Золоті правила управління проектами

Юрій Іванович Попов, кандидат економічних наук, Інститут економіки і фінансів "Синергія", Європейський фонд розвитку менеджменту (EFMD).

Проекти, за визначенням, унікальні. Кожен проект організовується для досягнення своєї специфічної мети. Тим не менше, існують деякі загальні принципи, на підставі яких будується управління успішними проектами. Їх називають «Золотими правилами» управління проектами.

1. Правильний старт

Для практично будь-якого починання наслідки невдалого старту буває дуже важко відшкодувати надалі. Проекти в цьому сенсі не є винятком. Невдалі проекти, як правило, мають таку сумну долю через недотримання на самому початку проекту ряду основоположних принципів. При запуску проекту особливо важливо встановити порядок ведення проекту і ті рамки, в яких проект буде здійснюватися.

2. Робота з замовником

Визначайте, хто найбільше зацікавлений в успіху проекту і хто більше всього втрачає в разі його невдачі. Необхідно встановити, в чиїх інтересах виконання проекту і, в Зокрема, хто його фінансує. Як правило, це не одні і ті ж люди. Бажано з'ясувати сфери впливу цих людей, погодити з ними, коли і як може бути затребувана їхня підтримка. Менеджер проекту приречений на невдачу, якщо він не усвідомлює мети, мотиви та напрямки діяльності всіх залучених до проект сторін. Один з найбільш ефективних способів домогтися підтримки всіх зацікавлених сторін - використовувати такі організаційні форми, як наглядову раду або комітет з управління проектом. Тому що купують, створюють і використовують результати проекту люди, тому якщо підтримувати цілі, позиції і потреби цих людей, то можна домогтися реальних вигод у бізнесі для замовника і отримати задоволення від добре виконаної роботи.

3. Визначення області застосування проекту

Досягайте угоди із замовником про чітке визначення галузі робіт і взятих зобов'язання. Така угода має бути як можна більш детальним, щоб його в подальшому можна було використовувати як основу для контролю змін. Треба зрозуміти, яким чином область, в якій працює виконавець, пов'язана з бізнес-цілями замовника і які основні вигоди отримає замовник при їх реалізації.

4. План

Не намагайтеся складати план того, чого не знаєте. Краще планувати на короткий термін, докладно описавши цикли «план - виконання - результати». Це найпростіший і, можливо, найефективніший спосіб управління ризиками. Повинен бути мікроплан на поточний етап, потім мікроплан на майбутні етапи, що включає ключові показники виконання. Слід звернути увагу на зроблені при підготовці плану припущення і допущення (особливо пов'язані з більш пізніми етапами), представивши їх на затвердження замовнику. Але зазначимо, що тільки найближчим майбутнє може бути передбачене з певним ступенем точності.

5. Управління ризиками

Визначайте основні ризики, аналізуйте їх вплив, розробляйте стратегії і плани їх стримування. Ризики повинні контролюватися на кожній стадії проекту для того, щоб вчасно привести в дію план по їх стримування. Будь-яка зміна у вимогах до проекту, області його застосування, підхід до проекту представляє собою ризик, який повинен бути обов'язково оцінений і включений в план. Якщо ризики за проектом не відслідковуються, то, як правило, виникає ситуація, коли на перші 90% робіт за проектом припадає 10% витрат, а останні 10% робіт вимагають 90% витрат. Необхідна спеціальна методика для подолання ризиків, внесення відповідних змін і гарантії досягнення критичних факторів успіху.

6. Підбір команди

Будь-який тренер знає, що найкращі шанси перемогти має та команда, в якій забезпечений правильний підбір з наявних гравців. Проекти в цьому сенсі не є винятком. Треба визначити оптимальну конфігурацію команди і включити в неї тих, хто «вписується» до складу або має великі потенційні можливості. Важливе значення має здатність індивіда до адаптації, його вміння «вписуватися» в колектив. Один, але здатний швидко навчатися, часто буває краще кількох «всезнайок». Отже, при підборі людей необхідно керуватися їх професійними якостями, умінням швидко адаптуватися і умінням працювати в команді.

7. Підтримка командного духу

Проводьте більше часу разом, щоб у членів команди проекту виникало відчуття приналежності до досягнення цілей проекту. Ніколи не існує окремого «я» в проекті - завжди є «ми», як у випадку успіху, так і у випадку невдачі. Необхідно роз'яснювати цілі проекту і як ці цілі пов'язані з намірами замовника. Треба чітко уявляти, як ці цілі будуть досягнуті командою проекту. Це особливо важливо для тих членів команди, хто «влився» в команду не з самого початку робіт за проектом. Слід акцентувати увагу на персональній відповідальності, але в той же час кожен член команди проекту повинен чітко знати, що від нього очікують і за якими показниками буде оцінюватися виконана робота. Необхідно створювати робоче середовище, найбільш підходящу для команди, знаходити час для того, щоб подякувати людям, особливо, якщо це стосується виконання роботи, що виходить за коло їхніх обов'язків.

Вдячність - Один з основних мотивів, що спонукають до роботи.

8. Щирість і впевненість у спілкуванні

Домовтеся про стандарти та принципи спілкування і підготовки звітності про стан проекту, твердо дотримуйтеся цих принципів. Будьте щирими у спілкуванні. Намагайтеся вести роботу так, щоб уникати несподіваних ситуацій. У зв'язку з цим необхідно завжди бути «в гущі подій». Не варто обмежуватися формальними звітами, можна використовувати і презентації, і спеціальні брифінги, і контрольні зустрічі. Бажано використовувати стратегію, спрямовану на мінімізацію конфліктів, але повністю уникнути конфліктних ситуацій навряд чи вдасться. Треба бути готовими до виникнення таких ситуацій та вміти їх дозволяти.

9. Використання плану якості робіт за проектом

В плані якості робіт за проектом має бути чітко визначено, яким чином будуть виконуватися зобов'язання за проектом. Важливо, щоб включені до методологію проекту оцінки, а також процеси планування, контролю і управління змінами, спірними питаннями, а також підготовка документації, підкріплювалися реальним досвідом практичної діяльності. У плані якості робіт за проектом повинні бути описані процедури та стандарти, які будуть використані в проекті і на основі яких буде проведено аудит якості. З цього випливає, наскільки важливо затвердження даного документа з боку замовника.

10. Підготовка документації

Будь-який досвідчений менеджер проекту скаже, що будь-які дії, як з боку виконавця, так і з боку замовника повинні бути узгоджені в письмовому вигляді. Необхідно документувати та зберігати всі результати, угоди, рішення, спірні питання, що вживаються дії (тобто все, що може надати вплив на хід виконання проекту), а також все листування і протоколи нарад. Все це необхідно зберігати, оскільки ніколи не знаєш, у якій момент це може знадобитися.

Письмові докази використовуються для того, щоб уникнути розбіжностей або врегулювати спірні моменти. Так, наприклад, добре пропрацював контракт забезпечує взаємний захист як виконавця, так і замовника.

11. План завершення проекту

Уміле та ефективне завершення проекту може внести значний внесок у його успіх. Завершення проекту - заключний етап процесу внесених змін. Планувати завершення проекту потрібно заздалегідь. Заключне враження про проекті залишається в пам'яті людей. Необхідно підготувати звіт про закінчення проекту, в якому має бути відображено: що було зроблено добре, що було зроблено погано, що можна було б зробити краще. Така самооцінка необхідна і тим, хто буде здійснювати майбутні проекти, і як інструмент самовдосконалення.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru/