Колективні методи прийняття управлінських рішень

Наталя Самоукіна

Як відсвяткувати 8 березня на роботі? Що потрібно для збільшення обсягу продажів? Наскільки успішним буде фінансування нового проекту? Всі ці питання, як і будь-яку іншу робочу проблему, можна вирішити за допомогою співробітників вашої організації, серед яких напевно знайдуться "креативні лідери", здатні знайти вихід з будь-якої ситуації.

Зараз в практиці вітчизняного бізнесу стають особливо популярними спеціальні методи стимулювання інтелектуального потенціалу персоналу компанії. До самих актуальним з цих методів відносяться "мозковий штурм" та дискусійний нараду, які дозволяють формулювати свіжі рішення поставленої проблеми за короткі проміжки часу.

Який метод вибрати?

"Мозковий штурм "та дискусійний нарада проводяться для вирішення різних завдань. Тому для початку вам необхідно визначитися, які саме проблеми ви будете обговорювати. В цілому можна сказати, що "мозковий штурм" широко використовується для вирішення різного роду промислових і адміністративних питань. При цьому не можна забувати, що ситуації можуть бути різного рівня складності. "Мозковий штурм" доречний для рішення відносно простих завдань: придумати оригінальний слоган для нового магазинчика, прискорити сортування кореспонденції, вибрати подарунок співробітнику на день народження і т.д. Рішення складних професійних питань за допомогою цього методу теж можливо: як зацікавити спонсорів у новому проекті, де дістати гроші на будівництво торгового центру, яку концепцію нового ресторану можна запропонувати при невеликому бюджеті і т.д. При цьому для більшої ефективності методу рекомендується "роздробити" складне завдання на підзавдання, які будуть вирішуватися послідовно.

Що Щодо дискусійного наради, то його рекомендується проводити, наприклад, з метою обговорення нового дорогого проекту, витрати на реалізацію якого можуть бути досить великі, і можливі ризики необхідно прорахувати наперед. На дискусійному нараді може також обговорюватися доцільність відкриття нового напрямку в роботі компанії. Тому, якщо під час проведення "мозкового штурму" для створення вільної, креативної атмосфери вводиться заборона на критику, то в процесі дискусійного наради, навпаки, стимулюється критика з тим, щоб виявити ризики і зменшити або повністю усунути їх негативні наслідки.

Метод "мозкового штурму

"Під багатьох випадках потрібно творчий підхід до вирішення проблеми. Для цього і необхідний "мозковий штурм". Під час його проведення учасники групи надають своїм думкам повну свободу і не намагаються направити їх по певному руслі. Людина говорить все, що приходить йому в голову, яким би абсурдним це не здавалося. Основне правило "мозкового штурму" полягає в тому, що процес генерації ідей відділяється від їхньої критики. Будь-яка, навіть сама божевільна і явно хибна, думка заохочується. Така підтримка стимулює творчий процес. У результаті співробітники пропонують кілька десятків нових, оригінальних ідей.

Керівниками цього процесу є двоє: експерт і організатор. Експертом виступає фахівець, що володіє професійної компетентності в тій області, до якої належить обговорюється проблема. У якості організатора, відповідального за ефективні комунікації і позитивну атмосферу обговорення, може виступати фахівець в області людських ресурсів (наприклад, управлінський психолог або HR-менеджер).

Бажано, щоб "мозковий штурм" проводили зовнішні фахівці, що не працюють в компанії (експерт з проблеми і комунікатор), оскільки вони не обтяжені досвідом ділових і дружніх відносин з учасниками дискусії, що сприяє неупередженого аналізу виникаючих нових ідей. Крім того, оскільки "мозковий штурм" спрямований на пошук нових ідей щодо виходу компанії на принципово новий рівень розвитку, а також на вирішення актуальної проблеми, то бажано, щоб керували дискусією зовнішні фахівці, що мають інший професійний досвід і компетентні в технології проведення "мозкового штурму ".

Етапи проведення "мозкового штурму"

підготовка

формування креативної групи

процес "мозкового штурму"

підведення підсумків

Під час підготовки вибирають проблему обговорення та основні підходи до її вирішення. Наступний крок - формування креативної групи (4-10 осіб), яка буде працювати в умовах "мозкового штурму". Два чи три з учасників повинні володіти спеціальними знаннями з проблеми обговорення, а решті бажано мати професійний досвід в інших областях. Так, необхідно задіяти в процесі "мозкового штурму" не тільки керівника і HR-менеджера, але і маркетологів, юристів, інженерів та інших співробітників компанії.

Якщо серед учасників є керівники і підлеглі, вводиться обов'язковий принцип "зривання погонів", тобто професійного та особистого рівності. Крім того, експертові і організатору "мозкового штурму" забороняється "тиснути" на учасників і контролювати їх висловлювання. Для ефективного проведення "мозкового штурму" необхідно створити в креативної групи розкуту і позитивну атмосферу вільного пошуку нових ідей.

Для ефективного проведення "мозкового штурму" необхідно створити в креативної групи розкуту і позитивну атмосферу вільного пошуку нових ідей.

Процес "мозкового штурму" здійснюється за певною технологією. Спочатку керівник формулює проблему обговорення і пропонує учасникам поміркувати над її вирішенням. Обговорення проходить, як правило, у формі "спалахів" і пауз. Зазвичай "спалаху" тривають 10-15 хвилин. Під час "спалаху" мозкової активності нові ідеї записують на дошках або аркушах фліп-чарту, іноді використовують диктофон. Під час генерації ідей підтримуються і розглядаються найрізноманітніші, несподівані і парадоксальні варіанти. При виникненні пауз в обговоренні необхідно, щоб керівник або психолог задавали питання для активізації групи.

На етапі підбиття підсумків керівник перераховує нові ідеї, які з'явилися в результаті активного обговорення.

В час генерації ідей підтримуються і розглядаються найрізноманітніші, несподівані і парадоксальні варіанти

Приклад

Однією невеликий російської компанії потрібно знайти фінансові кошти для свого подальшого розвитку (купівлі нового офісу, розширення асортименту товарів, збільшення персоналу і т.п.). У початковий період існування цієї організації співробітники відділу продажів отримували граничний відсоток від угод і, отже, досить високі заробітки. Однак у розвиток компанії гроші не вкладалися. Тоді керівництво поставило завдання знизити відсоток від угод і направити гроші на розвиток, що викликало опір співробітників відділу продажів і формування потенційної плинності в їхньому підрозділі. Люди говорили, що якщо керівництво буде знижувати зарплату, вони підуть з фірми і поведуть своїх клієнтів. А догляд співробітників провідного підрозділу та клієнтів -- це, по суті, реальна загроза банкрутства організації. Тому під час "мозкового штурму" необхідно було обговорити стратегічний план розвитку компанії на найближчі три роки та участь персоналу у реалізації цього плану.

В колективному пошуку було запропоновано декілька десятків нових ідей. Найбільш Найважливіші з них стосувалися перебудови системи управління відділом продажів (неформальний лідер отримав пропозицію стати керівником відділу), а також навчання менеджерів технології продажів в умовах спеціалізованого тренінгу. Крім того, під час "мозкового штурму" виникли ідеї, які згодом були покладені в основу системи мотивації персоналу компанії.

Генератори ідей

В підсумку "мозковий штурм" показує, що в групі виділяються яскраві учасники, які формулюють багато нових і цікавих ідей. Ці співробітники -- інтелектуальні лідери-креативи. Їхній вік, стать і професійна приналежність у даному випадку значення не мають.

Лідерів з високим креативним потенціалом і далі необхідно залучати до рішення питань, важливих для компанії. Однак підвищення їхнього посадового статусу має ще спеціально обговорюватися, тому що не всі лідери-креативи здатні бути хорошими керівниками. Навпаки, в більшості випадків креативщики уникають управлінських позицій, вибираючи творчу роботу замість організаційної навантаження.

Дискусійні нарада

В ході дискусійного наради робоча проблема компанії обговорюється з різних сторін, своєчасно виявляються можливі похибки і помилки. Суть цього методу полягає в тому, що майбутній проект створюється в умовах уявного експерименту. У ході обговорення відбувається моделювання ситуації, яка ще не склалася.

В дискусійному нараді зобов'язані брати участь керівники або представники всіх підрозділів компанії. Групи можуть складатися як з 7 учасників, так і з 30 чоловік. Тривалість наради - приблизно дві години.

Технологія проведення дискусійного наради така. Під час підготовки до цього заходу кожному учаснику приписується спеціальна інтелектуальна функція (роль), в рамках якої він повинен діяти під час обговорення робочої проблеми. Є певний набір таких ролей: доповідач, критик, угодовці, аналітик, історик, що задає питання, спостерігач та слухач. На нараді також мають бути присутні учасники, які будуть фіксувати змістовні зауваження та пропозиції, і співробітник, що виконує функцію таймера.

Керівник або організатор (HR-менеджер) дискусійного наради на основі спостережень і оцінки здібностей учасників присвоює кожному свою роль. Так, працівника з конструктивним мисленням, доручають роль доповідача, співробітнику з критичним мисленням - роль критика і т.п.

Кожному учаснику дискусійного наради приписується спеціальна інтелектуальна функція (роль), в рамках якої він повинен діяти під час обговорення робочої проблеми.

Доповідач готує повідомлення з обраної проблеми на 15 хвилин. Наприклад, обгрунтування перспективного проекту або пропозицію відкрити новий напрямок діяльності компанії. Критик формулює зауваження, виявляє помилки і протиріччя в зміст доповіді. Угодовці знаходить конструктивні моменти, як у пропозиції доповідача, так і в запереченнях критика. Аналітик виявляє причини і підстави прийняття рішень. Історик відстежує динаміку обговорення. Наприклад, він може констатувати: "Спочатку ми говорили про ... Потім ми перейшли до ... ". Запросах допомагає більш докладно розгорнути хід дискусії. Спостерігач і слухач - теж необхідні ролі. Вони стимулюють обговорення своєю присутністю і активним увагою. Таймер стежить за тим, щоб учасники не говорили одночасно і кожному було відведено свій час для виступу. Як і у випадку "мозкового штурму", на дискусійному нараді присутній співробітник, який фіксує важливі зауваження на дошці або аркушах фліп-чарту.

Приклад

В банківської організації метод дискусійного наради був застосований для обговорення доцільності відкриття нового напряму в роботі -- фінансування проектів з будівництва. Перед учасниками стояло завдання: вибрати з кількох проектів найбільш вигідні з точки зору прибутку. У результаті проведення дискусійного наради, яким керував один з заступників голови правління банку, було прийнято рішення фінансувати проект по житловому будівництву. Ця ідея виявилася справді вигідною та повністю виправдала себе надалі.

Юлія Яновська, Консультант-експерт кадрового агентства "Візаві-консалт": Методи "мозкового штурму" і рольових ігор перевірені часом і ефективні у багатьох випадках. Але хотілося б застерегти організації от від яку небезпеку. Коли "мозковий штурм" проводить керівник, не заслужив довіри співробітників, якій вони не хочуть або з яких-небудь причин побоюються передати свої ідеї та пропозиції, розкутою і позитивною атмосфери, необхідної для "мозкового штурму", створити не вийде. У цьому випадку навіть запрошення досвідченого психолога або незалежного тренера може виявитися недостатньо. Найбільш успішними виявляються варіанти, коли для вирішення робочих проблем залучають нової людини. Це не обов'язково повинен бути зовнішній антикризовий керівник, достатньо, якщо в ролі першого особи виступатиме відомий колективу співробітник, однак наділений новими повноваженнями.

В цьому випадку відразу виникає мотивація: раніше нас не хотіли або не вміли слухати, а тепер з'явився новий чоловік, який оцінить наші ідеї. Таких ситуацій насправді дуже багато. Наприклад, на одному з заводів Великобританії досяг успіху молодий директор, який прийшов на цю посаду у кризовій ситуації і вивів своє підприємство в лідери. Він досяг цього результату, оскільки враховував думку кожного співробітника, включаючи простих робітників.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://megarost.ru/