії управляє декількома органами нижчого рівня, що знаходяться в його підпорядкуванні, а сам керує органом нижчого рівня. Одним із властивостей функціональної системи управління є делегування повноважень по рівнях системи. Це дозволяє зосередити розв'язання стратегічних завдань на вищих рівнях з більшою ефективністю. Тактичні завдання залежно від складності та необхідних ресурсів можуть вирішуватися на більш низьких рівнях, що підвищує оперативність, під багатьох випадках - і точності рішень. Недоліком такої структури є розбіжність і суперечливість цілей (наприклад, рішення про реконструкцію одного цеху обмежує можливості інших цехів, тому що організація не має нелімітовані фінансами, засобами).

Функціональна структура застосовується компаніями, які будують свої конкурентні переваги на технологічному перевазі більшою мірою, ніж на можливості раніше інших задовольняти потреби ринків. Вона ефективна до тих пір, поки вище керівництво в стані здійснювати міжфункціональних координацію і контроль над виконанням ключових видів діяльності організації.

Реалізація сучасних принципів побудови функціональних структур управління забезпечує злагоджену роботу всіх рівнів управління, динамічний розвиток компанії. При досягненні певної межі, слід переглянути існуючу функціональну організаційну структуру, оцінити її ефективність і при необхідності внести відповідні зміни -- наприклад, перетворити в лінійно-функціональну.

Список літератури

Большаков А.С., Разін А.А. Експрес-курс по створенню і організації діяльності фірми. - СПб: «Питер-бук», 2000. - 487 с.

Брас А.А. Основи менеджменту: Курс лекцій. - Мн.: АупПРБ, 2004. - 222 с.

Владімірова І.Г. Організаційні структури управління компаніями// Економіка. Фінанси. Управління. 2004, № 4. С. 87-93.

Герчикова И.Н. Менеджмент: Учеб. для ВНЗ. - 4-е изд. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - С. 499

Гончаров В.І. Менеджмент: Учеб. Пособ. - Мн.: Місанта, 2003. - 623 с.

Кабушкин Н.І. Основи менеджменту: Учеб.Пособ. для ВНЗ по екон.спец./Н. И. Кабушкин .- 5-е изд., Стер .- Мн.: Нове знання, 2002 .- 336 с.

Катков В.М. Удосконалення організаційної структури підприємства// Сучасне управління. 2001, № 10. С.3-11.

Коноко Д.Г., Рожков К.Л. Організаційна структура підприємств// Економіка. Фінанси. Управління. 2003, № 12. С. 75-86.

Манько А.А., Райченко А.В. Структурна організація та організаційні структури управління// Лідер. 2004, № 5. С. 46-49.

Соловйов В.С. Організаційне проектування систем управління: Учеб. Пособ. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 134 с.

Суша Н.В. Основи менеджменту: Учеб. Пособ. - Мн.: видавництво Міу, 2004. - 175 с.

Янчевський В.Г. Основи менеджменту: Учеб. Пособ. - Мн.: Тетра-системс, 2004. - 221 с.

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://socrat.info/