Покадровий аналіз

Правильно проведений аналіз потреби в кадрах дозволяє підприємству уникнути помилок у процесі відбору та найму персоналу, а також вирішити проблему плинності кадрів

Процес найму та відбору персоналу складається з ряду важливих етапів, але, як показує досвід, без проведення аналізу потреби в кадрах кінцевий результат навряд чи буде ефективним. Процес аналізу потреби в кадрах дозволяє створити програму планування набору персоналу (оцінити її реалістичність і обгрунтованість), проаналізувати причини плинності кадрів, труднощі з набором персоналу і вжити відповідних заходів. Нарешті, він дає можливість визначити і в надалі використовувати сильні сторони вашої організації.

Нестабільна економічна ситуація в Україні створює відносну надмірність робочої сили на ринку праці та відчуття у роботодавця легкості відбору та найму персоналу. Але це не завжди так. Адже для повноцінної роботи організації необхідно не просто заповнити вакансію з великого числа кандидатів, а вибрати кращого. Організація може мати у своєму розпорядженні найкращими виробничими приміщеннями та обладнанням, але без знань і навичок, мистецтва сильних особистостей підприємству навряд чи вдасться вижити і досягти успіху. Саме люди створюють або руйнують організацію.Нікто не може сказати точно, скільки керівників зіпсували свою кар'єру через нездатність наймати хороших працівників. І хоча сама по собі це завдання не така вже й складна, досвід показує, що багато організації розуміють її неправильно. Консультанти стверджують: для успішного набору кадрів потрібно всього лише системний підхід з використанням декількох раціональних методик у рамках процесу наймання та відбору персоналу.

Кращий спосіб оцінити вимоги до кандидата - проаналізувати заявки потреби в кадрах

Перед тим, як запустити в дію механізм відбору та найму, має сенс розглянути свої потреби і особливо звернути увагу на кожне вакантне місце. Тобто для початку необхідно провести оцінку майбутніх вимог до кандидата. Досвід показує, що найкращий спосіб отримання інформації для оцінки вимог - зобов'язати керівників підрозділів регулярно надавати відомості про те, скільки їм потрібно людей, які люди їм потрібні і коли вони їм нужни.Запроси повинні бути обгрунтовані необхідністю розвитку діяльності підрозділу, організаційними змінами, потребою в додатковому досвіді, навичках або заміною звільняється. Це дає відділу кадрів можливість аналізувати вимоги в цілому, узагальнювати проблеми найму, готувати програми дій та за потребою оскаржувати прогнози - якщо є підозра, що дані завищені або (що менш ймовірно) занижені. Крім того, потрібно знати рівень плинності кадрів - з тим щоб врахувати майбутні втрати.

Перш ніж шукати працівника на ринку праці, необхідно вивчити внутрішні кадрові ресурси

Поширена спокуса при виникненні потреби в кадрах - зв'язатися зі службою зайнятості, знайомими, дати рекламне оголошення. Але досвідчені менеджери радять не поспішати. Чи є впевненість, що потрібна заміна? Чи дійсно потрібно ще одна людина? Чи потрібно шукати кого-небудь за межами організації? Чи будь-які альтернативи виконання цієї роботи? А що, якщо висунути будь-кого з працівників організації?

Перш ніж зробити будь-які дії по набору кадрів, необхідно відповісти на всі ці питання. Так, штати відділів можуть бути роздуті. (Консультанти з організації та методів праці говорять, що вони завжди можуть скоротити штати у великих управлінських відділах на 10-15% без шкоди для ефективності праці. І звичайно вони праві.) То Тобто треба ретельно розглянути кожне питання про заміщення або залученні додаткових кадрів і переконатися, що цей запит обгрунтований.

Також корисно мати стандартний бланк заявки потреби в кадрах, що заповнюється зазвичай керівниками підрозділів один раз на квартал/півріччя, а для робітників посад з високою плинністю - ежемесячно.Еслі після проведення цієї роботи вирішено, що потреба в кадрах все-таки існує, слід розглянути можливість переказу або висунення з працівників всередині самої організаціі.Ето проводиться шляхом прямого аналізу особистих справ або складу резерву (якщо, звичайно, він існує в організації не для галочки).

Можна також подумати про рекламі всередині організації. Проте внутрішнє рекламування хоча і дає всім рівні можливості, але може викликати розчарування співробітників - якщо наприкінці -решт буде обраний кандидат з боку. У будь-якому випадку консультанти радять у внутрішньому рекламному оголошенні характеризувати посаду або організацію не так детально, як це робиться в зовнішній рекламі. Необхідно лише вказати:

назва посади, її місце в організаційній структурі та короткий опис обов'язків;

необхідні кваліфікацію, досвід і особисті якості;

умови праці (заробітна плата, інші виплати та пільги, особливі умови праці - відрядження або незвичайні робочі години);

процедуру подачі анкет (автобіографій).

Позитивний досвід деяких організацій показує, що в даному випадку ефект може принести преміювання своїх співробітників, якщо рекомендований ними працівник приймається на підприємство. Внутрішні кандидати розглядаються за тією ж схемою, що і зовнішні. Іноді корисно дати внутрішнім кандидатам заповнити бланк анкети, в якому вони самі охарактеризує свою кваліфікацію і досвід, пояснять, чому вони зацікавлені в цій посаді і чому вони вважають себе придатними для неї. Це дає їм можливість представити себе і допомагає отримати інформацію про кандидата в типовою формою - особиста справа не завжди підходить для цієї мети. Дана анкета допомагає також зрозуміти мотивацію кандидата і з'ясувати, якщо це необхідно, його здатність висловлювати свої думки на папері.

Проблеми плинності кадрів і найму персоналу вирішуються за допомогою однакових механізмів

Досвід показує, що аналіз потреби в кадрах, як правило, виявляє дві основні проблеми організації: висока плинність кадрів і труднощі в отриманні потрібних работніков.Еслі плинність кадрів велика, слід встановити причини. Найбільш поширеними з них є:

неконкурентоспроможні ставки оплати;

несправедлива структура оплати;

нестабільні заробітки;

погані умови праці;

тривалі або незручні години роботи;

деспотичної або неприємне керівництво;

проблеми з проїздом до місця роботи;

відсутність можливості для просування, навчання або підвищення кваліфікації, розвитку досвіду;

робота, в якій немає особливої потреби;

неадекватні заходи по введення в посаду (відсутність контролю за адаптацією).

Причинами складності набору кадрів є:

неконкурентоспроможні ставки оплати та інших виплат (пільг/компенсацій);

імідж організації в як роботодавця;

місцева або загальнонаціональна брак людей з необхідною кваліфікацією;

обмежений характер роботи;

відсутність можливості для навчання; просування по службі або підвищення кваліфікації;

погані умови роботи;

неправильний вибір джерел надходження кандидатів;

погана реклама;

неправильне розміщення реклами;

погано проінструктовані інтерв'юери (зовнішні або внутрішні);

некомпетентні інтерв'юери, що створюють неправильне враження про організацію або роботі, набирають невідповідний штат або неправильно розміщують персонал (посада не відповідає працівникові);

незадовільні процедури відбору персоналу.

Якщо ви зможете визначити причини своїх проблем, вважайте, що ви вже на півдорозі до їх розв'язання. Деякі проблеми, такі як погані умови праці, є більш складними за порівнянні з іншими. Існує також межу, до якої організація може збільшити заробітну плату та інші пільги. Однак інші поліпшення можливі без будь-яких особливих витрат. Проблеми високої плинності кадрів і труднощів найму відповідного персоналу тісно пов'язані між собою. Отже їх можна вирішити за допомогою одних і тих же коштів, які необхідно розбити на кілька груп.

Заробітна плата і інші пільги.

Проведіть дослідження місцевих і національних ставок для того, щоб визначити співвідношення між шкалою ставок оплати у вашій організації та ставками на ринку праці, перегляньте ставки там, де вони є нижчими від ринкових, і там, де це можливо без надмірних витрат або без порушення внутрішніх соотношеній.Проведіте аналогічні дослідження інших виплат (пільг), включаючи оплату відпусток, лікарняних листів і т. п. Порахуйте витрати на підвищення таких виплат там, де вони є нижчими ринкових, і прийміть відповідні заходи щодо збільшення цих виплат там, де витрати зможуть себе окупити.

Перегляньте структуру заробітної плати, особливо за допомогою оцінки складності роботи, для виявлення неадекватні ставки. Перегляньте диференційовані тарифи за кілька років; прийміть заходи з усунення несправедливості і по відновленню диференційованої оплати праці там, де ці проблеми є основною причиною звільнення або умовою закріплення кадрів, і там, де витрати зможуть окупити самі себе.

Якщо відбуваються значні коливання в заробітній платі в результаті функціонування системи премій або системи участі в прибутках, перевірте роботу цих систем і спробуйте знайти спосіб згладжування гострих кутів.

Умови праці.

Порівняйте години роботи в вашої організації з годинами роботи в інших організаціях. Розгляньте можливість введення гнучкого графіка: Перегляньте необхідність роботи в нічну зміну і спробуйте знайти альтернативне рішення, наприклад, робота в два зміни. Огляньте приміщення контор і цехів - нові шпалери, нові меблі або перестановка меблів можуть робити чудеса. Перевірте системи опалення, освітлення і кондиціонування і подивіться, чи можна їх удосконалити без надмірних витрат.

Кадрова політика.

Розгляньте і удосконалює програми навчання, планування кар'єри та підвищення кваліфікації керівних кадрів.

Характер роботи.

Спробуйте зробити роботу більш привабливою шляхом підвищення відповідальності, розширення сфери діяльності або скорочення нецікавою, монотонної роботи на даній посади/робочому місці.

Якість управління.

Керівники повинні удосконалюватися в мистецтві управління людьми і проходити необхідне навчання.

Складнощі з проїздом до місця роботи.

Розгляньте можливість організації спеціального транспорту для персоналу або надання та оплати проїзних квитків.

Процедура набору кадрів.

Розгляньте всі процедури з метою підвищення ефективності і вибірковості - зверніть особливу увагу на якість особистісних специфікацій, рекламу, системи обробки анкет, проведення співбесіди та отримання рекомендаційних листів. Поповніть керівників проводити співбесіди. Удосконалить процедуру введення в посаду.

Імідж організації.

Перегляньте всі перераховані вище пункти і зверніть особливу увагу на ті з них, які негативно впливають на репутацію організації як роботодавця.

Встановлення та усунення причин звільнення і засобів закріплення кадрів є необхідним, але в якійсь мірі негативним підходом. Вам слід також розглянути і сильні сторони вашої організації, такі як цікава робота, можливості навчання і підвищення кваліфікації, перспективи просування по службі, страхування, пільги та допомоги для працівників. Ці факти необхідно порівняти з тими, які пропонують конкуренти, і скласти список найбільш вигідних пунктів. В якійсь мірі кандидати пропонують себе самі, але вони також і купують те, що організація може їм запропонувати. Якщо ринок праці є ринком покупців, організація, яка пропонує себе кандидатам, повинна вивчити їх вимоги в співвідношенні з тим, що вона може запропонувати. Їх вимоги можна виразити в шести пунктах: заробітна плата, перспективи, навчання, зацікавленість, умови праці, надійність організації.

Структура бланка заявки потреби в кадрах *

Вимоги

Найменування посади

Постійна/тимчасова робота (якщо тимчасова, вказати період з __________ по ____________)

Рівень заробітної плати (оклад + премія)

До якої дати потрібно працівник

Короткий опис основних обов'язків

Необхідне освіта/кваліфікація

Необхідний практичний досвід роботи

Основні навички, розумові або особистісні вимоги

Вікові обмеження (якщо є)

Хто буде керівником працівника (посада, ф. і. о.)

Хто буде в підпорядкуванні працівника (кількість працівників за посадами)

Якщо проводиться заміщення працівника, що звільняється, необхідно заповнити наступні графи:

Ф. і. о. замінюваного

Посада

Заробітна плата (оклад + Премія)

Дата звільнення працівника

Причина звільнення

Продуктивність / якість роботи (Вище середнього; Задовільно; Незадовільно -- непотрібне закреслити):

Якщо проводиться розширення штатів потрібно заповнити такі графи:

Чим викликана потреба у розширенні?

Поясніть, чому неможливо уникнути цього розширення за допомогою організаційних або інших змін

* При запиті нової посади прикладіть посадову інструкцію.

Структура бланка анкети для внутрішнього кандидата

Ф. і. о.

Вік

Сімейний стан (діти)

Освіта, кваліфікація, додаткова підготовка (підвищення кваліфікації)

Відділ, займана посаду

Прізвище та посада керівника

Дані про роботу в організації, які повинні включати короткий опис поточних обов'язків

Короткий повідомлення про попередніх місцях роботи

Чому заявник зацікавлений в цій посаді, і чому він вважає себе придатним для неї

Даний матеріал опубліковано в журналі "Компаньйон".

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.gaap.ru