Організація служб діловодства.

Кірсанова М.В.

1. Організаційна побудова служби діловодства.

Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована та змішана.

При централізованої форми організації діловодства всі операції по обробці документів зосереджуються (централізуються) в єдиному для всієї установи центрі - канцелярії, загальному відділі або у секретаря. Децентралізована форма припускає розосередження діловодних операцій між структурними підрозділами установи; при цьому в кожному з них виконується щодо однорідний набір діловодних операцій. Не слід змішувати децентралізована форму організації діловодства, при якій діловодних операції виконуються в різних структурних підрозділах установи, з організаційною структурою служби діловодства, що має спеціалізовані підрозділи: експедиції, машбюро, контрольні групи і т.д. При змішаній формеопераціі виконують централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) та децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ).

Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування здійснюється безпосередньо в підрозділах), а також в територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, у різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. У більшості ж установ і організацій використовують змішану форму організації діловодства.

Найбільш раціональною формою організації окремих діловодних процесів і операцій є централізація, оскільки вона дозволяє:

знизити вартість діловодних операцій;

поліпшити організацію праці діловодного персоналу і, зокрема, впровадити його нормування;

забезпечити спеціалізацію і взаємозамінність працівників;

використовувати прогресивні і продуктивні технічні засоби;

забезпечити єдність організаційного та методичного керівництва.

В сучасних умовах повністю централізувати діловодної обслуговування можна тільки в порівняно невеликих установах. У великих установах слід прагнути до доцільною централізації окремих функцій діловодства, таких, як прийом і відправка документів, реєстрація та контроль виконання документів, стенографування та друкування документів, їх розмноження, методичне керівництво діловодством.

В невеликих установах, що не мають загальних відділів, відділів діловодства, діловодної обслуговування здійснює секретар-референт керівника.

Якщо організація або установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурний підрозділ, що відповідає за діловодство: канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства і т.д. Діяльність цього структурного підрозділи відображається в спеціально розробляється положенні (див. прилож. 1.1).

З метою регламентації діловодного процесу, визначення прийомів і способів створення та обробки документів в організації відділи діловодства розробляють інструкції з діловодства, які засновуються наказом керівника установи (див. прилож. 1.2).

2. Поділ функцій між підрозділами діловодства та виконавцями

Основою організації праці діловодного персоналу є глибоке і чітке розподіл функцій між підрозділами та виконавцями. Воно відбивається в нормативних документах - положеннях про діловодних підрозділах і посадових інструкціях їх працівників.

Положення про відділ діловодства розробляє керівник відділу і затверджує керівник установи. Положення про структурний підрозділ відділу розробляє керівник цього підрозділу спільно, з керівником відділу, а затверджує керівник відділу, керуючий справами або керівник іншого підрозділу, до складу якого входить відділ діловодства.

Положення про відділ або його структурному підрозділі включає наступні розділи:

загальні положення;

основні функції і завдання;

обов'язки, права і відповідальність керівника (цей пункт має місце в тому випадку, якщо не розробляється посадова інструкція керівника);

організація роботи;

управління підрозділом.

Положення має містити чіткі формулювання, що не допускають розбіжностей у питанні про те, хто і що повинен робити, хто кому підпорядкований і т.д. Пункти положення, визначають взаємини відділу діловодства з іншими підрозділами, повинні бути узгоджені з цими підрозділами.

При розробці положення про відділ діловодства використовують типове положення. Його доповнюють (при необхідності - скорочують) і коригують відповідно до конкретними умовами роботи даного апарату управління та його діловодної служби.

Для кожного працівника відділу діловодства розробляється посадова інструкція, яка визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі і забезпечує умови для його ефективної роботи (див. прилож. 1.3).

Інструкція складається з наступних розділів.

Загальна часть.Устанавліваются основні завдання працівника (наприклад, осн9вная завдання діловода - реєстрація документів), порядок заміщення посади (тобто ким призначається і звільняється з посади цей працівник), професійні вимоги до працівника (рівень освіти, стаж роботи, повинен знати ..., повинен вміти ...), особа, якій безпосередньо підпорядковується працівник, основні документи і матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.

Опції работніка.Определяются предмет відання або ділянку роботи, закріплений за співробітником, перелік видів робіт, з яких складається виконання покладених функцій (наприклад, реєстрація документів може складатися з таких робіт, як заповнення карток, ведення картотеки, видача довідок по телефону і т.д.).

Обов'язки работніка.Указиваются обов'язки, пов'язані з підготовкою документів, отриманням, обробкою і видачею інформації, що передбачають обов'язкове використання певних форм і методів роботи (наприклад, періодичний контроль за формуванням справ у структурних підрозділах, проведення інструктажів і т.д.), що вимагають дотримання термінів виконання конкретних дій, які визначають порядок виконання доручень, етичні норми, які необхідно дотримуватися в колективі. Іноді в цьому розділі описуються елементи технології виконуваних робіт.

Права работніка.Определяются права працівника з реалізації доручених йому функцій.

Взаємовідносини (зв'язки за посадою). Вказуються підрозділи і працівники, від яких виконавець отримує і яким передає інформацію, терміни передачі, хто залучається до виконання тих чи інших документів, з ким вони узгоджуються і т.д.

Оцінка работи.Перечісляются критерії, що дозволяють оцінити ступінь виконання працівником своїх функцій і обов'язків, використання прав і т.д. Основними критеріями є якість роботи та своєчасність її виконання.

посадову інструкцію підписує начальник відділу діловодства та затверджує керівник або заступник, який курирує відділ діловодства.

3. Організація роботи секретаря-референта

Головна фігура діловодного процесу - секретар-референт .. Його найважливіша завдання, що реалізується при виконанні багатьох функцій, - надання максимальної допомоги керівнику і економія його часу.

Стан діловодства та загальна культура обслуговування керівників, фахівців у значною мірою визначається якістю праці секретаря-референта, яке, в свою чергу, залежить від рівня його організації. На практиці секретар-референт або веде повністю (або значною мірою) діловодство апарату управління або великого структурного підрозділу в цілому, виконуючи при цьому функції секретаря керівника, або виконує тільки функції секретаря керівника. Переважає перший тип секретарської-референтські діяльності. Праця секретаря-референта характеризується широтою і різноманітністю виконуваних функцій і операцій. По-перше, секретарська діяльність вимагає вміння швидко переключатися з одного виду роботи на інший: реєстрація документів, телефонні переговори, машинопис, робота з факсом, прийом відвідувачів і т.д. По-друге, секретар-референт протягом робочого дня спілкується з відносно великим колом осіб. По-третє, секретар-референт крім доручень безпосереднього керівника за родом своєї діяльності нерідко повинен виконувати доручення інших осіб. Таке положення створює додаткові труднощі в роботі секретаря-референта, і тому його обов'язки і права повинні бути особливо суворо визначені і закріплені в посадовій інструкції.

Наявність посадової інструкції - найважливіша передумова раціональної організації секретарської діяльності. Розглянемо особливості посадової інструкції секретаря-референта (див. прилож. 1.4).

В розділі «Загальні положення» повинен бути суворо обмежене коло осіб, яким безпосередньо підпорядкований секретар. Оптимальне рішення - безпосереднє підпорядкування секретаря-референта одній особі. Повинен бути приведений максимально повний перелік інструктивно-методичних документів, якими керується секретар-референт у своїй діяльності, довідкових та інших посібників.

Слід визначити вимоги не тільки до професійної грамотності секретаря-референта, але і до його професійному вмінню (наприклад, друкувати, оформляти документи, користуватися розмножувальною технікою, володіти комп'ютером і т.д.).

В розділі «Функції та завдання секретаря-референта» необхідно в загальному плані викласти головні напрямки діяльності секретаря-референта. Наприклад: прийом і реєстрація документів; попередній розгляд документів; контроль за виконанням документів; доставка документів; відправка всіх видів службової кореспонденції; прийом та передача телетайпограм; прийом та передача телефонограм; облік явки співробітників на роботу; виконання машинописних робіт; організація прийому відвідувачів; ведення протоколів (стенограм) нарад у керівника; оформлення листів тимчасової непрацездатності; оформлення та реєстрація посвідчень про відрядження; контроль за формуванням справ у підрозділах; контроль за станом робочого місця керівника; виконання доручень керівника і т.д.

З вичерпною повнотою повинні бути визначені обов'язки секретаря по кожній з виконуваних ним функцій (діловодство, машинопис, зв'язок, прийом відвідувачів, обслуговування керівника і т.д.). При перерахуванні обов'язків, які повинні викладатися ясно, чітко і недвозначно, доцільно вказувати дії, що випливають з тих чи інших умов або результатів виконання встановлених обов'язків.

В розділі «Відповідальність секретаря-референта» слід вказати відповідальність, яку несе секретар за неповне або неправильне виконання своїх обов'язків, за неправильне використання або невикористання своїх прав. При цьому слід мати на увазі, що в апараті управління не буває робіт, за виконання яких ніхто не несе відповідальність.

Крім роботи з документами секретар в більшості випадків виконує функції, пов'язані з організацією прийому відвідувачів, підготовкою та участю у проведенні нарад і засідань, веде телефонні переговори, займається машинописом і ' ксерокопіюванням документів.

Організація прийому відвідувачів - одна з найважливіших функцій секретаря. При її виконанні секретар зобов'язаний виявляти тактовність, уміння вступати в контакт з відвідувачами, самостійно вирішувати деякі питання. Слід розрізняти три групи осіб, з якими керівник підтримує постійні або разові контакти, - це співробітники установи, представники інших організацій, громадяни, яких керівник приймає при вирішенні питань, що відносяться до компетенції очолюваної ним установи.

Організовуючи прийом співробітників, доцільно дотримуватися наступних рекомендацій.

Керівник повинен інформувати секретаря-референта про осіб, які можуть бути нею прийняті у будь-який час, без попередньої домовленості. Прийом решти працівників керівник, як правило, здійснює у встановлені години, про які секретар-референт зобов'язаний інформувати відповідний контингент співробітників. За бажанням керівника секретар-референт може вести попередню запис працівників, що дозволить скоротити час очікування прийому; з цією ж метою секретар-референт може запросити працівника по телефону.

Якщо працівник наполягає на необхідності зустрічі з керівником у не відведений для прийому час, секретар-референт зобов'язаний доповісти про це керівнику, повідомивши прізвище працівника і істота, що цікавить його питання; надалі секретар-референт діє згідно з вказівками керівника, інформуючи про них співробітника.

Організовуючи прийом працівників інших установ, секретар-референт зобов'язаний з'ясувати, чи узгоджена заздалегідь (письмово або по телефону) зустріч даної особи з керівником. Якщо зустріч узгоджена, то секретар інформує керівника про прибуття даної особи, при необхідності нагадує йому про це і в надалі надходить відповідно до його вказівок. Якщо попередньою домовленості не було, секретар з'ясовує, з якої організації прибуло дане особа, його прізвище, суть питання і, оцінивши отриману інформацію, може направити цю особу в структурний підрозділ. Якщо ж питання може вирішити тільки керівник, секретар-референт доповідає керівнику і діє в Надалі відповідно до його вказівок.

Ні за яких обставин секретар-референт не повинен направляти прибулих осіб до керівника без попереднього повідомлення. Представляючи відвідувача, секретар-референт повинен чітко назвати його прізвище, посаду, організацію.

Під час прийому слід переключити телефон керівника на секретаря-референта.

Якщо в заздалегідь призначений для прийому час керівник відсутній з причин, відомим секретаря-референта, то секретар-референт зобов'язаний від імені керівника вибачитися, пояснити причину його відсутності (затримки) і узгодити час наступної зустрічі.

Істотно відмінні від викладених обов'язки секретаря з організації прийому громадян. У більшості випадків він виконує такі функції:

веде реєстрацію громадян, які хочуть бути прийнятими керівником, при цьому в реєстраційній формі (картці) зазначаються відомості про відвідувача і надіслані ним документи. Досвідчений секретар-референт може вказати на відсутність документів, необхідних для розгляду справи;

забезпечує порядок у приймальні під час прийому (регулює черговість, підбирає по вимогу керівника необхідні документи, запрошує працівників апарату і т.д.);

при необхідності веде запис бесіди керівника з особою, що прибувають на прийом, робить позначку про хід розгляду справи в картці чи журналі.

Значну частину робочого дня секретаря-референта займають телефонні переговори. При цьому для економії робочого часу керівника секретар-референт повинен переадресовувати телефонні дзвінки, якщо це можливо, іншим працівникам апарату управління. Дуже живуча тенденція звертатися до керівників з другорядними питаннями. Секретаря-референта потрібна досвід, такт і авторитет, щоб чітко і, головне, з користю для справи регулювати телефонні звернення до керівника.

При відсутності керівника секретар-референт записує посаду, прізвище, телефон абонента і при можливості, що цікавлять його, а потім доповідає керівникові.

Секретар-референт по телефону зобов'язаний дати вичерпну інформацію про години прийому, наявність або відсутності керівника на робочому місці, а в деяких випадках - про місце його перебування і часу повернення.

У кожному закладі може бути коло відомостей, які по телефону не повідомляються. У цьому випадку секретар-референт рекомендує абоненту звернутися до керівника письмово або особисто.

Стиль телефонної розмови повинен бути коротким і тактовним, а зміст -- вичерпним, що не допускає подвійного або перекручено тлумачення.

При підготовку та проведення наради функції секретаря-референта можуть бути наступними:

інформування запрошуваних про місце, час, порядок денний, доповідачів і т.д. (з цією метою використовуються телефон, радіо, особисті контакти, гучномовний зв'язок, оголошення, запрошення, лист оповіщення тощо);

підготовка списку учасників і запрошених забезпечення необхідними матеріалами та письмовими речами;

оформлення доповіді керівника, підготовка ілюстративних матеріалів;

реєстрація учасників і доповідь керівнику про кількість учасників, що запізнилися, відсутніх, причини неявки і т.п.;

ведення протоколу або стенограми наради;

підбір матеріалів для керівника;

виконання оперативних доручень керівника, отриманих в ході наради;

оформлення протоколу (стенограма), його розмноження та розсилання учасникам наради, контроль за виконанням прийнятих рішень.

Якість секретарського обслуговування прямо залежить від рівня підготовки секретаря-референта. У Росії створена і розвивається мережа навчальних закладів початкової професійної освіти, що здійснюють підготовку цієї категорії працівників.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.iu.ru/