Євфрат-Документообіг

Юлія Кривоблоцьких

При дослідженні ринку систем електронного документообігу на перший погляд здається, що всі СЕД схожі одна на іншу. Це не дивно, адже всі вони покликані прискорити роботу з документами, звільнити співробітника від рутинної роботи, оптимізувати процеси діловодства. Але все-таки у кожної системи є та чи інша істотна відмінність, яка може зіграти важливу роль при виборі СЕД у вашій компанії.

Система електронного документообігу "Євфрат-Документообіг" розроблена компанією Cognitive Technologies, яка утворена в 1993 році на базі Лабораторії штучного інтелекту Інституту системного аналізу РАН. Слід відзначити, що СЕД "Євфрат-Документообіг" має свої цікаві технологічні розробки, створені фахівцями компанії Cognitive Technologies, про що докладніше буде розказано нижче.

Організація роботи в системі

За своєму користувача інтерфейсу програма "Євфрат-Документообіг" нагадує програму для роботи з електронною поштою. У лівій частині розташовані ваші особисті папки: доручення, контроль, вхідні, вихідні, відправлені повідомлення, результати пошуку, кошик. У правій частині вікна відображається список повідомлень, документів, доручень та погоджень в поточній вибраній папці. Внизу - текст обраного повідомлення.

В папки "вхідні", "вихідні" і "відправлені" надходять повідомлення по внутрішній електронній пошті. Знайдені користувачем документи відображаються в "результаті пошуку". У папку "доручення" приходять документи, за якими одержувач призначено виконавцем, а в папку "контроль" - відповідно контролером.

Тут повідомлення відображаються групами: повідомлення, що відносяться до одного з документом, об'єднані в одну групу. В "кошик" потрапляють документи і завдання, що вийшли з оперативної роботи. Але це не означає, що після їх приміщення в кошик вони видаляються з системи - всі документи в системі "Євфрат-Документообо-рот" зберігаються на сервері, і співробітники в будь-який момент можуть їх "підняти" і подивитися, хто і як з ним працював.

Для авторизації в системі використовуються пароль і логін, які адміністратор прописує індивідуально для кожного користувача.

Організація електронного документообігу представлена в системі у вигляді "потоків" - Розподілу документів за видами. У коробковому варіанті системи три потоки -- вхідні, вихідні і внутрішні документи. Користувач може створювати додаткові потоки у відповідності до потреб організації. У кожному потоці існує своя автоматична нумерація документів з використанням суфіксів і префіксів в номері.

Вікно перегляду документа

Документ в системі - це сукупність реєстраційної картки, приєднаних файлів і контрольної картки документа, що містить список доручень і узгоджень виконання документа. Всі ці компоненти одночасно представлені у вікні перегляду документів.

Для кожного потоку існує своя реєстраційна картка (РК) з певним набором полів, обов'язкових для заповнення. За допомогою внутрішнього інструментарію систему можна легко адаптувати до особливостей документообігу і бізнес-процесів конкретної організації: поля в РК можна перейменовувати, вносити додаткові реквізити або прибирати їх. У РК є функція, за допомогою якої можна зробити відмітку: прийшов лист по факсу, доставлено кур'єром або поштою. Система автоматично перевіряє документи на дублювання: якщо спочатку в РК були внесені реквізити документа, що прийшов по факсу, а потім прийшов оригінал і користувач заповнює для нього нову РК, система попередить про те, що такий документ вже існує.

Для зручності заповнення РК застосовуються словники, які можна поповнювати. Пошук документів здійснюється за будь-якими реквізитами РК з урахуванням морфології російської мови. Наприклад, якщо в пошуку ви набрали слово "люди", система може знайти документ зі словом "людина". Це один з технологічних розробок, створених фахівцями компанії Cognitive Technologies. У РК можна встановлювати зв'язки з іншими документами з будь-яких потоків: якщо ви зареєстрували вхідний документ, відпрацювали його, то на його підставі можна зареєструвати вихідний.

До РК можуть бути приєднані файли будь-яких форматів: це може бути текст електронного документа, зображення, графік, діаграма, аудіо-та відеоматеріал. Сама РК може існувати і без доданого файлу, який можна приєднати пізніше. З моменту приєднання файл зберігається на сервері, і змінити його можуть тільки користувачі, наділені відповідними правами.

Контрольна картка, яка містить список доручень та погоджень за документом, що відображається у лівому нижньому кутку вікна документа.

При реєстрації документа користувач вибирає потік, куди буде зареєстрований документ і заповнює відповідну цього потоку РК. У системі можна додавати свої потоки і створювати для них реєстраційні картки. Наприклад, можна завести потік "Документи по нарад" і створити реєстраційну картка саме для цього потоку, в якій будуть свої особливі реквізити.

Створення доручень та погоджень по документу

Після того, як керівником була накладена резолюція на документ, він або його Секретар розписує доручення співробітникам в контрольній картці документа. Це функція замінює "бігунок", який зазвичай прикріплюється до паперового документу. У списку зазначаються співробітники-контролери (зазвичай це начальники відділів або керівники департаментів) і, якщо це потрібно, встановлюється загальний термін виконання по документу (число, місяць, рік). Це можна зробити, вказавши конкретну дату. Крім цього, у системі можна вказувати терміни виконання конкретних доручень і подпорученій по документу. У разі якщо зазначений термін виконання окремих доручень перевищує загальний термін виконання документа, система не прийме ці параметри і сповістить користувача. У програмі можна задавати як послідовні, так і паралельні доручення. Після того як контрольна картка буде збережена, співробітникам будуть надіслані повідомлення про що з'явилися у них завдання та призначення.

Наприклад, на своєму робочому місці Контролер призначає Виконавця. На робочому столі у Виконавця в папці "доручення" з'являється повідомлення про те, що він призначений відповідальним виконавцем. Йому необхідно прийняти документ до виконанню, щоб Контролер знав: або Виконавець його виконає, або відмовиться (з причини відходу у відпустку, відрядження і т.д.). Виконавець може прийняти доручення з коментарями чи без них. Після того, як документ прийнятий в роботу, Виконавець може створювати доручення своїм підлеглим, писати звіти, коментарі. Коли всі роботи по документу виконані, Виконавець відправляє документ Контролер, звітуючи перед ним. Якщо виконаний документ Контролер визнає незадовільним, він може відправити його назад на доопрацювання або зняти його з контролю. Повністю виконаний документ може бути списаний в архів.

Узгодження відбувається за тією ж схемою, що і створення доручення. Тут теж можна встановити термін узгодження документа, призначити узгоджуються. Є можливість створення типових маршрутів узгодження. Це зручно, коли документ в організації проходить постійно один і той самий маршрут.

В системі одночасно зберігається і обробляється інформація різних рівнів конфіденційності. У зв'язку з цим, кожному співробітнику даються певні права на доступ до потоків, на роботу в системі, на реєстрацію і контроль документа. Права адміністратор прописує в картці співробітника. Керівнику зазвичай дається право на розширений контроль.

Для організації роботи в режимі тимчасового або постійного заміщення одного співробітника іншим у системі застосовується механізм "для користувача ролей ".

Вбудована пошта системи "Євфрат-документообіг"

В програмі існує вбудована поштова система для обміну електронними повідомленнями між користувачами, на зразок електронної пошти в мережі Інтернет. Переглядати повідомлення можуть тільки їх адресати. Інтегрована пошта служить тільки для відправлення документів програми. Одноразово можна відправити тільки один документ, але зате з допомогою "адресної книги" розіслати його відразу кільком адресатам або цілих груп. У разі якщо потрібно зв'язатися з віддаленим абонентом (зовнішнім контрагентом) не використовують "Євфрат-Документообіг", то документ відправляється із зовнішньої електронною поштою (Microsoft Outlook, The Bat), з якої інтегрована система.

Модулі системи

Модуль "Менеджер журналів і звітів" дозволяє створювати звітні форми з певним набором полів, які згодом можна використовувати для підготовки звітів за документами, перевірки виконавської дисципліни і так далі. У стандартну поставку системи входить ряд звітів за документами і контролю виконання, а за допомогою даного модуля замовники можуть розробити необхідні їм шаблони для звітів у відповідності з їх специфікою. У системі користувачі можуть сформувати журнал вхідних/вихідних документів, а також загальні журнали за весь час роботи або за окремі періоди часу. Можна створити загальний журнал за весь час роботи або за певним потоку документів. Журнал створюється автоматично, треба лише вибрати тимчасової інтервал і встановити відповідні параметри.

З допомогою модуля "Дизайнер форм" адміністратор може налаштувати поля РК. На даний момент вимоги ГОСТу носять рекомендаційний характер і організації мають право самостійно вирішувати, як їм оформити той чи інший документ. Документ з однаковою назвою в різних організаціях може мати різні реквізити. Гнучкість системи дозволяє налаштувати поля РК під конкретного користувача.

Модуль "Дизайнер маршрутів". Тут прописуються типові маршрути руху документів в організації. Користувач може створювати свої маршрути руху документів, використовуючи простий інструментарій програми.

Модуль установки електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Логін і пароль дають можливість присвоїти користувачу особисту ЕЦП. Для цього в картці співробітника адміністратор прописує параметри ЕЦП. Вона буде дійсна тільки в межах організації, але дасть можливість зробити так, щоб документообіг був безперервним і електронним. У програмі є кнопка простановки і кнопка перевірки ЕЦП.

Для зберігання документів, що вийшли з обігу, замовник може додатково придбати модуль "Архіваріус".

Встановлення системи

Для встановлення та експлуатації системи не потрібно наявності додаткового програмного забезпечення. Коробковий варіант програми, що надають розробники, може бути впроваджений у компанії силами системного адміністратора, при використанні служби технічної підтримки і гарячою лінією компанії Cognitive Technologies. Щоб налагодити роботу "Євфрат-Документообіг", адміністратору достатньо пройти навчання у компанії-розробника протягом трьох днів. Коробковий варіант припускає встановлення до 250 одночасно функціонуючих робочих місць.

Досвід впровадження системи

Молода компанія "Плюс Телеком" існує на ринку телекомунікаційних послуг Москви і Московської області трохи більше року і спеціалізується на комплексних рішень для бізнесу. Не так давно, керівництвом компанії було прийнято рішення про взяття усього потоку документів на електронну документообіг. Детальніше про критерії вибору і впровадження системи ми поговорили з менеджером проектів компанії "Плюс Телеком" Ігорем Дашкіним, який займався вибором СЕД для компанії:

-- Рішення про впровадження СЕД в "Плюс Телеком" було пов'язане зі стратегією нашої компанії, яка спрямована на використання передових технологій, що сприяють росту бізнесу. Ми знаємо, що на сьогоднішній день багато організації стикаються з проблемами, пов'язаними з переходом від паперового документообігу до електронного. На наш погляд, рішення автоматизувати документообіг з самого початку діяльності організації є важливим кроком на шляху успішної роботи компанії.

Компанія "Плюс Телеком" використала досить грамотний підхід у питанні впровадження СЕД. Ініціатором автоматизації документообігу виступив виконавчий директор компанії. А як показує практика, саме "ініціатива зверху" дає найбільш відчутні результати впровадження СЕД.

Ігор Дашкін:

-- Нами було досліджено ринок програм автоматизації документообігу і вивчені можливості аналогічних програмних продуктів в плані застосування їх під реальні потреби документообігу нашої компанії.

Для того, щоб зробити вибір, ми розробили критерії, важливі для нашої компанії. Це повинен був бути вітчизняний продукт без проблем з локалізацією. Система повинна в перспективі давати можливість переходу на бази даних Oracle без втрати напрацьованої інформації (це пов'язано зі специфікою роботи нашої організації). Ми вирішили, що продукт, який хочемо придбати, повинен бути готовий до експлуатації і не вимагати додаткового програмування.

Впровадженням системи займалися власними силами, не залучаючи фахівців компанії-розробника. На першій нараді були розроблені загальні положення, вимоги, технологічні питання руху та зберігання документів в СЕД. Наступним етапом було створення тестової бази, на якій відпрацьовувалися механізми взаємодії підрозділів і співробітників. Півмісяця тому СЕД стала стандартним інструментом компанії "Плюс Телеком". Системою охоплені практично всі підрозділи і більшість співробітників.

Оскільки "Плюс Телеком" має досить протяжний мережу, для нас важливо, що тепер є можливість працювати з документом з будь-якої точки по каналах зв'язку. Дуже зручним є розділення прав доступу до документа менеджерів і персоналу. Впровадження системи дозволило впорядкувати документи за різними критеріям, з'явилася можливість бачити структуру складних документів з усіма їх зв'язками, з'явилися широкі можливості щодо пошуку документів.

Зараз ще рано наводити будь-які серйозні цифри, пов'язані з експлуатацією СЕД. Але суто суб'єктивно можу сказати, що швидкість пошуку і зручність роботи з документами відчутні.

Система "Євфрат-Документообіг" показала себе досить зручної, швидкої та надійною в експлуатації. Для впровадження ми вибрали коробковий варіант системи. З часом планується розширення робочих місць використовують СЕД.

Список літератури

Журнал «Секретарь.ru»