Як підготувати компанію до перевірки

Владлен Лабзенко, Генеральний Директор юридичної компанії «Сучасне право», Москва

Підготовка офісних приміщень

Перш ніж робити які-небудь дії, я рекомендую Вам проаналізувати стан справ. Постарайтеся поглянути на Ваш офіс очима співробітника будь-якого державного органу. Уже на цьому етапі Ви багато чого для себе відкриєте. Наступні елементарні правила безпеки повинні бути реалізовані в офісі будь-якої компанії:

1. Обладнайте приміщення бухгалтерії, каси, фінансового відділу та відділу кадрів. Щоб виключити небажану або раптове проникнення перевіряльників у бухгалтерію або касу, необхідно, щоб їх двері закривалися на кодові замки або відкривалися за допомогою ключів-таблеток.

2. Встановіть відеоспостереження. На мій погляд, відеокамери краще встановити у всіх значущих підрозділах. Це не дуже дорого, зате Вашим юристам буде легше захищати інтереси компанії у випадку сваволі з боку перевіряючих. Особливо це актуально під час перевірок співробітниками правоохоронних органів. Досить часто дії працівників МВС виходять не тільки за рамки їх повноважень, але і за рамки закону взагалі (див. Як відеозапис допомогла виграти суд). Добре, якщо під час перевірки у Вашого юриста (головбуха) під рукою будуть диктофон і фотоапарат. Згідно з пунктом 2 статті 45 Конституції РФ «кожен має право захищати свої права і свободи всіма способами, не забороненими законом ». Попередьте перевіряльників, що Ви маєте намір проводити фото-і відеозйомку проведеної перевірки. Швидше за все, це подіє на них витвережували. Навряд чи хтось дозволить собі відверто порушувати закон при увімкненій камері. Зроблені записи можуть при необхідності послужити доказом у суде1.

3. Захистіть сервер компанії. Одна з найпоширеніших помилок -- розміщення сервера на видному місці. Для перевіряючих спокуса отримати інформацію, що міститься на ньому, дуже великий. Звичайно, при обшуку (який може проводиться тільки в рамках кримінальної справи) сервер все одно знайдуть і вилучать. Проте кримінально-процесуальні відносини складають дуже невелику частку від всіх відносин підприємства з державними органами. Ось чому не слід провокувати людей, що прийшли в Ваш офіс із звичайною перевіркою. Разом с, IT-директором подумайте, в якому приміщенні краще розмістити сервер Вашої компанії.

4. Не ставте сейф на видному місці. Не давайте перевіряючим привід цікавитися його змістом. До того ж дуже часто в сейфі компанії зберігаються не враховані по касі грошові кошти. Нічого кримінального в цьому немає, однак, щоб приспати пильність співробітників державних органів, краще спочатку присвоїти цих грошей статус особистих. Наприклад, покладіть гроші в конверт з написом: «Власні гроші Іванова Івана Олександровича ».

5. Перевірте робочі столи персоналу, шафи. Подивіться, що лежить на Вашому столі і на столах Ваших співробітників. Все зайве слід прибрати подалі. Наприклад, в нашій практиці був випадок, коли бухгалтер однієї компанії тримала на робочому столі папку з написом «Чорна каса». Коментарі, по-моєму, зайві. Слід звернути увагу і на те, що зберігається в тумбочках і шафах. Найчастіше співробітники міліції знаходять в них преси сторонніх організацій, незаповнені накладні, рахунки-фактури та інші документи. Зрозуміло, що саме по собі зберігання печаток криміналом не є. Але навіщо давати співробітникам державних органів зайвий привід підозрювати, що діяльність компанії не цілком бездоганна? Всі атрибути взаємодії з сумнівними компаніями слід заховати подалі.

Підготовка документів до перевірки

Готувати документи до перевірки треба заздалегідь. Доручіть головному бухгалтеру простежити, щоб всі співробітники бухгалтерії: видалили олівцеві позначки, зроблені на документах для зручності, так як ці позначки можуть допомогти податкового інспектора в його роботі;

розклали всі документи по папках (іноді до папки «Банк» бухгалтери підшивають рахунку, договори): не треба полегшувати життя перевіряючим;

прибрали з підшивки з документами папери того періоду, який у рамки перевірки не увійшов (зайвий інтерес інспектора Вам ні до чого).

В деяких випадках я настійно рекомендую передати документи компанії для зберігання в архів. Це - недешеве задоволення, але окуповує себе з лишком.

Про що попередити персонал

1. У процесі перевірки ведіть себе дружелюбно, відкрито, без суєти, але намагайтеся не говорити нічого зайвого.

2. Позиція компанії: ми законослухняні.

3. Говорити можна лише про свій підрозділ, повідомляти тільки факти, ніяких припущень. Пам'ятайте: у всіх своя компетенція - повна інформація є тільки у Генерального Директора і головного бухгалтера.

4. Всі пояснення повинні бути простими і логічними.

5. Чи не бороніть перевіряючим, але й не допомагайте їм.

6. Службову листування надавати не потрібно.

7. Якщо перевіряючі зажадали письмових пояснень, не пишіть відразу. Спочатку порадьтеся з керівником підрозділу.

Як відеозапис допомогла виграти суд

Міліція проводила перевірку зі значними порушеннями. Дії перевіряючих були зняті на відеокамеру, розташовану під стелею. Після того як ми привезли в суд плівку і показали всі деталі свавілля, суддя, прийнявши до уваги це доказ нашої правоти, винесла рішення на нашу користь.

Інструктаж співробітників

Самое важливе у підготовці підприємства до приходу нежданих гостей - інструктаж персоналу по дій у нестандартних ситуаціях. Є сенс провести в компанії спеціальний тренінг, який навчає співробітників, як їм слід поводитися при проведенні державними контролюючими (правоохоронними) органами перевірок, слідчих процедур, оперативно-розшукових заходів. Його організацію Ви можете доручити службі персоналу, а от прочитати лекцію цілком під силу Вашому юристу або головбухові. Нехай вони пояснять всім співробітникам, що надавати повну інформацію, що стосується господарської діяльності компанії, може тільки Генеральний Директор або уповноважена ним особа (на підставі довіреності). Ніхто більше в компанії не має права це робити (див. Про що попередити персонал).

Способи психологічного впливу

Швидкий темп допиту. Працівникові дуже швидко задають питання, які потребують відповідей «так» або «ні». Наприклад: «Вас зовут Сергей?» - «Так» - «Ви менеджер?» - «Так». Раптово задається значимий питання. Велика ймовірність, що людина автоматично відповість «так». Не слід відповідати швидко, ламайте нав'язувану форму бесіди. Якщо Ви вже помилилися, то скажіть, що неправильно зрозуміли питання, попросіть уточнити, що мається на увазі.

«Добрий» слідчий. Перевіряючий спочатку говорить на загальні теми. Встановлює контакт, входить в довіру. Потім працівникові кажуть: «Начальство всім заправляє, наживається на твоїй роботі, а ти - простий виконавець. Це несправедливо. Розкажи все, тобі нічого не буде ». Запис зі слів підозрюваного. Зазвичай пропонується написати пояснення і підписати його. Однак можливий варіант, коли запис ведеться зі слів людини. Будь-яка невідповідність написаного реально сказаного може стати засобом впливу. Загроза втрати репутації. Тиск через сім'ю - один з найбільш ефективних способів домогтися визнання. У цьому випадку вселяють: «Що говоритимуть сусіди, коли Вас в наручниках виведуть з дома? Як буде соромно Вашим близьким! »Слід підготувати співробітників до подібної психологічної атаки. Бесіда на підвищених тонах. Крик, лайка, загрози здатні довести службовця до істеричного стану. Ставка робиться на те, що людина втратить контроль над собою. У такій ситуації краще сказати, що в подібному тоні Ви розмовляти не будете.

Список літератури

Журнал «Генеральний директор» березень 2007