Діловодство та документообіг в компанії

Лев Михайлович Макаревич, доктор економічних наук, фахівець зі стратегічного планування та бізнес-планування.

Діловодство в компанії - це рутинний процес, на який часто не звертають достатньої уваги, поки не виникнуть неприємності, пов'язані з порушеннями порядку, встановленого чинним законодавством. Неуважність до грамотної організації діловодства може призвести до непередбачених витрат, наприклад, на оплату судових витрат, штрафних санкцій податкової, технічної, санітарної та інших інспекцій, а також до адміністративної та кримінальної відповідальності. Безлад у діловодстві сприяє зникненню таких потрібних і важливих первинних джерел інформації, як накази, кошториси, господарські договори та бухгалтерські документи. У цьому можуть бути зацікавлені, як окремі безвідповідальні співробітники, так і цілеспрямовано діють групи, що переслідують свої корпоративні інтереси. Чим крупніше фірма, тим складніше встановити та підтримувати оптимальний діловодство.

Спочатку слід організувати діловодство відповідно до діючих державними стандартами. Це згодом зніме багато проблем і виключить знадобилася документа, що часто можна спостерігати в заводоуправління, конторах і камеральних приміщеннях.

Документування управлінської діяльності повинно відповідати діючим стандартам. Для організаційно-розпорядчих документів встановлений комплекс реквізитів і певний порядок їх розташування. У перелік реквізитів входять:

Державний герб.

Емблема підприємства.

Зображення нагород.

Код юридичної особи за загальнодержавним класифікатором підприємств і організацій (ЄДРПОУ).

Код форми документа за загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ОКУД).

Найменування міністерства, відомства або вищестоящої організації для підприємств, що мають відомчу підпорядкованість.

Найменування юридичної особи.

Найменування структурного підрозділу.

Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер контактного телефону та факсу, номер рахунку в банку.

Назва виду документа.

Дата.

Індекс.

Посилання на індекс та дату вхідного документа.

Місце складання або видання.

Гриф обмеження доступу до документа.

Адресат.

Гриф затвердження.

Резолюція.

Заголовок до тексту.

Відмітка про контроль.

Власне текст.

Відмітка про контроль.

Підпис.

Гриф узгодження.

Візи.

Друк юридичної особи.

Відмітка про засвідчення копії.

Прізвище виконавця і номер його телефону.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи для зберігання.

Відмітка про перенесення даних на машинний носій інформації.

Відмітка про надходження вхідних документів.

Реквізити 1 і 3 на документах комерційних структур не проставляються, а реквізит 2 може використовуватися, якщо фірма має товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

Код по ОКПО може бути зображений на бланку юридичної особи, виготовленому типографським способом, а код за ОКПУ проставляється тільки на уніфікованих документах, передбачених переліком управлінської документації.

Реквізити 6 і 7 вказуються в називному відмінку в суворій відповідності з назвами, пойменованим в правових актах (Статут, Положення, Указ, Постанова і т.д.).

Реквізит 8 вказується тільки на документах, які використовуються всередині організації.

Реквізит 9 використовується при листуванні і не потрібен на документах внутрішнього користування. Банківські реквізити вказуються зазвичай на листах з питань розрахунково-грошових операцій.

Реквізит 10 проставляється на всіх службових документах, крім листів. Він вказується прописними літерами (НАКАЗ, АКТ, ДОВІДКА, посадові інструкції і т.д.), після назви юридичної особи.

Реквізит 11 наводиться арабськими цифрами обов'язково на одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік, наприклад, 30.09.08. У юридичних і фінансових документах допускається застосовувати словесний або словесно-цифровий спосіб.

Реквізит 12 присвоюється кожному що виходить, що входить і внутрішньому документу при його реєстрації.

Реквізит 13 проставляється на відповідях нижче дати та індексу листи.

Реквізит 14 вказується нижче дати та індексу документа, крім листів на бланках, де є поштову адресу.

Реквізит 15 зазначається у правому верхньому кутку, якщо документ містить інформацію обмеженого розповсюдження або комерційну таємницю. У державних організаціях використовується гриф «Для службового користування», а в інших юридичних осіб - «Конфіденційно».

Реквізит 16 проставляють вгорі праворуч на документах зовнішнього і внутрішнього використання. При напрямку папери в різні організації, реквізит 16 не повинен містити більше чотирьох адрес. Слово «Копія» перед другим і наступними адресами не пишеться. Якщо необхідно відправити у п'ять і більше адрес, то оформляється список розсилки і на кожному примірнику зазначається тільки одна адреса після назви організації, посади та прізвища адресата.

Реквізит 17 складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади затверджує особи, особистого підпису і її розшифровки (прізвище та ініціали), дати затвердження. Якщо документ оформлений не на офіційному бланку, то необхідно в найменування посади включити назва юридичної особи. При затвердженні документа наказом або протоколом реквізит 17 складається зі слова «УТВЕЖДЕНО», назви документа в називному відмінку, дати і номера. Чинним стандартом реквізит 17 передбачений для наступних документів:

Акти (перевірок і ревізій; прийому закінчених будівництвом об'єктів; експертизи; списання; передачі справ; ліквідації юридичної особи і т.д.)

Договори (про матеріально-технічному постачанні; про збут продукції; про оренду приміщень і обладнання; трудові та підряду; про науково-технічне співробітництво, матеріальну відповідальність і т.д.)

Завдання (на розробку науково-технічної продукції; на капітальне будівництво; на розробку проектно-кошторисної документації і т.д.)

Інструкції (посадові, з документообігу, техніці безпеки, внутрішньому трудовому розпорядку і т.д.)

Нормативи (витрати сировини і напівфабрикатів, матеріалів, енергії, трудових ресурсів і т.д.)

Звіти (про виробничу діяльність, відрядження, виконання завдань і т.д.)

Переліки (посад; типових документів; розцінок і термінів їх дії і т.д.)

Плани (виробничі; впровадження нової техніки; капітального ремонту і т.д.)

Положення (про структурний підрозділ; преміювання і т.д.)

Програми (технічного переозброєння; фінансової стабілізації і т.д.)

Структура організації, штатний розклад, штатна розстановка.

Реквізит 18 обов'язково вказується на документі, а не на окремому аркуші, і повинен містити прізвище та ініціали виконавця, зміст доручення і терміни його виконання, дату і підпис приймає рішення особи. Якщо вказується декілька виконавців, то з групи призначається відповідальний, який в списку резолюцій записується перше.

Реквізит 19 проставляється зверху ліворуч, після реквізитів бланка, і граматично узгоджується з назвою документа.

Реквізит 20 проставляється тільки на документах, виконання яких взято на контроль. Це позначається літерою «К» або словом «Контроль», виділених кольором або спеціальним штампом. Відмітка ставиться на полі документа, ліворуч від реквізиту 19.

Реквізит 21 повинен відповідати наступним вимогам:

стислість і точність представлення інформації, виключення можливості двоякого тлумачення тексту;

об'єктивність і достовірність інформації;

складання, по можливості, документа з одного питання для полегшення і прискорення роботи з ним;

структурування тексту документа, тобто поділ його на такі смислові частини, як вступ, доказ і висновок;

використання типових елементів тексту при описі повторюваних ситуацій;

виклад повинно вестися короткими фразами, без використання складносурядні і складнопідрядних речень;

представляючи об'ємний матеріал, необхідно використовувати методи згортки інформації, наприклад в табличній формі. Якщо представлено декілька таблиць, то вони повинні бути пронумеровані, і ці номери відповідно використані в тексті.

В реквізиті 22 перераховують назви додатків із зазначенням кількості аркушів і числа примірників у кожному. Якщо в різні адреси направляються різні додатки, то в реквізиті 22 вказується проти кожної програми, в які адреси воно направляється. При великій кількості додатків на окремому аркуші складається їх опис, яка підписується і датується упорядником і додається до документа.

В реквізит 23 входять: найменування посади підписує особи, особистий підпис і його розшифрування. Якщо кілька підписів, їх мають у своєму розпорядженні одну під інший по низхідній посад. Якщо посади однакові, підписи розташовують на одному рівні. За відсутності посадової особи, підпис якого була раніше заготовлена, ставиться «Зам.» або «В.о.» і розшифровка прізвища фактично підписала особи.

Реквізит 24 різний для зовнішнього і внутрішнього узгодження. При зовнішньому - ставиться гриф «ПОГОДЖЕНО» із зазначенням посади, підпису та його розшифрування, дати узгодження, а при внутрішньому проводиться візування документа з проставленням посади, підпису та його розшифрування, а також дати узгодження. Якщо потрібно для документа кілька узгоджень, то їх виносять на окремий лист, залишаючи досить місця для грифа і печаток. Зовнішнє узгодження в залежно від змісту документа рекомендується проводити в такій послідовності:

з організаціями, інтереси яких зачіпає документ;

з установами, до яких має відношення зміст документа;

з громадськими організаціями, в разі необхідності;

з органами державного контролю або нагляду (санітарія, екологія, пожежна безпека і т.п.);

з вищестоящими або міжгалузевими органами відповідно до чинного законодавства.

Реквізит 25 не обов'язково повинен виражати згоду. Його можна доповнити словами, наприклад, «Заперечую» або «Зауваження за п'ятьма пунктами додаються на двох аркушах» і т.п. Внутрішнє узгодження доцільно виконувати в такій послідовності:

упорядник документа;

керівник підрозділу, у якому складено документ;

зацікавлені посадові особи інших підрозділів компанії;

громадські організації, у разі необхідності;

керівник фінансової служби або головний бухгалтер;

заступник керівника компанії, відповідальний за даний напрямок;

керівник юридичної служби або юрисконсульт.

Реквізит 25 використовується і для фіксації процедури ознайомлення з документом. Він служить і підтвердженням документа до відома. Це фіксується словами: «З наказом (актом і т.д.) ознайомлений ». Реквізит 25 розташовують нижче реквізиту 23. Вихідні документи візуються на примірнику, що залишається в організації, а інші - на першому примірнику.

Реквізит 26 ставиться на найбільш важливі документи і підтверджує їх достовірність. Печатки бувають гербові та прості. У комерційних структурах використовуються прості круглі печатки. Відбиток печатки ставиться так, щоб він захоплював частину найменування посади підписала. Чинним стандартом передбачені наступні види документів, на які ставиться кругла печатка:

акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, виконаних робіт, списання, експертизи тощо);

довіреності (на отримання товарно-матеріальних цінностей; на ведення справ в арбітражному суді і т.д.);

договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряду, оренду приміщень і обладнання; про надання послуг, збуті продукції і т.д.);

завдання (на проведення будівельних та монтажно-налагоджувальних робіт; на виконання проектно-кошторисної документації і т.д.);

заявки (на обладнання, винаходи тощо);

ув'язнення та відгуки організацій по представлених на експертизу документів;

виконавчі листи;

відрядження посвідчення;

норми витрат;

зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право на здійснення певних фінансово-господарських операцій;

гарантійні листи;

доручення (платіжні, пенсійні, проведення валютних операцій, виконання імпортних поставок т.д.);

протоколи (узгодження, переговорів і т.д.);

реєстри документів, що подаються в банк і в інші кредитно-фінансові установи;

кошторису витрат (на утримання апарату управління, на підготовку і освоєння виробництва нових видів продукції, на капітальне будівництво і т.д.);

довідки (про нарахування і належної зарплати, про використання фінансових коштів, про оплату страхових внесків і т.д.);

специфікації (матеріалів, виробів і т.д.);

титульні списки;

штатні розкладу і зміни до них.

Якщо потрібно більше одного примірника, то ксерокопії обов'язково завіряються. Для цього нижче реквізиту 23 наноситься реквізит 27, тобто робиться завірчий напис «Мабуть» із зазначенням найменування посадової особи, який завірив копію, ставиться його особистий підпис і його розшифрування, дата засвідчення. Завірчий підпис засвідчують круглою печаткою.

Реквізит 28 розташовують на лицьовому або зворотному боці першого аркуша документа у лівому нижньому куті.

Реквізит 29 включає відомості про виконання, напис «У справу» та номер справи, в якій буде зберігатися документ з метою його подальшого використання. Відмітка має бути датована і підписана виконавцем або керівником структурного підрозділу. Вона проставляється в лівому нижньому куті лицьового боку останнього листа документа.

Реквізит 30 вказується на нижньому полі документа і позначається підписом особи, виконав перенесення.

Реквізит 31 проставляється на вхідних документах спеціальним штампом або від руки. У ньому вказуються: найменування одержувача, дата надходження та реєстраційний номер. Відмітка розташовується в правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

В будь-якої компанії використовуються в роботі наступні види основних внутрішніх документів:

1. Організаційні, у тому числі:

1.1. Структура організації

1.2. Штатний розклад

1.3. Правила внутрішнього трудового розпорядку або положення про персонал

1.4. Положення про структурний підрозділ

1.5. Посадова інструкція

1.6. Накази керівника юридичної особи про розподіл посадових обов'язків між керівними працівниками

2. Розпорядчі, у тому числі:

2.1. Наказ керівника по основній виробничо-господарської діяльності

2.2. Розпорядження

3. Інформаційно-довідкові, в тому числі:

3.1. Протокол виробничих нарад або ділових переговорів

3.2. Виписка з протоколу

3.3. Акт

3.4. Лист

3.5. Телеграма

3.6. Факсограма

3.7. Телефонограма

3.8. Довідка

3.9. Доповідна записка

3.10. Пояснювальна записка

Кожен з видів документів має певне призначення та форму подання, регламентовані діючими стандартами.

Крім того, на підприємстві та в установі створюються або звертаються і багато інших види документів, у тому числі: договори та угоди, завдання, інструкції та нормативи, переліки і реєстри, звіти та висновки, програми і плани, розцінки і кошторису, стандарти і технічні умови і т.п. Все це велика кількість документів з різними термінами оновлення і заміни постійно повинно бути легко доступний для подальшого використання. У зв'язку з цим, в компанії має діяти затверджена керівником номенклатура справ, куди за призначенням і підшиваються відповідні документи.

Діловодство служить надійною опорою, а не джерелом додаткових проблем тільки тоді, коли воно грамотно організовано, ведеться систематично і скрупульозно, виключаючи будь-які невиправдані спрощення і безвідповідальну самодіяльність.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru/