П'ять етапів бенчмаркінгу

Микола Іванович Баяндін, завідувач кафедрою інформаційної безпеки організаційно-економічних систем МЕСІ, професор Академії безпеки, оборони і правопорядку, автор курсу "Конкурентна розвідка ".

Бенчмаркінг - Це процес безперервного оцінки та порівняння будь-якої організації з будь-яким з світових (галузевих) лідерів бізнесу з метою отримання інформації, яка допоможе цієї організації поліпшити свої показники.

Конкурентна розвідка - найважливіший елемент майже кожної фази бенчмаркінгу. Поки ви не будете знати методи конкурентної розвідки, вам не вдасться отримати найбільш цінне від програми бенчмаркінгу. Більш того, деякі аспекти якісного бенчмаркінгу складно оцінити без використання конкурентної розвідки. Компанії, мають добре розроблені програми конкурентної розвідки, використовують уміння і знання інших компаній для своїх цілей.

Виділимо п'ять основних етапів процесу бенчмаркінгу:

Визначення функцій і процесів, які потребують поліпшення у вашій компанії.

Визначення найкращих компаній.

Вимірювання показників вашої компанії.

Вимірювання показників інших компаній.

Використання отриманої інформації для поліпшення показників вашої компанії.

Етап 1. Визначення важливих функцій або процесів, які потребують поліпшення

Помилково думати, що більшість компаній знають, за відомим висловом класика менеджменту, "як вони роблять те, що роблять". Невміння досліджувати внутрішні процеси - перша серед десятки головних помилок бенчмаркінгу. Як менеджери, які починають проект з конкурентної розвідки, часто не помічають, що необхідна інформація вже є у власній фірмі, так і компанії, планують проект по бенчмаркінгу, можуть виявитися не в змозі зібрати разом все, що відомо про власні внутрішні процеси. Без цієї надійної інформаційної бази не можна порівняти себе з іншими.

Методи конкурентної розвідки у вашій власній компанії допоможуть вам виявити процеси, які вимагають оцінки.

Етап 2. Визначення найкращих компаній

Компанія Motorola, один з лідерів конкурентної розвідки, вирішила зменшити тривалість циклу між прийомом замовлення і доставкою своїх радіотелефонів. Де вона могла знайти допомогу? Безумовно, у компанії Domino's Pizza - лідера в області швидкої доставки піци.

Банк First Chicago Bank був зацікавлений у поліпшенні обслуговування клієнтів по телефону. Кожен може уявити собі, що відчувають люди в очікуванні з телефонною трубкою, тому що багато хто з нас потрапляли в такі ситуації. Куди звернувся банк за допомогою? До кількох авіакомпаній, які налагодили продаж авіаквитків по телефону.

Хоча лідери у вашій галузі можуть бути відомі, не слід обмежувати себе бенчмаркингом тільки з ними: їх може стурбувати бенчмаркінг з вашою фірмою, оскільки ви є прямими конкурентами. Крім того, компанії в одній галузі прагнуть вирішувати одні й ті ж завдання однаковими способами. Тому, придивляючись до інших галузей, ви збільшуєте шанси знайти щось нове і особливе.

Самое головне - не обмежуйте себе ні галуззю, ні географією.

Як знайти партнера? Одна компанія з виробництва боєприпасів провела бенчмаркінг з компанією, що випускає пенали для губної помади. Чому? Продуценти патронів шукали спосіб шліфування корпусів гільз і знайшли його у виробників губної помади.

Хоча конкурентна розвідка може допомогти знайти потрібного партнера, її справжні можливості виявляються при роботі з партнерами, що не бажають працювати з вами. Наприклад, деякі компанії котируються настільки високо, що всі хочуть вести з ними бенчмаркінг. Що робити, якщо є краща компанія, але вона не може вам допомогти? Щоб відповісти на питання, що цікавлять ви можете використовувати конкурентну розвідку, причому навіть не відвідуючи досліджувану компанію. Фактично, при добре організованою підготовчої роботи, навіть компанія, відмовити вам у бенчмаркінг через відсутність часу, може відповісти на поставлені ясно питання, і це дозволить здійснити ваш проект бенчмаркінгу.

Крім того, навіть якщо компанія Х визнана кращою в своїй галузі, можливо, існують невеликі компанії, в яких вас цікавлять бізнес-процеси поставлені так само добре, як і в компанії-лідера, але ніхто про це не знає, окрім самих цих компаній. Методи конкурентної розвідки зможуть допомогти знайти ці «перлини».

Етап 3. Вимірювання показників вашої компанії

На цьому етапі ви зможете порівняти себе з іншими подібними компаніям; зрозуміти, які питання задати і яку інформацію отримати від компаній при їх відвідуванні. Наприклад, деякі процеси легко визначити кількісно: вироблення продукції на одного зайнятого, кількість помилок на один виріб, кількість операцій на одну людину. Інші процеси не так легко піддаються кількісному визначення, і вам доведеться оцінювати самостійно.

Етап 4. Вимірювання показників інших компаній

На цьому етапі проекту ви накопичуєте і аналізуєте інформацію бенчмаркінгу, що вимагає гарної підготовки. У ході бенчмаркінгу ви не повинні ставити багато питань. Вони повинні бути конкретними і предметними.

Одна з поширених помилок у проектах бенчмаркінгу - відсутність підготовки. Перш ніж вирушити в іншу компанію, варто провести попередню підготовчу роботу: зібрати інформацію з зовнішніх джерел (газети, журнали та річні звіти), дізнатися всю доступну інформацію про що цікавить вас компанії, включаючи можливо метод «зворотного проектування» (reverse engineering) її технологічних процесів.

Загальна помилка в бенчмаркінг - не помітити справжньої причини того, чому якась компанія діє краще, ніж ви. Можливо це пов'язано з тим, що вона використовує невідомі вам адміністративні ресурси, вона провела бенчмаркінг з найкращою компанією або корисну експертизу у зв'язку зі злиттям або спільної роботою з кращою компанією. Методи конкурентної розвідки допоможуть вам знайти дійсне джерело «блиску» компанії, з якою ви проводите бенчмаркінг.

Етап 5. Використання отриманої інформації для поліпшення показників вашої компанії

Мета бенчмаркінгу не в тому, щоб дізнатися, як ви виглядаєте на фоні конкурентів або ж наскільки краще за вас вони щось роблять. Мета бенчмаркінгу - поліпшити показники вашої фірми. Якщо ви не використовували отриману інформацію, ви марно витратили час на бенчмаркінг. Крім того, бенчмаркінг - не одноразова дія. Він повинен стати частиною тривалої програми вивчення і поліпшення. Компанія Xerox, відома як одна з родоначальниця процесу бенчмаркінгу в 70-х роках, наприклад, до цих пір одночасно веде сотні програм бенчмаркінгу.

У вас має бути програма конкурентної розвідки для безперервного моніторингу даних від компаній, з якими ви проводите бенчмаркінг. Це особливо важливо з відношенню до конкурентів. Припустимо, ціна товару у вас і у конкурента розрізнялася на 10% і ви вирішили ліквідувати різницю за два роки, зменшуючи ціну щорічно на 5%. Поки ви досягали своєї мети, конкурент міг знизити свої витрати, і ви знову опинитеся позаду.

Слід відзначити, що бенчмаркінг - це не сліпе наслідування. Основне завдання полягає в тому, щоб навчитися у кращого і адаптувати засвоєне в власної компанії. Не все, що ви дізнаєтеся, буде працювати на вашу компанію. Ідеї ж, які з першого погляду не здалися корисними, можуть бути переоцінені після деякого переосмислення і доопрацювання.

Щоб зв'язати бенчмаркінг і стратегічне планування, слід використовувати систему, вже об'єднуючу конкурентну розвідку і стратегічне планування.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru/