Управління організацією

Реферат з дисципліни «Менеджмент в електропостачанні ж.д. »

Студент групи ЕС-IV-156 Полозюк О.І.

Ростовський державний університет шляхів сполучення

2008

Тема роботи - розгляд функцій процесів управління, структури організації на різних рівнях та її функціонування, постановка і вирішення питань управління організацією, опис основних взаємозв'язків організації і зовнішнього середовища, аналіз ситуації, в якій контроль суперечливо діє на поведінку людей в організації, розробка методів підвищення ефективності керівництва колективом

Мета роботи - створення організації, розгляд її структури та завдань управління, і вироблення рекомендацій щодо покращення ефективності роботи.

В даній роботі наведені теоретичні аспекти управління організацією, описані взаємодії організації та зовнішнього середовища, проведено аналіз ситуації про контроль людей в організації, розглянуті методи підвищення ефективності керівництва колективом.

Вступ

В загальному вигляді управління/менеджмент/слід представляти як вміння добиватися поставлених цілей, використовуючи працю, мотиви поведінки та інтелект людей. Мова йде про цілеспрямоване впливі на людей з метою перетворення неорганізованих елементів у ефективну і продуктивну силу. Іншими словами, управління - це людські можливості, за допомогою яких лідери використовують ресурси для досягнення стратегічних і тактичних цілей організації.

Менеджмент - По-русски "управління" - функція, вид діяльності по управлінню людьми в найрізноманітніших організаціях. Менеджмент - це також область людського знання, що допомагає здійснити цю функцію. Нарешті, менеджмент як збірне від менеджерів - це певна категорія людей, соціальний шар тих, хто здійснює роботу з управління.

Отже, управління - це координація зусиль колективу людей для досягнення визначених цілей.

Управління організацією в наш динамічний час являє собою складну роботу, яку не можна виконувати успішно, керуючись простими сухими завченими формулами. Керівник повинен поєднувати розуміння загальних істин і значущості численних варіацій, завдяки яким ситуації відрізняються одна від одної.

Ефективний керівник, беручи до уваги всі ситуаційні змінні, розуміє, що не існує єдиного «правильного» способу вчинення чогось. Оптимальний вибір - це вибір того, що найбільше відповідає ситуації, що склалася на даний час. Для того, щоб зробити цей правильний вибір, керівник повинен мати комплексний погляд на речі.

Теорія організації

В нових умовах господарювання комерційна діяльність розглядається як визначальна основа торгового підприємства. Одночасно посилюється увага до функцій і структури управління комерційною діяльністю підприємства. Система управління носить досить динамічний характер, спрямований на адаптацію структури комерційної діяльності до особливостей і тенденцій розвитку ринку.

При управлінні комерційною діяльністю виконуються наступні функції процесу управління:

-- планування;

-- організація;

-- мотивація;

-- контроль.

1.1. Планування - одна з найважливіших функцій управління комерційною діяльністю підприємства. Планування закупівель, товарних запасів і продажів зв'язано з динамікою торгових процесів і сприяє досягненню поставлених цілей торгового підприємства. Плани закупівель і продажів звичайно містять показники, які повинні бути досягнуті в результаті їхнього виконання. У планах відбивається зміст робіт, установлюється персональна відповідальність за їх виконання, намічаються терміни і визначаються методи контролю й аналізу ефективності виконання завдань.

Розглянемо планування поетапно, на всіх щаблях формування стратегічного поведінки: на першому етапі планування формулюється місія та мета підприємства. Далі слід аналіз зовнішнього середовища (чи є потреба виробленого товару на ринку даної продукції). Потім проводиться економічний обстеження внутрішніх ресурсів (як людських, так і матеріальних), розгляд різних варіантів реалізації досягнення мети, яку ставить перед собою підприємство і вибір стратегії. Далі йде реалізація стратегії. Всі вищесказане укладається в наступну схему:

                

Малюнок 1 - Формування стратегії.

Під місією розуміють основний орієнтир існування організації, її стратегічне устремління. Місія дає суб'єктам зовнішнього середовища загальне уявлення про те, що це за організація, до чого вона прагне. Формулюючи свої стратегічні орієнтири у формі місії, організація тим самим не тільки доводить до суспільства цілі та напрямки свого розвитку, але і дозволяє людям, що працюють в ній, додати визначену свідомість і принципове значення їх дій з перспективної точки зору.

Цілі, переслідувані підприємством, носять індивідуальний характер і залежать від різних факторів (галузева приналежність, тип підприємства, позиція на ринку, постачальники, джерела сировини тощо).

Аналіз зовнішнього оточення варто представляти окремо, у вигляді базису, на якому будується модель стратегічного менеджменту. Це пов'язано з тим, що оцінка зовнішнього оточення повинна проводитися постійно. Крім того, фактори зовнішнього середовища, на відміну від внутрішньої не піддаються дії, їх можна лише враховувати (за винятком деяких випадків коли конкуренція формується під контролем осіб керуючих підприємством). При такому підході збільшується ступінь контролю над змінами у зовнішньому оточенні і забезпечується відповідність методологічного принципу стратегічного управління (прогнозування, аналіз, моніторинг).

Обстеження ресурсів організації: ресурси можуть бути матеріальні (гроші, сировина, матеріали, обладнання тощо) і людські. Необхідно подумати про те, які саме потрібні ресурси, в якій кількості і де їх взяти.

Стратегія дослівно перекладається як мистецтво ведення військ в бою. Стратегія в сфері управління являє собою довгострокові плани вищого керівництва по досягнення перспективних цілей організації. Це довгострокові наміри керівників підприємств щодо маркетингу, виробництва і комерції, доходів і витрат або капіталовкладень. Загальним тут є те, що поняття «Стратегія» та її розуміння змінюється разом з ускладненням умов ведення бізнесу.

Вироблення стратегії спрямована, перш за все, на адаптацію підприємства до змін зовнішніх умов. Підприємство розглядається тут як учасник ринкових відносин.

1.2. Організація. Сутність організації як функції управління полягає в упорядкуванні, узгодженні, регламентування дій виконавців, беруть участь у процесах закупівлі, продажі і просування товарів до споживачів. Структура організації - це сукупність взаємозв'язків, які існують між підрозділами та працівниками організації. Організація управління включає також оперативне регулювання, під яким маються на увазі поточні управлінські рішення, інструкції, накази, розпорядження, вказівки, що виробляються і прийняті суб'єктами управління відповідно до конкретної ринкової ситуацією.

Діяльність структурних підрозділів і виконавців регламентується спеціальними положеннями (посадовими інструкціями), які визначають функції кожного органу управління і робочого персоналу всередині самого підрозділи, а так само розподіл прав і обов'язків між ними.

Важливим чинником для людей, що працюють на підприємстві, є заробітна плата

Заробітна плата це грошова винагорода, що виплачується організацією працівникові за виконану роботу. Організація не може набрати й утримати робочу силу, якщо вона не виплачує винагороду по конкурентноздатним ставкам та не має шкали оплати, що стимулює людей до роботи в даному місці.

Розробка структури заробітної плати є обов'язком відділів кадрів, або директора (якщо підприємство невелике). Структура заробітної плати в організації визначається за допомогою аналізу умов на ринку праці, обстеження рівня заробітної плати, а також продуктивності і прибутковості організації.

1.3. Мотивація - це вміння спонукати себе та інших людей до певної діяльності. Мотив - це внутрішня цінність виконуваної діяльності. У приблизному розумінні значення цього слова таке визначення розкриває внутрішнє стан людини, однак, варто помітити, що сили, які спонукають до дії, знаходяться як всередині так і поза людини та змушують її усвідомлено чи неусвідомлено робити деякі вчинки. При цьому зв'язок між окремими силами і діями людей визначається дуже складною системою взаємодій, у результаті чого різні люди можуть по-різному реагувати на однакові сигнали впливи з боку однакових сил. Мотивування це процес впливу на людини з метою спонукання його до певних дій шляхом спонукання в ньому певних мотивів. Схематично це виглядає наступним чином:

                

Малюнок 2 - процес мотивування діяльності.

На сьогоднішній день існують безліч теорій мотивації - змістовна, процесуальна (очікування, справедливості). Кожна з теорій намагається знайти відповідь на питання про те, як впливати на людину, щоб він робив те чого ми хочемо і як хочемо.

Говорячи про теорію очікування, необхідно відзначити, що вона виходить з того, що люди здійснюють свої дії відповідно до того, до яких можливих наслідків для них ці дії можуть призвести. Люди на основі доступної їм інформації роблять вибір однієї з альтернатив дії, виходячи з того, що вони отримають в результаті і які зусилля вони повинні будуть витратити, щоб досягти цього результату. Тобто, за теорією очікування, людина веде себе відповідно до тим, що, на його думку, відбудеться в майбутньому, якщо він зробить певні витрати зусиль.

В теорії справедливості ситуація така: роботодавець і працівники оцінюють свій внесок зовсім по-різному. Співробітники відчувають неадекватність того, як їх оцінюють, і починають вимагати іншого до себе ставлення.

Порушення справедливості відбувається з багатьох причин. Наприклад, неправильна психологічна валюта. У цьому випадку або не розуміється внесок або він не отримує визнання.

Що хочуть працівники?

-- почуття задоволення від роботи

-- адекватної винагороди

-- гнучкої системи оплати праці (більше роблю - більше отримую)

-- можливості реалізації всіх своїх здібностей

-- різноманітності роботи (переміщень як вертикальних, так і горизонтальних).

Часто в якості віддачі вони отримують тільки гроші. Можливо, перш ніж зробити свій внесок у відносини, варто подумати, що є цінністю для іншої людини, і пропонувати йому саме це.

Можна сказати, що порушення справедливості відбувається майже завжди, і що ж робити нам, керівним людям?

Перше, що потрібно зробити, - уважно вислухати співробітника. Це допоможе вам відповісти на питання: як людина ставиться до справедливості, що він вважає своїм внеском, а що вашим. Якщо виявиться, що ви справді недооцінили людини, його сприйняття цієї ситуації можна змінити, тобто запропонувати подивитися на проблему інакше.

Звертайтеся з людьми так, як ніби вони вже такі, якими хочуть бути, і ви допоможете їм стати такими. Керуючий повинен передавати оточуючим позитивні очікування, викликати в людях відчуття власної компетентності, значущості, статусу, впевненості, обраності. Однак, будучи сильним спонукальним началом, позитивні очікування не є гарантом успіху. Якщо, незважаючи на ваші позитивні очікування, людину спіткала невдача, в ній він буде звинувачувати і себе, і вас.

Люди, мають чіткі цілі, самі їх домагаються. Але для того, щоб поставити точну (не надто важку і не занадто легку) мету, необхідно дуже добре знати конкретної людини. Ось чому легше ставити цілі спільно. Як це не дивно, людина вибирає більш складну мету, ніж йому хочуть доручити.

Справедливість - Дуже тонка грань. Її підтримка вимагає неймовірних зусиль, але без неї неможлива продуктивна робота колективу.

Слід згадати тут, що особливу роль у процесі мотивації праці грають стимули. Процес використання різних стимулів для мотивування людей називається стимулюванням. Стимулювання має різні форми. Однією з найбільш поширених форм стимулювання в практиці управління є матеріальне стимулювання. Однак дуже важливо враховувати ситуацію, при якій матеріальне стимулювання здійснюється, і намагатися уникати перебільшення його можливостей, тому що на певному щаблі підвищення матеріального стимулювання настає момент, коли підвищувати стимулювання не має сенсу, тому що більшого від працівника добитися вже не вийти фізично, і перевищення винагород в цьому випадку зіграє негативну роль.

1.4. Функція контролю. Під контролем мається на увазі активне спостереження за виконанням управлінських впливів, перевірка дотримання документів, регламентують комерційно-підприємницьку діяльність торгового підприємства. Контроль разом з обліком інформує підприємця про результативність торгових процесів і служить засобом коригуючого впливу з боку органів управління на тих, кому слід виконувати рішення керуючого.

Розрізняють три види контролю: попередній, поточний та заключний контроль.

Попередній - Дозволяє зрозуміти, наскільки ідея забезпечена ресурсами;

поточний - Дозволяє зрозуміти, наскільки ідея правильно реалізується;

заключний - Дозволяє зрозуміти, наскільки досягнутий результат розрізняється з поставленим завданням.

Не можна не згадати і про управління ресурсами підприємства. Це важлива частина механізму управління, в якій управління ділиться на три частини: управління запасом (вкладами), управління виробництвом, управління продажем.

Необхідно грамотно продумувати управління ресурсами (як людськими, так і матеріальними). Це означає що крім фондів, які беруть участь у виробництві необхідно мати так само і запас (а так само мати на увазі можливість одержання додаткових інвестицій). Управління ресурсами та інвестиціями здійснюється в відповідно до обсягів роботи. У випадку ж додаткового надходження великого обсягу замовлень додаткові ресурси мобілізуються.

Управління виробництвом є головною складовою механізму управління ресурсами. Так як від якості продукції в першу чергу залежить купівельному виробленого товару.

Організація кафе.

2.1. В даний час спостерігається велике зростання різних підприємств по виробництва якого-небудь товару або надання різних послуг. Багато людей мріють про створення свого підприємства, також як і я, але справа в тому, що це не так просто як здається на перший погляд. Дуже багато труднощів виникає у процесі здійснення таких бажань. Поза сумнівом, кожен з нас хоче керувати кимось або чимось, але, як показує практика, не всі цього домагаються. Я вважаю, що для здійснення чого-небудь дуже важливим є бажання досягти поставленої мети, віра в себе і звичайно деякі знання про ту області, до якої ти хочеш зануритися.

Мені завжди хотілося відкрити свою справу. Можна відкрити молодіжне кафе в районі РГУПСа. На сьогоднішній день проблема громадського харчування достатньо актуальна. Особливо гостро це відчувають студенти, які проживають у гуртожитках, абітурієнти та їхні батьки, які не знають міста.

Спробуємо поетапно розібратися з усім. Для початку визначимо стратегію нашого підприємства.

Наш проект планується реалізувати без створення юридичної особи для зменшення оподаткування та спрощення фінансової звітності.

Місію підприємства визначимо так: «надання послуг у сфері громадського харчування, з метою створення міцного, тривалого і взаємовигідного співробітництва з клієнтами і співробітниками ».

Перед нашим підприємством поставимо так?? е мети:

-- великий асортимент послуг,

-- швидке і якісне обслуговування клієнта,

-- прийнятні ціни.

Як ми вже казали, величезний вплив справляє зовнішнє оточення на роботу і розвиток підприємства. Як зовнішнє оточення необхідно розглядати місця розташування даного підприємства, закони РФ, економічне становище більшості людей, конкуренцію, враховувати бажання споживача.

Ми з'ясували свою місію, поставили конкретні завдання, оцінили зовнішні фактори. Наступним етапом необхідно подумати про ресурси.

Для початку необхідно визначити економічні ресурси, тобто початковий капітал, на даний момент можна взяти гроші в банку в кредит. До ресурсів також відносяться обслуговуючий персонал (на даний момент дефіциту в цьому немає, тому що велика кількість безробітних), обладнання (меблі, газові печі, холодильники, різні електроприлади, столові прибори і т.д.), яке придбати можна в будь-якому магазині. Як мені здається велика проблема - це зняти приміщення в потрібному для нас місці.

Тобто в процесі планування ми поставили перед собою якийсь план дій:

-- отримати кредит на потрібну суму;

-- укласти договір на оренду приміщення;

-- закупити необхідне для організації виробничого процесу обладнання;

-- провести доробки і дообладнаний приміщення;

-- закупити меблі;

-- здійснити підбір персоналу;

-- укласти договори на поставку сировини та витратних матеріалів;

-- отримати дозволу на продаж продуктів харчування, спиртних напоїв та надання послуг у сфері громадського харчування.

На цьому планування закінчено. Розпочнемо тепер до організації підприємства. Для початку необхідно створити структуру і делегувати повноваження.

В основі підприємства поставимо, звичайно ж, директора. Оскільки кафе не дуже велике, завідувати кадрами, контролем та рекламою буде сам директор. Так, на ньому лежить багато обов'язків, виконувати їх буде дуже важко, але він самий зацікавлена людина в цій справі і повинен сам привести в дію свої напрацювання, зробити все так, як він це уявляє. Далі в структурі нашої організації будуть йти три менеджера: комерційний директор, адміністратор і менеджер по господарській частині. Для більш легкого управління персоналом будуть прийняті системні адміністратори. Також необхідні бухгалтер, кухарі, посудомийка, офіціанти, музиканти, прибиральниця, охорона.

Так як кафе наше відноситься до комерційної діяльності, а мета комерційної діяльності - задоволення потреб населення за умови отримання прибутку, то для її досягнення комерційним працівникам.

2.2. Завдання директора:

-- розраховувати реальні потреби обслуговуваного контингенту споживачів у товари та розробляти прогнозні оцінки на майбутні періоди, необхідні для укладання договорів поставки;

-- економічно обгрунтовувати заявки і замовлення, періодичність поставок та розміри партій;

-- планувати та унормувати товарні запаси з тим, щоб максимально прискорити товарооборачіваемость і мінімізувати розмір оборотних коштів, що беруть участь в торговому процесі;

-- оптимізувати товарний асортимент при розробці асортиментних переліків товарів;

-- вибирати з численних пропозицій товарів кращого постачальника, що пропонує вигідні умови поставок і швидко реагує на зміну ринкової ситуації;

-- аналізувати конкурентне середовище, виявляти позитивні і негативні сторони діяльності конкурентів і використовувати їх в інтересах свого підприємства;

Завдання комерційного директора:

-- вміти аналізувати процеси, що відбуваються в торгівлі, постійно стежити за кон'юнктурою ринку і чуйно вловлювати тенденції зміни для прийняття адекватних комерційних рішень;

-- економічно обгрунтовувати розмір санкцій у договорах поставки у випадках неповного або несвоєчасного виконання зобов'язань іншою стороною, компенсують матеріальні збитки або упущену вигоду;

-- розробляти і впроваджувати ефективні методи продажу, стимулюючі засоби збільшення товарообігу, обгрунтоване встановлення торгових націнок і знижок;

-- проводити ефективну цінову політику;

-- використовувати більш ефективні засоби реклами, що виправдовують витрати і дають приріст товарообігу і прибутку;

-- стимулювати працю працівників за результатами їх діяльності, виділяти кошти на підвищення кваліфікації, заохочувати підприємливість та діловитість;

-- економічно зважувати ступінь ризику при прийнятті комерційних рішень;

-- аналізувати формування доходів і витрат торговельного підприємства, розробляти заходи щодо збільшення прибутку.

Завдання адміністратора:

-- контроль нормальну роботу системних адміністраторів і їх підлеглих.

Завдання менеджера з господарської частини:

-- закупівля необхідного обладнання (меблі, газові печі, холодильники, різні електроприлади, столові прибори і т.д.)

-- контроль і спостереження за їх станом.

Завдання бухгалтера:

-- ведення бух. обліку фірми,

-- виплата зарплат і премій працівникам,

-- підготовка фінансового звіту

Завдання системного адміністратора:

-- управління обслуговуючим персоналом.

Завдання кухаря:

-- раціональне використання продуктів,

-- якісне приготування їжі,

-- різноманітне меню.

Завдання посудомийки:

-- якісне мити посуд,

-- стежити за станом посуду (наявність тріщин, надколов),

-- прибирання столу.

Завдання офіціантів:

-- швидке і якісне обслуговування клієнта,

-- доброзичливе ставлення до клієнта.

Завдання музикантів - створення музичного фону в закладі.

Завдання прибиральниці - стежити за чистотою.

Завдання охоронця - стежить за дотриманням порядку і правил.

2.3. У результаті структура керування даним підприємством виглядає наступним чином:

Директор

         

менеджер з     господарської частини                 

адміністратор                 

комерційний     директор       

                               

         

бухгалтер                 

системні     адміністратори                 

офіціанти                 

музиканти       

Малюнок 3 - структура управління організацією.

2.4. Необхідно, щоб кожен працівник ознайомився зі своїми посадовими інструкціями, розумів всю відповідальність виконуваної ним роботи.

Визначивши кількість кадрів, необхідно приступити до набору людей.

Набір полягає в створенні необхідного резерву кандидатів на всі посади і спеціальності, із якого організація відбирає найбільше потрібних для неї працівників.

Набір провели, тепер необхідно з цих людей відібрати найбільш придатних на кожне місце. У більшості випадків вибирати слід людину, що має найкращу кваліфікацію для виконання фактичної роботи на займаній посаді, а не кандидата, що представляється найбільш підходящим для просування по службі. Об'єктивне рішення про вибір, у залежності від обставин, може грунтуватися на освіті кандидата, рівні його професійних навичок, досвіді попередньої роботи, особистих якостях (що важливо для нашого підприємства), про бажання працювати і принести користь у дане підприємство. Для керівних посад, особливо більш високого рівня, головне значення мають навички налагодження міжрегіональних відносин, а також сумісність кандидата з вищестоящими начальниками і з його підлеглими. Ефективний відбір кадрів являє собою одну з форм попереднього контролю якості людських ресурсів.

Так як людина дуже складна істота, то й керувати ним теж складно. Дуже важко враховувати всі фактори, що впливають на роботу людину, чи то сімейні неприємності, поганий настрій або ще що-небудь, треба намагатися робити так, щоб на робочому місці людині було комфортно, зручно, щоб, прийшовши на роботу, він відволікався від своїх проблем і повністю віддавався роботі. Необхідний індивідуальний підхід до кожного, і на нашому підприємстві, я думаю, це можна буде зробити. Дуже важливим є згуртованість колективу, усвідомлення загальної цілі та прагнення її досягти.

Ми розібралися ще не з усіма проблемами, залишилися дві: здійснення контролю за роботою підприємства і конкурентоспроможність.

Необхідно виконувати попередній, поточний та заключний контроль. Попередній контроль необхідний для того, щоб перевірити наявність і запас ресурсів. Поточний контроль, я так думаю, треба проводити один раз на тиждень. Перевіряти, як реалізується задумане, на скільки правильно виконуються поставлені перед кожним завдання, які необхідно ввести коригування, що змінити і т.д. Заключний контроль необхідний для того, щоб подивитися наскільки ми наближаємося до поставлених цілей, який прибуток отримуємо, доцільність подальших дій і т.д.

Треба також не забувати про конкурентів, необхідно «боротися» за клієнтів. Мені здається цього можна домогтися за рахунок стильного інтер'єру, високого сервісу, і що найголовніше гнучких цін (знижки студентам енергофака). У денний час кафе може працювати як їдальня, а ввечері - бар.

Як вже зазначалося вище, стежити за усіма етапами роботи кафе буде безпосередньо директор. Директор буде ставити завдання на кожен місяць, виходячи з потреб клієнтів (влаштовувати в певні дні розважальну програму, пов'язану з найближчими святами на цей місяць - день Енергетика), визначати кількість поставок, дні поставок, скласти графік роботи і т.д.

Обслуговуючий персонал повинен чітко усвідомлювати свою роботу, чітко виконувати поставлені перед ним завдання, ввічливо обслуговувати, причому офіціанти чоловічої статі повинні обслуговувати жіночу половину, а офіціантки - чоловічу половину. Для підвищення конкурентоспроможності необхідно ввести однакову форму одягу, відповідно зі стилем кафе. Потрібно подумати і про винагороду найкращих працівників.

Я вважаю, що багато чого залежить від підбору персоналу, організації роботи, зовнішнього виду підприємства та персоналу. Необхідно враховувати економічне становище людей, зміна їх потреб і бажань.

3. Опис основних взаємовідносин організації і зовнішнього середовища

В сьогоднішньому складному світі для ефективного виконання управлінських функцій необхідно розуміти дію сил, зовнішніх по відношенню до організації і діючих в глобальному зовнішньому оточенні. Сучасним організаціям доводиться пристосовуватися до змін у зовнішньому оточенні та відповідним чином здійснювати зміни всередині себе.

Керівникам слід враховувати середовище, оскільки організація як відкрита система залежить від зовнішнього світу у відношенні поставок ресурсів, енергії, кадрів, а також споживачів. Оскільки від керівництва залежить виживання організації, менеджер повинен вміти виявляти істотні факти в оточенні, які впливають на його організацію. Більше того, він повинен запропонувати слушні способи реагування на зовнішні впливи.

Перша проблема, з якою стикається керівник, який має бажання виходити з принципу відкритих систем, - визначення зовнішнього середовища. Керівництво, очевидно, має обмежити облік зовнішнього оточення тільки тими аспектами, від яких вирішальним чином залежить успіх організації.

Один із способів визначення оточення і полегшення урахування її впливу на організацію полягає в розділенні зовнішніх факторів на дві основні групи:

1. Середа прямого впливу включає фактори, які безпосередньо впливають на операції організації та відчувають на собі пряме же вплив операцій організації.

Постачальники. З точки зору системного підходу організація - це механізм перетворення входів в виходи. Основні різновиди входів - це матеріали, обладнання, енергія, капітал і робоча сила. Залежність між організацією та мережею постачальників, забезпечують введення зазначених ресурсів, - один з найбільш яскравих прикладів прямого впливу середовища на операції та успішність діяльності організації. У нашої організації робота безпосередньо залежить від поставок продуктів. Якщо вони з яких-небудь причин будуть перервані, робота кафе припиниться.

Матеріали. Деякі організації залежать від безперервного притоку матеріалів. Неможливість забезпечити постачання в потрібних обсягах може створити великі труднощі для таких організацій. Як уже говорилося, робота кафе залежить від безперервних поставок продуктів.

Капітал. Для росту і процвітання фірмі потрібні не тільки постачальники матеріалів, а й капіталу. Таких потенційних інвесторів декілька: банки, програми федеральних установ з надання позик, акціонери і приватні особи. Як правило, чим краще справи у компанії, тим вище її можливості домовитися з постачальниками на сприятливих умовах і отримати потрібний обсяг коштів. У нашому випадку підприємство залежить від інвесторів тільки в початковий момент часу, при його організації.

Трудові ресурси. Адекватне забезпечення робочою силою потрібних спеціальностей та кваліфікації необхідно для реалізації завдань, пов'язаних з досягненням поставлених цілей, тобто для ефективності організації як такої. Без людей, здатних ефективно використовувати складну технологію, капітал і матеріали, всі перераховане має мало пуття. Але в нашому випадку підбір персоналу на роботу не повинен викликати особливих труднощів, оскільки більшість наданих вакансій не потребують особливого навику.

Закони і державні органи. У переважно приватної економіці, взаємодія між покупцями і продавцями кожного вводиться ресурсу і кожного результуючого продукту підпадає під дію численних правових обмежень. Організації зобов'язані дотримуватися не тільки федеральні закони, а й вимоги органів державного регулювання.

Споживачі, вирішуючи, які товари та послуги для них бажані і за якою ціною, визначають для організації майже все, що відноситься до результатів її діяльності. Тим самим необхідність задоволення потреб покупців впливає на взаємодії організації з постачальниками матеріалів та трудових ресурсів. Функціонування кафе прямо залежить від бажання споживачів. Відповідно до цього буде надано асортимент продукції, і будуть проводитися цінові зміни.

Конкуренти - Це зовнішній фактор, вплив якого неможливо заперечувати. Керівництво кожного підприємства чітко розуміє, що якщо не задовольняти потреби споживачів так само ефективно, як це роблять конкуренти, підприємству довго не протриматися на плаву. У багатьох випадках не споживачі, а як раз конкуренти визначають, якого роду результати діяльності можна продати, і яку ціну можна запитати. У силу того, що підприємств громадського харчування подібного рівня в цьому районі немає, і ніша, на яку орієнтовано кафе, практично вільна, серйозної конкурентної боротьби не передбачається.

2. Середа непрямого впливу включає фактори, які можуть не надавати прямого негайного впливу на операції, але тим не менше позначаються на них. Мова йде про такі фактори, як стан економіки, науково-технічний прогрес, соціокультурні та політичні зміни, вплив групових інтересів і суттєві для організації події в інших країнах.

Технологія є одночасно внутрішньої змінної та зовнішнім фактором великого значення. Технологічні нововведення впливають на ефективність, з якою продукти можна виготовляти і продавати.

Стан економіки. Керівництво також повинно вміти оцінювати, як позначаться на операціях організації загальні зміни стану економіки. Стан світової економіки впливає на вартість всіх вводяться ресурсів і здатність споживачів купувати певні товари та послуги.

Соціокультурні фактори. Будь-яка організація функціонує, щонайменше, в одній культурній середовищі. Тому соціокультурні фактори, серед яких переважають установки, життєві цінності і традиції, впливають на організацію.

Політичні фактори. Деякі аспекти політичної обстановки представляють для керівників особливе значення. Один з них - настрої адміністрації, законодавчих органів і судів у відносиії бізнесу. Ці настрої впливають на такі дії уряду, як оподаткування доходів, стандарти на чистоту навколишнього середовища, контроль цін і заробітної плати, співвідношення сили трудящих і керівників фірмою.

Міжнародне оточення. Середа організацій, що діють на міжнародному рівні, відрізняється підвищеною складністю, яка зумовлена унікальною сукупністю факторів, характеризують кожну країну. Економіка, культура, кількість і якість трудових і матеріальних ресурсів, закони, державні установи, політична стабільність, рівень технологічного розвитку відрізняються від країни до країни. При здійсненні функцій планування, організації, стимулювання і контролю керівники повинні приймати такі відмінності у розрахунок.

Взаимосвязанність факторів зовнішнього середовища - це рівень сили, з якою зміна одного фактора впливає на інші фактори.

Під складністю зовнішньої середи розуміється число чинників, на які організація зобов'язана реагувати, а також рівень варіативності кожного фактора.

Рухливість середовища - це швидкість, з якою відбуваються зміни в оточенні організації. Багато дослідників вказували, що оточення сучасних організацій змінюється з наростаючою швидкістю.

Розглядаючи свою організацію, хочу відзначити, що складність зовнішнього середовища не висока, тому що кількість факторів зовнішнього середовища відносно невелика і їх варіативність можна приблизно прогнозувати.

Я вважаю, що, як і складність, рухливість зовнішнього середовища моєї фірми невисока. Одні з найбільш динамічні фактори, які я розглядаю це постачальники, матеріали, конкуренти.

Невизначеність зовнішнього середовища є функцією кількості інформації, якою володіє організація (або особа) з приводу конкретного фактора, а також функцією впевненості в цій інформації. Якщо інформації мало або є сумніви в її точності, середа стає більш невизначеним, ніж у ситуації, коли є адекватна інформація і є підстави вважати її високонадійної.

Всі фактори зовнішнього середовища взаємозалежні та взаємодіють між собою. Під складністю зовнішнього оточення розуміються число і різноманітність зовнішніх факторів, на які організація змушена реагувати. Рухливість середовища характеризується швидкістю, з якою в середовищі відбуваються зміни. Невизначеність середовища є функцією наявного по конкретному фактору кількості інформації і впевненості у достовірності цієї інформації.

Організації повинні бути в змозі ефективно реагувати і пристосовуватися до змін зовнішнього оточення, щоб забезпечити виживання і досягнення поставлених цілей.

4. Аналіз ситуації, в якій контроль суперечливо діє на поведінку людей в організації.

Плани не завжди виконуються так, як було задумано. Люди не завжди приймають делеговані їм права і обов'язки. Керівництву не завжди вдається належним чином мотивувати людей на досягнення поставлених цел