Які правила оформлення та використання візитних карток?

Ольга Балашова

В бізнесі, як правило, використовується два види візитних карток - ділові та представницькі. Ділова візитна картка повідомляє Ваші персональні дані, її передають при вже відбулося знайомство. Однак, якщо ви хочете представити тільки компанію, тобто в особистому контакті на даний момент не зацікавлені (а також при реєстрації на різних ділових заходах, конференціях, виставках), Ви можете скористатися представницькою карткою. Вона містить назва, адреса і телефон компанії.

1. Правила оформлення візитних карток.

Бажано дотримуватися наступних правил:

Розмір візитки повинен становити приблизно 5x9 см. Всі візитниці, як правило, мають стандартний розмір, і правила бізнес-етикету не рекомендують виходити за ці рамки. Візитні картки повинні бути надруковані на щільному папері або на тонкому картоні. Папір повинна бути дорогою і якісною - не варто на цьому економити.

Фон візитної картки повинен бути світлим, а букви - темніше основного фону (ні в жодному разі не навпаки!). П. І. Б. слід друкувати великими літерами, посада - малими. Крім візитної картки на русском у Вас може бути візитка на іноземній мові. Не обов'язково робити дві окремі картки: діловий етикет допускає двосторонні візитки. На діловій візитною карткою повинні бути вказані Ваші П. І. Б., посада, поштова адреса компанії, телефон (при необхідності - мобільний телефон, а також номер факсу і телекса, телефон секретаря), e-mail. Наявність на картці двох-трьох номерів телефонів створює враження, що у Вас серйозна фірма, але майте на увазі, що всі вказані контакти повинні бути активні. Логотип компанії на правильно оформленої візитці займає не більше 1/4 площі.

2. Що належить писати на візитних картках від руки.

Певну інформацію варто писати на візитках тільки від руки - в лівому нижньому кутку. Це стосується ситуацій, коли Ви не вручає візитну картку особисто, а надсилаєте її з якого-небудь приводу (наприклад, разом з привітанням з нагоди свята, значущої події або у відповідь на привітання), а також, якщо ви прийшли до кому-небудь на зустріч, але вона з тих чи інших причин не відбулася. Наведені нижче букви - стандартна міжнародна символіка (початкові літери французьких слів), яку розуміють у всіх цивілізованих странах1:

p. r. (pour remercier) - вираз подяки;

p. f. (pour feliciter) - поздоровлення;

p. f. N. A. (pour feliciter a 1'occasion du Nouvel an) - поздоровлення з Новим роком;

p. f. c. (pour faire connaissance) - вираження задоволення знайомством;

p. p. (pour presenter) - заочне представлення;

p. p. c. (pour prendre conge) - прощання у зв'язку з остаточним від'їздом із країни перебування, коли не наноситься прощальний візит; р. с. (pour condoleances) - вираження співчуття. У менш офіційних випадках на візитних картках можна робити і інші написи, але при цьому обов'язково слід писати про себе в третій особі (наприклад, «Іван Петров вітає »).

3. Правила обміну візитними картками.

Візитну картку прийнято вручати особисто, але в окремих випадках (див. вище) Ви можете передати її з кур'єром або шофером. Якщо Вам надіслали візитну картку, не варто відповідати на неї телефонним дзвінком: не виключено, що Ваш партнер скористається цим, щоб обговорити свої проблеми. І тоді Вам доведеться вести ділова розмова, до якого Ви можете опинитися не готові.

За правилами ділового етикету першим вручає візитну картку той, чиє посадова положення нижче. Якщо ж партнери знаходяться на одному посадовому рівні, першим вручає картка той, хто молодше. Якщо посадове становище і вік приблизно однакові, то черговість вручення візиток непринципова. Беручи гостя з іншої країни, господарі вручають візитки першими. При цьому в Японії, Китаї і Кореї візитні картки передають двома руками. Даючи візитну картку, поверніть її таким чином, щоб Ваш візаві міг відразу прочитати текст. Прийнявши картку, прочитайте вголос прізвище, ім'я та по батькові її власника, щоб переконатися в їх правильну вимову.

Під час переговорів візитні картки покладіть перед собою, розмістивши їх у тому ж порядку, у якому сидять партнери. Це допоможе Вам зорієнтуватися, якщо Ви раптом забудете чиєсь ім'я. Але ні в якому разі не можна крутити в руках або м'яти чужі візитні картки, а також робити на них позначки - це може сприйматися як неповага до співрозмовника.

Список літератури

Журнал «Генеральний директор» березень 2007