Аутсорсинг бухгалтерських та фінансових функцій

Стівен Брег

Переваги і недоліки аутсорсингу

У цьому розділі розглядається ряд переваг і недоліків аутсорсингу багатьох бухгалтерських функцій компанії. Мова йде про таких областях, як стягнення дебіторської заборгованості, внутрішній аудит, розрахунок заробітної плати, облік податків, фінансова звітність, управління пенсійними програмами, обробка трансакцій, а також управління грошовими потоками. У відношенні кожної з цих областей приведені як переваги, так і недоліки, тісно взаємопов'язані одна з одною. Таким чином, читач зможе порівняти і оцінити вигоди і пов'язані з ними проблеми, що виникають при використанні аутсорсингу.

Щоб уникнути повторів НЕ перераховуються деякі позитивні риси аутсорсингу всіх областей бухгалтерського обліку. Ці позитивні риси пов'язані з тим, що багато області бухгалтерського обліку вимагають канцелярської роботи або можуть бути автоматизовані - Наприклад, обробка трансакцій, управління пенсійними планами і розрахунок заробітної плати, - а, отже, не є стратегічними. Оскільки вони не так важливі для спільного стратегічного розвитку компанії, їх доцільно передати, щоб фінансовий директор міг зосередитися на більш значущих питаннях, що впливають на рентабельність компанії або її становище на ринку.

Головна перевага аутсорсингу стягнення дебіторської заборгованості полягає в тому, що постачальник послуги, швидше за все, буде з великим завзяттям переслідувати клієнтів, які відмовляються платити за рахунками, ніж співробітники компанії. Щоб змусити компанії платити за старими рахунками, потрібні особливі навички і хороші агентства зі стягнення боргів, що володіють потрібними людьми. Негативної стороною використання агентств є те, що вони можуть вести себе настільки агресивно з клієнтами, що ті назавжди відмовляться мати справу з компанією. Проте, якщо компанія доручає стягнути заборгованість з клієнта, то вона сама, ймовірно, не бажає надалі підтримувати ділові відносини з цим клієнтом. При це агентство по стягненню боргів утримує чималі відсотки з кожного рахунку, за яким було стягнуто борг, звичайно близько третини суми. Але компанія, як правило, передає стягнення дебіторської заборгованості агентству тільки в тому якщо вона вважає, що не зможе зробити це самостійно, а, отже, навіть часткове стягнення для неї краще, ніж зовсім нічого. Крім того, багато компаній списують дебіторську заборгованість, вже не сподіваючись на її стягнення, в той час як замість цього можна було б скористатися послугами агентства. Іноді компанія може працювати з агентствами, які беруть погодинну оплату, а не відсотки з стягненої суми. Таким чином, оплата виявиться не такою високою, але зате витрати на стягнення боргу будуть вже не змінними, що більш бажано для компанії, а постійними. Іншими словами, роботу з найбільш «складною» дебіторською заборгованістю доцільніше доручити агентству по стягненню боргів, оскільки вони краще переслідують клієнтів, змушуючи їх оплатити свої рахунки.

Сьогодні компанії передають також внутрішній аудит. Нижче наведені аргументи на користь такого підходу, які слід зіставити з наступним далі списком його недоліків, щоб повністю зрозуміти всі деталі аутсорсингу цієї функції. До аргументів на користь аутсорсингу внутрішнього аудиту відносяться:

Сукупність професійних знань. Якщо роботу виконує велика аудиторська фірма, то вона може змінювати склад аудиторів для кожної перевірки, використовуючи тих співробітників, які найкраще підходять для її проведення.

Організаторські здібності. Постачальник послуг може керувати аудитом замість компанії; оскільки постачальник займається лише аудитом, він, швидше за все, дуже добре вміє управляти аудитом, роблячи це краще працівників компанії.

Знання передових методів бухобліку. Аудитор, який перевіряє діяльність багатьох компаній, накопичує базу знань про те, як найбільш ефективно виконувати ті чи інші дії, або ж отримує доступ до потрібних знань, отримуючи їх через інших аудиторів своєї фірми. Отже, він може рекомендувати компанії проводити ті чи інші зміни. Співробітники відділів внутрішнього аудиту можуть роками працювати в своїх компаніях і не отримати таких знань через брак досвіду роботи в інших компаніях.

Змінні витрати. Компанія оплачує тільки аудиторські перевірки, проведені постачальником послуг, тому витрати на аудит можна перетворити з постійних (на утримання власного штату) в змінні (на оплату послуг зовнішніх фахівців).

Оперативний доступ. Компанія має можливість оперативно задіяти команду досвідчених аудиторів для роботи в зарубіжному філіалі, до якого важко направляти своїх власних співробітників.

Зниження на відрядження витрат. Компанії доведеться оплачувати переліт співробітників відділу внутрішнього аудиту до місця розташування об'єкта, в якому потрібно провести аудиторську перевірку, у той час як велика аудиторська фірма зможе виділити для цієї цілі працівників своїх регіональних відділень. Таким чином, компанія уникне зайвих витрат на відрядження, що виділяються співробітникам відділу внутрішнього аудиту. Але зниження витрат можливе тільки в тому випадку, якщо аудиторська фірма має регіональні відділення неподалік від місцезнаходження об'єктів компанії.

Відсутність простоїв. Використання групи сторонніх аудиторів тільки для виконання окремих завдань дозволить компанії уникнути непродуктивних простоїв співробітників відділу внутрішнього аудиту, наприклад, у період між закінченням однієї аудиторської перевірки і початком наступної.

Відсутність витрат на найм і навчання персоналу. Компанія може уникнути значних витрат на комплектування штату і підвищення кваліфікації співробітників відділу внутрішнього аудиту.

Існує ряд вагомих причин, через які за певних обставин не слід доручати проведення внутрішнього аудиту зовнішнім виконавцям. Керівництву варто знати про ці причини, перш ніж приймати рішення про передачу цієї функції. Мова йде про наступні проблеми:

Вартість. Головним недоліком використання зовнішньої аудиторської фірми для проведення внутрішнього аудиту є його висока вартість, яка включає в себе накладні витрати і чималу норму прибутку. Додаткове занепокоєння може викликати те обставина, що витрати будуть рости як сніжний ком, коли компанія розпустить свій відділ внутрішнього аудиту і повністю довірить цю роботу зовнішнім постачальникам, які після цього збільшать вартість своїх послуг.

Навчання. Деякі компанії використовують внутрішній аудит для підготовки своїх менеджерів, оскільки робота у відділі внутрішнього аудиту дає можливість добре вивчити багато функції в компанії. Скорочуючи цю штатну одиницю, компанія втрачає базу для підготовки майбутніх менеджерів. Щоб вирішити цю проблему і забезпечити активний процес навчання, можна включити учнів співробітників в аудиторські групи постачальників.

Досвід. Кваліфікація аудиторів, що надаються постачальником послуг, може виявитися нижче очікуваного рівня, оскільки в більшості аудиторських фірм спостерігається значна плинність кадрів. Крім того, вони часто залучають до роботи молодших співробітників, щоб ознайомити їх з різними системами бухгалтерського обліку. Цієї проблеми можна уникнути, заздалегідь обговоривши кваліфікацію кожного працівника, постачальника для проведення внутрішнього аудиту.

Відповідальність. Керівництво повинно усвідомити, що вона відповідальна за формування та забезпечення систем контролю, а також за аудит цих коштів. Якщо на компанію подають до суду за відсутність контролю, вона не зможе перекласти відповідальність на зовнішнього виконавця, який здійснює внутрішній аудит. У цій ситуації відповідь буде тримати лише керівництво компанії.

Незалежність. Передбачається, що аудиторська фірма споруджує «китайські стіни» усередині своєї компанії, щоб забезпечити незалежність аудиту фінансової звітності від результатів роботи з внутрішнього аудиту. Це - досить важке завдання, особливо для невеликих фірм, де персоналу недостатньо для того, щоб кожен раз призначати окремих співробітників на внутрішній аудит і періодичний зовнішній аудит.

Серед всіх бухгалтерських функцій зовнішнім постачальникам найчастіше передається розрахунок заробітної плати. Можна виділити наступні переваги аутсорсингу цієї функції:

Дозволяє уникнути процедури підготовки податкової звітності. Компанія може покласти обов'язки щодо складання податкової звітності на постачальника. Держава вимагає своєчасного подання податкової звітності та накладає великі штрафи в разі затримки. Компанії, у яких постійно виникають такі проблеми, можуть заощадити значні кошти, передавши це завдання постачальника, якщо сума штрафів перевищує загальну вартість аутсорсингу.

Дозволяє уникнути витрат на оновлення програмного забезпечення. Щоб правильно обчислювати податки з заробітної плати на своєму програмному забезпеченні, компанії змушені щорічно платити постачальникам програмного забезпечення за оновлення форм для розрахунку податків з заробітної плати. Оскільки щороку відбувається зміна місцевих податкових ставок, компанія, яка займається розрахунком податків на власних програмних засобах, змушена нести щорічні витрати на таке оновлення.

Дозволяє уникнути заповнення форми W-2. Постачальник послуг з розрахунку заробітної плати буде зводити суми нарахованої заробітної плати наростаючим підсумком з початку року в податкових картках форми W-2 і навіть розсилати їх співробітникам компанії. В іншому разі складання документів і їх розсилка співробітникам буде здійснюватися власною системою компанії.

Дозволяє уникнути друкування чеків. Друкування чеків може надовго займати принтер компанії, якщо в ній працює багато службовців. Крім того, знадобиться постійне технічне обслуговування для запобігання поломок. При використанні аутсорсингу ні принтер, ні співробітники не знадобляться для виконання цього завдання.

Пряме зарахування на банківські рахунки співробітників. У багатьох компаніях системи розрахунку заробітної плати не дозволяють переводити суми заробітної плати безпосередньо на банківські рахунки співробітників, у той час як усі великі постачальники пропонують цю послугу. Пряме зарахування на банківські рахунки особливо вигідно для компаній, працівники яких постійно перебувають у відрядженнях і, отже, не можуть отримати заробітну плату або зарахувати її на свій банківський рахунок.

Розкладання чеків по конвертів. Постачальник може автоматично упаковувати чеки в конверти і розсилати їх співробітникам компанії, тим самим звільняючи бухгалтерію від канцелярської роботи.

Розсилка чеків по різних офісах компанії. Хоча більшість постачальників не займається розсилкою чеків окремим працівникам, вони надсилають пакети з чеками в офіси компанії для подальшої видачі співробітникам.

Використання штампа-факсиміле для завірення чеків. Постачальник ставить штамп-факсиміле з підписом посадової особи на всіх чеках, звільняючи ця особа від канцелярської роботи.

Використання спеціальних і стандартних звітів. Більшість постачальників послуг з розрахунку заробітної плати складає самі різні звіти, задовольняючи потреби більшості компаній. У разі необхідності компанія може скласти додаткові звіти, оскільки постачальник зазвичай володіє спеціальним інструментом для цієї мети.

Використання плану 401 (k). Деякі постачальники послуг з розрахунку заробітної плати можуть автоматично відраховувати кошти з нарахованої заробітної плати співробітників і від імені компанії вкладати їх у пенсійний план 401 (k), тим самим позбавляючи службовців компанії від значного обсягу канцелярської роботи, пов'язаної із здійсненням цієї функції.

Незважаючи на значний список переваг, деякі компанії вважають за краще не передавати функцію розрахунку заробітної плати зовнішнім постачальникам по одній або кількох причин, наведеним нижче:

Вартість. Постачальники послуг з розрахунку заробітної плати можуть обійтися дуже дорого, якщо використовуються всі можливі послуги, пов'язані з цією функцією. Типовий постачальник призначає спочатку дуже низькі розцінки за основну послугу з друку чеків із заробітною платою. Однак, як тільки компанія укладе угоду про наданні цього виду послуг, вона виявить, що вартість додаткових послуг незабаром перевищить плату за основне обслуговування. Наприклад, додаткові винагороди можуть стягуватися за автоматизовану процедуру запевнення чеків за допомогою штампа-факсиміле, упаковку їх у конверти, розсилку по різних офісах, клієнтський доступ до програмного забезпечення постачальника або перерахування заробітної плати на банківські рахунки співробітників.

Проблеми при перенесенні інформаційної бази. Щоб співробітники, як і раніше отримували чеки з правильно нарахованої заробітної платою та податковими відрахуваннями, необхідно належним чином перенести великий обсяг інформації в базу даних постачальника. Якщо при передачі інформації в базу даних постачальника виникають проблеми, то компанія може настільки розчаруватися в постачальника, що вирішить повернутися до виконання функції власними силами. Передача даних може стати справжньою проблемою також через те, що багато компаній хотіли б перейти на аутсорсинг на початку календарного року, в результаті чого на персонал постачальника, відповідальний за системний переклад даних, лягає велике навантаження.

Виписка чеків вручну. Важко визначити точну суму податкових вирахувань, виписуючи чек вручну. Однак багато фірм, які надають послуги з розрахунку заробітної плати, пропонують сьогодні послугу автоматичного обчислення податкових відрахувань, скористатися якої можна за телефоном або через Інтернет.

Відправлення відомостей для нарахування заробітної плати. Постачальник послуги з розрахунку заробітної плати не збирає відомості, необхідні для її обчислення. Цим має займатися компанія, організовуючи збір та передачу постачальника даних для розрахунку заробітної плати і податків. Оскільки це може стати основним джерелом канцелярською роботи при автоматичному розрахунку заробітної плати, економія витрат при використанні постачальника може виявитися неможливою. Однак ця проблема виявиться не такою складною, якщо більшість службовців компанії отримують твердий оклад, оскільки в цьому випадку обсяг даних про відпрацьований час незначний. Крім того, деякі постачальники пропонують табельні години для зчитування штрих-коду, які вбудовуються безпосередньо в їх програмне забезпечення, у результаті чого буде потрібно незначний обсяг канцелярської роботи.

Функцію обліку податків слід делегувати постачальникам у тому випадку, якщо компанія недостатньо крупна, щоб забезпечити повну зайнятість свого власного податкового відділу. Ця функція часто розділяється на дві частини: складання звітності по податків, що надходять до бюджету штату та федерального бюджету, доручається зовнішньому виконавцю, а звітність з місцевих податків ведеться власними силами. Причина такого поділу полягає в тому, що багато фірм, що надають послуги з податкового обліку, спеціалізуються на питаннях оподаткування штатів і федерального оподаткування, оскільки мають свої власні групи експертів, що консультують їх з цих питань. Проте у них немає особливих стимулів для вивчення окремих регіонів, наприклад, зон промислового розвитку.

Як правило, компанія доручає постачальника послуг складання фінансових звітів у тому випадку, якщо власна бухгалтерія недостатньо велика або компетентна, щоб точно і своєчасно виконати цю роботу. Передача цієї функції може виявитися доцільною, якщо бухгалтерська фірма достатня велика, а її співробітники мають глибокі знання всіх вимог до фінансової звітності, особливо всіх необхідних приміток до неї. Часто в рамках цього підходу зовнішньої фірму доручається перевірка правильності складання фінансових звітів, підготовлених персоналом компанії, особливо в тому зпроменя, якщо компанія є публічною і її звіти подаються до Комісії з цінних паперів і бірж (SEC), що вимагає глибоких знань вимог SEC до звітності. Негативна сторона цього підходу полягає в тому, що розцінки бухгалтерських фірм за цей вид послуг, як правило, високі. Таким чином, слід вирішити, чи варто більш високу якість звітності додаткових витрат.

Перевага використання постачальника послуг для управління пенсійним планом 401 (k) полягає в зниження обсягу канцелярської роботи, пов'язаної з відстеженням внесків співробітників. При цьому витрати на цю функцію будуть не постійними (на утримання власного штату), а змінними (на оплату персоналу постачальника). Витрати стають змінними, тому що більшість постачальників послуг встановлює розцінки за управління кожним пенсійним внеском. Наприклад, може встановлюватися початковий збір за відкриття кожного пенсійного рахунку, винагороду за щорічне обслуговування цього рахунку і винагороду за його закриття. Вартість послуг постачальника буде змінюватися пропорційно зміні чисельності співробітників. Головний недолік цього підходу полягає у ризику найму поганого постачальника послуг, який буде керувати незадовільно пенсійними вкладами співробітників. Цю проблему можна частково вирішити, навівши довідки та зв'язавшись із самим постачальником, щоб отримати докладну інформацію про результати його діяльності.

Обробка транзакцій також може бути передана зовнішнім виконавцям. Одна з переваг цього полягає в тому, що постачальник послуг може мати більш глибокими знаннями про процесах світового класу, що дозволить йому обробляти трансакції швидше службовців компанії. Якщо функція обробки трансакцій компанії значно розосереджена, то постачальник зможе звести обробку трансакцій різних офісів компанії в одному місці з високоефективним керуванням, що дозволить зменшити витрати. Крім того, компанія може замінити власний менеджмент низького рівня (приблизно) першокласним менеджментом постачальника. Негативної стороною аутсорсингу обробки трансакцій є його вартість: якщо постачальники послуг не зможуть використовувати свої більш глибокі знання для зниження витрат, вони обійдуться компанії дорожче, ніж при здійсненні цієї функції власними силами.

Управління грошовими потоками також може бути передано зовнішнім виконавцям. Одна з причин полягає в тому, що компанія вручну переводить грошові кошти з одного рахунку на другий і вручну реєструє цю інформацію, у той час як банк може автоматично зводити залишки грошових коштів на різних рахунках і переносити їх на рахунок, що приносить процентний дохід, зовсім не вдаючись до ручного втручання. Це дозволить знизити постійні витрати на утримання співробітників компанії, які відстежують рух грошових коштів через рахунки компанії, оскільки банк, за виконання цієї ж послуги, стягує плату за кожну трансакцію. Крім того, оскільки банк повністю автоматизує цей процес, ризик виникнення помилок при переказі коштів з одного рахунку на інший значно знижується. Єдиний недолік полягає в тому, що компанія буде змушена використовувати один і той же банк для обслуговування всіх своїх рахунків і не зможе вдатися до послуг різних банків, щоб змусити їх конкурувати один з одним, пропонуючи компанії найбільш вигідні ціни.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.gaap.ru