Базові елементи підготовки до переговорів

Борис Суренович Саркісян, кандидат технічних наук, практичний психолог, понад 10 років проводить корпоративні тренінги з розвитку персоналу, ведення переговорів і технологіям продажу.

Для розробки плану переговорів та їх проведення на доброму професійному рівні необхідна певна підготовка. Ця підготовка включає в себе досить широкий спектр питань, яке можна розкласти на три основні складові забезпечення переговорного процесу:

інформаційна;

психологічна;

тактична.

Це і є базові елементи підготовки до проведення переговорів. Їх особливість полягає в тому, що вони перш за все визначають нашу поведінку на переговорах і є основою для вибору стратегії, методики і прийомів для їх реалізації. Визначимо трохи докладніше кожний з базових елементів.

Інформаційна підготовка. Збір інформації - один з найважливіших етапів підготовки до переговорів. Інформацію умовно можна розділити на три категорії:

інформація про власних цілях, плани та умови, за рішення завдань;

інформація про партнера. Ця інформація ніколи не буває надмірною. Вона включає в себе особистісні характеристики опонента, фінансовий стан його фірми, особливості продукції, його ділові зв'язки і т. п.;

інформація про зовнішнє середовище, в якому йдуть переговори. Під зовнішнім середовищем тут розуміється політична обстановка, ситуація на ринку, умови функціонування засобів доставки, закони та положення, що регламентують той або інший вид діяльності, податкове та митне законодавство.

Психологічна підготовка. Включає в себе два основних аспекти:

особиста психологічна підготовка;

загальна психологічна підготовка, необхідна для створення певного клімату переговорів.

Тактична підготовка. Включає розробку таких тактичних прийомів, застосування яких дозволяє «вести іншу сторону» і добиватися поставленої мети з мінімальними втратами.

Інформаційна підготовка. Інформація про партнерів має визначальне значення і може суттєво вплинути на результати переговорів. Це аксіома. Однак у деяких випадках існує думка, що високий професіоналізм парламентера може з лишком компенсувати відсутність необхідних відомостей про партнера.

Аналіз власної позиції

Постановка завдання. Перед тим, як вступати в переговори, слід визначитися, в чому полягають наші інтереси, якою сьогодні має бути результат, ніж можна пожертвувати для його досягнення. І лише після всебічної оцінки цього поставити перед собою мета.

Визначення цілі на перший погляд видається нескладним завданням, оскільки можна припустити, чого конкретно домагається будь-який учасник переговорів. Але все йде далеко не так просто, якщо розглядати стратегічний зміст питання. І він полягає не в тому, «чого я хочу домогтися на цих переговорах?», а в тому, «чому я хочу цього домогтися? »У цьому контексті сам акт переговорів виявляється підлеглим більше всеосяжної мети, яка вирішує більш широке коло завдань, що виходять за рамки теми переговорів.

Для того щоб кваліфіковано сформулювати постановку задачі, необхідно відповісти на ряд питань:

мінімально допустимий варіант;

максимально можливий варіант;

план дій, якщо угода не буде оформлено;

які альтернативи обговорюваного угоди.

Визначте, в чому полягають ваші інтереси, яким повинен бути результат, які альтернативи його досягнення і чим можна пожертвувати для його досягнення. Ця інформація є основою для визначення мети переговорів.

Мінімально допустимий варіант. У деяких випадках він визначається досить просто. Наприклад, при закупівлі та подальшому перепродажі товару можна спрогнозувати найгірший варіант і що випливають з цього накладні витрати. Тут в першу чергу велику роль грає досвід і здатність передбачати положення на ринку.

В інших випадках для визначення мінімального варіанту необхідно розглянути безліч можливих. Іноді такий аналіз може призвести до парадоксальних на перший погляд результатами.

Припустимо, ви хочете продати своє маленьке кафе. І тут можна розглянути ряд варіантів. Може бути, підготувати собі наступника, передати йому кафе, а самому зайнятися новим бізнесом? А може, здати частину приміщення кафе під ігрові автомати? А може бути, якщо місце дозволяє, відкрити при кафе книжковий магазин? Таких варіантів може бути досить багато. Розпишіть кожен з них і оцініть з економічної точки зору. Порівнюючи перспективність і привабливість різних варіантів, ви зможете визначити мінімальний рівень своїх вимог в майбутніх переговорах. У деяких випадках такий аналіз варіантів може привести до несподіваних, здавалося б, результатами.

Для визначення мінімально допустимого варіанта необхідно розглянути безліч можливих. Оцініть кожний з них. Порівнюючи перспективність і ймовірність різних варіантів, визначте мінімальний рівень своїх вимог.

Максимально можливий варіант. Яким би міг бути найкращий результат переговорів? Мова йде не про те, на що ви розраховуєте, а про те, що можна було б очікувати, розгортаються події по-вашому. Цей варіант і визначає початковий рівень ваших вимог. Максимальні вимоги забезпечують вас «запасом міцності», а опонента змушують поставитися до вашим вимогам серйозніше. З іншого боку, початкова ціна і сума операції збігаються рідко. Поза сумнівом лише одне -- ви ніколи не отримаєте більше, ніж запросили самі.

Однак рівень вимог повинен відображати стан справ на ринку. Стоїть у своїх вимогах вийти за межі розумного, як опонент відразу доведе їх неспроможність, тим самим зводячи нанівець будь-який план, який ви заготовили напередодні. Щоб цього не сталося, краще за все підкріпити свої доводи документально. Приготуйте звіти, рахунки, пропозиції конкурентів - будь-які матеріали, які тільки вдасться зібрати.

Рівень максимальних вимог повинен відображати стан ринку. Істотне нерозумне підвищення меж за вартістю або іншими параметрами дає хороший привід для докази неспроможності вимог. Рекомендується доводи підкріплювати документально (звіти, рахунки, дані конкурентів).

Недоліки позицій, заснованих на граничних варіантах. В результаті тиску чи інших обставин переговори можуть завершитися угодою, від якої ви повинні були б відмовитися. Учасники переговорів зазвичай намагаються захистити себе від такого результату, продумуючи заздалегідь найгірший варіант, на який вони можуть піти, - свій «межа». Коли ви купуєте, межею є найвища ціна, яку ви можете заплатити. Якщо ви щось продаєте, межею є сама низька, прийнятна для вас, ціна.

Коли межа встановлено, легше чинити опір натиску і спокусам моменту. Якщо з вашого боку в переговорах бере участь більше однієї людини, спільно певна межа дає гарантії, що вам не доведеться задовольнятися меншим. Ці гарантії випливають з того, що у вашій команді ніхто не зможе натякнути іншій стороні, ніби ви могли б задовольнятися меншим.

Ви можете убезпечити себе: посилаючи співробітника на переговори, обговоріть з ним відповідний межа.

Однак захист, який забезпечує встановлену межу, тягне за собою і високі витрати. Цей прийом обмежує ваші можливості користуватися інформацією, яку ви отримуєте під час переговорів. За визначенням межа - це позиція, яку ви не можете змінити. Вирішивши заздалегідь, що ніякі доводи і аргументи іншого боку не змусять вас змінити межу, ви позбавляєте себе можливості слухати.

Межа також пригнічує уяву. Він знижує стимул до розробки та пошуку нових рішень, які могли б узгодити різні інтереси для досягнення взаємовигідних угод. Майже кожні переговори надають більше одного варіанти вирішення.

Якщо нижня межа встановлено, легше чинити опір натиску. Однак захист, який забезпечує встановлену межу, тягне за собою обмеження. Він знижує стимул до розробки та пошуку нових рішень, які могли б узгодити різні інтереси для досягнення взаємовигідних угод.

Для розробки альтернатив обговорюваного рішенням необхідно розробити спосіб, який дасть можливість економічно оцінити будь-яка угода. Цей спосіб оцінки захистить вас від прийняття невигідних умов і відмови від умов економічно вигідних, але не настільки очевидних на перший погляд.

Підготуйте план дій, якщо угода не буде досягнуто. Якими б не були райдужними надії на укладення угоди, завжди корисно мати план дій на випадок, якщо угода не буде досягнуто. Опрацювання альтернативних можливостей для проведення угоди з іншими партнерами тільки підсилить ваші позиції на цих переговорах. Розгляньте кілька реальних варіантів. Ви не повинні потерпіти фіаско ні за яких обставин.

Інформація про опонента і фірмі

Інформація про опонента. Дуже важливо знати якомога більше про людей, з якими ви збираєтеся вступити в переговори.

Більшість людей передбачувано. Персональний стиль поведінки позначається у всьому, що б вони не робили, включаючи і переговори. Перш ніж зустрічатися з опонентом, постарайтеся з'ясувати у його друзів, ворогів і тих, хто мав з ним контакт, особливості його характеру. З'ясуйте, де він живе, хто його оточує, коло його інтересів.

Найбільш цінною є інформація про стиль поведінки його на переговорах: здатність відстоювати точку зору, прагнення до жорсткості або до компромісу, здатність адекватно і швидко реагувати на швидко змінюється ситуацію на переговорах. Це дуже важлива інформація, особливо в тих випадках, коли чекають тривалі спільні роботи та перший вдалий контакт зумовлює подальше рівень відносин.

Важливо більше дізнатися про минуле опонента, проаналізувати його попередні угоди і ділові підприємства, особливо зазнали невдачі. Дуже часто невдачі говорять про людей більше, ніж перемоги. Ретельно розглянувши причини провалів, ви краще зрозумієте спосіб мислення опонента, його образ дій і психологічний настрій. Все це допоможе краще зрозуміти його інтереси і дасть перевагу на переговорах. Дослідіть, які пропозиції він висував сам і які пропозиції протилежного боку відхилив, наскільки гнучко вів торг і піддавався емоціям.

В деяких випадках зазначена інформація важкодоступна і є явно недостатньою для вступу в контакт. У цій ситуації може бути застосований метод отримання інформації за допомогою осіб, які на вашу вказівкою вступають в переговори. Ці переговори найчистіший блеф, тому що при їх проведенні відпрацьовуються всі найбільш важливі для вас аспекти, з'ясовується докладна інформація про реакцію опонента на ваші питання, але в кінцевому підсумку переговори «зриваються». І ось тепер, отримавши всю інформацію, ви починаєте переговори. Це досить трудомісткий, але дуже дієвий спосіб отримання інформації. Питання в іншому: наскільки етично його застосування?

Інформація про фірму. Дуже часто інформація про особу опонента та інформація про фірму, яку він представляє, взаємопов'язані. І все ж про стан фірми має сенс говорити окремо.

Для повноцінного аналізу діяльності фірми можна з успіхом використовувати офіційні джерела: бюджетно-фінансові плани, публікації та звіти, рекламу і публічні виступи.

Майже вся інформація, яку, як вам здається, важко отримати, може бути здобута так званим прямим методом за допомогою телефону. У цьому випадку необхідно продумати такі непрямі питання, які давали б відповідь на питання, що цікавлять вас питання. Просто дивно, як багато закритої інформації можна отримати таким чином. У це іноді важко повірити, але це так. Щоб переконатися в цьому, організуйте такий дзвінок до себе фірму і подивіться, що з цього вийде.

Один з найбільш успішних способів отримання інформації про фірму - це відвідування приміщення фірми. Перебуваючи у приймальні, подивіться друковані матеріали: рекламні проспекти, корпоративні бюлетені, журнали для робітників і службовців - скрізь можуть бути відомості для «внутрішнього користування», корисні вам. Зверніть увагу на зустрічаються імена і посади людей; ознайомтеся із списком намічених заходів, нових придбань або з виробничими повідомленнями. Якщо з'явиться можливість, постарайтеся піти від опіки співробітників фірми і побувайте у фірмовому кафе, в місцях паління і скупчення людей. Ви отримаєте неформальну інформацію про фірму, відчуєте клімат в ній. Все це дозволить у надалі правильно спланувати переговори.

Якщо неофіційно або за допомогою підставних осіб відвідати фірму не вдається, а попереду досить складні переговори, можна запланувати зустріч. У цьому випадку корисно для початку зустрітися з партнером і викласти свою ідею, її переваги. Для вас це було б чимось на зразок «розвідки боєм». На таку зустріч не беруть підготовлених матеріалів, і вона не затягується. Отримавши необхідну додаткову інформацію про фірму і опонентів, ви плануєте наступну зустріч як головну в серії.

Будь-які договірні зобов'язання містять певну частку ризику, що можна суттєво знизити, якщо ви подбали про отримання достатньо повної інформації про фірму, з якою збираєтеся взаємодіяти. Інформацію можна отримати прямими методами з офіційних джерел і непрямими шляхами опитування і контактів з працівниками фірми.

Інформація про зовнішнє середовище. Під зовнішнім середовищем ми розуміємо тут політичну обстановку, ситуацію на ринку, умови функціонування засобів доставки, закони і положення, що регламентують той або інший вид діяльності, податкове та митне законодавство.

Вся ця інформація досить обширна. Великі фірми мають відповідні аналітичні та юридичні відділи, завдання яких - відстежувати всі нововведення в законодавстві і на ринку. Для малого підприємства мати такі відділи часто не під силу. У цьому випадку для проведення переговорів залучаються експерти та консультанти. У будь-якому разі завжди корисно виписувати видання аналітичного характеру, щоб бути в курсі подій на ринку та в світі.

В даний час можна отримувати будь-яку цікаву для вас інформацію, залучаючи консультантів, але досвід проведення переговорів свідчить: жодні магнітні або інші носії інформації не замінять вам власної ерудиції.

Читайте закони, законодавчі акти, укази, постанови, розпорядження будь-якого роду, пов'язані з вашим бізнесом. Має бути зустріч з ким-небудь, працюють на іншому терені, - вивчайте всі закони, що відносяться до його сфери діяльності; виникне суперечка - перемога буде за вами.

Не приймайте цитату опонента з закону на віру. Будьте уважні, запам'ятайте -- який закон цитується. Якщо він не названий, не соромтеся - запитаєте номер статті закону і додатки до нього. Вивчіть закон хоча б перед другим раундом переговорів, якщо це не вдалося зробити раніше.

Захистіть свої тили. При вступі в переговори ви найчастіше вважаєте, що партнер буде мати у своєму розпорядженні тією інформацією про вас і ваш бізнес, яку ви будете йому постачати. Однак далеко не завжди ваш впевнений тон і вигляд можуть приховати ваші слабкі місця. Можливо, у вас зараз борги, ви не володієте досвідом проведення великих угод, не сильні в розрахунках і не дуже компетентні в деяких питаннях.

За усіх цих питань необхідно вжити захисні заходи:

що можна - приховайте; ви не зобов'язані давати порочить вас інформацію;

заготовте необхідне пояснення тому, що приховати не можна;

Переговоріть з тими, хто може дати про вас інформацію, до того як це зробить ваш опонент;

найміть консультанта з питань, в яких ви недостатньо компетентні самі;

привчайте себе робити паузи, дайте собі час подумати, перш ніж ви почнете говорити.

Уважно проаналізуйте свої слабкі місця і подбайте про їх захист. Заранее підготуйте необхідні пояснення з приводу своїх слабкостей, що можна -- приховайте, найміть консультантів з питань, в яких ваша компетенція недостатня.Постарайтеся до переговорів сформувати певне ставлення до вам опонента.

Ми розглянули основні питання, пов'язані з інформаційною підготовкою. Кожна конкретна ситуація вимагає свого обсягу необхідної інформації, і її запобіжний визначає парламентер, виходячи зі свого досвіду, здорового глузду та інтуїції.

Психологічна підготовка

Закономірності працездатності. Нерідко переговори - це змагання, що вимагає великої витримки, волі, швидкого аналізу і прийняття рішень. Все це вимагає великих витрат: вольових, розумових і фізичних. Основне завдання психологічної підготовки полягає в тому, щоб до початку переговорів ви були в найкращій формі. Для цього необхідно знати особливості свого характеру і фізичні можливості організму. Це дозволить застосувати відновлювальні заходи для згладжування природних спадів працездатності та підтримки оптимального режиму праці та відпочинку.

Коли краще працювати? В одних людей найвища працездатність, підйом сил і почуттів виникають у ранковий час і тривають всю першу половину дня. Після обіду бажання працювати поступово падає, мінімум працездатності припадає на ніч. Такі люди ранкового біоритмічні типу - «жайворонки» - віддають перевагу рано лягати спати і рано вставати.

Для інших людей підйом працездатності зрушать на вечірні або нічні години. Це люди вечірнього типу - «сови». Для них переважно пізній відхід до сну і відповідно більш пізній підйом вранці. Перша половина дня для них - це болісна боротьба з сонливістю і небажанням працювати. Статистика підтвердила на прикладі біржових маклерів-«сов», що ранок - це час великої кількості помилок для таких людей. Тим часом у другій половині дня цих людей не впізнати: робота кипить в руках!

Існує третій тип людей, що не належить до перших двох. У цих людей рівень працездатності протягом доби змінюється мало.

Слід особливо відзначити той факт, що відмінності працездатності «жайворонків» та «сов» вранці і ввечері досить значні. У спеціальних спостереженнях зі створенням аварійних ситуацій «сови» вранці робили 1,7 помилок в хвилину, а ввечері всього 0,7. У «жайворонків» спостерігаються ті ж відхилення в працездатності.

При облік ритмічної сили можна підвищити продуктивність праці на 25%. У цій зв'язку цілком очевидно прагнення призначити час переговорів у зручний для вас час. Цей додаткове джерело енергії може вплинути на ефективність кінцевого результату.

Отже, ви визначили, до якого типу ставитеся з точки зору біоритмології. З урахуванням цього ви призначили час переговорів. Тепер розглянемо питання про зміну продуктивності праці в залежності від його тривалості.

Працездатність бізнесмена характеризується п'ятьма періодами.

1. Період адаптації до діяльності триває 20-30 хвилин. У міру програми вольового зусилля працездатність зростає до повного включення механізмів автоматичного, стереотипного дії.

2. Період оптимальної працездатності, при якому продуктивність утримується на високому рівні і вольові зусилля незначні. Тривалість період 3-4 години.

3. Період компенсації. Рівень працездатності продовжує залишатися стійким, але вимагає виражених вольових зусиль, спрямованих на подолання стомлюваності. Період триває 1-2 години.

4. Період нестійкої компенсації. Характеризується коливаннями працездатності, але без закономірної тенденції до зниження. З'являються явні ознаки втоми. Період триває 1-2 години.

5. Період зниження працездатності. Продуктивність падає на 20-25%. З'являються ознаки втоми. Тривалість періоду 1-2 години.

На тлі типової динаміки прояви працездатності деякі зміни можуть бути обумовлені психологічними і фізіологічними причинами. Найчастіше зниження працездатності пов'язано з перервою в роботі і з психологічним пригніченням.

Перерва в роботі для прийому їжі призводить до зниження працездатності, яка не відразу відновлюється після обіду.

Гнітюче вплив на людей, що беруть участь в переговорах, негативних емоцій, викликаних неприємними звістками, образливими зауваженнями, образами, не можна недооцінювати. Пригноблений стан може істотно знизити працездатність і привести до помилок, за які потім доведеться дорого платити.

При проведення переговорів з урахуванням викладеного необхідно звертати увагу на наступне:

необхідно знати динаміку працездатності, щоб коригувати свою діяльність при проведення переговорів;

коливання пильності (обережності) парламентера пов'язані зі зміною працездатності. Це важливо при прийнятті відповідальних рішень;

тривалі перерви при проведенні переговорів призводять до спаду не тільки працездатності, але й уваги. Звідси великий ризик допустити помилку при рішенні задач;

зниження працездатності в кінці дня або тижня вимагає зниження ритму і величини навантаження в цей час і особливої уваги до профілактики прийняття невдалих рішень і зривів.

Облік цих особливостей є істотним і може бути використаний опонентом. Мало хто втримається від спокуси використовувати «невинні» прийоми, що дозволяють знизити працездатність опонента на 25-30% без будь-яких явних зусиль.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru/