Бізнес-процеси в системі управління підприємством
Созінов Андрій Сергійович
В
наші дні умови функціонування підприємств повністю змінилися. Освіта
і розділ світового ринку, комп'ютеризація ринкових відносин: можливість
миттєвого доступу та отримання вичерпної інформації про будь-які товари,
зростаюча взаємозалежність виробників, насичення (і пересичення) суспільства
матеріальними благами в провідних країнах призводять до поступового переростання
економіки масового виробництва в економіку індивідуальних послуг. Вирішальна
роль переходить від виробника до клієнта, який "завжди правий". У подібній,
орієнтованої на клієнта, економічної ситуації підприємства стикаються з
стрімко мінливим ринком. На цьому дуже динамічному ринку все більшу
важливість набуває пошук різноманітності та пропозиція інновацій. Тут все частіше
пропозиція не тільки передує попиту, але і формує його. Замовники,
отримали небачену свободу вибору, стають все більш вимогливими і
розпещеними. Загальні вимоги до якості і надійності продукції стають
просто високими, а термін життя продукції неухильно скорочується в силу її
постійного оновлення.
Всі
це приводить до необхідності заново переглянути багато традиційних аксіоми
організації підприємств.
Раніше
незаперечна перевага процвітаючих підприємств - стійка організаційна
структура - нині перетворюється на недолік, оскільки надто інерційна
організація не дозволяє миттєво реагувати на зміну вимог ринку.
Здатність підприємства швидше і легше адаптуватися до змін кон'юнктури
ринку, запропонувати нові продукти та послуги раніше за своїх конкурентів стає
головним козирем у безкомпромісній конкурентній боротьбі. Більш того, в
діяльності сучасних підприємств проглядається певне зрушення від
власне виробництва до сфери послуг.
В
сучасних умовах конкурентоспроможність підприємств на світовому ринку залежить
від можливостей перетворення ключових процесів підприємства в стратегічні
ініціативи, спрямовані на якомога більш повне задоволення вимог
замовника, і взагалі, на гнучке відстеження і прогнозування змін до
кон'юнктурі ринку. Новітніми прикладами таких ініціатив є перебудова або
реінжиніринг (business process reengineering) і інновація (process innovation)
процесів діяльності підприємства. Зазначені приклади пов'язані з широким
розвитком та використанням нових інформаційних і комунікаційних технологій (НИТ /
НКТ) для управління людськими ресурсами та планування майбутньої діяльності
підприємства, моделювання та оптимізації процесів взаємодії (кооперації та
координації) між різними агентами (фахівцями та підрозділами)
підприємства.
В
останні роки в Росії виник підвищений інтерес до розробки бізнес-планів
окремих організацій та підприємств. Однак у публікаціях з даного питання
практично не розглядаються питання визначення місця бізнес-плану в системі
планування підприємства, його зв'язки з іншими планами підприємства. Хоча для
малих підприємств може розроблятися тільки один бізнес-план, для
більшості підприємств бізнес-план тільки один із планів їх
виробничо-господарської і збутової діяльності. Бізнес-план виробничо-господарської
і збутової діяльності підприємства, що займає проміжне положення між
стратегічним планом підприємства і його річним планом маркетингу. Метою
бізнес-плану є встановлення досить широких цілей і стратегій ділової
активності для стратегічних господарських центрів на період часу до п'яти
років. У цьому аспекті бізнес-план подібний до стратегічного плану, який також
орієнтований на досить тривалий період часу. Іншою спільною рисою
цих двох планів є стратегічне розгляд питань розробки або
придбання нових продуктів, освоєння нових ринків з метою досягнення бажаних
фінансових цілей. Бізнес-план, як і план маркетингу, заснований на глибоких
маркетингових дослідженнях. Однак перший не містить програм дій, що
є характерною особливістю планів маркетингу, а викладає тільки в
узагальненому вигляді основні напрямки дій. Наприклад, якщо в число обраних
стратегій входить стратегія розробки нового продукту, то в бізнес-плані наводяться
також узагальнені дані про підтримку реалізації цього рішення. Однак
констатація даної стратегії не супроводжується планом розробки нового
продукту. Розробка бізнес-планів набула особливої актуальності в нашій країні
останнім часом у зв'язку з відкриттям фінансування окремих проектів
російських підприємців з боку закордонних інвесторів. Обов'язковою
документом для участі в конкурсі проектів є бізнес-план організацій,
беруть участь у такому конкурсі. Бізнес-план може включати до свого складу
наступні розділи: реквізити організації; опис бізнесу, включаючи
характеристику форм власності; його поточний стан та перспективи
розвитку; управління організацією, включаючи короткі автобіографічні довідки
на керівників; характеристику продукції, що випускається; мети і стратегії
розвитку; дослідження ринку (ринкові сегменти і їх ємність, характеристика
споживачів, конкуренти, ринкова частка, бар'єри проникнення на ринок);
стратегії маркетингу; прогнозні оцінки обсягів збуту на кілька років
(можливо, на 5 років) з за річною розбивкою; фонди та їх використання з
докладним обгрунтуванням необхідних валютних коштів; обгрунтування термінів повернення
кредиту. Можна рекомендувати розробку двох бізнес-планів. Перший складається
для тих, хто може зайняти вам гроші або вкласти їх у ваш бізнес. Цей план
покликаний викликати в інвестора упевненість, що наведені прогнози реалістичні, а
досяжні цілі. Другий план - для самого підприємства. Цей план є більш
детальним і більш об'єктивно і відверто описує поточний стан та
відчиняються. Він допомагає здійснювати контроль за діяльністю
підприємства, порівнювати поточну діяльність з прогнозами і пояснювати відмінності.
Складають бізнес-план зазвичай працівники даного підприємства за методичної
допомоги та участі експертів-консультантів.
Дійсно,
ніхто, крім співробітників підприємства, краще не знає виробничих та інших
можливостей цього підприємства, постачальників, споживачів, торгових посередників
і т.п. При складанні бізнес-плану в ряді випадків доцільно проводити
експертні опитування та соціологічні дослідження (або використовувати результати
таких досліджень, проведених іншими організаціями), що стосуються різних
аспектів діяльності підприємства та стану ринку.
Зміст
внутрішньофірмового планування як функції управління компанією полягає в
обгрунтованому визначенні основних напрямків і пропорцій розвитку виробництва
з урахуванням матеріальних джерел його забезпечення і ринкового попиту. Сутність
планування проявляється в конкретизації цілей розвитку всієї фірми і кожного
підрозділу окремо на встановлений період часу; визначенні
господарських завдань, засобів їх досягнення, термінів та послідовності
реалізації; виявленні матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, необхідних
для вирішення поставлених завдань [20].
Таким
чином, призначення планування як функції управління полягає в прагненні
завчасно врахувати по можливості всі внутрішні і зовнішні фактори,
що забезпечують сприятливі умови для нормального функціонування і
розвитку підприємства. Воно передбачає розробку комплексу заходів,
які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з урахуванням
можливостей найбільш ефективного використання ресурсів кожним
виробничим підрозділом і всією фірмою. Тому плануванням покликане
забезпечити взаємну зв'язок між окремими структурними підрозділами фірми,
які включають всю технологічну ланку: наукові дослідження і розробки,
виробництво і збут, сервіс. Ця діяльність опирається на виявлення та
прогнозування споживчого попиту, аналіз й оцінку наявних ресурсів та
перспектив розвитку господарської кон'юнктури. Звідси випливає необхідність
ув'язки планування з маркетингом та контролем з метою постійного коригування
показників виробництва та збуту слідом за змінами попиту на ринку.
Внутріфірмове
планування охоплює як поточний, так і перспективне планування,
здійснюване у вигляді прогнозування і програмування.
Якщо
перспективне планування покликане визначити загальні стратегічні цілі та
напрямки розвитку фірми, необхідні для цього ресурси та етапи рішення
поставлених завдань, то розроблені на його основі поточні плани
орієнтовані на фактичне досягнення намічених цілей виходячи з конкретних
умов і стану ринку на кожному даному етапі розвитку. Тому сьогоднішні
плани доповнюють, розвивають і корегують перспективні напрямки розвитку з
урахуванням конкретних обставин.
Рівень
і якість планування визначаються наступними найважливішими умовами:
компетентністю керівництва фірмою на всіх рівнях управління; кваліфікацією
фахівців, що працюють в функціональних підрозділах; наявністю
інформаційної бази та забезпеченістю комп'ютерною технікою.
Планування
закінчується перед початком дій щодо реалізації плану. Планування - це
початковий етап управління, проте воно є не єдиний акт, а
процес, який триває до завершення планованого комплексу операцій
(ріс.1.2).
Планування
спрямоване на оптимальне використання можливостей фірми, у тому числі
якнайкраще використання всіх видів ресурсів і запобігання помилкових
дій.
Ріс.1.2.
Загальна схема процесу управління компанією [20].
В
Залежно від спрямованості і характеру розв'язуваних задач розрізняють три види
планування: стратегічне (перспективне), середньострокове (бізнес-план),
поточне (тактична).
Стратегічне
планування полягає в основному у визначенні головних цілей діяльності
фірми, що охоплює період в 10-15 років, грунтується на глобальних ресурсах.
Поточне
планування полягає в основному у визначенні проміжних цілей на шляху
досягнення стратегічних цілей і завдань. При цьому детально розробляються
засоби і способи вирішення завдань, використання ресурсів, впровадження нової
технології.
Стратегічне
планування ставить метою дати комплексне наукове обгрунтування проблем, з
якими може зіткнутися фірма в майбутньому періоді, і не цій основі
розробити показники розвитку фірми на плановий період.
В
основу при розробці плану кладеться:
--
аналіз перспектив розвитку фірми;
--
аналіз позицій у конкурентній боротьбі;
--
вибір стратегії та визначення пріоритетів з конкретних видів діяльності;
--
аналіз напрямів диверсифікації.
На
рис.1.3. представлена схема стратегічного планування, яка
демонструє, що перспективи та цілі пов'язані між собою для вироблення
стратегії. Поточні програми (бюджети) орієнтують оперативні підрозділи
фірми в їх повсякденній роботі, спрямованої на забезпечення поточної
рентабельності, стратегічні програми й бюджети закладають основи майбутньої
рентабельності, що вимагає створення спеціальної системи виконання,
побудованої на управлінні проектами.
Стратегічний
план виражений стратегією корпорації. У ньому містяться рішення щодо сфер
діяльності та вибору нових напрямів. У ньому можуть перераховуватися основні
проекти пріоритети і задаватися їх. Розробляється він на рівні вищої ланки
управління. Зазвичай стратегічний план не містить кількісних показників.
Середньострокові
плани охоплюють п'ятирічний термін, як найбільш зручний для оновлення
виробничого апарату та асортименту продукції. У них формуються основні
завдання на встановлений період, наприклад, виробнича стратегія фірми, стратегія
збуту, фінансова стратегія і т.п. Середньострокові плани передбачають
розробку в певній послідовності заходів, спрямованих на
досягнення цілей, намічених довгостроковою програмою розвитку.
Середньостроковий
план зазвичай містить кількісні показники. У ньому наводяться детальні
відомості про продукти, капіталовкладень, джерела фінансування. Він
розробляється у виробничих відділеннях.
Склад
бізнес-плану та ступінь його деталізації залежать від розмірів майбутнього проекту і сфери,
до якої він ставитися.
Наприклад,
якщо передбачається налагодити виробництво нового виду будь-якої продукції
(послуги), то повинен бути розроблений досить докладний план, що диктуються складністю
самого продукту і складністю ринку цього продукту.
рис.1.3.
Схема стратегічного планування [20].
Склад
і деталізація бізнес-плану залежать від характеру підприємства - ставитися воно
до сфери послуг чи до виробничої сфери. Якщо підприємство виробниче,
то на склад і деталізацію бізнес-плану вплинуть вид товару і чи буде цей
товар випускатися для споживачів або для виробників.
Склад
бізнес-плану також залежить від розміру ймовірного ринку збуту, наявності
конкурентів і перспектив зростання підприємства. Природним чином перехід до
розгляду практичної діяльності фірми приводить нас від бізнес-плану до
бізнес-процесу. Це пов'язано з тим, що в даний час підприємство часто
розглядається не просто як організаційна структура, а як система
взаємопов'язаних бізнес-процесів, спрямованих на досягнення певних
цілей. Хоча люди, залучені в процес виробництва, мислили в термінах
виробничих процесів протягом багатьох десятиліть, теорія
бізнес-процесів вперше з'явилася менше двадцяти років тому і спочатку була
зустрінута в основному з повною байдужістю. Навіть ті деякі, хто
зацікавився ідеєю, висловлювали скептицизм щодо її реальних переваг,
і тільки у зв'язку з масовим впровадженням загального якості в організаціях ідея
управління бізнес-процесами почала набирати обертів.
Хоча
повільно і болісно, але компаніям довелося визнати, що вони витрачають величезні
гроші і час на управління своєю функціональною ієрархією. Для більшості
менеджерів - це єдина мета їх трудового життя. Але робота не рухається
вгору і вниз уздовж функціональної ієрархії, вона тече крізь організацію у вигляді
набору бізнес-процесів, які в більшості організації
Організація
бізнесу на принципово новій основі дає можливість вирішити ряд найважливіших для
конкурентного підприємства завдань - від скорочення непродуктивних витрат і
найбільш повного використання ресурсів на базі оптимальної організації роботи
до управління асортиментом і ціноутворенням продукції, що випускається на основі
повної, точної та своєчасної інформації в єдиній інформаційній системі
підприємства [7]. Конструювання бізнесу, впровадження певних технологій
роботи були і залишаються унікальними творчими процесами. З тією лише різницею,
що сьогодні менеджери, фахівці, займаючись питаннями організації,
функціонування та контролю діяльності компанії, приділяють все більшу увагу
нових інформаційних технологій.
Поняття
"Бізнес-процес", хоча і не отримала поки нормативного тлумачення, є
найвживанішим. Під ним мається на увазі або горизонтальна
ієрархія внутрішніх і залежних між собою функціональних дій, кінцевою
метою яких є випуск продукції або окремих її компонентів, або
безперервна серія завдань, вирішення яких здійснюється з метою створення виходу
(результату), або пов'язаний набір повторюваних дій (функцій), які
перетворять вихідний матеріал та/або інформацію в кінцевий продукт (послугу) у
відповідно до попередньо встановлених правил. Для простоти назви
всієї структури бізнес-процесів на підприємстві існує поняття
"бізнес-система", яке визначається як пов'язане безліч
бізнес-процесів, кінцевою метою яких є випуск продукції. Слід
відзначити, що під продукцією в даному контексті розуміється будь-який вихід
(результат): товари, послуги, а іноді й документи, які розглядаються,
очевидно, як носії корисного властивості (ГОСТи, Сертифікати тощо) або
інформації, хоча в класифікації продукції вони поки що немає [7]. У цьому
контексті становить інтерес Монографія Г.М. Калянова [38] "Теорія та практика
реорганізації бізнес-процесів ", в якій автор розглядає актуальні
теоретичні та практичні питання реорганізації бізнес-процесів сучасних
підприємств та установ. Пропонується методологія та комплекс методик
реорганізації, що дозволяють проводити формалізоване дослідження
бізнес-процесів підприємств, здійснювати їх проектування, тестування і
верифікацію, а також оцінку якості. Аналізуються основні вимоги до
інструментальним програмним системам підтримки реорганізації бізнес-процесів.
Потенційно існують величезні переваги від більш глибокого розуміння і
більшої орієнтації в бік управління бізнес-процесами. Наприклад, у цих
обставин координація роботи має стати набагато більш ефективною,
оскільки робота перетікає з відділу у відділ з меншою кількістю помилок і
вимоги клієнта задовольняються з першого разу і вчасно. Знання про
покупців поліпшується, зазвичай дуже значно, конфлікти між відділами
зменшуються, так само як і затримки між різними етапами процесу.
Бізнес-процеси підприємства розробляються і досліджуються не самі по собі, а в
рамках створення і використання в поточній діяльності підприємства його
бізнес-моделей.
Бізнес-модель
підприємства - це сукупність графічних та текстових описів, що дозволяють
розуміти, а у разі використання електронних засобів динамічного моделювання
імітувати процес управління підприємством. Зазвичай бізнес-модель формується в
метою вдосконалення процесу управління, коли керівництво розуміє, що
підприємство повинно перейти на новий щабель розвитку, наприклад підвищити
якість виробленої продукції або послуг, що надаються, вийти на зовнішній ринок і
т. п. Найбільш підходящим засобом, що забезпечує якісне зростання
підприємства, може стати нова інтегрована інформаційна система
управління підприємством. Ідеально, коли така система містить в собі
вбудовані засоби динамічного моделювання діяльності підприємства,
дозволяють: · візуалізувати діяльність підприємства, забезпечивши керівництву
можливість правильно оцінити наявні недоліки і відшукати джерела
потенціалу та напрямки удосконалення;
скоротити
час налаштування ІСУ під специфічні особливості підприємства;
відобразити
і зафіксувати в готовому для подальшого розгортання вигляді варіанти
реалізації ІСУ, кожен з яких може бути вибраний при переході на чергову
щабель розвитку підприємства.
Іншими
словами, бізнес-модель є відображенням підприємства і його
інформаційно-керуючої системи. Без бізнес-моделі ви не зможете побудувати
дійсно інтегровану і "всеосяжну" ІСУ. Саме при створенні бізнес-моделі
формується "мова спілкування" консультантів, розробників, користувачів та
керівників підприємства, що дозволяє виробити єдине уявлення про те,
ЩО і ЯК має робити система управління підприємства ( "корпоративна система
управління ").
Помилково
вважати, що бізнес-модель - це просто комплект документів, що описує
тільки бізнес-процеси підприємства. Насправді в основі бізнес-моделі завжди
лежать бізнес-цілі підприємства, за великим рахунком повністю визначають склад
всіх базових компонентів бізнес-моделі (див. рис. 1.4):
бізнес-функції,
описують, ЩО робить бізнес;
бізнес-процеси,
описують, ЯК підприємство виконує свої бізнес-функції;
організаційна
структура, яка визначає, ДЕ виконуються бізнес-функції та бізнес-процеси;
фази,
визначають, КОЛИ (у якій послідовності) повинні бути впроваджені ті чи
інші бізнес-функції;
ролі,
визначають, ХТО виконує бізнес-процеси;
правила,
визначають зв'язок між ЩО, ЯК, де, коли і ХТО.
Тим
не менше опис бізнес-процесів, як найбільш трудомістка і чревата багатьма
помилками завдання, потребує конкретної методологічної платформі.
Рис.
1.4. Типова бізнес-модель підприємства
Тому
існує найбільш усталений перелік атрибутів, які модель
бізнес-процесів повинна описувати на образотворчому рівні, а саме:
впливу,
ініціюють кожен крок бізнес-процесу;
виконавці
кожного кроку (це можуть бути як люди, так і програми та механізми);
впливу,
регламентують даний крок (законодавчі акти, ринкові умови і т. п.);
результат,
отримується на виході конкретного кроку бізнес-процесу.
Список літератури
Для
підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.marketing.spb.ru/
