Персональна система роботи з інформацією

Сергій Іванович Калінін, психолог, бізнес-консультант; керівник консалтингової фірми "Психологія і бізнес" (м. Псков).

Багатьом керівникам доводиться самостійно вирішувати проблему індивідуального інформаційного інжинірингу, намагаючись розібратися з величезним потоком нападає на них службової інформації. Зазвичай навіть добре опрацьовані посадові інструкції вказують, що саме потрібно робити з документами, але зовсім не містять підказок, як всі необхідні дії здійснювати швидко і технологічно, не потонувши в паперовому потоці.

Для багатьох спеціалістів питання ефективної переробки інформації часто стає серйозної завданням, яке необхідно вирішувати не тільки для успішного виконання своїх обов'язків. Будь-який професіонал, зацікавлений у тому, щоб рости і розвиватися, повинен постійно навчатися, засвоюючи нові знання і навички, узагальнюючи й аналізуючи власний досвід. Таким чином, постійна робота з інформацією стає обов'язковою умовою для професійного розвитку та особистісного зростання.

Нижче наводиться декілька правил, з опорою на які можна розробити власну систему роботи з інформацією.

1. Найголовніше: визначитеся з метою одержання, зберігання та використання інформації. Для цього необхідно відповісти на ряд питань: Для чого взагалі вам потрібна інформація? Як вона використовуватиметься? Точні відповіді на ці питання допоможуть вам краще зрозуміти, що взагалі (які відомості, факти, дані тощо) для вас є «інформацією», а що - ні (тобто є «інформаційним шумом »).

Головна проблема інформаційного інжинірингу полягає в тому, що не можна осягнути неосяжне. Нас оточує океан інформації, і не потонути в ньому допоможе лише чітке визначення меж: що для нас «інформація», а що - ні. «Кордони інформації »прямо залежать від цілепокладання, тобто від того, як ми збираємося цю інформацію використовувати.

2. Визначте зручні особисто для вас інформаційні теми. Теми - це змістовні області, категорії, сфери, розділи, які дозволяють легко укрупнювати (узагальнювати) вхідну інформацію. Інформаційні теми не є чимось непорушним, при бажанні ви можете легко їх змінити: об'єднати декілька тем в одну, перейменувати, розділити тему на декілька самостійних тем і т. п. Принцип об'єднання інформації в тему може бути будь-яким, аби теми були зручними для вашого сприйняття і відповідали вашій логіці роботи з інформацією. Однак по можливості зміст тим не повинно перетинатися один з одним, в іншому випадку може виникнути серйозна плутанина.

3. Вирішіть, в якій формі і в якому обсязі буде зберігатися і використовуватися інформація. Це індивідуальне завдання з формалізації використовуваної вами інформації. Можна використовувати самі різні форми подання інформації, лише б вони були зручні для вас: у вигляді повної або часткової копії документа, розгорнутої виписки або конспекту, короткої виписки або цитати, посилання на джерело інформації та ін

Форма і обсяг зберігання (використання) інформації є пов'язаними характеристиками. Наприклад, приймаючи рішення про збереження цілісного документа, навряд чи має сенс його конспектувати, переписуючи весь текст цілком, але скорочуючи написання окремих слів. Набагато простіше зробити ксерокопію або відсканувати весь документ, тобто зберегти його в повному обсязі.

4. Виберіть зручний для вас носій інформації. Традиційними носіями інформації є паперові, хоча останнім часом їх все більше витісняють цифрові (комп'ютерні) носії інформації. Можна наводити багато аргументів «за» і «проти» як для паперового, так і для комп'ютерного способів представлення і зберігання інформації. Комп'ютерний носій інформації, без сумніву, відкриває унікальні можливості для швидкої роботи з величезними масивами інформації, в той же самий час паперові носії інформації, як це не дивно, відрізняються більшою надійністю і універсальністю.

В Як приклад можу навести історію, статися особисто зі мною. Ще на зорі «персоналок» в «науковому» текстовому редакторі ChiWrighter ( «науковим» він вважався тому, що дозволяв вписувати в текст і редагувати математичні формули) під операційну систему MS DOS мною була написана наукова стаття. Стаття була роздрукована, надіслана в редакцію одного збірника наукових статей, але так і не була опублікована. Минуло багато років, спочатку «помер» ChiWrighter, потім «Операційка» MS DOS була витіснена всюдисущої Windows, а файли з текстом статті у форматі редактора ChiWrighter залишилися. Через кілька років мені знову довелося займатися питаннями, порушеними у статті, і мені знадобилися викладені у статті факти і висновки. Фінал цієї історії сумний - я до сих пір шукаю програму-конвертер, яка дозволила б перетворити «нечитані" файли у форматі *. chi в якій-небудь більш сучасний текстовий формат.

«Мораль» цієї історії проста: ще протягом довгого часу паперовий і комп'ютерний носії інформації будуть не замінювати, а доповнювати один одного. Як правило, в будь-якої організації, зацікавленої в «наднадійним» зберіганні інформації, вона дублюється на носіях обох типу.

5. Додайте інформацію (точніше, її носії) в просторі таким чином, щоб з нею було зручно працювати. Наприклад, зручним способом розміщення інформації є метод «трьох зон».

Перша зона - це та інформація, з якою я працюю безпосередньо в даний момент, яка знаходиться у мене перед очима (наприклад, на робочому столі або на «робочому столі» комп'ютера).

Друга зона - це інформація, яка може терміново знадобитися в якості доповнення до основної або та інформація, з якою я буду працювати в другу чергу. Друга зона - це також поверхня робочого столу і прилеглі до нього ділянки (наприклад, шухляди робочого столу, полиця над столом і т. п.). У комп'ютері аналогом другої зони можуть бути піктограми робочих папок (каталогів), виведені на «робочий стіл».

Третя зона - це архів, тобто та інформація, яка використовується порівняно рідко. Третя зона взагалі повинна знаходитися за межами робочого столу, наприклад, це можуть бути окремі шафи або стелажі для зберігання паперів. У комп'ютерному варіанті третя «архівна» зона може бути прихована всередині структури папок (каталогів) або навіть «прибрана» на зовнішні носії, наприклад, записана на компакт-диски.

6. Для зручності орієнтації у великих масивах накопиченої (архівної) інформації придумайте власний кодифікатор, що дозволяє швидко визначати, на яку тему або підтеми, розділу і т. п. відноситься та чи інша одиниця зберігання інформації. Кодифікатор повинен бути зручний для вас, а в його основу можуть лягти цифри, символи, колір та ін Наприклад, всі папки мого паперового архіву мають кодіфіцірующіе мітки у вигляді кольорових наклейок на корінцях, а вкладені в них матеріали мають відповідну мітку-символ у верхньому правому куті аркуша. Зручним способом представлення малих інформаційних одиниць (наприклад, цитат, бібліографічних посилань і т. п.) є картотека, в якій способами кодифікації інформації можуть бути розміщення її за алфавітом, у хронологічному порядку та ін

Щоб розроблена вами персональна система роботи з інформацією «запрацювала» на практиці, слід дотримуватися наступного алгоритму обробки вхідної інформації:

Потрібна Чи мені ця інформація? Чи є вона доцільною, чи можна якось використати? Якщо інформація не потрібна, не є доцільним, щоб уникнути «інформаційного завалу »вона відкидається, і чим швидше, тим краще.

Якщо інформація потрібна, то до якої теми вона відноситься? У деяких випадках корисна інформація «не вписується» у вже існуючі теми. Тут можна піти двома шляхами: або створити нову тему, або дати цій інформації «відлежатися» деякий час. Можливо, через деякий час ви дійдете до іншого розуміння змістовного наповнення виділених вами тем, і тоді відкладена інформація легко підійде для якої-небудь теми.

Якщо ви визначили, до якої теми відноситься важлива для вас інформація, то необхідно вирішити дві пов'язані між собою завдання: в якому обсязі і в якій формі необхідно зберегти інформацію? По суті справи, одночасно з прийняттям рішення про форму і об'єм пам'яті також приймається рішення про те, на якому носії вона буде «знято». У «канцелярською площині» це завдання може бути вирішене тисяча і одним способом (виписки від руки, ксерокопіювання, сканування, придбання друкованого варіанту документу, фотографування та ін), але бажано скоротити все канцелярське різноманіття до одного-двох варіантами. В іншому випадку ваш архів нагадуватиме строкату звалище різноформатних одиниць зберігання інформації, орієнтуватися в яких буде незручно і некомфортно.

Додайте виділену вами одиницю інформації у відповідній її актуальності зоні. Якщо інформація відразу відправляється в архів, то (при необхідності) кодіфіціруйте її.

«Короткий курс» з підвищення ефективності роботи з інформацією

В наш божевільний інформаційний вік ми всі, незалежно від роду занять, трохи канцелярські працівники. Це означає, що існує достатньо великий спектр повсякденних навичок роботи з інформацією, вдосконалення яких до певною мірою дозволить нам заощаджувати час для вирішення більш масштабних життєвих завдань. Нижче наводяться експрес-поради, що вказують, яким чином можна підвищити успішність роботи з інформацією.

Робота з діловими паперами (документами)

1. Наведіть, нарешті, порядок на своєму робочому столі! Або так: наводьте порядок на письмовому столі хоч зрідка!

2. Делите робочий стіл на три зони ( «стопки») для паперів за їх пріоритетності: 1) «Працюю в даний момент»; 2) «друга черга»; 3) «буду працювати, коли з'явиться вільний час ». Ці три «стопки» можуть розташовуватися на робочому столі в будь-якій зручній для вас послідовності, наприклад, зліва направо.

3. Використовуйте відповідні тематичні комірки (папки-органайзери, лотки, полиці і т. п.) для зручного зберігання інформації.

4. Сортування входять папери (документи) за пріоритетністю: 1) «реагувати відразу »; 2)« прийняти рішення після отримання додаткової інформації, обговорення »; 3)« відразу викинути у кошик для сміття ».

5. Не допускайте скупчення паперів з грифом «не знаю». Наприклад, періодично їх можна викидати у кошик для сміття. (В цю категорію потрапляють всі «зависли» ділові папери, тобто не термінові, не важливі, не точні, не повні (отже, трохи «відлежатися» і так і не ставши популярними, вони цілком можуть відправитися у кошик для сміття). Гриф «не знаю» також може ставитися на «дивні» папери, за формою та змістом не відповідають стандартам документообігу в організації; або на папери, розгляд яких виходить за межі компетентності співробітника.)

6. Обмежуйте потік, і особливо - збереження інформації (не копіюйте, не зберігайте «про запас »).

7. Створіть особисту архівну систему для документів, з якими ви постійно або часто працюєте (наприклад, «ближнє» і «далекий» архіви).

Спілкування по телефону

1. Плануйте телефонні дзвінки (для інших людей - призначайте час, коли вам можна зателефонувати, і строго дотримуйтеся його). Від випадкових незапланованих дзвінків відгороджується секретарем або автовідповідачем.

2. Для тих дзвінків, від яких не вдалося відгородитися, введіть жорсткий регламент часу, наприклад, 5 хвилин. У принципі, для ділового спілкування добре б ввести регламент - внутрішньоорганізаційні стандарт - на будь-які дзвінки.

3. Ведіть (і вимагайте від співробітників) коротку запис телефонних розмов (телефонограми). Бажано, щоб телефонограма була формалізованим документом. Тоді важлива інформація не буде губитися і не потрібно буде витрачати час на передзвонювання, уточнення і т. п.

4. Створіть персональну та організаційну базу телефонних номерів. За наявності Аона створіть також «білий» і «чорний» списки вхідних дзвінків.

5. Будьте компетентними у телефонному спілкуванні: чітко уявляти на початку розмови; говорите коротко, лаконічно викладайте суть питання і мету дзвінка, не відволікайтеся на спілкування з іншими «нетелефонні» співрозмовниками; перепитуйте, уточнюйте, перевіряйте взаєморозуміння та ін

Робота з поштою (діловою кореспонденцією)

1. Використовуйте для попереднього фільтрування і сортування пошти секретаря або довіреного співробітника.

2. Не витрачайте часу на випадкову пошту, безжалісно викидайте.

3. Сортування пошту за ступенем важливості ( «реагувати відразу», «прийняти рішення після обговорення »,« кошик для сміття »,« зберегти в архіві »).

4. Фіксуйте важливі місця і робіть помітки з обробки і реакції у відповідь (наприклад, «Перевірити інформацію», «Відповісти ствердно», «Вислати типовий відповідь N »і т. п.).

5. Чи не накопичуйте пошту - читайте і використовуйте її на початку дня один раз в 1-3 дня.

6. Звідти необхідні варіанти типових (стандартних, в які підставляється Ф. І. Б. адресата) вихідних листів.

7. Введіть у практику диктування (а також доручення «чистового оформлення» і відправлення) листів секретареві або довіреній співробітнику.

8. Намагайтеся відповідати на листи якомога швидше. По можливості, надсилайте негайну відповідь, використовуючи електронну пошту.

Робота з книгами та друкованою пресою (газетами, журналами)

1. Читайте тільки саме необхідне, не витрачайте надлишкове час на читання. Чим об'ємніше книга, яку ви плануєте прочитати, тим суворіше повинні бути ваші критерії оцінки доцільності (корисності, попиту) даної інформації.

2. Якщо існує така можливість, то використовуйте тямущих співробітників для реферування книг і преси. Доручав їм робити виписки або короткі конспекти (обмеженого обсягу) за що цікавить вас теми.

3. Використовуйте які-небудь прості і зручні техніки раціонального читання (у відміну від технік швидкочитання вони не потребують спеціальних тривалих і трудомістких тренувань), наприклад, п'ятиступінчастий метод SQ 3R:

Survey - Огляд структури тексту;

Question - Питання, що задають мету читання;

Read - Власне читання тексту;

Recite - Узагальнення тексту, коротке виділення основних ідей;

Review - Повторення, запам'ятовування основних ідей.

4. Щоб прочитана інформація не пропадала даремно, розробіть і використовуйте власну систему поміток у тексті, конспектування, виписок на картках і картотеку.

Як конспектувати, робити виписки

1. Виписуйте тільки найнеобхідніше і пам'ятайте, що запис має сенс тільки для невеликих нотаток. В інших випадках використовуйте ксерокс, сканер, принтер.

2. Розробіть власну систему конспектування, в яку можуть входити: 1) особливі скорочення; 2) символічні помітки; 3) різні способи підкреслення; 4) використання кольору; 5) «згортання» інформації у таблиці, схеми.

3. Використовуйте власні коментарі, малюнки і схеми для поліпшення сприйняття і запам'ятовування інформації. Перетворення початкової інформації у малюнок або схему є розумової завданням, рішення якої в значній мірі підвищує запам'ятовуваність виписується інформації.

4. Визначтеся з форматом виписок: 1) записується лише ідея або смисл тексту в довільній формі; 2) виписується дослівна цитата (потрібна вказівка джерела, бібліографічна посилання); 3) конспект (включає в себе вказівку джерела, виписані цитати і/або переказ змісту тексту, а також власні коментарі).

5. Виписка - це дуже «мала» одиниця зберігання інформації, тому головна проблема - не загубити виписку! Якщо виписка не «розміщується» в продуманої системі зберігання інформації (наприклад, в картотеці), швидше за все, вона буде швидко втрачена.

Використання «розумної» техніки

1. Для підвищення ефективності роботи з інформацією і ступеня самоорганізації в цілому можна і потрібно використовувати: 1) персональний комп'ютер; 2) ноутбук; 3) КПК (кишеньковий персональний комп'ютер, «надолонник»); 4) електронний органайзер; 5) мобільний телефон з функціями органайзера.

2. В якості мінімального «джентльменського набору» комп'ютерних програм, якими досконало повинен володіти кожна сучасна людина, зацікавлений в ефективній рабо?? е з інформацією, є програми, входять до стандартного (і найбільш поширений) пакет MS Office: MS Word, MS Excel, MS Access, MS Power Point та ін

3. Крім традиційного телефону й особистих зустрічей активно використовуйте найбільш ефективні і сучасні засоби комунікації, які дозволять значною мірою прискорити ваше спілкування: 1) мобільний телефон; 2) електронну пошту; 3) факс.

4. Використовуйте не лише традиційні візуальні способи роботи з інформацією (текстові комп'ютерні файли, паперові документи та ін), а й аудіальні. Диктофон можна використовувати для: 1) планування своєї роботи; 2) фіксації нових ідей і цінних думок; 3) підвищення відповідальності співробітників (запис звітів, доповідей, постановки завдань і ін оперативної інформації); 4) самонавчання.

Якщо ви «дружите» з «розумною» технікою, то тут можливий ряд нетривіальних рішень. Наприклад, щоб не втрачати дорогоцінного часу в дорозі на роботу та з роботи, під час стояння в чергах і пробках і т. п., багато хто використовує для навчання або розваги читання книзі екрану КПК. Проте це знову візуальна інформація, а очі наші зовсім не «залізні» і мають властивість втомлюватися (особисто мені, як «очкарик» і багато читає і працює за комп'ютером людині, ця «ломота в очних яблуках» добре знайома). Я вирішив проблему наступним чином: цікаве для мене текстовий файл за допомогою програми для синтезу мови надиктовувати (конвертується) у звуковий файл; потім звуковий файл переписується на «флешку» (МРЗ плейер); у вуха встромляються навушники, і я отримую можливість прослухати цікаве для мене текст, і в той же самий час очі мої відпочивають. Єдиною проблемою тут є порівняно низька якість штучно, що синтезується, але до «електронного голосу» цілком можна звикнути.

5. По можливості використовуйте тільки такі технічні засоби, які зручні для вас і в яких ви добре розбираєтеся. Але незнання і невміння працювати з який-небудь технікою чи комп'ютерними програмами не повинні ставати для вас нездоланним бар'єром. Навіть якщо використання будь-яких технічних новинок є для вас таємницею, витратьте на їх вивчення необхідний час - воно потім з лишком окупиться!

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru/