Принципи логістики в управлінні постачанням

Тетяна Власова

Для сучасних компаній питання ефективного управління постачанням стають все більш актуальними. Удосконалюватися цей процес може лише в умовах посилення логістичної інтеграції та скоординованого взаємодії як з зовнішніми партнерами, так і між різними підрозділами всередині підприємства.

Щоб докладно розібратися з логістичним управлінням, звернемося до поняття "логістика постачання". Багато авторів і донині використовують замість нього термін "логістика закупівель", що, на наш погляд, не зовсім правильно, оскільки поняття "логістика постачання" набагато ширше. Це напрям логістики охоплює не тільки управління процесами окремих закупівель, а й всю систему постачання підприємства. А значить, обов'язково включає в себе взаємодію з постачальниками, прийняття стратегічних рішень (виробляти або закуповувати), управління якістю в системі постачання і розвиток внутрішньої інтеграції з іншими підрозділами компанії.

Новий тип взаємодії

В роботу відділу постачання будь-якої компанії можна виділити наступні аспекти: · планування та організація логістичного циклу закупівель;

налагодження відносин з постачальниками з метою підвищення надійності та ефективності процесу постачання;

координація взаємодії підрозділів щоб уникнути непродуктивних витрат при забезпечення потреб виробництва;

логістичне управління системою постачання підприємства.

Логістика як концепція управління потоками грунтується на певних принципах, реалізація яких у сфері забезпечення передбачає модифікацію традиційних і освоєння нових функцій, що не використовуються у постачанні при традиційному управлінні. Зрозуміло, що подібне розширення функціональної сфери постачання відіб'ється і на взаємозв'язках підсистеми постачання з іншими підсистемами компанії.

Впровадження логістики в систему управління призводить до "розмивання" меж між функціональними областями підприємства, а також повноваженнями і обов'язками відділів. Пов'язано це з реалізацією принципів наскрізного управління матеріальним потоком і його якістю, проведенням загальних обліку з метою мінімізації витрат, інтеграцією і координацією дій різних підрозділів.

Поєднавши функції логістики та постачання, ми зможемо суттєво підвищити ефективність аналізу альтернативних варіантів закупівель, виробленого з метою виявлення або запобігання непродуктивних витрат. Звичайно, для цього буде потрібно отримувати більш детальну інформацію від суміжних підрозділів і відслідковувати зміни характеру традиційних взаємозв'язків між ними, що дозволить створити загальні зони функціонування та контролю підсистем. Порівняння малюнків 1 і 2 дозволяє зрозуміти, в чому полягає основна відмінність у взаємодії традиційної та логістичної підсистеми постачання з іншими підрозділами.

Шість ступенів постачання

Цикл закупівлі складається з шести послідовних етапів. Спробуємо зрозуміти, що привносить в структуру та зміст кожного етапу реалізація принципів логістики.

Аналіз потреби і термінів закупівель У логістичному циклі при визначенні потреби постачання аналізується запитувана кількість товару на предмет обгрунтованості запиту. У даному випадку відділ постачання переслідує:

корпоративні інтереси, які полягають у недопущенні як непродуктивних витрат на завищені потреби, так і виникнення дефіциту при помилково занижених потребах;

власні внутрішні інтереси, адже і в разі виявлення незатребуваних залишків, і при виникненні дефіциту відповідальність за стан запасів лежить на відділі постачання.

Не менш важливим є аналіз термінів закупівель на предмет можливої консолідації різних партій поставок, що дозволило б скоротити витрати на транспортування. Однак на практиці це прямо пов'язано з коригуванням виробничих графіків, а, отже, менеджери з постачання повинні мати можливість вносити пропозиції про відстрочення або припинення виробничих операцій, якщо це пов'язано із значною економією на транспортних витратах. Проте всі ради носять рекомендаційний характер: правом прийняття рішення в подібних питаннях представники відділу постачання не володіють.

Саме контроль розміру потреби і аналіз термінів поставки характеризує на цій стадії процес інтеграції виробничих підрозділів та відділу постачання.

Складання специфікацій

В обов'язки логістики постачання входять аналіз специфікації товару і точне і однозначне її подання. Складання специфікації переслідує мети:

уніфікації потреби (під потребою розуміється деякий необхідний товар -- запчастина, агрегат і т. д.), яка в різних відділах чи філіях компанії має різні, що відрізняються найменування;

розробки та затвердження стандартів, що полегшують порівняння товарів і послуг між собою;

документально оформленого запиту на постачання потрібних товарів (різного роду матеріали, комплектуючі вироби);

забезпечення можливості оцінки якості продукту на різних стадіях виробничого процесу.

В склад специфікації повинні бути включені:

все характеристики вибраного товару або послуги;

існуючі для даного виду товарів (послуг) стандарти;

додаткові вимоги.

До складання специфікації необхідно підходити з особливою ретельністю, оскільки ніж грунтовно і детальніше вона прописана, тим менше труднощів виникне при закупівлі. І навпаки, недбале заповнення специфікації тягне за собою непродуктивні витрати: перевитрата матеріалів або інструментів при закупівлі іншого, не затребуваного виробництвом типорозміру або сорту, і грошові втрати при утворенні неліквідів. Щоб уникнути подібних ситуацій, фахівці з постачання звичайно розробляють для внутрішнього користування докладні інструкції щодо складання специфікацій.

Але це "звичайно", а, наприклад, на пивоварному заводі "Золота бочка "(м. Калуга) зупинилися на використанні системи управління підприємством SAP/R3, залишивши без уваги розробку уніфікованої номенклатури товарів і жорстких вимог до заповнення специфікації. У результаті при оформленні заявки на доставку запчастин до обладнання часто вказується не той артикул або навіть найменування. Це призводить до закупівлі вже наявних на складі матеріалів, а значить, до непродуктивних витрат і виникнення неліквідів.

Не менш яскравим прикладом може послужити практика компанії "ЮКОС". Тут при створенні єдиної бази товарів виявилося значна кількість потреб, представлених кількома відокремленими позиціями, а Максимальна кількість позицій по однієї і тієї ж потреби склало 69. Само собою, уникнути непродуктивних витрат при такій пересортиці не вдасться. Велике значення має і чіткість відображення якості замовлених матеріалів у специфікації, так як використання у виробництві сировини або комплектуючих низької якості безпосередньо позначається і на якості готової продукції. Крім того, збільшуються витрати виробництва, що відбивається на попиті і може призвести до втрати замовника. У цьому випадку сума завданої шкоди, буде значно перевершувати додаткові витрати на підготовку специфікацій якості та підвищення кваліфікації фахівців у відповідності з новими вимогами роботи.

Вибір постачальника

Процес вибору постачальника складається з трьох етапів:

визначення списку потенційних партнерів;

складання список постачальників, які задовольняють вимогам замовника;

вибір надійного постачальника для розміщення замовлення.

Основна мета на даному етапі - вибір компетентного постачальника, який має потенціал для розвитку довгострокових партнерських відносин. Процес вибору повинен бути регламентований. При виборі повинні використовуватися: ·

методики вибору постачальника;

різні способи оцінки постачальників;

положення про проведення всіх видів конкурсних тендерів (відкритого, відбіркового, закритого);

технології ведення переговорів;

схеми аналізу та оцінки функціональних циклів і результатів виконаних закупівель.

Необхідно вибрати ефективні форми пошуку партнера відповідно до прийнятої стратегії постачання і визначити, на яку категорію постачальників доведеться орієнтуватися надалі: виробник (вітчизняний, закордонний), посередник, постійний постачальник. Однак варто враховувати, що в ході довгострокового співробітництва ваша компанія може виявитися залежною від умов і цін постійного компаньйона, а тому не зайвим було б підтримувати зв'язки з альтернативними постійними постачальниками.

Серйозний підхід до вибору постачальника дозволить скоротити час закупівлі, підвищити якість постачання і процесу постачання, що в підсумку призведе до зниження загальних витрат. Дуже важливою є також процедура прийняття рішення про розміщення замовлення. Якщо в компанії існує положення про проведення тендера, то порядок вирішення цього питання описується в даному положенні. У всіх інших випадках процедура вибору повинна бути прописана в окремому документі, що визначає повноваження менеджерів при здійсненні нерегламентованим закупівель.

Форма закупівлі, як правило, визначається вартістю або одиниці товару, або оптової партії. При цьому для нерегламентіруемих закупівель встановлюються верхні межі вартості (на підприємствах середнього розміру коливаються в районі від 100 до 300 тис. руб.), а для конкурсних поставок - мінімальна сума контракту (в холдингу РАО "ЄЕС" вона становить 3 млн руб.).

На етапі узгодження оптимальних параметрів постачання відділ постачання набуває логістичне тісну взаємодію з транспортним відділом, виробничими підрозділами, складом, фінансовим відділом, групою управління запасами або відділом логістики.

Підготовка та розміщення замовлень на закупівлю

Під розміщенням замовлення розуміють закріплення замовлення на постачання необхідних товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) або послуг за конкретним постачальником. Підвищити надійність виконання великих замовлень можна за допомогою їх розміщення у декількох постачальників.

Закупівля ТМЦ та послуг може здійснюватися на підставі разових контрактів, генеральних договорів на кілька поставок, довгострокових договорів, відкритого контракту, а також угод про довгострокові партнерські відносини. Основним критерієм вибору форми договору є зниження загальних витрат підприємства при задоволенні потреби. Важливим завданням при цьому є знаходження оптимального балансу між підвищенням ризику невиконання постачання при розміщенні замовлення у одного постачальника (витрати на можливе виникнення дефіциту) і збільшенням витрат на постачання при розміщенні замовлення у декількох постачальників (збільшення витрат на транспортування, подачу і оформлення замовлення).

Аналіз замовлень

На цій стадії відділ постачання стежить за виконанням очікуваного замовлення, коригуючи при необхідності кількість і терміни поставок в рамках умов договору та відповідно до змін графіка виробництва. Ініціатором зміни або уточнення параметрів поставки може виступати як замовник, так і постачальник. А узгоджуються такого роду питання за допомогою використання внутрішніх і зовнішніх відкритих каналів комунікації підприємств, що, до речі, є серйозним джерелом додаткової інформації про партнера. У ході переговорів можна оцінити обов'язковість постачальника, його зацікавленість в даному ринку збуту, гнучкість прийняття рішень, організаційну культуру і т. д. Тобто моніторинг служить не тільки інструментом контролю виконання замовлення, а й відіграє важливу роль у процесі розвитку взаємин з потенційними партнерами. Для цього в тому чи іншому випадку рекомендується налагодити контакти:

при аналізі і виборі постачальника - з постачальниками на рівні менеджерів із закупівель;

при прийняття рішень про розміщення замовлень - з особами, що представляють організації або конкурсні комісії;

при моніторингу виконання замовлення - з молодшими фахівцями в партнерській компанії.

Реалізація зазначених принципів передбачає опрацювання процедур взаємодії з постачальниками і визначення меж обміну інформацією на кожному ієрархічному рівні.

Контроль виконання замовлень

Ознакою виконання замовлення є постачання матеріалів на склад підприємства товару певної якості, кількості і асортименту. Факт отримання оформляється відповідними документами (рахунки-фактури, прибуткові накладні, акти приймання ТМЦ за кількістю та якістю), на підставі яких проводиться остаточна оплата замовлення. Контроль виконання поставки функціонально відноситься до циклу закупівлі, але фактично реалізується на складі, а значить, доречно говорити про інтеграції областей постачання і складської діяльності. Отже, і обов'язки, і відповідальність, і повноваження, і навіть рівень інформаційного взаємодії співробітників обох сфер повинні бути суворо регламентовані. Так, наприклад, доцільно доручити менеджерам із закупівель визначати порядок і структуру контролю якості товару і обумовлювати їх в умовах контракту, а працівникам складу - своєчасно та об'єктивно інформувати як про результати виконання поставки (кількість і якість), так і про додаткові аспектах (відхилення від терміну поставки, відповідність асортименту, якість супровідної документації, поведінка представників постачальника при оформленні комерційних актів). На основі накопиченої інформації проводиться аналіз якості постачання, ефективності процесу постачання та взаємодії з постачальниками. Своєчасний аналіз інформації за результатами поставки дозволяє також виявити на ранній стадії потенційні неліквіди.

Інтеграція це вигідно

Отже, при організації логістичного управління постачанням важливу роль відіграють координація дій, а також внутрішня і зовнішня інтеграція компаній. Домогтися зовнішньої інтеграції, тобто тісної взаємодії з іншими компаніями можна через розвиток довгострокових партнерських відносин, вироблення спільних стандартів, надіслати вимог споживача до якості, термінів виконання замовлення, а також рівнем сервісу. Зовнішня інтеграція відбувається також при залученні постачальника в процеси проектування нових виробів і розробки спільних ринкових стратегій. Характерними особливостями такої інтеграції є:

проведення моніторингу з подальшим інтенсивним обміном інформацією;

введення єдиної системи знижок, надбавок і тарифів;

розробка універсальних схем оцінки витрат і результатів;

постійна координація, яка має на меті підвищення якості.

При внутрішньої інтеграції в компанії на плечі відділу постачання лягають додаткові обов'язки, наприклад: контроль і аналіз кількості і якості замовляються товарів для задоволення потреб підприємства, участь у проектуванні нових виробів і т. д.

Комплексне виконання всіх цих дій дозволяє значно удосконалити роботу відділу постачання, виявити або запобігти непродуктивні витрати і істотно підвищити, таким чином, прибутковість підприємства.

Терміни та визначення

Реалізація логістичного процесу постачання базується на принципах координації та інтеграції. Логістична координація - це управління взаємодією в логістичного ланцюга, мережі, системі, що грунтується на узгодженні виконання різних операцій. Розрізняють внутрішню, горизонтальну і вертикальну логістичні координації. Внутрішня логістична координація використовується в мікрологістичних системі при узгодженні і управління взаємодією основних і другорядних підсистем логістики. У рамках логістичного управління підприємством основна мета внутрішньої координації полягає в тому, щоб налагодити взаємодію суміжних підрозділів та розробити механізми поступок і компромісів в процесі формування, просування та перетворення матеріального потоку в організації. У свою чергу логістичну інтеграцію можна визначити як об'єднання учасників з метою організації на основі логістичної координації руху матеріального, інформаційного та фінансового потоків в руслі логістичного ланцюга. Для сфери постачання можна виділити внутрішню і зовнішню інтеграції. Відмінною особливістю зовнішньої інтеграції є зближення інтересів постачальника і замовника, а також їх взаємне вплив на виробничу діяльність один одного. Внутрішня інтеграція пов'язана зі зміною характеру взаємодії між виробничими підрозділами підприємства. Вона має на увазі появу загальних функцій і призводить до появи областей спільного контролю та аналізу.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://megarost.ru/