Інструменти ліквідацій витоків часу

Лев Михайлович Mакаревіч, доктор економічних наук, фахівець зі стратегічного планування та бізнес-планування.

Будь-який ділова людина скаже вам, що часу йому не вистачає. Причина цього, як правило, не в великій кількості роботи, а в тому, що багато часу витікає нераціонально і абсолютно непомітно. Основний спосіб все встигати - вміло використовувати наявне час, а для цього необхідно припинити її розкрадання. У житті людини цих хвилин не так вже й багато.

Існують як мінімум десяток дірок, через які безконтрольно і марно витікає ваше час, а з ним і життя. Залежно від обсягу знань, характеру і здібностей кожна людина нераціонально витрачає час по-різному.

Перша діра - неправильно обрані цілі і невірно розставлені пріоритети. Уявіть, що під час пожежі ви починаєте шукати відра і місце, звідки можна черпати воду, щоб погасити вогонь. Це один з можливих підходів. А доцільніше використовувати інший - скажімо, попередньо встановити теплову сигналізацію, застрахувати об'єкт, підготувати пожежний інвентар та засоби пожежогасіння. Цілком зрозуміло, що другий підхід більш продуктивна.

Можливий наступний алгоритм доцільних дій:

Оцінити вихідні дані.

Визначити пріоритети.

Розділити перелік необхідних справ на дві групи: це виконую сам (а), а це доручаю іншим.

Відмовитися від непотрібного, тобто не робити того, що недоцільно.

Всі неодмінно записувати (недарма Д. І. Менделєєв говорив: «Незапісанная думка -- загублений скарб »).

Робити це досить просто. Ви складаєте список всіх необхідних справ: робітників, домашніх, сімейних, клубних і т.д. Намічає приблизну дату виконання, яку потім можна і скорегувати, - важливо, щоб вона була в межах розумного. Блокнот треба постійно носити з собою і заносити до нього нові завдання в міру їх виникнення. Коли основна маса справ врахована, необхідно встановити для них пріоритети.

Друга діра - відсутність сформованого письмового плану. Складання плану - це не примха, а життєва необхідність. Філософ Сенека, що жив у I столітті нашої ери, вихователь імператора Нерона, писав: «Для того, хто не знає, в яку гавань він хоче прийти, будь-який вітер буде несприятливим ». Зрозуміло, що, складаючи план, ви змушені витрачати якийсь час. Однак, виконуючи план, ви економите у багато разів більше того часу, що витратили на його складання. Планування слід починати з найближчих 12 місяців. У річному розрізі ведеться звичайно збільшене планування, без диференціювання на окремі етапи, розділи, справи. У ньому вказуються важливі дати, обумовлені зустрічі, конференції, основні переговори, передбачуваний час відпустки і т.д.

В структурі річних планів ліворуч вказується номер тижня. Це - ключ для підготовки щотижневих планів, систематичне складання яких має увійти у звичку. Візьміть за правило: в п'ятницю, суботу чи неділю готувати план на наступний тиждень і без нього не починати роботу. Річний план використовуйте як путівника при складанні щотижневого плану, який доповнюйте пріоритетними справами на поточний тиждень. Щодня в щотижневому плані повинен мати три блоки - А, Б і В - відповідно до пріоритетом справ, визначених на цей тиждень.

В щотижневому плані передбачте сім колонок або сторінок - за кількістю днів у тижня. Кожну справу на поточний день прив'яжіть до певного часу. Намагайтеся починати і завершувати чергове плановий захід точно в призначену годину. Цим ви збережете свій і чужий час. Новий день може вносити зміни в наступні дні, тому постійно при собі майте план і, в залежно від надійшли змін, корегуйте час і дати зустрічей. Неодмінною має бути одна умова: поки не виконано план блоку А, не приступайте до виконання по блоку Б. До блоку В звертайтеся тільки тоді, коли буде все завершено по блоку Б на цей день. Спочатку буде важко звикати до жорстким вимогам власного плану, однак незабаром ви відчуєте, наскільки це допомагає в роботі і як багато з'явилося додаткового часу. Ви станете встигати набагато більше, використовуючи описаний ефективний інструмент.

Третя діра - ігнорування рішення «завдання комівояжера». Люди, що займаються доставкою замовлень за адресами, добре знають цю проблему. Намагаючись мінімізувати витрати часу та пального, вони групують надійшли на доставку замовлення по районах. У групу включаються ті адреси, відстані між якими мінімальні. При цьому маршрут руху прокладають так, щоб мінімізувати і транспортні «плечі» - відстані від місця завантаження до місць розвантаження. Щось подібне можете робити і ви. Подивіться свій тижневий план і зберіть на один день зустрічі в тих місцях, які знаходяться в одному районі. На другий день - зустрічі за адресами, що перебувають в іншому районі. Чи не витрачайте Свого часу, якщо це можна доручити іншому або сплатити у вигляді послуги.

Четверта діра - боротьба зі слідством, а не з причиною. Плануючи свої дії, не можна передбачити несподіванки. Можливе виникнення критичної ситуації, на ліквідацію якої буде потрібен певний час. У зв'язку з цим в щоденному плані слід закласти резерв часу. Якщо несподіване не відбудеться, то можна буде працювати по блоках Б і В, якщо виконано все по блоку А.

Люди іноді витрачають час на усунення постійно виникаючих неприємностей. Якщо кризова ситуація з'явилася один раз, а потім повторилася, то це вже не результат випадкових впливів зовнішнього середовища, а прорахунок планування. Проаналізуйте витоки виникнення критичної ситуації і боріться не з наслідком, а з причиною, яка її викликала. Намагайтеся виключити умови, формують критичну ситуацію. Розбираючись в причинах, зверніть увагу, з якими це пов'язано, наприклад, людьми, проектами, товарами, послугами, роботами і т.д. Набагато ефективніше вживати попереджувальні дії, що виключають можливість виникнення неприємної ситуації, ніж потім героїчно її ліквідувати.

П'ята діра - «стрілянина з гармати по горобцях». Не слід намагатися все робити самому. Справа тут не в демократизм начальників, а в невмінні організувати роботу помічників. За час заняття рутиною ви втрачаєте важливі справи, що приносять набагато більше вигоди. Велика міжнародна корпорація General Electric у інструкції для керівного персоналу записала правило: «Ніколи не робіть те, що можуть виконати ваші співробітники, якщо тільки це не пов'язане з небезпекою для життя ». З підвищенням посади повинна зростати і ефективність роботи.

Шоста діра - телефон. Він може бути рятівником, а може - мучителем, залежно від вміння ним користуватися. Є люди, які люблять годинами «висіти» на телефоні в робочий час. З їх розмови значущими є кілька хвилин, а решта -- просто балачки. Розмова по телефону дозволяє деяким людям створювати враження, що вони зайняті справою.

Візьміть на озброєння декілька правил по організації роботи з телефоном.

Призначте номер контактного телефону, який повинен працювати тільки на прийом. Це дасть можливість будь-якому клієнту швидко додзвонитися й отримати потрібну інформацію.

Введіть в дію систему обліку використання телефону співробітниками, коли автоматично фіксується, хто і куди дзвонив і тривалість внутрішньоміських розмов.

Організуйте систему обліку міжміських і міжнародних переговорів, на які має бути отримано дозвіл керівника. Щомісяця проводите аналіз витрат на телефонні зв'язку та їх ефективність.

Можна використовувати принцип системи reception, при якій всі вхідні дзвінки приймаються однією людиною і, після попередньої розмови, розподіляються по адресатам.

Для ділового спілкування співробітників встановіть певний час, наприклад в кінці робочого дня.

Дзвінки керівнику слід заздалегідь пропускати через «фільтр» секретаря або помічника. За результатами телефонної розмови потрібно відразу зробити записи, в тому числі і в тижневику.

Сьома діра - робота з паперами і на папері. Багато людей терпіти не можуть паперову роботу. Для них переважно кілька разів з'їздити на інший кінець міста, ніж написати якийсь лист або скласти документ. Незважаючи на розвиток засобів зв'язку, паперовий носій інформації досі найпоширеніший, і уникнути паперової роботи не вдається. Рахунки, контракти, договори, акти, митні декларації, платіжні доручення - хіба мало документів необхідно представляти в різні організації. Є кілька правил, які допомагають послабити «Дев'ятий вал» паперового потоку.

Чітка постановка діловодства в організації, коли складаються тільки документи затвердженого керівником переліку.

Архівування, що дозволяє уникнути накопичення неврахованих і непотрібних документів. Особливо це стосується зайвих примірників, що «про всяк випадок» робляться співробітниками.

Реєстрація кореспонденції.

Організація системи щоденного збору пошти та розгляду її керівником у встановлений час.

Підготовка документів тоді, коли вони продуманість і ясна послідовність викладу матеріалу.

Восьма діра - комп'ютерні ігри. Зараз робоче місце в офісі немислимо без комп'ютера: з'являється можливість розкинути пасьянс, зіграти в покер. Комп'ютерні ігри захоплюють недбайливих працівників. З'являється азарт. Час іде за часом.

Нещодавно ми вели переговори з начальником юридичної служби одного з державних органів Росії. У дуже просторою, чудово умебльованій кімнаті розміщувалося три письмових столу для співробітників. На кожному стояв комп'ютер, а на приставний столик - принтер. У начальника та його заступника пристрої не були навіть включені, а у третього співробітника, жінки середнього віку, - працювало. Два з половиною години, протягом яких розглядався обговорюваний документ, співробітниця грала в покер. Причому грала так захоплено, що принципово не знімала трубку безперервно телефонував телефону. Ні керівник, ні його заступник не зробили їй зауваження. Мабуть, це була норма в організації.

В однієї з фірм, де нам доводилося часто бувати, ми звернули увагу на керівника, який після повернення в офіс насамперед сідав за комп'ютер і починав карткову гру. Він мотивував це тим, що йому потрібно розслабитися і відпочити. Керівник компанії не враховував, що в його відсутність співробітники розважаються так само. У результаті фірма терпіла збитки і, не доживши до річного ювілею, розвалилася.

Дев'ята діра - нерегламентіруемое спілкування. При переговорах з покупцем, замовником, споживачем спілкування має бути чітко дозованим, триватиме рівно стільки, скільки необхідно для встановлення контакту. Якщо спілкування буде надмірним і нав'язливим, клієнту може здатися, що він даремно витрачає час на безглузду балаканину. Це може зіграти проти вас.

Значно «Кровожерливих» спілкування з колегами, співробітниками, друзями, приятелями, знайомими. Ці розмови, як правило, дуже непродуктивні, але з'їдають тривалий час. Якщо в спілкуванні з клієнтом прокладається дорога до угоди, то за інших розмовах ви нічого не створюєте і ні до чого не просувається. Це безглузда витрата часу. Головне завдання такого спілкування -- вбити час, який тягнеться так повільно, коли не хочеться працювати.

Десята діра - непродуктивні зустрічі. Іноді ми дзвонимо людині, а нам відповідають, що він на нараді, зборах, переговорах або ще на якомусь вигляді зустрічей. До жаль, є багато людей, професійно захоплюються проведенням зборів, нарад, «накачуванням» персоналу організації, колективним вихованням та іншими видами приємного проведення часу. Найчастіше ці зустрічі призначаються спонтанно і проводяться неорганізовано. Навіть якщо збори призначено на певний час, керівник може почати його із запізненням. Люди приходять і сидять в очікуванні. Іноді в нараді беруть участь двадцять чоловік, а практично необхідні тільки кілька. Такі зібрання явно не підготовлені, порядок денний не продумана, учасники - випадкові. Подібні зустрічі є масової втратою робочого часу. У зв'язку з викладеним кілька практичних порад.

Ретельно готуйте проведення зустрічі, визначте порядок денний, зразкову тривалість розгляду кожного питання.

Потім призначте - хто готує запитання і доповідає, форму подання необхідних матеріалів, перелік учасників, у тому числі з кожного питання.

В зазначений час на чергове запитання запрошуйте за списком певне коло осіб.

До зустрічі заготовте проект рішення з кожного питання окремо.

Обов'язково вести протокол. У той же день протокол повинен бути готовий. У ньому слід вказати: хто був присутній, порядок денний, розглянуті питання, хто виступав і що пропонував, які були зауваження, що вирішили, кому і що доручили виконати, у який строк.

Кожному учаснику зустрічі повинен бути переданий примірник для ознайомлення і контролю покладених на нього обов'язків.

Кожна зустріч ділових людей коштує грошей. Підрахуйте, скільки часу викинуто дарма і яких це коштувало грошей. Такі розрахунки протвережує людини та змушують серйозніше поставитися до підготовки зустрічі великої кількості людей.

Одинадцята діра - неефективна або малоефективна комунікація. Цю дірку величезних розмірів складають багато дрібних «отвору». Неефективна комунікація виникає, наприклад, через невміння викладати і слухати, правильно розуміти почуте і швидко схоплювати суть інформації; відсутність чіткого і ясного думки з розглянутого питання, а також комплексу необхідних і достатніх заходів для рішення; незнання того, як відправляти й одержувати повідомлення, що передаються одночасно на багатьох каналах зв'язку. Описаний вище призводить до зайвих витрат часу і тому досить небезпечно. Ви можете врахувати викладені рекомендації та своєчасно внести корективи у свої дії, мінімізуючи нераціональну витрату непоправного часу.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru/