Розстановка пріоритетів у роботі за принципом Ейзенхауера

Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch), професор, один з керівників компанії Firmen Drilbox

Само слово «пріоритет» містить в собі латинську приставку «prio», яка означає «Перед, прежде». Розстановка пріоритетів - це коли ви щодня вирішуєте, що потрібно зробити в першу чергу для того, щоб досягти своїх цілей.

Принцип Ейзенхауера допоможе вам приступати до своїх задач і роботі по порядку в Відповідно до розставленими пріоритетами. І для цього перш за все запитайте себе: чи є дані справи важливими або терміновими?

Згідно принципом Парето 20% наших завдань будуть по всіх параметрах важливими. Цікаво, але більшість з них також є строковими. Виконання важливих справ наближає вас до наміченої мети. Термінові ж справи перемикають на себе вашу увагу, не надаючи при цьому великого впливу на вашу мету. Найбільш важливі справи і завдання, що ведуть до успіху і досягнення цілей, ні в якому разі не повинні відсуватися тому під тиском справ неважливих, але термінових.

Однак, на жаль, всі ми маємо тенденцію починати з другорядних, несуттєвих справ, так би мовити, «розмінюватися на дрібниці». Що лежать на робочому столі друковані бланки здаються нам набагато привабливішою, ніж ось вже протягом декількох днів відкладаються нами важливий проект. Тому звертайте в першу чергу увагу на ті завдання, які найбільше можуть вплинути на ваш успіх. У цьому вам допоможуть пріоритети.

Щоб досягти найкращих результатів, ви повинні витратити більшу частину свого часу на дійсно важливі справи та завдання.

Невеликий тест: важливо або терміново?

Відзначте правильний варіант (тільки один).

1. Ви зважилися працювати над досягненням своєї «річний» мети. Однак все це ще лежить «відкладеним в довгий ящик».

____ важливо або ____ терміново?

2. Вам тільки що принесли газету. Прочитати газету зараз - це

____ важливо або ____ терміново?

3. Ви вирішили, що будете раз на рік відвідувати зубного лікаря. Рік вже пройшов, а Ви так і не побували в стоматології.

____ важливо або ____ терміново?

Правильні відповіді:

питання 1 - важливо; питання 2 - терміново; питання 3 - важливо.

Принцип Ейзенхауера дозволяє комбінувати тільки два критерії - важливо і терміново, таким чином, виходить чотири класи пріоритетів. Для успішного планування вам необхідно проаналізувати та класифікувати усі виклики, які перед вами завдання. І тоді у вас вишикується ієрархічної список, завдяки якому ви будете знати що, коли і як потрібно робити.

ієрархічної список Ейзенхауера

А-пріоритет: це справи, які необхідно зробити сьогодні, оскільки вони є строковими і необхідними.

По-пріоритет: важливі справи, які не обов'язково робити сьогодні. Просто регулярно виділяйте собі час на виконання справ В і знайдіть їм місце у своєму розкладі. Виконання завдань з цієї групи забезпечить успіх і наблизить вас до наміченої мети.

Дуже часто справи У просто відкладаються в довгий ящик, оскільки вони не є строковими. І все-таки їх своєчасне виконання дозволить уникнути багатьох проблем.

Приклад завдання В. Вам потрібно підготувати доповідь до засідання правління, цілком можливо, що він навіть принесе вам підвищення по службі. У вас в запасі є цілий місяць, проте, якщо Ви будете судорожно складати доповідь в останні два дні перед засіданням, то це може привести вас до кризи.

Для всіх, хто змушений складати численні документи, завданням В безумовно є придбання навички десятипальцевому методу набору. Навіть якщо на це буде потрібно тридцять годин вашого часу - не страшно, в майбутньому, вміючи швидко друкувати, можна заощадити масу часу, більше того, чим раніше почати навчання, тим краще.

Подібне значення має і так званий опитування покупців, що проводиться для поліпшення продукту, завдяки чому значно підвищиться такий показник, як задоволення покупця.

В приватного життя завданням У можна назвати регулярне профілактичне обстеження у лікаря, який дозволить виявити особливі загрози вашому організму і запобігти серйозні захворювання і, як наслідок, наступні довгі тижні непрацездатності.

З-пріоритет: навички, оволодіння, якими здається нам терміновою справою, але не є важливим. Сюди відносяться: уміння зберігати спокій, передоручати свої обов'язки (так би мовити, «уміння відправляти делегації») або говорити «ні». За допомогою цього ви виграєте час для вирішення важливих завдань з групи В.

D-пріоритет: сюди відносяться справи, які не є ні важливими, ні строковими. Ви можете спокійно відкласти їх в скриньку для паперів або ж, якщо мова йде про терміни або деяких завданнях, відмовитися від них або ж просто передоручити зробити це кому-то еще. Свідомо матимете змогу вберегти себе на час від виконання справ D, які дозволяють відпочити та розважитися у дні найбільшого стресу.

Розстановка пріоритетів: зробіть це правильно

1. Розподілите всі ваші завдання та обов'язки за вищевказаним групам А, В, С і D. Таким чином ви дасте «потрібне» від «непотрібного».

2. Пам'ятайте: «важливе» докорінно відрізняється від «термінового». «Важливе» наближає намічену вами мета, але при цьому воно не обов'язково є «Строкових». «Термінове» ж, навпаки, вимагає вашого безпосереднього уваги.

3. Зверніть увагу на так зване «правило переваги»: «важливе» коштує перед «строкових». Не обов'язково виконувати все те, що вимагає поспіху. Постарайтеся не підкорятися більше диктатури термінових справ, оскільки в ній таїться наступна небезпека: ми починаємо відволікатися на те, що є терміновим, але абсолютно неважливим і не обов'язковим.

4. Для розумного планування вашого часу дана порада буде вельми корисний: завжди починайте роботу з завдання, що стоїть під номером 1 в групі А, а не з того, що стоїть під номером 3 або 4, як би привабливі і цікаві вони ні були. Якщо до кінця робочого дня ви не встигли впоратися з усіма завданнями і справами з групи А, то продовжуйте роботу з ними і на наступний день. Чи не робіть інших завдань, поки не закінчите з першими.

5. Кожен день працюйте над якою-небудь завданням з групи В, що вимагає великих часових витрат. Поряд зі своїми повсякденними справами ви повинні також думати про свої «стратегічних» важливих завдання і цілі. Тільки так ви зможете вже сьогодні забезпечити собі «завтрашній» успіх.

Усвідомте собі раз і назавжди, що у вас ніколи не вистачить часу на все те, що вам хотілося б зробити, і на те, чого хочуть від вас інші. Подбайте про те, щоб використовувати свій час лише на дійсно важливі для вас речі, які можуть наблизити поставлену вами перед собою мету. А час ви можете виграти лише в тому випадку, якщо навчитеся говорити «ні» і відмовлятися виконувати необов'язкові справи.

Тест: чи правильно ви розставляєте пріоритети?

Тепер ви можете проаналізувати своє вміння розставляти пріоритети. Зверніть увагу: тільки завдання, що є дійсно важливими для вас, можуть входити до групи пріоритетів А і В!

1. Скільки відсотків від загального часу ви проводите в кожному з чотирьох квадратів А, В, С, D? (див. малюнок)

А___________%

B____________%

С____________%

D_________%

2. До якої групи ви б віднесли справи, якими займетеся завтра?

1.____________________ =_________ - Пріоритет

2 ,____________________=_________ - Пріоритет

3.____________________ =_________ - Пріоритет

4.____________________ =_________ - Пріоритет

3. Тепер запишіть, на що або на кого ви б хотіли витрачати більше часу, ніж звичайно, а на що хотіли б скоротити час.

Я б скоротив (а ):__________________________

Замість цього: __________________________

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru/