Як організувати проект по опису та оптимізації бізнес-процесів підприємства?

Ілля Гируцкий

Уявіть, що ви відчули легке нездужання, звернулися до лікаря, пройшли обстеження і стали власником наступного довідки:

Результати обстеження підприємства Х.

Симптоми: Нечітко сформована стратегія .... немає цілісного погляду на підприємство .. організаційний порядок не зафіксовано або зафіксований формально ... співробітники і керівники мають невиразні уявлення про діловому процесі і своє місце в ньому ... немає чіткого розподілу прав, обов'язків і повноважень превалювання «Містечкових» інтересів ... складність у взаємодії підрозділів ... високі витрати і витрати ... немає чіткої системи розподілу ресурсів ... немає відповідальних за результати (ситуації «а хто шив костюм?») ... слабка орієнтація на клієнта ...

Діагноз: t: 39,8 C

Курс лікування: описати і оптимізувати бізнес-процеси

Примітка: рекомендовано в якості прекрасного і високоефективного лікарського засобу у разі хронічних захворювань або гострих нападів, а також як профілактичний засіб «вітамінізації» підприємства, в період інтенсивного росту і розвитку

Не дуже хочеться стати володарем такої «довідки», чи не так? Як пройти цим курсом? - Читай на розвороті про організацію проекту за описом і оптимізації бізнес-процесів Ця стаття присвячена не тільки тим компаніям, які переживають гостру кризу через тяжкості невирішених свого часу проблем, але й тим, хто регулярно проводять «вітамінізацію» і сьогодні є успішними, зростаючими «вшир» підприємствами, які стоять на порозі відкриття: пора застосовувати технології інтенсивного шляху розвитку. Навіщо моєї компанії потрібно опис бізнес-процесів? - Подумає інший керівник - Проблем і так вистачає, а тут ще про якусь оптимізації кругом говорять ... Судіть про це, прочитавши наш інформаційний випуск до кінця.

Консультанти компанії «Ключові рішення» проаналізували найбільш часті запити замовників на опис та моделювання бізнес-процесів і сформулювали основні області їх застосування:

1. Оптимізація діяльності підприємства. Кожен успішний менеджер задається питаннями: як збільшити прибуток підприємства та знизити витрати? Яку стратегію поведінки на ринку вибрати? Як найбільш ефективно організувати функціонування підприємства і управління нею? Так чи інакше, діяльність будь-якого підприємства - це цілий ряд певних процесів. Їх зміна або модернізація дозволяє вирішувати не тільки організаційні, а й технологічні проблеми, підвищує якість продукту (товару, послуги). Ключовими результатами оптимізації процесів є:

Аналіз і розшивання «вузьких місць» бізнес-процесу;

Функціонально-вартісний аналіз (ФСА). ФСА - це технологія, впровадження якої в діяльність підприємства знижує витрати, оптимізує витрати, дозволяє гнучко управляти розподілом ресурсів між конкретними операціями, чим значно збільшується конкурентоспроможність підприємства.

2. Створення технічного завдання для створення і налаштування модулів інформаційних систем управління. Припустимо, ухвалено рішення про покупку або розробці інформаційної системи управління підприємством (ІСУП). У будь-якій компанії-творця ІСУП, скажуть про необхідність сформувати технічне завдання (ТЗ), що відображає вимоги і потреби замовника. Чим грамотніше, чіткіше воно складено, то дешевше і швидше обходитися створення, тестування та налаштування модулів ІСУП. Консультанти «ключових рішень» не раз спостерігали ситуацію: клієнтові здається, що він достатньо чітко висловлює свої думки, вимоги та побажання до ІСУП, а в цей час очі програмістів огортає пелена нерозуміння. І навпаки, коли починають говорити програмісти, «Засипає» клієнт. Як зробити так, щоб і клієнт і програміст говорили на зрозумілою одна одній мові? Опис бізнес-процесів у вирішенні даного завдання виконує важливу роль посередника між замовником та програмістами, переводячи потребу замовника на зрозумілу для розробників мову. Ключові результати опису (модель «як є») - це:

чітка картина всіх виконавців і механізмів, ресурсів і продуктів, завдань і черговості їх виконання;

чітка постановка завдання для проектування ІСУП з урахуванням специфіки організації.

3. Автоматизація документообігу. Іноді кількість документів, маршрути їх руху представляють собою загадку навіть для співробітників, які їх здійснюють. Чи не кажучи вже про керівника, який або тоне під купою паперів, або не має можливості оперативно прийняти управлінське рішення через відсутність необхідних матеріалів. Висновок один - хаос можна автоматизувати! Щоправда, в цьому випадку вийде автоматизований хаос. Щоб цього уникнути, необхідно ретельно розібратися в поточній ситуації. Найкращий спосіб зробити це -- описати процес документообігу.

опис створює цілісну картину руху документів в організації: відбиваються всі документи, порядок їх руху, що проводяться з ними дії, всі відповідальні виконавці (модель «як є»);

на основі опису можна створити нові схеми руху документів (без «провалів» і «Зависання»), які якісно поліпшать процес документообігу;

опис дозволяє сформувати ТЗ на створення електронної системи документообігу.

4. Підготовка підприємства до сертифікації за стандартами ISO. Процесний підхід вперше з'явився менше двадцяти років тому і був зустрінутий досить байдуже. І тільки у зв'язку з масовим впровадженням стандартів якості ISO 9000 керування бізнес-процесами в організаціях почала набирати обертів. Бізнес-процес - це потік роботи, що йдуть всередині підприємства від одного виконавця до іншого. Основна ідея управління бізнес-процесами проста: робота в організаціях не рухається вгору і вниз по своїй функціональній ієрархії, вона тече крізь організацію у вигляді набору бізнес-процесів, які в більшості організацій ніким не управляються і ніхто за них не відповідає. Опис бізнес-процесів при підготовки підприємства до сертифікації вирішує наступні ключові завдання:

Згідно рекомендацій, які відображені в стандартах ISO, для проходження сертифікації необхідно опис бізнес-процесів. Процеси підприємства досліджуються консультантами на предмет їх відповідності стандартам ISO. За результатами опису й аналізу складаються рекомендації. Потім будується модель "як має бути "(знову-таки відповідно до вимог ISO).

Часто питання стоїть не тільки в тому, як це зробити, але яким чином? Консультанти компанії «Ключові рішення», наприклад, використовують програмне забезпечення IDEF 0 Em/Tool, рекомендована Держстандартом Республіки Білорусь в якості кейс-засоби для опису бізнес-процесів.

За бажанням замовника консультанти супроводжують процес переходу підприємства на роботу за стандартами ISO.

5. Тиражування бізнесу. Деякі організації активно розвиваються за рахунок відкриття типових філій або підрозділів. У даному випадку логічним є спочатку ретельно змоделювати вже працюють підрозділи, вивчити їх бізнес-процеси, оптимізувати і зафіксувати у вигляді стандарту робіт, а потім відкривати нові філії за типовими схемами.

Організація проекту з опису та оптимізації бізнес-процесів (БП)

Організація проекту опису та оптимізації БП - технологія не складна, тим не менш, вона має суворі правила. Чим відрізняється опис бізнес-процесів від моделювання? Опис передбачає побудову моделі бізнес-процесів підприємства, це аналіз і відображення існуючого стану речей - «як є». Моделювання - це побудова нових моделей на базі наявних на підприємстві бізнес-процесів - «як повинно бути». Прояснимо в цьому випуску основні етапи організації проекту по опису і моделювання бізнес-процесів.

1. Описати цілі і завдання проекту. Яких результатів потрібно досягти в результаті проекту? Зазвичай цілепокладання здійснює особа, що приймає рішення (ОПР). Сформульовані ОПР цілі і завдання можуть у подальшому уточнюватися, деталізуватися на проектній групі.

2. Сформувати проектну групу з опису та оптимізації. Кого туди входить? Обов'язково в проектну групу повинні бути включені «господарі» процесів. Наприклад для банку, «господарями» будуть керівники підрозділів, що відповідають за кредитування, торгові операції, інкасацію, бюджет і т. д. На проектної групи:

визначаються процеси, що підлягають опису та оптимізації,

складається план заходів,

розподіляються завдання та обов'язки,

призначаються відповідальні

Необхідно організувати навчання проектної групи правилами і технологій опису та моделювання бізнес-процесів. Далі проектною групою вибирається спосіб опису та подання бізнес-процесів і складається словник, який буде використовуватися при описі й моделюванні БП. Це потрібно, щоб виключити ситуації, коли один і той же документ в різних підрозділах називався по-різному. При описі це вносить сум'яття, неузгодженість моделей, хаос і плутанину під час аналізу. Тому краще відразу визначитися з термінологією.

3. Опис процесів «як є».

На даному етапі відбувається:

Збір інформації про бізнес-процеси підприємства (співбесіди з учасниками бізнес-процесів, анкетування і т.д).

Побудова моделей бізнес-процесів «як є».

Узгодження і коректування моделей.

4. Моделювання бізнес-процесу. На даному етапі аналітики проектної групи аналізують модель «як є», здійснюють пошук «вузьких місць» і складають рекомендації з оптимізації бізнес-процесу. Далі, проектна група вибудовує модель «як повинно бути» з урахуванням рекомендацій і поставлених перед проектною групою цілей. Далі побудована модель оптимізованого бізнес-процесу проходить процедуру узгодження, корекції та затвердження.

5. Організація і проведення робіт по зміні існуючих БП відповідно до моделями «як повинно бути».

На даному етапі вибудовується план заходів щодо впровадження змін до існуючі бізнес-процеси підприємства, визначаються способи, черговість змін, розробляються нові регламенти та стандарти, технології виконання робіт та операцій, проводиться навчання працівників та керівників підприємства і т. д.

6. Аналіз проведених змін. Тут оцінюється ефективність проведених змін, їх відповідність поставленим цілям. Якщо необхідно -- розробляються коригуючі заходи.

7. Регулярний моніторинг БП. Виробляється система оцінки ефективності бізнес-процесів (вартість, швидкість, якість виконання і т. д.). Вони порівнюються з виробленими показниками ефективності. Отже, підводячи підсумки можна сказати, що опис та оптимізація бізнес-процесів дозволяє:

скорочувати час і вартість виконання процесів;

забезпечувати якість продуктів процесу (задоволеність потреб і очікувань клієнтів);

створює нові процеси (наприклад, процесів розвитку, управління людськими ресурсами і т. д.);

створює ефективну систему контролю;

створює «Живі» управлінські документи і регламенти, перетворюючи бізнес-процес у технологію.

Кейс-засіб для опису БП:

Успіх в бізнесі часто залежить від того, наскільки добре організовані ділові процеси, що відповідають стратегічним цілям підприємства. IDEF0/EMTool - це потужне CASE-засіб функціонального моделювання, яке дозволяє описувати, аналізувати й удосконалювати складні ділові процеси. Воно допомагає виявити і усунути зайві або неефективні операції, знизити витрати, підвищити продуктивність. IDEF0-модель дозволить чітко виявити фактори, що впливають на діяльність організації: які операції є найбільш критичними, як підвищити їх ефективність, які ресурси потрібні для цього. Все це дозволить отримати цілісне уявлення про те, як працює підприємство, починаючи від маленького підрозділу і закінчуючи підприємством в цілому.

Засіб моделювання

IDEF0/EMTool автоматизує більшу частину завдань, що вирішуються при побудові моделей процесів, а також забезпечує автоматичну перевірку синтаксису моделі і контроль зв'язності частин моделі між собою. Ці властивості відрізняють IDEF0/EMTool від звичайного графічного редактора.

Оцінка операцій і процесу

IDEF0/EMTool забезпечує можливість визначення атрибутів, що характеризують окремі операції і модель в цілому. Це дозволяє проводити необхідні обчислення для Функціонально-вартісного аналізу (ФСА) і тимчасового аналізу ділових процесів.

Виявлення «Вузьких місць»

В IDEF0/EMTool атрибути можуть описувати не лише кількісні, а й якісні показники моделі. Це дає можливість аналізувати модель з допомогою якісних метрик ефективності. Наприклад, виявляти у складі ділових процесів операції, що не додають вартість, допоміжні операції та ін Такого роду операції є "вузькими" місцями, тому що вони породжують витрати, але не створюють споживчої вартості.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://megarost.ru/