Кадри, які ми наймаємо. Аналіз потреби в персоналі

Кадри є душею організації. Вона може мати у своєму розпорядженні найкращими виробничими приміщеннями і обладнанням, але скільки знань і навичок, скільки мистецтва і скільки особистостей потрібно організації для того, щоб вижити і досягти успіху? Саме люди створюють або руйнують організацію, люди, які виробляють і постачають вироби, здійснюють технічне обслуговування.

Говорити про організацію значить говорити про її життєву силу, її працівників. У той же час існує своєрідний міф про призначення на керівну посаду, суть якого полягає в тому, що при призначенні керівником ви таємничо наділяється всіма талантами, необхідними для створення робочого колективу, справляється з роботою, і керівництва цим колективом. Зрештою, в цьому полягає робота керівника виконувати роботу за допомогою своїх підлеглих. А це означає, в першу чергу, необхідність вибору кваліфікованих працівників, тому що неможливо ефективно керувати без правильно вибраних кадрів. Тому ви, керівник, несете повну відповідальність за ефективність вашого трудового колективу. Це загальноприйнятий факт, як і те, що керівники, які не приймають на роботу потрібних підлеглих, не здатні правильно керувати і в Врешті-решт змушені залишити свою посаду. Ніхто не може сказати точно, скільки керівників зіпсували свою кар'єру за нездатності наймати хороших працівників. Сама по собі це завдання не така вже й складна, хоча багато хто організації розуміють її неправильно. Для успішного набору кадрів потрібно лише системний підхід з використанням декількох раціональних методик у рамках процесу наймання та відбору кадрів. Цей процес складається з наступних етапів:

Аналіз потреби в кадрах включає загальний аналіз теперішніх та майбутніх вимог і визначення проблем найму та відбору кадрів.

Визначення вимог точне визначення того, кого ви хочете знайти, шляхом аналізу роботи (робочого місця, посади), підготовки опису цієї роботи (робочого місця, посади), тобто посадової інструкції і особистісної характеристики, а також визначення термінів і умов найму.

Визначення основних джерел надходження кандидатів. Цей процес включає детальний аналіз методів проведення рекламної кампанії вакантних місць (посад), способів використання консультантів по найму і відбору кадрів, методу набору кадрів з навчальних закладів.

Вибір методик набору кадрів процеси вибору методик відсіювання кандидатів, співбесіди і тестування, отримання рекомендаційних листів і пропозиція роботи.

Введення в посаду остаточний процес забезпечення того, щоб нові працівники органічно вписалися в конкретний трудовий колектив і організацію в цілому.

Детальніше зупинимося на кожному етапі.

Аналіз потреби в кадрах

Перед тим, як запустити в дію механізм відбору та найму кадрів, вам необхідно розглянути свої потреби і особливо звернути увагу на кожне вакантне місце, яке ви хочете заповнити. Бажано також провести загальний аналіз політики найму. Навіщо турбуватися і витрачатися на кампанію по найму кадрів, якщо ви можете вирішити свій кадрове питання в організації та уникнути витоку персоналу? Навіщо витрачати гроші на рекламу, якщо ваші умови праці настільки непривабливі, що тільки відлякують потенційних кандидатів?

Єдиний спосіб, при допомогою якого можна отримати інформацію про потребу в кадрах, це поставити в обов'язок керівникам підрозділів регулярне подання відомостей про те, скільки їм потрібно людей, які люди їм потрібні і коли вони їм потрібні. Потрібно, щоб їхні запити були обгрунтовані необхідністю розвитку їх діяльності, організаційними змінами, потребою в додатковому досвіді або навичках або заміною звільняються або йдуть на пенсію. Це дає відділу кадрів можливість проаналізувати вимоги в цілому, узагальнити проблеми найму, підготувати програми дій і, за необхідності, заперечити прогнози, якщо є підозра, що дані завищені або, що менш ймовірно, занижені. Крім того, необхідно знати розмір плинності кадрів з тим, щоб врахувати майбутні втрати.

Припустимо, ктото звільняється або необхідний на даній посаді інша людина, або дано завдання на укомплектування новостворюваної посади або групи посад. Спокуса негайно підняти трубку і зв'язатися зі службою зайнятості, знайомими, дати рекламне оголошення. Не треба йому піддаватися.        

Ви   впевнені, що вам дійсно потрібна заміна? Чи справді необхідний ще   одна людина? Чи потрібно вам шукати коголібо за межами організації? Чи   какіенібудь альтернативи виконання цієї роботи? А що, якщо висунути когось   з працівників організації?     

На всі питання необхідно відповісти, перш ніж зробити будьякі дії по набору кадрів. Люди іноді йдуть, тому що у них мало роботи. Якщо це так, то навіщо шукати їм заміну? Штати відділів можуть бути роздуті. Консультанти з організації та методів праці скажуть вам, що вони завжди можуть скоротити штати в великих управлінських відділах на 1015%, не завдаючи шкоди ефективності праці. І вони зазвичай мають рацію. Необхідно ретельно розглянути кожне питання про заміщення або залученні додаткових кадрів і переконатися, що цей запит обгрунтований.

Корисно було б мати стандартний бланк заявки потреби в кадрах, що заповнюється зазвичай керівниками підрозділів один раз на квартал/півріччя, а для робітників посад з високою плинністю щомісяця.        

Бланк   заявки потреби в кадрах (структура бланка)   

Потреба   в кадрах від (П.І.Б., посада, підрозділ)   

У відділ   кадрів Дата   

Вимоги      

Найменування   посади   

Постійна/тимчасова   робота   

(якщо   тимчасова, вказати період с_________ по___________)   

Рівень   заробітної плати (оклад + премія)   

До якої   датою потрібно працівник   

Короткий   опис основних обов'язків   

Необхідне   освіта/кваліфікація   

Необхідний   практичний досвід роботи   

Основні   навички, розумові або особистісні вимоги   

Вікові   обмеження (якщо є)   

Хто буде   керівником працівника (посада, П.І.Б.)   

Хто буде   в підпорядкуванні у працівника (Колві працівників за посадами)   

Якщо це   заміщення працівника, що звільняється, заповніть наступні графи:   

П.І.Б.   замінюваного   

Посада   

Заробітна   плата   

Дата   звільнення працівника (оклад + премія)   

Причина   звільнення   

Продуктивність/якість   роботи (непотрібне закреслити):   

Вище   середнього Задовільно Незадовільно   

Якщо це   розширення штатів, заповніть наступні графи:   

Чим   викликана потреба у розширенні?   

Поясніть,   чому неможливо уникнути цього розширення за допомогою організаційних або   інших змін.   

Розширення   штатів погоджено:   

Підпис,   дата, посада, П.І.Б. керівника підрозділу     

Примітка: При запиті новій посаді прикладіть посадову інструкцію.

Якщо після проведення цієї роботи вирішено, що потреба в кадрах всетаки є, слід розглянути можливість переказу або висунення з працівників всередині самої організації. Це проводиться шляхом прямого аналізу особистих справ або складу резерву (якщо, звичайно, він існує в організації не для галочки). Якщо нічого не приходить на думку, варто подумати про рекламу всередині організації. Тут є підводні камені. Внутрішнє рекламування дає всім рівні можливості, але може викликати розчарування, якщо врешті-решт буде обраний кандидат зі сторони. Працівники можуть подумати, що вся процедура була обманом, як це іноді буває. У будь-якому випадку в рекламному оголошенні всередині організації немає необхідності так характеризувати посаду або організацію, як це робиться в зовнішній рекламі. Необхідно лише вказати:

назва посади, її місце в організаційній структурі та короткий опис обов'язків;

необхідні кваліфікація, досвід і особисті якості;

умови праці заробітна плата (де можливо), інші виплати та пільги, особливі умови, такі як відрядження або незвичайні робочі години;

процедура подачі анкет (автобіографії).

Деякі організації навіть стимулюють своїх працівників, виплачуючи їм премії, якщо рекомендований ними працівник приймається до організації.        

Корпорація   "ЛОТОС"   

ЗАПИТ НА   Преміювання   

Ця форма   заповнюється працівником фірми, якщо він (вона) рекомендує свого знайомого   друга, родича на вакантну посаду корпорації "Лотос".   Форма надсилається керівнику відділу, в якому є вакансія, і   зберігається у нього до моменту обробки премії в бухгалтерії.   

рекомендуючий   працівник "Лотоса" отримає премію, якщо рекомендований їм спеціаліст   буде прийнятий в організацію і буде оцінений позитивно протягом 3месячного   випробувального терміну.   

П.І.Б.   рекомендує   

П.І.Б.   рекомендованого   

Найменування   вакантної посади   

Підпис   керівника відділу, в якому є вакансія   

Наступні   реквізити заповнюються після найму рекомендованого:   

Дата   найму   

Згода   керівника відділу, в якому є вакансія на виплату премії   

Дата,   Підпис     

1й екземпляр форми направляється в бухгалтерію для оплати. 2й екземпляр форми залишається у відділі, в якому заповнена вакансія.

Потім внутрішні кандидати розглядаються за тією ж схемою, що і зовнішні кандидати, за винятком того, що в цьому випадку можна одержати більш докладну інформацію про їх здібностях. Іноді корисно дати внутрішнім кандидатам заповнити бланк анкети, в якому вони своїми словами охарактеризує свою кваліфікацію і досвід, пояснять, чому вони зацікавлені в цій посаді і чому вони вважають себе придатними для неї. Це дає їм можливість представити себе і допомагає отримати інформацію про кандидата у типовій формі особиста справа не завжди підходить для цієї мети. Цей бланк допомагає також зрозуміти мотивацію кандидата і з'ясувати, якщо це необхідно, його здатності висловлювати свої думки на папері.        

Бланк   анкети для внутрішнього кандидата має включати наступні розділи:   

Прізвище   

Вік   

Сімейний   положення (діти)   

Освіта,   кваліфікація, додаткова підготовка (підвищення кваліфікації)   

Відділ,   займана посада   

Прізвище та   посаду керівника   

Дані про   роботі в організації, які повинні включати короткий опис поточних   обов'язків   

Короткий   повідомлення про попередніх місцях роботи   

Чому   заявник зацікавлений в цій посаді і чому він вважає себе придатним   для неї     

Аналіз потреби в кадрах може виявити дві проблеми:

Висока плинність кадрів та/або

Труднощі в отриманні потрібних працівників.

Якщо плинність кадрів велика, слід встановити причини. Це може бути один або кілька таких факторів:

неконкурентоспроможні ставки оплати;

несправедлива структура оплати;

нестійкі заробітки;

погані умови праці;

тривалі або незручні години роботи;

деспотичної або неприємне керівництво;

проблеми з проїздом до місця роботи;

відсутність можливості для просування, навчання або підвищення кваліфікації, розвитку досвіду;

робота, в якій немає особливої потреби;

невідповідність по відношенню до колег;

неадекватні заходи по введення в посаду (відсутність контролю за адаптацією).

Якщо є складність з набором кадрів, причиною може бути один або комбінація декількох наступних факторів:

неконкурентоспроможні ставки оплати та інших виплат (пільг/компенсацій);

імідж організації в як роботодавця;

місцева або загальнонаціональна брак людей з необхідною кваліфікацією;

монотонний, не підлягає попиту чи обмежений характер роботи;

відсутність можливості для навчання, просування по службі або підвищення кваліфікації;

погані умови роботи;

неправильний вибір джерел надходження кандидатів;

погана реклама;

неправильне розміщення реклами;

погано проінструктовані інтерв'юери (зовнішні або внутрішні);

некомпетентні інтерв'юери, що створюють неправильне враження про організацію або роботі, набирають невідповідний штат або неправильно розміщують персонал (посада не відповідає працівникові);

незадовільні процедури відбору персоналу.

Якщо ви зможете визначити причини своїх проблем, вважайте, що ви вже на півдорозі до їх дозволу. Деякі проблеми, такі як погані умови праці, є більш складними в порівнянні з іншими проблемами. Існує також межа, до якого організація може збільшити заробітну плату та інші пільги. Однак інші поліпшення можливі без какіхлібо особливих витрат.

Проблеми високої плинності кадрів і труднощів найму відповідного персоналу тісно пов'язані між собою. Отже, їх можна вирішити за допомогою одних і тих же коштів, які можна об'єднати під наступними заголовками:

Заробітна плата і інші пільги

Проведіть дослідження місцевих і національних ставок для того, щоб визначити співвідношення між шкалою ставок оплати у вашій організації та ставками на ринку праці, переглянете ставки там, де вони є нижчими від ринкових, і там, де це можливо без надмірних витрат або без порушення внутрішніх співвідношень.

Проведіть аналогічні дослідження інших виплат (пільг), включаючи оплату відпусток, лікарняних листів і харчування в їдальні організації, порахуйте витрати на підвищення таких виплат там, де вони є нижчими від ринкових, і прийміть відповідні заходи щодо збільшення цих виплат там, де витрати зможуть себе окупити.

Перегляньте структуру заробітної плати, особливо за допомогою оцінки складності роботи, для виявлення неадекватних ставок; перегляньте диференційні тарифи за кілька років; прийміть заходи з усунення несправедливості і по відновленню диференціальної оплати праці там, де ці проблеми є основною причиною звільнення або умовою закріплення кадрів, і там, де витрати зможуть окупити самі себе.

Якщо відбуваються значні коливання в заробітній платі в результаті функціонування системи премій або системи участі в прибутках, перевірте роботу цих систем і спробуйте знайти спосіб згладжування гострих кутів.

Умови праці

Порівняйте години роботи в вашої організації з годинами роботи в інших організаціях. Розгляньте можливість введення гнучкого графіка: Перегляньте необхідність роботи в нічну зміну і спробуйте знайти альтернативне рішення, наприклад робота в два зміни.

Огляньте приміщення контор і цехів нові шпалери, нові меблі або перестановка меблів може робити чудеса.

перевірки системи опалення, освітлення і кондиціонування і подивіться, чи можна їх удосконалити без надмірних витрат.

Кадрова політика

Розгляньте і удосконалює програми навчання, планування кар'єри та підвищення кваліфікації керівних кадрів.

Характер роботи

Спробуйте зробити роботу більш привабливою шляхом підвищення відповідальності, розширення сфери діяльності або скорочення нецікавою, монотонної роботи на даній посади/робочому місці.

Якість управління

Керівники повинні удосконалюватися в мистецтві управління людьми і проходити необхідне навчання.

Складнощі з проїздом до місця роботи

Розгляньте можливість організації спеціального транспорту для персоналу або надання та оплати проїзних квитків.

Процедура набору кадрів

Розгляньте всі процедури з метою підвищення ефективності і вибірковості зверніть особливу увагу на якість особистісних специфікацій, рекламу, системи обробки анкет, проведення співбесіди та отримання рекомендаційних листів.

Поповніть керівників проводити співбесіди.

вдосконалить процедуру введення в посаду.

Імідж організації

Перегляньте всі перераховані вище пункти і зверніть особливу увагу на ті з них, які негативно впливають на репутацію організації як роботодавця.

Аналіз зільних сторін вашої організації

Встановлення та усунення причин звільнення і засобів закріплення кадрів є необхідним, але в якійсь мірі негативним підходом. Вам слід також розглянути і сильні боку вашої організації, такі як цікава робота, можливості навчання та підвищення кваліфікації, перспективи просування по службі, страхування, пільги та посібники для працівників. Ці факти необхідно порівняти з тими, які пропонують конкуренти, і скласти список найбільш вигідних пунктів. В какойто ступеня кандидати пропонують себе самі, але вони також і купують те, що організація може їм запропонувати. Якщо ринок праці є ринком покупців, організація, яка пропонує себе кандидатам, повинна вивчити їх вимоги в співвідношенні з тим, що вона може запропонувати. Їх вимоги можна виразити в шість пунктів:

заробітна плата;

перспективи;

навчання;

зацікавленість;

умови праці;

надійність організації.

Отже, Ваші дії в аналізі потреби в кадрах.

Розгляньте потреби в наборі кадрів для виявлення нестачі персоналу і створення бази для програми планування набору кадрів.

Перегляньте штатні розкладу, плани з праці і переконайтеся, що запити реалістичні.

Перегляньте першочергові запити про заміщення або набір додаткових кадрів і переконайтеся, що ці запити обгрунтовані.

Перш ніж приступити до набору кадрів з боку, переконайтеся, що в організації немає жодної відповідної кандидатури. Розгляньте можливих кандидатів і/або дайте оголошення всередині організації.

Проаналізуйте причини плинності кадрів або труднощі з набором персоналу і прийміть відповідні заходи.

Проаналізуйте сильні боку вашої організації і постарайтеся використовувати їх у програмах набору кадрів.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.gaap.ru