Короткий курс паперової дієтології

Ігор Володимирович Ліпсіц, доктор економічних наук, ординарний професор і завідувач кафедрою маркетингу Державного університету - Вища школа економіки.

Мова піде саме про дієту, але дуже специфічною - про скорочення паперової інформації, яку керівнику доводиться «поглинати» і «перетравлювати» день за днем.

Дійсно, надмірний паперовий потік, обрушуються на керівників усіх рівнів, приводить до досить сумних наслідків: вони бувають зайняті, їм ніколи вивчати перспективу, визначати стратегію розвитку. Для багатьох керівників стіл, завалений паперами, - це джерело постійного неспокою, щовечірньою роботи, невдоволення начальства, а зрештою і поступового розлади здоров'я.

Саме тому фахівці з проблем управління приділяють велику увагу пошуку можливостей приборкати паперовий «шквал» і вивільнити час для керівників більш продуктивних занять, ніж нескінченне читання ділової кореспонденції.

За оцінками деяких експертів, на частку даремних паперів припадає майже 30% документообігу. Перш ніж давати поради з «паперової дієтології», варто спочатку з'ясувати, чому на столі керівник одержує папери, чиє відсутність не погіршило б роботу очолюваного ним підрозділу і всього підприємства в цілому.

Причини поза і всередині нас

Документи про запас. Значну частину документів цілком можна замінити телефонними переговорами або особистими контактами з зацікавленими особами, особливо якщо вони працюють в одній організації. Як би вміло не був складений документ, за своєї інформаційної цінності він завжди поступається особистому спілкуванню. Поява таких паперів нерідко пов'язане з прагненням запастися документами «про всяк випадок »: я, мовляв, трудився, не покладаючи рук, і якщо все ж таки нічого не вийшло, то це не моя вина. Чимало паперів з'являється на світ тільки тому, що керівники і підлеглі прагнуть зробити один на одного враження. Підлеглі намагаються продемонструвати власну поглиненості виконанням доручень начальства і тим самим зайвий раз нагадати про своє ретельність. Начальники ж, плоди непотрібні документи, як би показують своїм підлеглим, що вони, по-перше, постійно вникають у всі деталі діяльності співробітників, по-друге, звіти їх підлеглих недостатньо ісчерпивающи і, нарешті, щоб взагалі всі відчували, хто тут начальник.

Невдала організаційна структура. Нерідко надлишок документів пов'язаний з тим, що у вас занадто широка сфера компетенції або перед вами легко звітує занадто багато підлеглих. Психологи встановили, що керівник здатний задовільно справлятися зі своїми обов'язками лише у випадку, якщо він безпосередньо контролює роботу 7-8 підлеглих. У подібних випадках вас виручить призначення ще одного заступника або перерозподіл обов'язків між помічниками. У самому крайньому випадку можливе докорінна зміна організаційної структури підрозділу, що вимагає, звичайно, ретельного вивчення майбутніх витрат і можливих наслідків.

Ви повільно читаєте. У виникненні паперових «заметів» на столі, можливо, винні ви самі: ви недостатньо володієте сучасними методами канцелярської роботи. Але чи достатня досягнута швидкість читання? Навчання на курсах швидкочитання або самостійне оволодіння цією технікою абсолютно необхідно.

Недовіра до підлеглих. Величезну допомогу може надати вміле делегування обов'язків. Всі керівники вдаються до нього, але не у всіх повторюється листування повністю проходить через руки підлеглих, вивільняючи керівництву час для вирішення найбільш складних і нестандартних проблем.

Непрофесіоналізм подчіненних.Для керівників вищих рівнів дуже важливо, які документи представляють їм нижчестоящі керівники. Якщо вони просто надсилає вам звіти та рекомендації своїх підлеглих - значить, ви не навчили їх працювати, і розплата - ті самі купи паперів на вашому столі. Ви повинні мати справу лише з узагальнюючими документами, що відображають особисту позицію нижчестоящих керівників з того чи іншого питання, сформовану з урахуванням думок їх підлеглих. Якщо вони не вміють узагальнювати, то вам (і нікому іншому) треба зайнятися їх навчанням, а якщо і це не дасть результатів, - подумати про те, чи відповідають ваші помічники своїм посадам ...

«Паперова дискримінація ». Вона, як не дивно, дійсно існує. Не секрет, що всі ми любимо займатися тільки тим, що нам цікаво і в чому ми можемо блиснути своїми здібностями. Це відноситься і до паперової роботи: багато керівників розглядають документи з найбільш їх цікавлять в першу чергу. По друге зазвичай потрапляють проблеми, яким особливу увагу приділяє безпосередній начальник даного керівника. Інші папери відкладаються в дальній ящик до тих пір, поки не виникне більш цікавих занять або розгляд цих паперів стане нагальною необходімостью.В результаті на дні скриньки осідають всі папери з особливо складними, нецікавими або кляузнимі справами незалежно від їхньої реальної важливості і терміновості. Оскільки таких паперів звичайно більше, ніж цікавих, у результаті це призводить до постійного збільшення частки «Незавершеного бумагопроізводства» з усіма наслідками, що випливають звідси неприємними наслідками.

Справитися з подібним явищем можна, лише прийнявши на озброєння наступні принципи:

Сортуйте всю кореспонденцію, що надходить;

викидайте непотрібні папери;

стандартні папери передавайте відразу ж своїм підлеглим для обробки;

в першу чергу займайтеся кляузнимі, неприємними, складними і нецікавими справами;

залишайте найбільш цікаві та приємні справи і паперу на кінець робочого дня.

Поратися з об'ємом паперів, що надходять до нас кожен день, все одно важко. Подивимося, чи можна взагалі скоротити документообіг.

Дивіться на папери тверезо

Перш за все слід подолати своєрідний психологічний бар'єр, який заважає більше тверезо поглянути на папери, з якими доводиться мати справу кожен день. З перших кроків самостійної діяльності керівники звикають до думки про те, що обробка кореспонденції - невід'ємна частина їхньої роботи. Тим часом службові папери - це всього лише один із засобів досягнення корисних результатів, але зовсім не має роботи. Зарплату керівнику платять за результати діяльності його підрозділи, а не за те, скільки паперу воно спише протягом року. Саме тому вельми актуально знизити «бумагоемкость» в розрахунку на одиницю корисної діяльності підрозділу. Як цього досягти?

Для початку спробуйте сьогодні ж поглянути на свою щоденну кореспонденцію свіжим поглядом, немов бачите все це вперше в житті. Задайте собі кілька наївних запитань: «А чи потрібна мені цей папір взагалі? Чи допоможе мені цей документ у роботі чи йому пряма дорога до архіву? Коли мені в останній раз доводилося користуватися інформацією такого роду? »Досвід свідчить, що якщо якоюсь інформацією доводиться користуватися лише зрідка, вельми імовірно, що без неї можна взагалі обійтися. Тому, наткнувшись у своїй пошті на такий документ, без жалю позбавляйтеся від нього або повертайте тому, хто його передав.

Подібним чином варто підійти і до кореспонденції, що прийшла з іншої організації. Нерідко, одного разу вступивши в контакті якимось закладом, ми регулярно отримуємо звідти абсолютно непотрібну інформацію. Ввічливість змушує нас відповідати, а відповіді у свою чергу приймаються за доказ важливості інформації. Коло марного документообігу замкнулося. Розірвати його можна, якщо ви ввічливо, але рішуче вкажете своїм кореспондентам, що вони повинні обмежитися дійсно необхідним мінімумом інформації, в іншому випадку листування перерветься.

Не варто вважати непорушною і систему документообігу, що існує у вашій організації. Швидше за все, вона склалася історично, до неї всі звикли. Але варто одному, задумавшись, виявити, що традиційна форма звітності не дає нічого нового і лише дублює що надходить з інших каналах інформацію, як це відразу помічають і інші. А разом можна переконати і начальство скасувати цю форму звітності. Так у вас він випущений більше часу для безпосереднього участі у виробничому процесі. Якщо ви не бачите можливості скоротити документообіг, зверніться за порадою до підлеглих, які безпосередньо займаються тими чи іншими документами і більш чітко бачать їх недоліки.

В даній ситуації дуже ефективний метод управління за відхиленнями, коли вам направляються звіти не про хід справ взагалі, а лише про відхилення від нормального розвитку подій. Нарешті, відмовтеся від звички накопичувати в себе копії документів на випадок, якщо вони раптом знадобляться. Зберігайте лише дійсно важливі папери.

Вісім корисних порад

Приготуйте стандартні відповіді. Як правило, значна частина листів вимагає стандартних відповідей, що розрізняються лише дрібними деталями. Для такої кореспонденції заведіть стандартні відповіді, щоб ставити (копіювати) їх прямо на отримані листа для повернення відправнику. Це різко скорочує час обробки кореспонденції, обсяг архівної документації та витрати часу на пошук початкового листа.

Не бійтеся «рубати з плеча». Дуже часто паперові гори з'являються на столах керівників із-за їх же нерішучості. Тим часом спеціальні обстеження показують, що кваліфікований і досвідчений керівник може знайти правильний відповідь приблизно на 80% листів відразу ж після їх прочитання. Звідси висновок: більше довіряйте собі і не відкладайте прочитані листи в бік.

Не поспішайте використовувати розмножувальну техніку. Як свідчить досвід, часте використання такої техніки в організації викликає справжній паперовий «вибух» -- адже якщо можна розмножити документ у 30 примірниках, чому б цим не скористатися? У результаті зайвий документ з'являється і на столах керівників, до яких він ні за що не потрапив би раніше.

Будьте безжальні до службових архівів. Зайві архіви заважають знайти потрібну папір не тільки вам, вони знижують ефективність роботи та ваших підлеглих. Після своєї візи ставте позначку про час зберігання документа. Привчіть підлеглих спокійно ставитися до знищення старих паперів.

Довіряйте секретарю. Він повинен не просто збирати кореспонденцію і надсилати вам - це може зробити і канцелярія. Він повинен служити фільтром на шляху паперового потоку, що рветься у ваш кабінет. Його прямий обов'язок - відбирати із загальної маси тільки папери, що вимагають вашої особистої негайної реакції. Решта дозвольте секретарю розподіляти між підлеглими.

Застосуйте метод ФСА. Функціонально-вартісний аналіз допоможе вам легше знайти правильні відповіді на такі питання: яка частка вихідних з вашого підрозділу паперів малокорисна? цінний чи для підприємства кожен підписаний вами документ? чи використовує одержувач його з толком для себе? яка взагалі доля підписаних вами документів? що сталося б, якби ці документи взагалі не вийшли зі стін вашого кабінету? Невелике дослідження подібного роду допоможе вам зрозуміти реальну цінність підготовлюваних документів і позбутися тих, відсутність яких ніхто не помітить.

Прагнете до простоти. Навіть якщо ви блискуче володієте канцелярським ремеслом, утримуйтеся від будь-яких ускладнень. У роботі з паперами, як і в техніці, діє великий закон: чим конструкція простіше, тим вона надійніше. Чим складніше система документообігу, чим більше інформації запитується для прийняття рішення, тим вище ймовірність помилок і непорозумінь і тим складніше навчити підлеглих правильно обробляти папери. Отже, зросте обсяг паперів, які вам доведеться готувати самому.

Намагайтеся мислити позитивно. Замість того щоб і далі сумувати з приводу надлишку паперів, краще почніть скорочувати їх кількість, не відкладаючи справу в довгий ящик. Спробуйте для початку спростити форми і ліквідувати кілька стандартних типів документації. Якщо це дасть позитивний результат, проаналізуйте його і робіть наступний крок - він буде легше.

Отже, переходьте на «паперову дієту». Вона неодмінно зміцнить ваше здоров'я.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru/