Як організувати презентацію: ключові елементи

Володимир Олексійович Eвcтaфьeв, президент Асоціації комунікаційних агентств Росії, академік Російської академії реклами, практикуючий консультант.

Презентація - Цей виступ, іноді супроводжується візуальними образами, спрямоване на те, щоб донести до аудиторії інформацію та/або переконати її зробити певні дії, потрібні організатору презентації. Ефективна презентація, як правило, заздалегідь спланована, добре організована і призначена для певної аудиторії.

Презентації обов'язково складаються з міжособистісного контакту, коли компанія в особі свого представника або представників прямо звертається до своєї аудиторії. Презентації можуть влаштовуватися як для одного-двох чоловік, тобто проходити з віч-на-віч, так і для великої групи людей.

Для невеликих презентацій достатньо мати дошку і прості засоби для демонстрації візуальних образів або ж просто роздати матеріали. Для спілкування з великою аудиторією потрібно показ роликів або невеликих фільмів, використання комп'ютерів та інших технічних прийомів.

На сьогоднішній день презентації - обов'язкова складова частина інтегрованих маркетингових комунікацій (ІМК), яка може бути реалізована в самих різноманітних формах: від зовсім простих до масштабних заходів, які залучено безліч людей.

Важливі елементи презентації

День і час презентації. Як правило, на початку тижня презентації взагалі не проводяться, тому що більшість ділових людей у понеділок-вівторок розважальні заходи не відвідують, так само, як і в неділю. Це не відноситься до ділових презентацій, які можна проводити в будь-який робочий день.

Якщо мета презентації - отримати широке висвітлення у ЗМІ, то її не можна призначати на кінець тижня. Ідеальні дні - середа і четвер. У цьому випадку журналісти встигають написати й опублікувати матеріал про презентації в п'ятницю-суботу. Якщо презентація носить розважальний характер (наприклад, відкриття нічного клубу), то її краще проводити в п'ятницю або суботу. Презентації на відкритому повітрі (наприклад, великі корпоративні свята) проводять звичайно в суботу.

Ділові презентації, особливо ті, які супроводжуються бізнес-ланчем, проводять зазвичай в першій половині дня. Інші презентації в робочий час не влаштовують. Пізніше час початку, за винятком презентацій нічних клубів, також не призначають, щоб гості не залишили захід в середині дійства. Ідеальне час для початку більшості презентацій - 18.00-19.00 годин. Для суботніх свят на свіжому повітрі більше підходить денний час.

Ще один важливий і майже обов'язковий елемент більшості презентацій, за винятком простих і ділових - це подарунки для обслуговування. У подарунковий набір можна покласти самі різні предмети; якими вони будуть, залежить від ідеї та стилістики презентації. До обов'язкових елементів відноситься барвистий буклет компанії або інші друковані матеріали. Крім того, в набір можуть входити зразки продукції (наприклад, пробні флакони з парфумами), запальнички, ручки, краватки, косинки, подарункові пляшки з алкогольними напоями і т. п. Якщо в продукції є відмінності для чоловіків і жінок, то потрібно складати окремо чоловічі та жіночі набори.

Ні в жодному разі не можна дарувати речі, наприклад, краватку чи запонки, з символікою своєї компанії стороннім. Це, радше, викликає роздратування, тому що люди не будуть таку річ носити і навіть не зможуть згодом її кому-небудь передарувати, а викинути - шкода.

Подарунки дарують гостям на виході. Тому що, якщо вручити подарунок при вході, людині потім буде нікуди його діти. На початку 1990-х подарунки було прийнято роздавати людям на вході, і потім з ними було незручно пересуватися, їсти, особливо якщо подарунки були об'ємні.

Організація презентації

Мета презентації. Перш за все, необхідно чітко визначити мету презентації. Це може бути, наприклад, посилення масованої рекламної кампанії, яка повинна незабаром початися. У такому випадку потенційна мішень отримає широке висвітлення в пресі події ще до початку кампанії, тобто буде присутня певна інтрига: аудиторія ще не бачила реклами продукту, але вже може ним заінтересоваться.В даній ситуації завдання організує презентацію РА -- отримати якомога більший відгук у пресі. Одночасно може вирішуватися і кілька інших завдань: наприклад, ще раз показати впевнене і стабільне положення компанії на ринку партнерам і дистриб'юторам або важливо одночасно з цим продемонструвати свою лояльність до влади країни або міста, від яких залежить видача ліцензії, і пр. Всі додаткові завдання вирішуються одночасно з головною. Мета презентації - висвітлення її в ЗМІ - диктує вибір дня проведення, оптимальним при цьому буде середа або четверг.Ісходя з цілей презентації, визначають місце її проведення, а також кількість і склад гостей. Обидва ці питання вирішують одночасно, тому що вони взаємозалежні.

Місце презентації. Вибір залежить від презентованих продукту та рівня обслуговування. Якщо мета презентації - висвітлення її у пресі, то краще за все, якщо приміщення буде незвичайним. Важливо, щоб це приміщення було зручним і в ньому могло розміститися плановану кількість гостей. Крім того, вона повинна перебувати в зручному місці міста - в центрі або на головному проспекті, куди людям буде легко під'їхати і дорога не займе багато часу з будь-якої точки міста.

Гості. Великий ризик для організаторів - якщо прийде занадто багато народу і буде тісно, і навпаки - якщо прийде занадто мало людей і буде відчуття порожнього залу. І того, і іншого необхідно ізбежать.Целевую аудиторію, як правило, задає замовник презентації. Якщо це ділові партнери та друзі компанії, тобто ті, хто регулярно контактує з нею, то потрібно розіслати трохи більше запрошень, ніж необхідно. Наприклад, якщо передбачається, що повинно бути 200 гостей, то потрібно розіслати 250-280 запрошень. Тоді прийдуть саме 180-200 человек.Еслі ж запрошують відомих людей, розбещених увагою, «світських персонажів», то в цьому випадку треба надіслати в три рази більше запрошень, тобто 500-550. З них прийдуть ті ж 180 чоловік.

Коли необхідно висвітлити презентацію в ЗМІ, то, перш за все, треба запросити лідерів громадської думки, які потенційно можуть скористатися презентованих продуктом. Якщо це магазин спортивного одягу або марка спортивних товарів, то важливо, щоб на презентацію прийшло якомога більше знаменитих спортсменів. Якщо це магазин модного одягу - то як можна більше багатих людей, артистів, телеведучих та ін Наявність таких гостей дасть журналістам необхідну «зачіпку» для репортажу.

І, крім того, треба запросити максимальну кількість журналістів. Журналістів запрошують персонально. По темі презентації вибирають відповідні видання та складають список журналістів, які пишуть на цю тему. З кожним журналістом краще заздалегідь поговорити по телефону, після чого надіслати запрошення.

Окремо запрошують представників влади і особливо важливих гостей. Їх особисто телефонує керівник компанії не пізніше, ніж за 10 днів до презентації, згідно з міжнародного етикету. Після отримання згоди прийти високопоставленим гостям обов'язково надсилають два запрошення. Найбільшим чиновникам і самим важливим і бажаним гостям потрібно зателефонувати напередодні презентації, щоб ще раз про ній нагадати.

Стилістика. Після усього іншого продумують ідею і стилістику презентації, яка може бути самою різною. Від самої вишуканої - коли всі приміщення оформлене квітами, грає класична музика, суворо одягнені офіціанти підносять дорогі вина і шампанське, від гостей потрібні вечірні костюми і сукні; до авангардної - де все в джинсах, на стінах розвішані рвані плакати, гостей пригощають пивом і хот-догами. Презентацію можна оформити в спортивному стилі, національному стилі, ретро-стилі і т. д. - все залежить від фантазії організаторів. Але головне - щоб стилістика була витримана від початку і до кінця. Не може бути гарною безідейної презентації: подія має бути придумано і організовано так, щоб всім хотілося про нього розповісти і написати. У відповідності зі стилістикою роблять запрошення, складають меню, вибирають музику, запрошують артистів, продумують подарунки та їх упаковку: все це є складовими елементами стилю.

Запрошення. Запрошення повинно відповідати стилістиці презентації: воно може бути, наприклад, надрукована на дорогому папері з золотими вензелями або ж написано на картонці плакатним шрифтом. Але в будь-якому разі краще, якщо воно іменну і на ньому стоїть прізвище та підпис від руки керівника компанії. На крайній випадок можна використовувати факсиміле або в макеті запрошення закласти підпис синього кольору, щоб її надрукували в друкарні разом з текстом запрошення.

В тексті запрошення також повинна бути дотримана стилістика. У запрошенні обов'язково вказують день, час і місце презентації. Якщо місце незвичайне, то потрібно зробити на самому запрошенні або на вкладиші схему проїзду. Можна написати програму заходу. Також може бути вказаний dress code -- бажаний вид одягу. (Зазвичай це згадують, якщо потрібно вечірній одяг.) Можна додати і прохання підтвердити свою присутність за таким-то телефоном за день-два до презентації. Необхідно також, щоб в запрошенні було чітко вказано - на одне або на два ліца.В ЗМІ додатково направляють факс або лист електронною поштою на ім'я головного редактора або редактора відділу, щоб вони знали, який з їх журналістів запросили на презентацію.

Обладнання місця презентації. Завжди краще, якщо вхід місця презентації святково оформлений. В останні роки модно оформлення повітряними кулями, крім того, можна використовувати квіти, прапорці і т. д. Перед входом може грати оркестр чи звучати музика з динаміків. Усе разом це налаштовує гостей на святковий лад.

При вході гостей повинні зустрічати або співробітники РА, або спеціальні люди, одягнені відповідно стилістиці заходи. Обов'язково має бути реєстрація преси, а іноді реєструють і гостей. Для реєстрації журналістів за столиком з табличкою «Преса» сидить людина і записує прізвища та координати тих, хто прийшов журналістів, яких тут же можна запитати, коли передбачається вихід матеріалу, зробивши про цьому позначку. Журналістам вручають прес-реліз або прес-пакет. Прес-реліз повинен бути як можна більш об'ємним, містити максимум інформації про компанію, про її продукції, маркетингової стратегії, плани і т. д., щоб полегшити роботу журналістів, давши їм необхідну інформацію для публікації. Прес-реліз пишуть заздалегідь і роблять кілька примірників більше, ніж запрошених журналістів, т. к. деякі гості теж можуть захотіти його отримати. Прес-пакет може включати папку з прес-релізом та додатковими матеріалами: наприклад, діаграмами, таблицями, буклетом, ілюстративним матеріалом (фотографіями керівників компанії, продукції і т. д.).

Красиві презентаційні матеріали (буклети, листівки, альбоми тощо) потрібно розкласти на видних місцях, щоб гості могли їх взяти. Якщо є місце, то потрібно виставити зразки товарів. Якщо передбачається роздача зразків продукції або презентаційних матеріалів, то для цього зазвичай запрошують моделей з модельних агентств.

Програма презентації. Презентація починається, як правило, через 10-15 хвилин після заявленого часу, щоб встигло зібратися більшість гостей, або після приїзду самого важливого гостя, який обіцяв обов'язково приїхати.

Урочиста частина презентації, приуроченої до початку рекламної кампанії, повинна бути дуже короткою - 10-15 хвилин. Якщо передбачається вручення нагород або подарунків, наприклад, кращим дистриб'юторам, то це треба зробити відразу ж. Іноді офіційна частина включає перегляд невеликого фільму, тоді треба заздалегідь замовити та підготувати відповідне обладнання.

Після офіційної частини запрошують гостей до столу. Іноді це буває фуршет, іноді буфет, іноді гостей обслуговують офіціанти. Добре, якщо одночасно з частуванням відбувається якесь шоу або дію. Воно може бути будь-яким - концерт, виступ дітей, циркових артистів, спортсменів, гумористів і т. д.

усіх співробітників, що працюють на презентації, попередньо треба нагодувати, щоб під час презентації вони працювали, а не їли.

Закінчується презентація врученням подарунків гостям. Якщо є різниця в подарунки для чоловіків і жінок, то це потрібно враховувати при роздачі.

Під час презентації слід вести відеозйомку, щоб пізніше зробити репортаж і в вигляді звіту подарувати касету замовнику. Після презентації потрібно відстежувати згадки про неї в ЗМІ: записи ефіру, публікації в пресі. Весь зібраний матеріал красиво оформляють і докладають до звіту для клієнта.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru