Що важливо знати при організації корпоративних заходів?

Олена Бескінская

Настав новий рік, пройшла ціла низка новорічних свят ... Попереду - черговий рік роботи і ... обов'язково знову відпочинку. Для того щоб працівники могли працювати з максимальною продуктивністю, необхідно дотримувати баланс роботи і відпочинку. Причому відпочинок теж можна використовувати з користю для справи. І допоможуть у цьому корпоративні заходи.

Корпоративні заходи можуть виконувати дуже важливу роль для компанії: піднімати мотивацію співробітників, сприяти згуртуванню колективу, виявляти основні проблеми в організації, тобто бути використаними як інструмент організаційної діагностики.

Але! Для того щоб отримати очікуваний результат від проведення корпоративного заходу, слід дотримуватися цілий ряд правил з його проведення і організації. Про це і піде мова.

Що таке корпоративний захід?

За великим рахунком, це будь-яка подія в житті компанії, що не пов'язане з виконанням професійних завдань і в якому беруть участь її співробітники. Спільний виїзд на екскурсію, спортивні змагання, загальний тренінг, якесь свято - все це може стати корпоративним заходом.

Для успішного його проведення важливо дотримуватися правила 4Р, а саме - перевіряти кожен захід на відповідність наступних компонентів: місце (Place), принципи (Principles), програма (Programm) та учасники (Participants).

Правила 4P - в життя

Отже, перший компонент - місце проведення (Place). Повірте, від того, яким воно буде, на 50% залежить успіх заходу.

Якщо ви проводите спільне свято, стежте за тим, щоб місце в першу чергу відповідала кількості учасників за розмірами. Пам'ятайте, що при огляді приміщення ви знаходитесь в ньому одна, і для вас воно може здатися цілком відповідним по площі ... Якщо у вас виникли хоч якісь сумніви щодо просторості приміщення, не піддавайтеся на запевнення орендодавців про те, що «тут легко поміститься 150 осіб », - шукайте більш зручний варіант.

Гірше тісної може бути тільки задушливе приміщення. Обов'язково зверніть увагу на кондиціонери, вікна і можливість провітрювання приміщення. Впевнена, що коментувати цей пункт не потрібно: достатньо уявити собі стрибають під диско-музику протягом 4-5 годин співробітників, які вживають при цьому алкоголь і тих, що палять цигарки.

До речі, про куріння. Завчасно вирішіть питання - курити в загальному залі або виділити для цього окреме місце. Не забувайте: завжди знайдуться люди, які не палять і яким буде складно знаходитися тривалий час в прокуреному приміщенні. І ще - клуби сигаретного диму перетворюють навіть саму помпезну обстановку в атмосферу нічного клубу чи рок-концерту.

Без сумніву, потрібно виділити достатню кількість місця для танців і передбачити окрему барну стійку або приміщення, в якому співробітники можуть поспілкуватися tet a tet. Все-таки одна з цілей будь-якого корпоративного заходу - Спілкування в неформальній обстановці.

Другий компонент будь-якого корпоративного заходу - принципи (Principles). Чи буде це карнавал або вручення нагород у різних номінаціях - важливо, щоб захід було оформлено як єдине ціле, навіть якщо це звичайний виїзд на природу. Давайте розглянемо, які форми корпоративних заходів можуть бути:

- спортивні змагання - один з улюблених форм корпоративних заходів в «чоловічих» колективах. Тут важливо забезпечити залучення всіх співробітників в процес: запропонувати кілька видів спортивних змагань різної складності. А для тих, хто віддає перевагу «залишатися на трибуні», запропонувати виступити в ролі активних вболівальників з використанням «кричалок» і інших форм підтримки;

- вручення премій - це можуть бути як серйозні номінації із серії «Співробітник року», «Відкриття року», «Працьовитість року», «Подія року» або номінації з гумором: «Каприз року», «Фраза року», «Непорозуміння року». Для успіху цієї форми проведення важливо дотримуватися наступні принципи: включеність всіх співробітників у визначення лауреатів та номінантів та наявність «пам'ятних» призів (статуетки, дипломи з назвою номінації);

- виїзні корпоративні тренінги - особливість цієї форми проведення в тому, що вдається успішно поєднати приємне з корисним. Правда, не багато тренінгові компанії можуть запропонувати форму навчання, яка буде створювати веселу та радісну атмосферу поряд з передачею знань і розвитком навичок.

Завдання таких тренінгів можуть бути різними - підвищити командність, отримати навички, провести організаційну діагностику (виявити області в управлінні персоналом, які потребують корекції).

Таким чином, визначення «надідею» вашого заходу - Один з найбільш важливих компонентів. Щоб не помилитися у виборі, остаточне рішення має приймати одна людина, що керуються своїм баченням даного події.

Заранее формуйте бачення того, яким буде ваше свято. Уявіть собі те враження, що це свято має справити на співробітників. Наприклад, «свято має бути веселим, радісним і трошки божевільним». Або «Свято повинен бути строгим, офіційним і шикарним». Погодьтеся - це різні образи свята, і від того, що саме ви виберете, буде залежати і форма, і програма, та інші аспекти вашого заходу.

Ще кілька слів про оформлення. Пам'ятайте про те, що люди сприймають інформацію і атмосферу через різні канали сприйняття: візуальний, слухової і відчуття. Продумайте музичний супровід: виступи музикантів, звучання музики під час збору гостей. Додайте зорові образи: фотографії, відеоролики і яскраві фарби. Надайте учасникам можливість відчути атмосферу свята: наприклад, нехай зал буде повний куль - учасники із задоволенням їх візьмуть у руки. Нехай буде можливість зробити щось своїми руками (наприклад, в одному з конкурсів). І запам'ятайте: головне - це відповідність музики, зорових образів і відчуттів. Вельми невдалий варіант - під час збору учасників включити спокійну релаксаційну музику - супроводжуючи це яскравими, що швидко змінюються образами. Домагайтеся збігів!

Третій компонент концепції 4Р - програма (Programm). Тут слід звернути увагу на наступні моменти.

завжди продумувати і пишіть докладний сценарій того, що буде відбуватися. У ньому не повинно бути місця формулювань на кшталт: «А ось тут буде святкова промова президента компанії, приблизно 10 хвилин ». Виступ може продовжитися не 10 хвилин, а всі 40. І представляти собою зовсім не святкову промову, а звіт про виконану роботу за рік. Щоб уникнути незапланованих обставин хвилина в хвилину опишіть послідовність, тривалість і зміст усього, що буде відбуватися на святі.

Обов'язково узгодьте цей сценарій з усіма, хто буде брати участь у його «реалізації». Переконайтеся, що всі вас правильно зрозуміли і згодні із запропонованим варіантом.

Програма повинна бути різноманітною і дозволити всім учасникам бути залученими в процес. Різноманітність полягає в різних формах активності, які будуть запропоновані учасникам заходу. Вимога до різноманітності пов'язано з тим, що різні люди віддають перевагу різні форми активності, які пов'язані з їх стилями навчання (докладніше про це в наступних статтях).

Отже:

- одні люди, назвемо їх активістами, отримують більше задоволення від безпосередньої участі у процесі. Вони люблять бути в центрі події і з готовністю беруть участь у всьому, що пропонують організатори;

- інші, так звані теоретики, вважають за краще слухати. Для них підійдуть такі форми активності, як мови, звіти і т. п. Вони з задоволенням розкажуть щось цікаве по заданій темі (можна використовувати це як один з елементів програми);

- «рефлектори» люблять спостерігати і задавати питання. Серед учасників заходу їх можна впізнати по тому, як вони спостерігають за тим, що відбувається, обговорюють побачене з колегами. Щоб максимально залучити цих людей, можна включити в програму питання - від записок, адресованих президенту компанії, до вікторини. Чи сподобається їм і демонстрація фільму про основні події компанії або якого-небудь заходи;

- «прагматики» прагнуть у всьому знайти конкретну користь. Саме вони найбільше запам'ятовують в корпоративному заході «отримання подарунків» або «конкурси з призами». Саме для них у захід включаються різні змагання.

Таким чином, якщо ви не володієте достовірною інформацією про те, кого в компанії більше - «активістів» або «рефлекторів», програма вашого заходу повинна бути різноманітною і включати всі форми активності. Тільки тоді вам вдасться зробити своє свято незабутнім і унікальним.

Останній (за черговістю, але не менш важливе) компонент - Учасники (Participants). Можливо, ви посміхнетеся, коли прочитаєте це. Адже очевидно, що без них захід не має сенсу! Однак мова йде не про кількість учасників, а про їх залучення в процес. Який сенс від заходу, в якому формально беруть участь багато співробітників, а за фактом активні небагато?

залученості можна досягти тільки тоді, коли всі ваші дії спрямовані на те, щоб людям сподобалося подія, що ви влаштовуєте. Те, з яким настроєм ви підходите до організації і проведення корпоративного заходу, однозначно передається учасникам. Запорука успіху - це бажання зробити подія запам'ятається і вдалим.

Вкрай необхідно, щоб співробітники вчасно і «без втрат» змогли потрапити на свято. Витративши час і сили на пошуки місця зустрічі, вони можуть прибути не тільки знесиленими і втомленими, але і розсердженими, розчарованими. Змінити такий настрій дуже складно і краще виключити можливість його виникнення взагалі. Для цього:

- докладно проінформуйте всіх співробітників про час і місце проведення заходу. У супроводі листа картою з докладним маршрутом до місця свята;

- якщо місце проведення віддалено від метро, подумайте про можливість транспортування співробітників до місця - цим ви продемонструєте свою увагу і турботу про них і забезпечите гарний настрій і сили для участі в заході;

- не призначайте дати заходів на потенційно незручні для проведення дати. Такими датами можуть бути: 30 та 31 грудня, 8 березня і 23 лютого, вечір п'ятниці влітку. Подумайте, а ще краще, проведіть опитування серед співробітників, які з днів будуть максимально зручними (або незручними).

На завершення кілька слів про те, чим частіше всього запам'ятовуються корпоративні заходи: атмосферою веселощів, радості, дружелюбності, енергійності, яку ви створюєте для них; організацією, і, як не дивно, «користю» - подарунками, нагородами, новою інформацією ... Не забувайте про це, і успіх вам гарантовано!

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.connect.ru/