Формування системи управлінського контролю на промисловому підприємстві

Скуба Р.В.

В зв'язку з реструктуризацією вітчизняної системи господарювання, що проводиться в метою інтеграції економіки України у світове господарство, перед російськими організаціями постають завдання структурної перебудови всіх елементів системи корпоративного управління, в тому числі контрольних, їх "налагодження" на забезпечення конкурентоспроможності, ефективного функціонування і розвитку організації в мінливих умовах господарювання.

Поняття контролю можна інтерпретувати як у вузькому сенсі - як один з етапів процесу управління (або як одна з його функцій), так і в більш широкому сенсі як систему (що входить в систему управління організацією), що складається з ряду елементів. Розглянемо їх докладніше.

Управлінський контроль організації в найбільш вузькому сенсі це здійснення її суб'єктами, наділених відповідними повноваженнями (тобто суб'єктами контролю) наступних дій:

визначення фактичного стану або дії керованого ланки системи управління організацією (об'єкта контролю);

порівняння фактичних даних з необхідними, тобто з базою для порівняння, прийнятої в організації, або заданою ззовні або заснованої на раціональності;

оцінка відхилень, що перевищують гранично допустимий рівень, на предмет ступеня їх впливу на аспекти функціонування організації;

виявлення причин даних відхилень.

В Згідно з підходом у вузькому сенсі мета контролю - інформаційна прозорість об'єкта управління для можливості прийняття ефективних рішень. Цілком очевидно, що без граничної інформаційної прозорості об'єкта управління адекватного його сприйняття неможливо, управлінське вплив не буде приносити бажаний результат і управлінська зв'язок з об'єктом втрачається, що й обумовлює особливу важливість контролю в процесі управління. До функцій контролю можна віднести оперативну, упорядковуються, превентивну, комунікативну, інформативну і захисну.

З зміною умов господарювання контроль набуває характеру основи, присутня на всіх рівнях управління організацією, і забезпечує оптимальний хід процесу управління на всіх інших його стадіях (планування, організація, регулювання, облік, аналіз). При цьому особливість контролю полягає в його двоїстої ролі в процесі управління. У результаті глибокої інтеграції контролю та інших елементів процесу управління на практиці неможливо визначити коло діяльності для працівника таким чином, щоб він ставився тільки до якого-небудь одного елемента керування без його взаємозв'язку і взаємодії з контролем. Будь-яка управлінська функція обов'язково інтегрована з контрольною. Тому правомірно стверджувати, що контроль організації є: 1) невід'ємним елементом кожної стадії процесу управління; 2) "відокремленої" стадією, яка забезпечує інформаційну прозорість на предмет якості ходу процесу управління на всіх інших стадіях.

Для того, щоб глибше зрозуміти сутність контролю як найважливішої складової частини поняття управління (або як управлінської категорії), розкрити механізм функціонування що виражаються нею відносин, виявити специфічні особливості різних її складових, підійдемо до контролю з більш широкої позиції і з практичної точки зору, розглядаючи його як систему і складову частину системи управління організацією.

В широкому значенні управлінський контроль в сучасних умовах господарювання доцільно представити як систему, що складається з елементів входу (інформаційне забезпечення контролю), елементів виходу (інформація про об'єкт управління, отримана в результаті контролю) і сукупності наступних взаємопов'язаних ланок: центри відповідальності, техніка та технологія контролю, процедури контролю, середу контролю, система обліку. Розглянемо кожен з цих елементів більш докладно.

В метою забезпечення ефективності процедур необхідно наступне:

на основі детально розроблених посадових інструкцій формальне визначення і закріплення порядку діяльності (дій і взаємин) певного кола працівників організації з приводу планування, організації, регулювання, контролю, обліку та аналізу в процесі реалізації конкретних фінансових і господарських операцій організації;

визначення кола документів, де відображаються дані, що свідчать про виконання відповідними працівниками своїх функцій і про реалізацію етапів відповідних фінансових або господарських операцій; визначення порядку руху документів від моменту їх виникнення до архівування;

визначення "точок контролю" для оцінки різних аспектів реалізації конкретних фінансових або господарських операцій та оцінки стану або наявності ресурсів організації; встановлення контрольованих параметрів об'єктів контролю; встановлення "критичних" точок контролю, де ризик виникнення помилок та перекручень особливо великий;

вибір типів і методів проведення контролю.

Середу управлінського контролю визначають:

управлінська філософія і стиль роботи керівників організації (відношення керуючих до комерційним ризикам; адекватне розуміння ними ролі внутрішнього контролю в управлінні організацією;

оргстатус відділу внутрішнього аудиту, тобто становище в оргструктурою цього важливого координаційного центру відповідальності;

прийнятий організацією курс дій (її орієнтири), цілі та стратегії;

види і масштаб діяльності організації;

відповідність оргструктури розмірами і ступеня складності організації; регламентація взаємовідносин між ланками організації, співробітниками, наявність кодексу поведінки;

визначення і документальне закріплення процедур контролю;

визначення і документальне закріплення повноважень і відповідальності співробітників;

налагодженої системи комунікацій і системи інформаційного забезпечення управління;

налагодженої систем бюджетування, бізнес-планування, підготовки фінансової звітності для зовнішніх і внутрішніх користувачів;

адекватність системи документації і документообігу організації її розмірах і структурі;

раціональність кадрової політики, тобто механізмів управління персоналом.

Дисконтну систему організації доцільно представити як певним чином упорядковану і підлеглу внутрішнього регламенту систему процедур визначення, збору, вимірювання, реєстрації та обробки інформації про майно, джерела його формування, фінансових та господарських операціях організації, про витрати і результати господарської діяльності, а також передачі цієї інформації менеджерам (управлінського персоналу), що здійснює контроль і приймають управлінські рішення.

Про ефективності облікової системи можна судити за рівнем досягнення наступних показників безпомилковості реєстрації та обробки фінансово-господарських операцій організації: 1) наявність: відображені дійсно існуючі операції; 2) повнота: відбиті всі реальні операції; 3) арифметична точність: все операції правильно підраховані; 4) розноска за рахунками: всі операції правильно рознесені по відповідних бухгалтерських рахунках; 5) формальний дозвіл: на кожну операцію отримано загальне або спеціальне формальний дозвіл; 6) тимчасова визначеність: всі операції віднесені до належного звітному періоду; 7) подання та розкриття даних у звітності: всі дані правильно підсумовані та узагальнені, дотримано встановлені вимоги щодо порядку та обсягу розкриття інформації у звітності.

Питання оргструктури апарату обліку вирішуються на кожному конкретному підприємстві з урахуванням зовнішніх і внутрішніх факторів. Загальна ж вимога тут таке: оргструктура повинна бути відповідною розмірами підприємства, масштабу та специфіки його бізнесу.

Під уникнути викривлень облікової інформації за людиною, яка здійснює облік операцій з певними активами, не повинні бути одночасно закріплені функції санкціонування операцій з цими активами, забезпечення їх охорони і здійснення їх інвентаризації.

Про якості інформації, що надається системою управлінського обліку, слід судити за наступними основними критеріями:

необхідність, яка характеризується змістовністю інформації і ступенем її використання в безпосередніх цілях управління;

достатність, яка характеризується повнотою охоплення, кількісного та якісного опису явища, факту, а також істотно інформації, яка залежить від можливості її практичного застосування у процесі обробки та представлення для управління;

істинність - Достовірність та надійність (визначається джерелом отримання, якістю технічних засобів вимірювання та контролю, технології отримання, обробки та зберігання управлінської інформації) даних обліку;

своєчасність отримання інформації - управлінська інформація повинна бути представлена особам, уповноваженим приймати рішення, в максимально короткі терміни. Якщо повідомлення запізнюється, то втрачається сам сенс інформації (можуть бути втрачені можливості підприємства і т.п.).

Кадрова структура контролю забезпечує чіткий розподіл контрольних обов'язків. Контроль здійснюють працівники або учасники, тобто власники, організації при виконанні покладених на них обов'язків або тільки на підставі відповідних прав. Тому всіх суб'єктів управлінського контролю доцільно розподілити за наступними рівнями з точки зору їх значущості в контролі:

суб'єкти контролю 1-го рівня - це учасники, тобто власники, організації, здійснюють контроль безпосередньо чи опосередковано, тобто за допомогою незалежних експертів, у тому числі зовнішніх аудиторів;

суб'єкти контролю 2-го рівня - до їхніх обов'язків безпосередньо не входить контроль, але в силу необхідності вони виконують і контрольні функції (наприклад, робочий, здійснює контроль за роботою обладнання);

суб'єкти контролю 3-го рівня - вони виконують контрольні функції для реалізації тих обов'язків, які за ними закріплені безпосередньо (наприклад, працівники планово-економічного відділу, відділу кадрів);

суб'єкти контролю 4-го рівня - в їх обов'язки входять як контрольні, так і інші функції (наприклад, персонал, що обслуговує комп'ютерні системи, співробітники відділу бухгалтерського обліку, служб безпеки);

суб'єкти контролю 5-го рівня - до їх функціональних обов'язків входить тільки здійснення контролю (співробітники відділу внутрішнього аудиту, члени ревізійної комісії, співробітники відділу технічного контролю та).

Ми описали лише основні, на нашу думку, положення, що стосуються управлінського контролю. Тому запропонований перелік може бути розширений як на основі деталізації наведених понять, так і з урахуванням інших численних аспектів контролю, наприклад, таких, як: контролінг, управлінські інформаційні системи, управлінський облік і т.д.

Однією з основних завдань в галузі дослідження управлінського контролю є розробка типових програм організації, розвитку і вдосконалення контрольних систем для організацій, різних в плані організаційно-правових форм, видів і масштабу діяльності, розмірів, організаційних структур управління. Ці програми повинні бути численні й різноманітні, так як вони залежать від різних початкових умов і можливостей організацій. Багато чого також визначають тенденції розвитку економіки країни в цілому, що діють механізми її функціонування, що склалися національні та місцеві традиції. У цих програмах також має враховуватися менталітет персоналу. Згодом у Росії повинні бути створені "бібліотеки" таких програм для різних типових початкових умов.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://journal.vlsu.ru