Як не потонути в інформаційних потоках

Існує два види інформаційних потоків: горизонтальні, між рівними за службовим положенню працівниками, і вертикальні, між різними рівнями ієрархії, наприклад, між начальником і підлеглим. Кожен вид має свої психологічні особливості.

Федір Андрійович Кузін, професор, член-кореспондент Міжнародної академії психологічних наук.

Що таке інформаційні потоки? Інформаційні потоки - це шляхи передачі інформації, що забезпечують існування соціальної системи (підприємства, установи), усередині якої вони рухаються. Коротше кажучи, це процеси передачі інформації для забезпечення взаємозв'язку всіх ланок соціальної системи.

Існує два види інформаційних потоків:

1) горизонтальні (між рівними за службовим становищем і статусу працівниками чи групами працівників, наприклад, між начальниками відділів);

2) вертикальні (між працівниками чи групами працівників, що знаходяться на різних рівнях ієрархії, наприклад, між начальником і підлеглим).

В свою чергу, вертикальні інформаційні потоки поділяються на спадні (від керівництва до рядових працівників по ієрархії) і висхідні (від нижчестоящих працівників до вищих).

Кожен вид інформаційних потоків має свої психологічні особливості.

1. Горизонтальні інформаційні потоки

Найчастіше за все вони мають неформальний характер. Горизонтальні інформаційні потоки є найефективнішими, з комунікативної точки зору. У них зберігається приблизно 90% відомостей. Тобто втрата інформації при передачі таким шляхом мінімальна. Пояснюється це тим, що людям, які знаходяться на одному рівні службової ієрархії, психологічно легше зрозуміти один одного, адже вони вирішують однотипні завдання і стикаються з подібними проблемами.

2. Спадні інформаційні потоки

Вони можуть бути і формальними, і неформальними. З точки зору їх комунікативної ефективності, ситуація виглядає таким чином: чим більше передавальних ланок проходить спадна інформація, тим більше вона втрачається і змінюється. Триває об'єктивний процес викривлення отриманих відомостей. У практичній роботі менеджер повинен виходити з того, що кожне передавальне ланка «забирає» до 50% надходить. Парадокс полягає в тому, що інформація, отримується зверху, не приховується і не спотворюється кимось спеціально або свідомо; просто повноті передачі перешкоджають комунікативні бар'єри. Що таке комунікативні бар'єри і якими вони бувають, ми поговоримо трохи пізніше, а поки зупинимося на висновку, що при тих, які сходять інформаційних потоках спостерігається ефект «зіпсованого телефону».

До яким психологічних наслідків можуть призвести неорганізовані, неефективно налагоджені спадні інформаційні потоки?

Викликати у підлеглих стійке відчуття «гвинтика»; їх потреба в пошані таких, визнання не буде задоволена.

Породити чутки (ними завжди заповнюється інформаційний вакуум).

Викликати почуття страху, невпевненості у завтрашньому дні.

Привести до падіння мотивації до роботи.

І, навпаки, повна, своєчасна і точна інформація, то є добре налагоджений та організований інформаційний потік, підвищує продуктивність праці на 10-30%. Не слід нехтувати таким резервом. А зараз кілька слів про висхідних інформаційних потоках.

3. Висхідні інформаційні потоки

Вони вкрай рідко бувають неформальними, це не потребує роз'яснення. Спотворення інформації в такому потоці може досягати 90%! І, найцікавіше, інформація, яка в ньому міститься, найменше аналізується! Якщо на підприємстві, в фірмі або закладі не організовано приплив ідей знизу, значить, можливості для його інноваційного розвитку значно обмежені. І, навпаки, добре налагоджений процес надходження ідей від підлеглих у значній мірі підвищує ефективність роботи підприємства. Як же організувати висхідний інформаційний потік, як налагодити приплив ідей знизу? Для цього існує кілька способів. Однак головний стратегічний напрямок полягає не в посиленні інтенсивності, а у встановленні конфіденційності. (Неформальна, конфіденційна, інформація найменше спотворюється!)

Отже, для поліпшення висхідних потоків можна використовувати:

1. Систему дій, що позначаються терміном «політика відкритих дверей». Це -- готовність керівника будь-якого рангу вислуховувати пропозиції рядових працівників. Девіз такої політики: «Двері мого кабінету завжди для вас відкриті ». Однак ви можете запитати, як це співвідноситься з ресурсом часу керівника. Дійсно, а раптом підлеглі вирішать, що до кабінету шефа можна входити завжди, коли заманеться. Цього не слід боятися. Якщо ваші співробітники зайняті справою, вони відвідують кабінет керівника набагато рідше, ніж ви думаєте. Крім того, ви можете використовувати деякі прийоми, що дозволяють впорядкувати такого роду контакти:

Встановіть час зустрічі ( «Це дуже цікава ідея, але я зараз зайнятий. Заходьте до мене завтра о 14.00, поговоримо, добре? ").

Використовуйте письмові форми викладу інформації ( «Мені подобається ця ідея. Викладіть її в формі службової записки або у вільній формі, і тоді ми дамо справі хід. До якого терміну ви зможете це зробити? Дуже добре, я чекаю ...»).

Оцінюйте і заохочуйте конкретні ділові пропозиції (О'кей! У цьому є сенс, але що ви пропонуєте конкретно?).

2. Систему дій, звану «виведенням управління за межі кабінету». Ця система називається ще «видимим управлінням», «управлінням шляхом обходу робочих місць », або (в жарт!) управлінням шляхом ходіння всюди. Звичайно, вона має свої плюси і мінуси. Обхід підприємства, установи - гарний спосіб познайомитися зі станом справ безпосередньо. Однак не слід робити це часто. Важлива не частота, а регулярність. Модифікований спосіб «видимого управління »отримав назву« список особистих подій співробітників за 24 години ». Суть його полягає в тому, що шеф використовує якісь події в особистому житті підлеглих (дні народження, весілля і т. д.), щоб проявити до них увагу: сам вітає їх. Ви теж зателефонуйте, привітайте, запросіть поговорити.

При використанні цих двох тактик ефективність висхідних інформаційних потоків зростає до 40%, а це - хороший резерв не тільки для вдосконалення стилю управління, але й для підвищення якості роботи підприємства в цілому.

Давайте на закінчення узагальнимо сказане.

Для того щоб зробити управлінське спілкування повноцінним і ефективним і перетворити його в фактор успішного управління, необхідно дотримуватися дві умови:

організувати інформаційні потоки;

на кожному управлінському «поверсі» мати достатньо часу для обробки надходить, і її аналізу.

Закінчуючи розмова про спілкування і управління та їх зв'язок і про інформаційні потоки, зупинюся ще на одному виді інформаційних потоків, який можна було б назвати «зовнішнім».

Зовнішній інформаційний потік - це інформація, яка надходить у фірму (підприємство, установа) ззовні і що йде з фірми зовні. У тому, що такий процес відбувається, не варто сумніватися: адже ніяка соціальна система не може існувати без обміну інформацією з зовнішнім світом. І такі потоки теж мають специфічні особливості. По-перше, їх майже неможливо контролювати. Ви не знаєте, яка інформація (важлива чи погана, негативна чи позитивна, секретна або відкрита) йде з вашої фірми або організації. По-друге, зовнішній інформаційний потік майже не піддається свідомому регулюванню. Єдиний спосіб управління ним - використовувати такий потік для створення «Образу підприємства», його іміджу в очах громадської думки. Постарайтеся зробити так, щоб у засобах масової інформації регулярно з'являлися матеріали про вашу фірму, що мають вигідний для вас характер. Якщо фірма велика, організуйте відділ зі зв'язків з громадськістю, або прес-відділ. Якщо фірма невелика, займайтеся цим самі і не нехтуйте можливістю інформувати суспільство про те, що ваші справи йдуть чудово.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru