Велика, безкоштовна CRM-система

Микола Ткаченко, "Комиздат"

Як відомо, найскладнішим видом людської творчості є творчість колективне. Адже, саме це поняття має на увазі прояв чогось індивідуального, неповторного. А значить треба поєднати кілька неповторних граней, конфліктуючих принципів, переконань, починань. Чи можна побудувати будинок з неоднакових за формою та розміром цегли? Як показує життя - можна, але дуже складно. Ось тому організація роботи групи людей, є завданням не тривіальний, під силу не кожному.

Може бути Ви стикалися з ситуацією, коли певна завдання, що називається підвисає, на якому етапі розробки, про неї забували аж до самого останнього моменту. Як приклад, можна поставити і протилежний випадок -- кілька співробітників зайняті виконанням однієї і тієї ж задачі, не здогадуючись про це.

Скільки дорогоцінного часу втрачено? Я не кажу вже про такі важливі речі, як загальна адресна книга або дошка оголошень.

Тепер питання. Бачили як біжить леопард? Біжить він швидко і граціозно. І все тому, що рухи його тіла злагоджено, вивірені, синхронні. А якщо-б один з лап прекрасного хижака раптом почала пересуватися сама-по-собі? Смішно :-)? Ось у цьому й полягає справжній організаторський талант - створити з групи індивідумів єдине ціле, єдиний організм. І що нам в цьому може допомогти? Правильно, програмний комплекс по організації групової роботи.

В Останнім часом дуже популярним стало використання CRM-програм (Customer Relationship Management або систем управління відносинами з клієнтами). І хоча назва говорить сама за себе, звичайно такі програми мають достатню ступенем універсалізму, що дозволяє використовувати їх у різних областях людської діяльності. Мені відомо кілька комерційних розробок, в тому числі і українських, що володіють великими можливостями і значною функціональністю. На жаль за це потрібно платити. І думаю, багатьох керівників мучить питання? А чи не будуть це гроші викинуті на вітер, а наскільки ця програма окупитися, чи готовий мій колектив до нової філософії організації роботи і т.п. На жаль демо-версії програм, які надаються розробниками даного ПЗ, не дозволяють на всі сто змоделювати реальну ситуацію, а значить сумніву, все-таки залишаються ...

Пробуємо на смак

Ні кращого способу отримати уявлення про що-небудь, ніж практичний досвід. І хоча часто це призводить до поверхневих знань предмета, все-таки така наука ненудна, що пробуджує інтерес. От і зараз, я навмисно переніс інформацію про встановлення та налаштування TUTOS в кінець статті (потім покажете її своєму системного адміністратора). А наступний матеріал покаже, що саме може ця система, зручно-то з нею працювати, чи сумісна її структура з організацією роботи у вашому офісі.

Ситуація N1: Пошук адрес

Використання адресної книги з адресами, номерами телефонів та іншою інформацією про людей і компаніях вітається у будь-якій організації. Природно її спочатку потрібно "набити". Як це зробити в кінці статті. А далі все просто. Заходьте в систему, в лівій частині вікна (фреймі) клацаєте по посиланню "Адреса". Виникне діалог, що проводить пошук за адресами людей і компаній. Якщо ви нічого не введете в текстовому полі, то результат пошуку - все існуючі адреси. Щоб обмежити результат, можна ввести ціле слово або кілька букв із імені або прізвища персони.

Ситуація N2: Нитка Аріадни

Якщо ваш вестибулярний апарат не призначений для переміщення в просторі гіперпосилань, не впадайте у відчай. Вийти з глухого кута або зачарованої кола можна з допомогою спеціального посилання, яка завжди перебувати в лівій частині програми. Це посилання носить ваше ім'я. Тобто, якщо в системі ви зареєстровані як Антон Швидкий, то і посилання буде "Антон швидкий". Вона відповідає початку, туди куди потрапляє користувач відразу після реєстрації.

Ситуація N3: Нарада на післязавтра

Секретар фірми "Сніг", Люда Черненко прийшла в понеділок на роботу. Як завжди без запізнень - шеф це ненавидить! Кілька хвилин на каву і дзеркало -- от і почалася трудовий тиждень. "Людочка",-набрав по внутрішньому директор, - "призначити начальникам відділів нарада у мене. У середу, часиков на 12 ". Справа звичне, можна зателефонувати всіх по-телефону, розіслати "мило", телеграми, оголосити про нараду по гучному зв'язку або просто просигналити трьома червоними ракетами - за домовленістю. Людмила надходить по-іншому, входить до системи і потрапляє на свою персональну сторінку. Все, що потрібно, це клацнути на посилання "Створити нову подію", в календарі, в середовище (відразу під назвою дня. Має вигляд цифровий дати - 05/01/2004). І заповнити потрібні поля.

Тепер головний бухгалтер, Оксана Мила, побачить у своєму календарі відповідне нагадування. Крім цього, усім учасникам прийде електронний лист (зверніть увагу на поле "Запрошення по E-mail", на попередньому малюнку.)

Ситуація N4: Працюємо за розкладом

А ще можна планувати циклічні події. Такі-як щотижневі, по-п'ятницях, наради. І теж дуже просто. Натискаємо в календарі на посилання день тижня -- "П'ятниця". Ви потрапите у вікно. Зліва два посилання -- "Додати" (Додати одноразове подія. З цим ви вже знайомі) і "Нове (повтор)" (Додає циклічний подія). Вибираємо останній варіант, і у відповідному діалозі заповнюємо потрібні поля.

Відповідне повідомлення тепер буде відображатися в календарі групи Управління.

Ситуація N5: Замкова щілина

Якщо між деякими працівниками фірми планується тісний взаємозв'язок (у рамках TUTOS), то рекомендується створити список відстеження. Тобто ви зможете отримувати швидкий доступ до календаря, завдань, нотаток іншого співробітника. Прийом, сильно полегшує навігацію в лабіринті посилань. Для цього знайдіть потрібну людину за допомогою пошуку (ситуація N1), відкрийте його запис, клацнувши в колонці "Назва". Тепер ліворуч з'явилася команда - "Додати відстеження ".

Ситуація N6: Ставимо завдання

В іншому випадку, директор, можливо, сам захоче поставити завдання секретарю. Наприклад, йому потрібні телефони всіх співробітників - робочі та домашні. У вигляді брошури або файлу - не важливо. Робота по збору інформації призначається Черненко, на це виділяється 10 годин. Але все-таки, потрібно впоратися до кінця робочої тижні. Директор надходить в такий спосіб. Входить в CRM, і в лівому фреймі клацає по "Створити завдання". Вводить необхідні установки, як на малюнку, і відсилає запит - кнопка "Відправити". Готово.

До речі, Антон (директор) тепер може поїхати з офісу на кілька днів у відрядження, а про поставлене завдання Люда дізнається все одно. Побачить її у своєму календарі. Якщо Людмила старанний виконавець, і в понеділок витратила, 3 години з запланованих 10 на дану задачу, то може поставити до відома про це директора. Завжди-адже корисно знати як просуваються роботи. Зробити це просто. Секретар клацає по посиланню "Телефони" (відображається у календарі). Спочатку відкриється віконце "Детальніше про завдання: Телефони" (дивіться через один малюнок), з докладною інформацією. І тепер, аби скорегувати стан виконання вона, у лівому фреймі, вибирає "Редагувати". Виникне таке-ж вікно, як на малюнку "Створення завдання для секретаря ". І в полі" Об'єм виконаних робіт ", можна ввести потрібне значення - 3. Це скільки було витрачено часу. Але як часто буває, в процесі виконання виникають непередбачені обставини, труднощі. З цією метою введено поле "Volume to do" - обсяг робіт, що залишилися. Якщо справа рухалося за планом, тоді залишається 10-3 = 7 годин.

Ситуація N7: Контролюємо стан завдання

Після того, як директор повернувся з дводенної відрядження, він звичайно захоче впоратися, на скільки виконані поставлені їм завдання. Конкретно по створенню телефонного довідника, дорученої секретарю. Припустимо, Люда Черненко вже додано до списку відстеження. Це означає, що Антону потрібно натиснути на посилання "Список", і зі списку вибрати потрібну персону. Таким чином він потрапить у розділ інформації про Черненко.

Зліва потрібна посилання - "Огляд завдань". А наступне вікно покаже, на скільки готова телефонна книга.

Ситуація N8: Створюємо проект

Це найскладніший і самий функціональний об'єкт програми. Його мета - об'єднання інших подобьектов: задач, документів, помилок, нотаток. Що, в результаті, дозволяє ефективно обмінюватися оперативною інформацією між усіма учасниками. Якщо користувач, що бажає створити новий проект, підпорядкований йому, то для цього потрібно вибрати посилання "Проекти & Продукти" а потім "Додати".

Опис проекту дозволяє вибрати многжество опцій і уточнень. Але принципових значень не дуже багато. Це звичайно дата початку і кінця робіт, роль у проекті. Якщо вся інформація вказана, можна натиснути "Надіслати".

В нижній частині персональної сторінки, тепер буде відображатися вся інформація, що відноситься до даного проекту. Ви зможете получасть швидкий доступ до потрібної інформації, просто натиснувши на цікаву посилання.

Тепер, керівник проекту може створити завдання, що відносяться до цього пректу, і призначити відповідних виконавців. Відкрийте проект, натиснувши на його посилання на персональній сторінці. У лівому фреймі буде посилання "Створити задачі "(Будьте уважні, не" Огляд завдань ", а саме "Створити завдання". Вона знаходиться нижче.)

Ви вже знайомі з процедурою створення завдань. Не будемо зупинятися на цьому питанні докладно. Скажемо тільки, що її мета - організувати тендер серед студій що займаються розробкою макетів продукції. Завдання, природно, можна кому-то доручити. Нехай, це буде, начальник відділу дизайну І. Сагайдак. На його персональній сторінці, в календарі, з'явитися нагадування. Вивчивши його докладніше, І. Сагайдак, вирішить, що не розумно запрошувати до участі всі дизайн-студії. Декілька з них тісно співпрацюють з конкурентами або з інших причин. Як про це не забути? Для цього є нотатки. І в програмі TUTOS теж. Нотатки не існують самі по-собі. Вони прив'язуються до певного проекту. По-цьому і створювати їх потрібно відповідно. Вибираємо проект, а потім посилання "Створити замітку". Коли будете це робити, зверніть увагу на полі "Нагадування". Воно служить для відправки по e-mail листи з нагадуванням про замітці.

Подібним чином, можна "прив'язати" до проекту і ще дві речі - документ і помилку. Помилки, звичайно, речі неприємні, але без них все одно не обійтися, правда? Інші-ж люди, що приймають участь в роботі, зможуть вчасно дізнатися про існуючих труднощах.

Те як корисно мати швидкий і зручний доступ до різних файлів і документів ви розумієте. Ось ще одна вигода використання такої системи.

Як це все працює?

Ця частина ставитися до встановлення та адміністрування програми. На той випадок, якщо ви вирішите спробувати попрацювати з системою, дана інформація, безумовно буде корисна.

В Останнім часом стало популярним використовувати зв'язку - Apache-PHP-MySQL. Саме по-цим принципом працює TUTOS. Робота за допомогою веб-броузера позбавляє від необхідності установки клієнтського ПО на всі машини, і гарантує максимальну кросплатформеність.

Установка TUTOS

Для установки цієї програми, нам знадобляться наступні працюють компоненти системи.

Власне TUTOS можна взяти тут: http://www.tutos.org/homepage/download.html.

Веб-сервер Apache.

Сервер баз даних, PostgreeSQL або MySQL (а так-же Oracle або InterBase). Я встановлював систему з підтримкою MySQL і якщо це не принципово, для спрощення розуміння процедури встановлення, рекомендую використання його.

PHP 4.1.0 (або вище) і його модулі. Все залежить від вашого апетиту: php-mysql (як мінімум необхідний для роботи з MySQL), php-imap для з'єднання з pop та imap-сервером (бажано встановити), php-ldap для доступу до LDAP сервера ідентифікації або адресної книги.

Власне це все. Сподіваюся, ви розумієте, що при встановленні на сервер у вас повинні бути права керування сервером apache і баз-даних.

Отже, почнемо з конфігурування SQL-сервера.

створюємо таблицю "tutos". Для MySQL це можна зробити за допомогою утиліти

mysqladmin: mysqladmin create tutos

Пам'ятайте, що в даний момент ви повинні бути "суперкористувача".

тепер потрібно створити користувача для роботи з цією таблицею і надати йому всі права. Нехай цей користувач - "tutos" і його пароль "fgh11". Для MySQL скористаємося утилітою mysql. Набираємо mysql і потрапляємо в командну оболонку. Далі:

grant all on tutos .* to tutos @ localhost identified by "fgh11";

Зверніть увагу на ";" в кінці. Без нього утиліта виконувати команди і не подумає. По-друге, потрібно правильно вибирати ім'я користувача. Все залежить від настройок apache. Запис tutos @ localhost означає, що веб-сервер буде виробляти взаємодія з sql-сервером розташованому локально. Можливо, вам доведеться додати ще і користувача [email protected], щоб перехитрити примхливу систему. (Файл конфігурації нашої програми - config.pinc - має змінну "dbhost", яка і має назву потрібного сервера)

виходимо з утиліти, командою quit

нова обліковий запис вступить в силу після ваполненія: mysqladmin reload

Тепер беремося власне за TUTOS

Розпаковуємо архів у кореневу папку html документів (/ var/www/html):

tar xvjf tutos ..... bz2

або tar xvzf tutos ..... gz

або unzip tutos ..... zip

Встановлюємо потрібні права доступу до файлів:

chown apache.apache-R / var/www/html/tutos

chmod 0700-R/var/www/html/tutos

chmod a + X, a + r-R / var/www/html/tutos

перейдіть в директорію, де встановлений tutos і в папці php скопіювати (перейменуйте) файл config_default.pinc в config.pinc. У цьому файлі, як ви напевно зрозуміли, містяться налаштування системи. Добре. Ось основні моменти, на які слід звернути увагу.

$ tutos [dbhost] [0] = "localhost"; Цей запис говорить, де веб-сервер Apache повинен шукати базу даних. Якщо вона знаходитися на іншому комп'ютері, змініть "localhost" на правильне ім'я.

$ tutos [dbport] [0] = 3306; Це порт на якому працює sql-сервер. MySQL на 3306 а PostgreeSQL на 5432;

$ tutos [dbuser] [0] = "tutos"; Користувач, якого ми створили вище.

$ tutos [dbpasswd] [0] = "fgh11"; Пароль користувача.

$ tutos [dbtype] [0] = 2; Тип бази даних. Встановлено MySQL, для Postgree -- "1".

$ tutos [repository] [0] = "repository"; Створюємо папку, в якій програма буде зберігати файли. Ними можна буде обмінюватися користувачам. Слід надати достатні права http-сервера (користувач apache), для доступу в неї і створення підкаталогів.

$ tutos [defaultTZ] = "Europe/Helsinki"; Часовий пояс, для правильного відображення часових міток.

$ tutos [mailmode] = 2; Це означає, що користувачі зможуть надсилати один одному поштові повідомлення. TUTOS для цього, буде використовувати якийсь SMTP-сервер.

$ tutos [smtphost] = "smtp.yourdomain.com"; Це ім'я SMTP-сервера.

$ tutos [currencies] [] = "US $"; Перенесіть цей рядок вище інших, подібних, щоб грошовою одиницею вважався долар США.

$ tutos [holiday] [ 'AU'] = 0; У цих рядках описано, потрібно-ли в календарі відображати національні свята різних країн. Краще скинути все в "0", українських налаштувань поки все-одно немає :-(

Все. Коли основна конфігурація зроблена, можна зробити перший пуск самонастроювання TUTOS. Але перш, встановіть у вашому броузері російська мова, як бажаний. Саме по ньому TUTOS визначиться, якою мовою виводити всі повідомлення і підбере відповідний інтерфейс. Отже, відкриваємо сторінку http://localhost/tutos/ php/scheme.php. (Якщо ви встановили програму на віддаленій машині, а працюєте на своєму клієнтському ПК то URL, звичайно-ж, зміниться http://webserver.yourdomain.com/ tutos/php/scheme.php). Якщо ви зробили все правильно, то в броузері повинна відобразитися інформація про базу даних, і кнопочка внизу, що пропонує зробити перший крок ініціалізації.

(В тому випадку, коли ви не встановили модуль php-imap, з'явитися наступна напис: "Disabled mailboxes (IMAP not supported by this PHP)". Тут потрібно вирішувати - відмовитися від використання поштових скриньок або доставити потрібний компонент.) Тепер натискайте на кнопку з написом "Переслати Step .." і доведіть конфігурацію до переможного кінця. В кінці ви побачите пропозицію вийти з конфігуратора та увійти в систему як суперкористувач.

Адміністрування TUTOS

Щоб увійти до сиcтем, потрібно завантажити у вашому броузері файл mytutos.php. Наприклад так, http://webserver.yourdomain.com/ tutos/php/mytutos.php. Має з'явитися віконце із запрошенням ввести ім'я користувача і пароль. Перший раз, потрібно зайти під ім'ям "superuser" і з паролем "tutos". Ви відразу потрапите на початкову сторінку супер. Нас повинна цікавити ліва частина вікна, саме там зосереджена міць адміністрування системи.

Давайте почнемо з того, щоб очистити адресну книгу від зайвих адрес та користувачів (у процесісамонастроювання TUTOS створює демонстраційну базу з кількома користувачами, групами і т.п.). Для того, щоб отримати список доступних адрес а значить отримати можливість редагування адресної книги, в лівому фреймі натисніть посилання "Адреса", а потім, нічого не вводячи в рядку пошуку, натисніть "Пошук", під написом "Шукати в адресній книзі ". Що ми зараз зробили? вказали TUTOS знайти всі наявні адреси.

Тепер, ми можемо видалити з бази всі адреси і користувачів (окрім, звичайно Super User). Розправимось, для початку, з "Bill Gates". Клацаємо на виділеній виносці "Bill" і потрапляємо у віконце відповідного адреси. Але, звичайно, нічого цікавого про цю легендарну особу ми не бачимо. А шкода!

В лівому фреймі вікна вибираємо команду "Редагувати". Нехай вас не бентежить команда "Видалити" - нічого не вийде. За ідеологією TUTOS, ми не можемо вилучити адресу, якщо з ним пов'язаний існуючий користувач. І якщо подумати то така поведінка програми цілком логічно. Значить перш потрібно видалити з бази профіль цього користувача. Пошукайте посилання "Редагувати користувача" і натисніть на неї. Відкриється сторінка з безліччю елементів управління - це налаштування облікового запису користувача. Про те, як з ними працювати пізніше. А зараз, для нас важливо, що користувача можна стерти з системи. Адже ліворуч з'явилася команда "Видалити користувача ".

Після цього ми знову потрапляємо у вікно "Подробиці адреси". Тепер вже можна видалити адреса - Редагувати> Видалити. У результаті з системи буде видалено ця особа і всі пов'язані з ним адреси.

Після того, як непотрібні адреси видалені, можна приступити до роботи з групами і компаніями. (Якщо ви "заблукали" в програмі, випливаючи по низці посилань, завжди можна повернутися в початкове положення, вибрати посилання на початкову сторінку користувача. Якщо користувач Іван Петров, то й посилання и лівому фреймі - така-ж - "Іван Петров". А у нас зараз "Super User ").

Знову-ж, у лівому фреймі вибираємо посилання "групи", а далі, під написом "Search for teams" ( "Пошук груп"), тиснемо кнопку пошуку. Бачимо таблицю, зі списком груп, менеджерів цих груп та іншою інформацією. Натискаємо на посилання в першій колонці і потрапляємо у вікно даної групи. Тиснемо "Редагувати" і "Видалити".

Аналогічним чином, можна позбутися від непотрібних компаній, присутніх у демонстраційній базі. Список компаній можна знайти запустивши процедуру пошуку, на сторінці адрес. А потім ви зрозуміли? "Редагувати" і "Видалити".

Зрозумій мене правильно!

Для ефективної роботи з нашою CRM-системою, не завадило-б, трохи ознайомитися з основними поняттями та об'єктами, що становлять логічну структуру даних.

Користувач

За усіма подіями, що відбуваються всередині системи, варто користувач. Користувач має, як мінімум, одну адресу і може належати до кількох групам.

Властивості:

ім'я

пароль

Група

Це кілька користувачів або інших груп.

Властивості:

ім'я

список керуючих (менеджерів) групи

члени

Адреса

Адреса це набір інформації, що характеризує певну персону. Вважається, що ці дані не схильні до частої зміни. Адреса може характеризуватися декількома місцезнаходження.

Властивості:

ім'я

прізвище

день народження

Місцезнаходження

дає конкретну інформацію про адресу

Властивості:

ім'я/тип місцезнаходження

географічний адреса

номер телефону

e-mail

компанія, департамент

Компанія

Може включати кілька відділів

Властивості:

ім'я

Відділ

Повинен належати компанії.

Властивості:

ім'я

компанія

Створюємо адреси, користувачів і компанії

Тепер самий час, приступити до створення, практичною, потрібної для вас бази даних. По-кільки, більшість користувачів, це співробітники, тієї чи іншої компанії, логічно було-б створити всі потрібні нам об'єкти цього типу. Як ви пам'ятаєте, роботу з редагування компаній можна знайти на вкладці "Адреса" або "Пошук". Бачите команду "Створити компанію"? Вам потрібно тільки ввести назву компанії і натиснути кнопку "Надіслати". (ця кнопка означає посилку даних в сервер баз даних, а не то очем ви могли подумати :-)) Після цього можна створити різні відділи для цієї компанії. Скористайтеся командою "Створити відділ". Швидше за все, з більшістю компаній, ви захочете зіставити конкретний географічний або електронний адреса (у концепції TUTOS - місцезнаходження). Коли ви перебуваєте у вікні властивостей компанії, то в лівому фреймі, повинна знаходитися посилання на команду "Новий адресу ". Вам представитися можливість задати всі необхідні дані про адресата, включаючи телефон, факс, e-mail та ін

Після того, як адреса створений і натиснута кнопка "Відправити", слід зробити ще одну дуже корисну річ - оголосити хто може читати, змінювати, видаляти даний адресу. У правому верхньому кутку вікна знаходитися посилання "права доступу". Вона і приведе нас до мети. Я рекомендую встановити права читання для всіх, і тільки Super User нехай може змінювати або видаляти запис.

Добре. Є компанії, є і відділи. А хто в них працює? Ось ми і підійшли до самого головному - людського чинника.

В людині все повинно бути ...

Головне, що повинен пам'ятати адміністратор TUTOS, так це те, що в цій програмі, за поняттям користувача асоціюються три об'єкта. Перший це ідентифікатор. Він містить у собі ім'я, прізвище, дату народження і фотографію. Але обов'язковими є тільки ім'я та прізвище. На жаль, при перекладі ПЗ на російську мову, були допущені логічні неточності. У результаті замість терміна ідентифікатор, використовується "адресу". Ось-ось так. Другий об'єкт, це власне адресу. Він так і називається адресу. (Виходить два різні адреси :-(). У нього входять звичайні дані - телефон, географічну адресу, e-mail та інше. І нарешті - обліковий запис. Вона описує взаємини користувача з нашою програмою. То-є різні права, налаштування інтерфейсу, пароль і багато іншого. Підсумовуючи наведену інформацію, можна розробити просту послідовність дій, в процесі створення користувачів.

Створюємо ідентифікатор. (команда Пошук> Додати). Заповнюємо поля ідентифікатора.

Для цього ідентифікатора створюємо запис в адресній книзі. (команда "новий адреса "). У вікні, що можемо вказати детальну інформацію про людину. Зверніть увагу на поле "Назва адреси". Дійсно, як правило в людини є дві адреси - домашній і робочий.

З допомогою посилання "права доступу" вказуємо оптимальні права на читання, зміна, видалення адреси для різних груп і користувачів. Майте на увазі, що по-замовчуванню відключено право читати, для всіх. А це означає, що користувачі системи не зможуть отримати інформацію про потрібні їм адресах.

Щоб даний користувач міг працювати у вашій CRM-системи, потрібно завести для нього обліковий запис. Робиться це за допомогою команди Редагувати> Створити користувача. Відкриється вікно, з безліччю елементів управління. Обов'язково потрібно ввести ім'я користувача, пароль. Тут-таки, можна встановити права доступу користувача до тих чи інших модулів системи, налаштувати його особистий інтерфейс програмного оточення. До речі, рекомендую, для уникнення зайвого клопоту, відразу встановити мову - "Російська", в нижній частині вікна. Сподіваюся, ви розумієте, що це все потрібно робити тільки для тих користувачів, коториек дійсно будуть працювати в системі. Не слід створювати облікові записи для всіх людей з адресної книги!

Єднаймося

Дуже багато в нашому житті є речей, які можуть об'єднати, здавалося-б абсолютно різних індивідумів. Що-ж стосується нашої теми, то співробітники компанії можуть бути розділені на групи в основному за двома ознаками - завданням над якими нині працюють та функціональних обов'язків. Для адміністратора, як звичайної локальної мережі, так і системи групової роботи, дуже важливо правильно структурувати підопічний колектив. Якщо ви вдало впораєтеся з цим завданням - заощадите собі нерви і час. А якщо ні - тоді одразу відчуєте дискомфорт: і проект не будуватися, не росте продукт. Загалом, це особлива тема. Але нам важливо, що TUTOS дозволяє об'єднати декілька облікових записів користувачів у групу, або навіть кілька груп у "супергрупа" (хоча один користувач може належати декільком групах).

Робиться це в два кроки. Спочатку просто створюється група (Перейдіть на посилання "групи" і клацніть "додати"), до неї додаються учасники, коригуються права доступу. А потім для цієї групи вибирається менеджер. (редагуємо групу командою "Редагувати").

Навіщо потрібні групи? Ну по-перше, це полегшує управління об'єктами групового значення. Наприклад проектами, завданнями. По-друге, так можна уникнути помилок. Вам варто тільки один раз, ретельно скласти список членів групи, і убезпечити себе від того, що надали права доступу не тому кому треба, або відіслали повідомлення не всім потрібним користувачам.

Резервування даних

На Насправді, це має бути перший абзац статті. Хороший адміністратор починає з цього. Природно, все залежить від конкретики. Але для двох поширених і простих випадків пораду можна дати. По-кільки дані зберігаються в sql-таблицях, саме їх і потрібно архівувати. Для MySQL це можна зробити командою:

mysqldump -add-drop-table-ututos-jfgh11 tutos> tutos.mysql

природно fgh11 потрібно замінити на пароль користувача, що володіє базою tutos (пам'ятаєте, ми його створювали?).

А відновити її можна так:

mysql-ututos-pfgh11 tutos < tutos.mysql

А можете скористатися і скриптом, що входять до складу TUTOS, який уміє працювати з базами Postgres, MySQL, Oracle, Interbase. Ось приклад:

./createdb.sh POSTGRES DUMP

Крім цього, не забудьте самотужки подбати про папку repository.

"Напоміналка" від TUTOS

В цієї CRM є така можливість, як нагадування по e-mail, про майбутнє зустрічі, події, початок проекту. Але, щоб це працювало, в системі треба періодично запускати спеціальний php-скрипт. Зробимо це так:

#!/bin/bash

# Напоміналка, файл/usr/local/bin/tutos-remainder

lynx-dump http://board.comizdat.com/tutos/php/check.php>/dev/null

І будемо завантажувати скрипт за допомогою crontab (в Linux), скажімо кожні 5 хвилин:

*/5 * * * * root / usr/local/bin/tutos-remainder

Вітальне сполучення

Коли ви збираєтеся залогуватися в TUTOS, тобто відкриваєте сторінку mytutos.php, то під віконцем, запрошує ввести своє ім'я і пароль, перебувати повідомлення "Тема дня". Якщо нічого не зробити, то текст буде англійською. Чи не біда, адже це тільки вміст файлу tutos/html/motd.html. Введіть будь-який, відповідний вам текст на рідній мові! Правда для TUTOS, російська потрібен в KOI8-R стилі. Але ж текст набраний в Windows можна переконвертувати в будь-яку кодування, наприклад за допомогою Unix-утиліти iconv:

iconv -f cp1251-t koi8-r motd.windows> motd.html

Готово!

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.citforum.ru/