Мовні конструкції ділових листів: лист-нагадування (лист-попередження)

Лист-нагадування відноситься до розряду інформаційних листів. Мета такого листа - тактовно нагадати про необхідність виконати якісь взяті на себе зобов'язання. Лист-нагадування слід направляти тоді, коли не вдається за допомогою телефонних переговорів або особистого контакту отримати необхідну відповідь або домогтися своєчасного виконання прийнятих зобов'язань.

Таке лист може бути направлено також, якщо відправник допускає можливість, що адресат, з незалежних від нього причин, ще не отримав листа, відправленого йому раніше. У цих випадках дослівно повторюється текст попереднього листа, а на поле листа міститься відмітка "вдруге".

Відмінними особливостями листи-нагадування є:

-- посилання на висланий раніше документ, попередню домовленість, договір і т. п.;

-- більш коротка форма викладу суті пропозицій (побажань або вимог) автора;

-- інформування про санкції, які можуть бути застосовані до адресата, у разі якщо і нанапомінаніе так і не буде відповідної реакції.

Якщо адресат дійсно не реагує на нагадування належним чином, то йому надсилається лист-попередження. У ньому, крім посилання на попередні послання й короткої інформації про їх суті, міститься інформування про намір автора (організації-відправника) застосувати відносно адресата відповідні санкції (наприклад, провести слухання справи без його участі або передати питання про погашенні кредиту на розгляд суду).

Композиція і структура таких листів аналогічна стандартним. Лист-нагадування складається з двох частин:

1. У першій частині листа в короткій оповідної формі викладаються обставини і причини, що викликали підготовку листи, і власне нагадування (попередження). Стандартними виразами для вступної частини можуть бути наступні:

Нагадуючи про терміни ...;

Вважаємо за необхідне ще раз звернути Вашу увагу ...;

Справжнім листом нагадуємо ...

Справжнім листом попереджаємо ...

Вважаємо за необхідне повідомити ...

Вважаємо настійно необхідним нагадати ...

Змушені офіційно попередити ...

Справжнє нагадування має на меті ...

Дане нагадування служить для ...

Це Попередження має офіційний характер і спрямована на ...

Нагадуючи про це, просимо ...;

Нагадуємо, що ...

... згідно договору ... Ваше підприємство повинно ...;

... Ваша заборгованість з оплати ... складає ...;

... термін оплати ... закінчується ...

... в Відповідно до ... Ви повинні ... і т. п.

Незважаючи на неодноразові нагадування ... ;

... Ваша фірма до цих пір не представила ...;

... ми до цих пір не отримали ... і т. п.

2. У заключній частині листа містяться вимоги виконати ті чи інші зобов'язання і вказуються санкції, які будуть застосовані до адресата в разі їх невиконання, наприклад:

Просимо в ...- денний термін підтвердити ...

Переконливо просимо Вас до (такого-то числа) прийняти енергійні заходи, спрямовані на ...

Вимагаємо від Вашої організації негайного прийняття дієвих заходів для ...

Просимо Вас письмово підтвердити отримання цього нагадування ...

Настійно просимо Вас письмово відповісти на даний нагадування ...

Ми наполягаємо на отриманні від Вас негайного підтвердження отримання цього попередження ...

Пропонуємо Вам закінчити передбачені ... роботи до ...;

Змушені винести Вашої організації офіційне попередження у зв'язку ...

При неотримання Вашої відповіді ...

... продукція буде відправлена іншим споживачам ...

... Ваше замовлення буде анульовано ... і т. п.

... в іншому випадку ми будемо змушені ...

... подати на Вас позов ...

... передати ... на розгляд суду ... і т. п.

Листи-нагадування (попередження) відносяться до інформаційних листів, що вимагають реакції (відповіді) адресата.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.gramma.ru/