Контролінг - найкращий друг керівника

Авіетта Михайлівна Павлова, кандидат економічних наук, доцент кафедри економіки та менеджменту Московського державного інституту електронної техніки (Технічний університет).

Мистецтво економічного управління полягає в умінні передбачити господарську і комерційну ситуацію, вжити заходів щодо оптимізації співвідношення «витрати -- результат »і тим самим забезпечити досягнення поставлених цілей і, перш за все, отримання бажаного прибутку. Контролінг - механізм цього мистецтва, на розвиток і вдосконалення якого спрямовані зусилля зарубіжних, а в даний час і російських фахівців.

Таке увагу до контролінгу пояснюється тим, що він надійно орієнтує підприємство в ринкових відносинах в порівнянні з колишніми системами планування та обліку.

Виникнення контролінгу, на думку фахівців, обумовлено розвитком ринкової економіки. У міру розвитку техніки, технології організація виробництва фірми стає все більш наукоємної. Капіталовкладення в будівлі, споруди та обладнання зростають поступово, а в дослідження і розробки - гігантськими темпами, досягаючи іноді 2/3 вкладень в основні фонди, що за розміром дорівнює сумі всієї прибутку в обробній промисловості.

За міру збільшення коштів, якими воно ризикує, керівництво фірми все менше розуміє цілі і наслідки капітальних вкладень. В результаті йому все більше доводиться покладатися на знання та поради різних технічних фахівців, які, як правило, не мають прямих контактів із керівництвом і ніколи не вважалися частиною управлінського апарату. Отже, у вищому ланці управління прийняття рішення з найважливіших питань усе більше стає груповим процесом.

Інша складність полягала в зміні технології ухвалення рішення. На початку XX ст., коли відбувалися зростання фірм і ускладнення їх виробництва, управлінський апарат (персонал), іменований «штаб», також набував все більшу чисельність і знання. Спочатку штаб займався підготовкою рішень: збирав, класифікував, аналізував і представляв необхідну для рішень інформацію. Завдання штабних фахівців - постачати інформацію, а не брати участь у прийнятті рішень.

Під другій половині XX ст. ситуація швидко змінилася. Виник новий тип штабного керівника, що володіє знаннями, яких немає у керівництва фірми, - це фахівці з відпрацювання даних і з наукового вирішення проблем, відомі як економісти-математики. Фахівці з обробки даних відповідають за вхідну інформацію для прийняття рішення, а економісти-математики проводять аналіз альтернативних рішень.

Досить швидко відбувається процес інтеграції традиційних методів обліку, аналізу, нормування, планування і контролю в єдину систему отримання, обробки та узагальнення інформації та прийняття на її основі управлінських рішень, систему, яка керує підприємством, будучи зорієнтована на досягнення не тільки оперативних (поточних) цілей у вигляді отримання прибутку того чи іншого розміру, але і на глобальні стратегічні цілі: виживання підприємства, його екологічний нейтралітет, збереження робочих місць, тобто на соціальні фактори, систему, в якої переважаючим стає не вузьке, конкретне ортодоксальне мислення керуючих справами, а системне, комплексне вирішення проблем.

Ця система отримала назву «контролінг» (попереджуючий контроль на основі спостереження за змінами об'єкта). Найбільш повно система контролінгу як система управління була вперше описана і застосована у США. Звідси семантичне значення терміна «контролінг (від англ. to control - контролювати) і похідних або пов'язаних з ним понять, таких, наприклад, як контролер -- керівник служби контролінгу.

За аналогією з однаковим звучанням слова в російській мові «контроль» напрошується висновок про те, що контролінг, можливо, являє собою систему контролю, а контролер стежить за станом економіки і фінансів підприємства.

Частково це так, але далеко не повністю, хоча початкове поняття контролінгу об'єднало сукупність завдань у сфері обліку і фінансів, а контролер був головним бухгалтером. Зміст контролінгу і робота контролера не вичерпуються на сьогодні лише цими функціями в тому обсязі, в якому ми звикли їх бачити: вони значно ширше і різноманітніше.

Контролінг - Це концепція, спрямована на ліквідацію вузьких місць і орієнтована на майбутнє у відповідності з поставленими цілями і завданнями отримання певних результатів.

Контроль і контролінг

Діяльність будь-якої фірми завжди спрямована на досягнення конкретних цілей. Щоб не збитися з наміченого курсу, необхідний постійний контроль за тим, як реалізуються розроблені програми. Сьогодні традиційна система контролю є одним з істотних (хоча і застарілих) інструментом управління.

Квоти, стандарти, норми грунтуються на минулому досвіді, контрольні дії пов'язані швидше з минулим ніж з майбутнім фірми. Таким чином, управління на основі традиційного контролю гальмує активну випереджаючий використання майбутніх можливостей.

Традиційна система контролю послужила фірмам хорошу службу, коли зміна оточення було ще настільки поступовим, що допускало уповільнені реакції. Зі зростанням динамічності ринкових відносин виникла необхідність в тому, щоб засновувати контроль на майбутніх подіях і діях.

В випереджаючому (або попереджувальної) контролі акцент, який раніше фіксувався на відхиленнях від минулих еталонів, переміщується на зміну розриву між нинішніми результатами та цілями, які повинні бути досягнуті до кінця планового періоду. В реалізації акцент зміщується відповідно з виправлення допущених у минулому помилок на заходи задля досягнення майбутніх цілей. В основі контролінгу виробництва - попереджуючий контроль, що дозволяє йому або провести коректування дій, або, якщо оцінка результатів показує, що раніше певні цілі нереальні, змінити їх.

Таким чином, сенс контролю, що проводиться контролінгу, полягає у створенні гарантій виконання планів і в підвищенні ефективності управлінського процесу.

Служба контролінгу постійно акцентує увагу на вирішення таких питань, як: на правильному фірма шляху? чи достатньо обрана альтернатива економічна? чи можна профінансувати проекти? що станеться, якщо реальність виявиться не такий, як було заплановано? Краще перш перепланувати, щоб отримати їжу для роздумів згодом. Якщо в ході розвитку зустрінуться відхилення, необхідно осмислити, куди потім слід рухатися.

В результаті можна дати таке визначення контролінгу: «Контролінг - управління майбутнім для забезпечення тривалого й успішного функціонування підприємства і його структурних одиниць ».

Контроль, проводиться контролінгу, на відміну від традиційного контролю не є основним завданням адміністрації. Він полягає в зіставленні оцінок «план -- факт », в поясненні причин, що зумовили появу відхилень, у визначенні їх впливу на перспективні цілі, а також у розробці коригуючих заходів по усуненню відхилень.

Звідси головні завдання контролера - розробка матеріалів для прийняття управлінських рішень та подання їх керівництву. Він повинен також консультувати адміністрацію з усіх питань вибору найбільш дієвих варіантів дій і тим самим впливати на використання всіх можливостей досягнення підприємством запланованих показників.

Цілі і завдання контролінгу

Служба контролінгу прагне так керувати процесами поточного аналізу та регулювання планових і фактичних показників, щоб по можливості уникнути помилки, відхилення і прорахунку - як у сьогоденні, так і майбутньому.

Звідси призначення контролінгу - попередження виникнення кризових ситуацій. Помилки і проблеми, що виникають при аналізі ситуації всередині організації, переплітаються, якщо їх вчасно не виправити, з помилками в оцінці майбутніх умов навколишнього середовища. Іншими словами, необхідно передбачити, щоб прийняте рішення не грунтувалося на помилкових передумовах, а це особливо важливо, коли прийняте рішення пов'язане з великим ризиком.

Основними завданнями контролінгу є виявлення проблем та коригування діяльності організації до того, як ці проблеми переростуть в кризу. Вирішення цього завдання пов'язано з:

визначенням фактичного стану організації та його структурних одиниць;

прогнозуванням стану та поведінки економіки організації на заданий майбутній момент часу;

завчасним визначенням місця та причин відхилень значень показників, що характеризують діяльність як організації в цілому, так і його структурних одиниць;

забезпеченням сталого виробничо-фінансового стану організації при настанні (досягненні) граничних значень показників;

пошуком слабких і вузьких місць в діяльності підприємства.

Результативність вирішення виявленої проблеми багато в чому визначається тим, як добре скоординовані цілі різних рівнів управління, засоби і методи їх реалізації.

Тому наступним завданням контролінгу є завдання контролю і регулювання. Суть третє завдання полягає в інформаційному супроводі процесу планування. Її рішення пов'язане з:

розробкою методик планування;

поданням інформації для складання планів;

встановленням допустимих меж відхилень;

аналізом причин і розробкою пропозицій для зменшення відхилень;

урахуванням і контролем витрат і результатів;

розробкою інструментарію для планування, контролю та прийняття управлінських рішень;

стимулюванням планування.

Реалізація всіх трьох завдань робить можливою підготовку до використання майбутніх сприятливих умов, прояснює виникають проблеми, готує підприємство до раптових змін у зовнішньому середовищі, покращує координацію дій в організації і тим самим сприяє тривалому і успішному функціонування підприємства і його структурних одиниць.

Функції контролінгу

Найважливішими цілями організації є висока рентабельність, забезпечення ліквідності і підвищення ефективності роботи. Вирішення цієї задачі грунтується на виконанні наступних функцій контролінгу:

моніторинг стану економіки організації;

сервісна функція (забезпечення аналітичною інформацією для прийняття управлінських рішень);

керуюча функція;

контроль і аналіз економічності роботи підрозділів;

підготовка (розробка) методології прийняття рішень, їх координація, а також контроль сприйняття цієї методології керівництвом.

Моніторинг стану економіки підприємства - контроль рівноваги показників прибуток -- витрати. Рівновага досягається тим, що через певні проміжки часу задані величини порівнюють з фактичним станом і визначають, чи не потрібно втручання (протидіють заходи) для досягнення необхідного або бажаного стану, і у разі необхідності здійснюють його.

Таким чином, можна дати ще таке визначення контролінгу - це система регулювання витрат і результатів діяльності, що допомагає в досягненні цілей підприємства і дозволяє уникнути несподіванок і своєчасно вжити заходів, коли економіці організації загрожує небезпека.

Сервісна функція полягає у своєчасному поданні необхідної інформації керівництву для прийняття рішення щодо коригування стратегії. Інформаційне обслуговування контролінгу забезпечується за допомогою систем планування, нормування, обліку і контролю, орієнтованих на досягнення мети, кінцевого результату діяльності підприємства. Інформація повинна містити задані (нормативні, планові) і фактичні дані, в тому числі про відхилення, виявляються засобами обліку по підрозділах.

Управляюча функція полягає в переоцінці стратегії, коригування реалізації цілей і зміні цілей. Здійснюється ця функція з використанням даних аналізу відхилень, ставок покриття, загальних результатів діяльності для прийняття рішень з управління. Такі рішення приймаються на всіх рівнях управління організацією, і дуже важливим завданням контролінгу є координація цілей різних рівнів, засобів і методів їх реалізації, з тим щоб в максимальній мірою забезпечити досягнення кінцевої мети підприємства.

Основна завдання керівництва полягає у створенні потенціалу успіху на ринку в майбутньому, що досягається, перш за все, застосуванням системи стратегічного планування. Щоб розробляється стратегія була правильною, необхідно мати систему «раннього виявлення» майбутніх тенденцій як в навколишньому світі, так і всередині, і в самій організації. Зовнішні «індикатори» повинні інформувати керівництво з економічних, соціальних, політичних і технологічних тенденції, внутрішні - представляють на практиці окремі показники і їх системи - повідомляти про поточний «самопочуття» організації, а також прогнозувати кризові ситуації в окремих сферах діяльності або в цілому на підприємстві. Завданням контролера є методична та консультативна допомога при створення системи «раннього виявлення» тенденцій та факторів, здатних принести при їх розвитку не тільки вигоду, але і втрати.

Завдання контролера полягає також і в тому, щоб стежити за правильністю застосування методики, що сприяє досягненню підприємством прибутку (запобігання збитку). Цю функцію контролер повинен виконувати в якості свого роду перекладача, консультанта, що супроводжує економіста, лоцмана по досягненню прибутку таким чином, щоб кожен співробітник зберігав за допомогою відповідних інструментів здатність до самоконтролю.

Принципи контролінгу

Реалізація контроллінговой діяльності грунтується на чотирьох принципах: руху і гальмування; своєчасності; стратегічного свідомості; документування.

Принцип руху і гальмування. Для забезпечення тривалого і стійкого існування організації необхідні її зростання, розвиток і, як наслідок, стабільне отримання прибутку.

При цьому мета «зростання» означає збільшення виробництва та продажу виробів або розширення номенклатури послуг, що надаються, які вже визначені в плані організації. Мета «розвиток» означає нові вироби, нові форми їх застосування, новий сервіс, нові вирішення проблем клієнтів, нові ринки і канали збуту, нові методи виробництва, нові організаційні структури і процедури управління, т. тобто для успішної діяльності підприємства і його руху вперед необхідні «Інновації».

Принцип руху і гальмування в контролінгу створює об'єктивні умови для постійного виявлення та впровадження нового, прогресивного в практику конкретної організації з урахуванням специфіки і можливостей.

Принцип своєчасності. В умовах, що динамічно розвивається керівництву для прийняття рішень необхідні постійно оновлюються дані як про зовнішню, так і внутрішньому середовищі, результати їх аналізу. Тому контролер постійно спостерігає за навколишнім середовищем. В інтересах зміцнення позицій організації контролер зобов'язаний оперативно враховувати знову виникаючі шанси і ризики, їх можливе вплив на прибуток.

Здатність організації до своєчасного реагування на ринкові зміни залежить від тимчасового інтервалу між виникненням нового шансу або ризику і конкретним дією керівництва, а також від витрат часу на зміну плану і впровадження новинки. Чим триваліше цей інтервал і великі витрати часу, тим імовірніше втрати прибутку.

Принцип стратегічного свідомості. Інформація, отримана від працівників, має важливе значення для проведення заходів, що забезпечують стійке майбутнє фірми. Керівники організації, її підрозділи та співробітники на практиці нерідко беруть тактичні рішення, які приносять швидкий економічний ефект і реальні вигоди в поточному плані, але не відповідають стратегічним завданням підприємства. В результаті, вигравши (і деколи немало) сьогодні, фірма може набагато більше втратити за?? тра.

Принцип стратегічного свідомості реалізується тільки тоді, коли будь-яке рішення і дію оцінюється в першу чергу з позицій його відповідності стратегічним програмами.

Принцип документування. Метою цього принципу є створення умов для перевірки: дотримувалися чи цілі та завдання стратегічного контролінгу в дійсності. У стратегічному контролінгу інформація може надаватися у вигляді письмових повідомлень з попередньою оцінкою їх значимості. Письмова форма примушує інформатора до продуманому, повному і точному поданням стану справ. Документування дозволяє в будь-який момент встановити посилає і приймає інформацію, її зміст і дату передачі.

Найважливіші види діяльності служби контролінгу

Реалізація функцій контролінгу знаходить відображення в наступних видах діяльності і компетенції:

1. Побудова системи планування:

сприяння при визначенні загального плану розвитку організації та її цілей;

керівництво і координація роботами з планування та складання бюджету, погодження проміжних цілей і планів і їх зведення в єдиний загальний план організації;

розробка методів планування;

визначення необхідної для планування інформації.

При цьому служба контролінгу не визначає, що планувати, а радить, як і коли планувати, оцінює можливість реалізації запланованих заходів. Відповідальність за реалізацію планів залишається в компетенції лінійних керівників.

2. Складання звітності:

введення змістовної системи інформаційного забезпечення та звітності;

облік специфічних потреб менеджерів в інформації та звітності;

своєчасне подання методичної інформації про відхилення між фактичними і плановими значеннями показників, що характеризують оборот, витрати, прибуток, стан фінансових коштів та інвестицій;

повідомлення керівництву про свої думки при перевищенні кошторису за певним, уже введеним в план позиціях, контрольним точкам, орієнтирів;

аналіз відхилень і обговорення результатів аналізу з відповідальними керівниками підрозділів фірми, а також розробка альтернативних рішень і рекомендацій щодо виходу з ситуації, що склалася в якості контруправленія;

координація обчислення очікуваних результатів діяльності організації та складання звітів для керівництва компанії в різні терміни їх подання.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru/