Технологія проходження договору на підприємстві
Загальні положення
Основним
правовим документом у взаєминах між організаціями є договір
(комерційний контракт).
Договір
(комерційний контракт) - документ, що фіксує угоду між двома або
великою кількістю сторін (осіб) про встановлення, зміну або припинення
будь-яких відносин (прав і обов'язків) і регулює їх.
В
Договорі (комерційному контракті) відображаються питання, пов'язані з:
характером
угоди;
умовами
угоди (постачання, послуги);
термінами
угоди;
транспортуванням;
упаковкою
і маркуванням;
ціною;
якістю;
оплатою;
гарантіями;
правами
і обов'язками сторін;
іншими
питаннями взаємовідносини сторін.
ТЕХНОЛОГІЯ
ПРОХОДЖЕННЯ ДОГОВОРУ НА ПІДПРИЄМСТВІ
Технологія
проходження Договору на підприємстві включає наступні стадії:
підготовка
та оформлення проекту Договору;
підписання
Договору;
виконання
і контроль виконання Договору (етапу);
перенесення
виконаного Договору у справу.
Підготовка та оформлення проекту договору
Дана
стадія складається з наступних етапів:
підготовка
та оформлення комерційної пропозиції;
прийняття
рішення за комерційним пропозицією;
оформлення
проекту Договору.
Підготовка та оформлення комерційної пропозиції
На
даному етапі виконуються технологічні операції, пов'язані з:
підготовкою
комерційної пропозиції;
оформленням
комерційної пропозиції;
узгодженням
комерційної пропозиції;
перевіркою
правильності оформлення комерційної пропозиції;
підписанням
комерційної пропозиції.
Підготовку
та оформлення комерційної пропозиції проводить Співробітник структурного
підрозділи (Відповідальний виконавець) за дорученням Керівника підприємства
(його заступника), Керівника структурного підрозділу, або в порядку
особистої ініціативи.
1. Підготовка комерційної пропозиції
Висновок
конкретного договору зазвичай починається з пропозиції його укласти, вираженого
в напрямку, як правило в письмовому вигляді, комерційної пропозиції
(оферти) контрагентом (Замовнику). При підготовці комерційної пропозиції
здійснюється формулювання умов пропонованої угоди і складання тексту
комерційної пропозиції.
Текст
комерційної пропозиції найчастіше складається з двох частин: вступної і
основної.
Під
вступній частині викладають обгрунтування (факти, події, документи тощо),
спонукали Виконавця запропонувати дану угоду Замовнику.
В
основної частини комерційної пропозиції формулюються умови пропонованої
угоди.
Матеріали,
необхідні для обгрунтування, пояснення, розшифровки умов пропонованої угоди
в цілому, або її окремих положень, як правило оформляються у вигляді Додатків
до Комерційному пропозиції з посиланням на них у відповідних пунктах Комерційного
пропозиції. На першому аркуші Програми в правому верхньому кутку робиться напис
"Додаток до комерційного пропозицією від 00.00.00 № 00/00-00".
2. Оформлення комерційної пропозиції
Комерційне
пропозиція бажано оформляти на Бланке для листів підприємства (далі
"Бланк"). Оформлення комерційної пропозиції полягає в
проставленні в суворо визначених місцях Бланка або стандартного листа
необхідного набору реквізитів (за аналогічний що використовується при оформленні
Листів, згідно з ГОСТ 6.38-90). При виконанні даної технологічної операції
проставляються такі реквізити:
*
[2] - емблема організації;
*
[4] - код організації за ЗКПО;
*
[5] - код документа по ОКУД;
*
[7] - найменування організації;
*
[9] - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу,
телефаксу, номер телефону, номер рахунку в банку;
*
[16] - адресат;
*
[19] - заголовок до тексту;
*
[21] - текст;
[22]
- Відмітка про контроль;
*
[28] - прізвище виконавця та номер його телефону;
Примітки:
Символом
* Позначені обов'язкові для оформлення Комерційного пропозиції реквізити.
Комерційне
пропозиція рекомендується друкувати у двох примірниках (пе рвий примірник
відправляється Замовнику, другий - залишається у Виконавця). Перший лист першим
примірника Комерційного пропозиції, як вже зазначалося, бажано оформляти
на Бланке для листів підприємства.
3. Узгодження комерційної пропозиції
Після
підготовки та оформлення в письмовому вигляді Комерційного пропозиції
Відповідальний виконавець, який готував його, погодить викладені в ньому умови
пропонованої угоди з:
Керівником
структурного підрозділу;
Юристом;
Головним
бухгалтером;
Заступником
керівника підприємства, що займається структурний підрозділ;
іншими
зацікавленими посадовими особами.
Таке
узгодження оформляється у вигляді проставлення реквізиту "візи" у
строго визначеному місці Бланка або стандартного аркуша, на якому оформлено
Комерційна пропозиція (далі "на Бланке"). Якщо при узгодженні
виникають зауваження, то вони вказуються або в самій візі (якщо зауваження
коротке), або на окремому аркуші з проставленням відповідної позначки на
Бланке ( "Зауваження додаються" поряд з візою). Візи збираються
(проставляються) на лицьовій стороні останнього аркуша другого примірника
Комерційного пропозиції, що залишається на підприємстві.
Якщо
при узгодженні Комерційного пропозиції виникла необхідність внесення
змін в умови пропонованої угоди, то в цьому випадку Відповідальний
виконавець проводить повторну підготовку, оформлення та узгодження тексту
Комерційного пропозиції.
4.
Перевірка правильності оформлення комерційної пропозиції
Перед
передачею узгодженого Комерційного пропозиції на підпис Керівнику
підприємства (його заступнику) необхідно перевірити правильність його оформлення
(з урахуванням вимог державних стандартів на оформлення Листів). Таку
перевірку звичайно здійснюють фахівці служби ДОУ (документаційного
забезпечення управління) підприємства або структурного підрозділу,
який готував цей документ (далі "фахівці служби ДОУ").
Неправильно оформлена Комерційна пропозиція повертається Відповідальному
виконавцю, хто готував його, на доопрацювання (повторне оформлення).
5.
Підписання комерційної пропозиції
Комерційне
пропозицію підписує (проставляє реквізит "підпис" на Бланке)
Керівник підприємства (або його заступник, що має відповідні права --
далі "його заступник"). Допускається підписувати тільки першим
примірник Комерційного пропозиції (що відправляється Замовнику). У цьому випадку його
другий примірник (який залишається на підприємстві) запевняють фахівці служби ДОУ
(проставляють на Бланке реквізит "відмітка про завірення копії").
При
наявності в Комерційному пропозиції відомостей, що становлять комерційну таємницю
Виконавця (підприємства) або Замовника, а також у випадку, коли умови угоди
або сам факт її підготовки є комерційною таємницею, Керівник
підприємства (його заступник) на Бланке проставляє реквізит "гриф
обмеження доступу до документа ".
В
спеціальних випадках (для надання юридичної сили Комерційному пропозицією,
для найбільш важливих і відповідальних угод і т.п.) після підписання
Комерційного пропозиції Керівником підприємства (його заступником) його
підпис доповнюється відбитком печатки підприємства (на Бланке проставляється
реквізит "друк").
При
підписання Комерційного пропозиції у Керівника підприємства (його
заступника) можуть виникнути зауваження, облік яких призведе до необхідності
внесення змін до умов пропонованої угоди.
виконавець проводить повторну підготовку, оформлення, узгодження і
підписання тексту Комерційного пропозиції.
ПРИЙНЯТТЯ
РІШЕННЯ з комерційних пропозицій
На
даному етапі виконуються технологічні операції, пов'язані з:
відправкою
комерційної пропозиції Замовнику;
реєстрацією
відправки комерційної пропозиції Замовнику;
контролем
отримання та розгляду комерційної пропозиції Замовником;
коригуванням
комерційної пропозиції;
отриманням
рішення за комерційним пропозицією від Замовника;
реєстрацією
одержання рішення за комерційним пропозицією.
Підписана
Комерційна пропозиція надсилається Замовнику (контрагента) для розгляду
та прийняття рішення за умовами пропонованої угоди.
6.
Відправлення комерційної пропозиції Замовнику
Повністю
підготовлене, оформлена і підписана Комерційна пропозиція перед
відправкою його Замовнику реєструється фахівцями служби ДОУ. Реєстрація
необхідна для забезпечення збереження документів, їх оперативного пошуку,
обліку та контролю. Існує кілька форм реєстрації документів:
централізована, децентралізована та змішана (у даному матеріалі не будемо
зупинятися на їх докладною характеристикою).
Реєстрація
Комерційного пропозиції - це фіксація факту його створення шляхом проставлення
фахівцями служби ДОУ реквізитів "індекс" і "дата" на
Бланке з наступним записом необхідних відомостей про Комерційному реченні в
реєстраційних формах (журналах і/або картках).
Комерційне
пропозиція реєструється тільки один раз - у день його підписання. При
передачі зареєстрованого Комерційного пропозиції з одного структурного
підрозділи підприємства в інше воно повторно не реєструється.
Реквізит
"дата" проставляється на Бланке після підписання Комерційного
пропозиції.
Реквізит
"індекс" Комерційного пропозиції, як правило, включає:
порядковий
номер в межах масиву документів;
індекс
за номенклатурою справ.
В
складу індексу можуть входити номери (коди) з додаткових класифікаторів
підприємства (кореспондентів, структурних підрозділів, питань діяльності
і т.д.), для забезпечення оперативної роботи з документами.
В
індексі зазвичай дотримується наступна послідовність його складових частин:
порядковий
реєстраційний номер у межах даної групи документів;
номер
напрямки по Номенклатурі справ підприємства;
номер
справи всередині даного напрямку по Номенклатурі справ підприємства;
номер
за додатковим класифікатором підприємства (при необхідності).
Приклад:
123/01-23,
де 123 - порядковий реєстраційний номер, 01-23 - номер справи, в яке буде
підшитий другий примірник Комерційного пропозиції.
Індекс
Комерційному пропозицією надається в межах календарного року.
На
Додатках до Комерційному пропозицією індекси не проставляються.
Комерційні
пропозиції реєструються у реєстраційних формах вихідних документів. Форма
журналу (карток) реєстрації не регламентована, т. е оптимальний склад і
порядок розташування реєстраційних граф (реквізитів) визначається
фахівцями служби ДОУ на свій розсуд. Форма і порядок ведення таких
журналів (карток) закріплюється в розробляється підприємством
"Інструкції з ведення журналу (карток) реєстрації вихідної документації".
Як правило, у реєстраційних формах використовуються наступні реєстраційні
графи:
індекс
і дата;
автор
(розробник);
хто
підписав;
заголовок
та/або короткий зміст;
програми;
кореспондент
або адресат (кому надісланий);
резолюція
(зміст доручення, виконавець, автор доручення, дата);
розписка
виконавця в одержанні документа;
термін
виконання;
відмітка
про контроль;
хід
виконання;
відмітка
про виконання;
номер
справи;
перенесення
даних на машинний носій;
примітки.
При
наявності в Комерційному пропозиції відомостей, що становлять комерційну таємницю
Виконавця (підприємства) або Замовника, а також у випадку, коли умови угоди
або сам факт її підготовки є комерційною таємницею (на Бланке проставлений
реквізит "гриф обмеження доступу до документа"), Комерційне
пропозиція реєструється в спеціальній обліковій (реєстраційній) формі.
Технологія проходження на підприємстві документів, що містять комерційну
таємницю, у цьому матеріалі не розглядаються.
Примітка:
Якщо
на підприємстві для реєстрації документів крім традиційного способу - ручне
ведення реєстраційних форм (журналів і/або карток) - використовуються кошти
обчислювальної техніки (впроваджена та експлуатується Автоматизована система
управління документами підприємства), то реєстрація завершується переносом
даних на машинний носій. Ознакою того, що Комерційна пропозиція
зареєстровано в Автоматизованої системи управління документами
підприємства, є проставлення на Бланке, реквізиту "відмітка про
перенесення даних на машинний носій "та відмітка у відповідній графі
реєстраційних форм (за наявності в них відповідних граф).
Після
реєстрації Комерційна пропозиція відправляється Замовнику. Відправлення може
здійснюватися:
по
поштою;
засобами
факсимільного зв'язку;
особистої
доставкою представником Виконавця (Замовника).
В
перших двох випадку відправлення проводять фахівці служби ДОУ, у третьому --
Відповідальний виконавець (або інший співробітник за його дорученням - кур'єр)
особисто передає Комерційна пропозиція представнику Замовника (Відповідальному
виконавцю).
При
відправці Комерційного пропозиції по пошті, Відповідальний виконавець повинен
проставити відмітку про категорію поштового відправлення (на другому примірнику,
що залишається на підприємстві). До відправляється поштою Комерційному пропозицією
додається Супровідний лист. У супровідному листі зазвичай вказують
з якою метою спрямовується основний документ, що з ним треба зробити і в які
терміни. На копії супровідного листа проставляють позначку про відправку
(категорія поштового відправлення, посада та особистий підпис відправив,
дата) і підшивають у справу на загальних підставах.
Відправлення
Комерційного пропозиції засобами факсимільного зв'язку здійснюється після
попередньою домовленістю з представником Замовника. На першому примірнику
Комерційного пропозиції, переданого по телефаксу, проставляють
відповідну позначку ( "Документ відправлений телефаксом на № 000 0000,
особистий підпис оператора, дата ").
Примітка:
Комерційні
пропозиції, з проставленим на них реквізитом "гриф обмеження доступу до
документу ", не рекомендується надсилати поштою та засобами факсимільного
зв'язку.
В
разі особистої доставки Комерційного пропозиції представником Виконавця, на
копії супровідного листа представник Замовника (Відповідальний
виконавець) проставляє позначку про отримання Комерційного пропозиції
(посада та особистий підпис получили, дата). В подальшому, цю копію
підшивають у справу на загальних підставах.
Комерційне
пропозицію, передане для відправлення, повинно бути оброблено та відправлено в
і протягом одного робочого дня.
Відправлення
Комерційного пропозиції продовжується до тих пір, поки представник
Виконавця, надсилайте його, не отримає документ, що підтверджує одержання
(доставку) Замовником Комерційного пропозиції (далі "підтверджують
отримання документи "). Підтверджуючими отримання документами, є:
при
поштовому відправленні - повідомлений ие о е го врученні відділенням зв'язку;
при
відправленні по факсимільного зв'язку - підтвердження його отримання ( "
Confirmation Report ");
при
особистої доставки (кур'єром) - наявність відмітки про його отримання на копії
Супровідного листа.
Надіслане
Замовнику Комерційна пропозиція ставітсят на контроль. Для реєстрації цього,
фахівці служби ДОУ на що залишився на підприємстві примірнику Комерційного
пропозиції проставляють реквізит "відмітка про контроль" на лівому полі
Бланка навпаки реквізиту "заголовок до тексту" і роблять необхідні
записи в реєстраційних формах.
Після
цього фахівці служби ДОУ організують оперативне зберігання (згідно з
присвоєному індексу за номенклатурою справ), що залишився на підприємстві примірника
Комерційного пропозиції.
7.
Реєстрація відправки комерційної пропозиції Замовнику
На
підставі записів про відправку комерцеского пропозиції (зроблених при його
відправлення на копії супровідного листа) та інформації з підтверджуючих
отримання документів, фахівці служби ДОУ роблять необхідні записи в
реєстраційних формах.
8.
Контроль отримання та розгляду комерційної пропозиції Замовником
Дана
технологічна операція починається з контролю отримання Відповідальним
виконавцем Замовника відправленого йому Комерційного пропозиції (при цьому він
повідомляється про те, що згідно підтверджують отримання документів
Комерційна пропозиція знаходиться в їх організації). Якщо воно їм не отримано і
не знайдено (втрачено у Замовника), то проводиться повторна відправка (а при
необхідності і повторне оформлення) Комерційного пропозиції Замовнику.
Після
того, як Відповідальний виконавець Замовника отримав Комерційна пропозиція,
Відповідальний виконавець Виконавця узгодить з ним порядок та строки
розгляду умов пропонованої угоди і контролює їх виконання.
Згідно
типових строків виконання документів, Замовник повинен розглянути Комерційне
пропозицію і підготувати відповідь у 10-ти денний термін після його отримання.
9.
Коригування комерційної пропозиції
Якщо
при розгляді Комерційного пропозиції у Замовника виникли зауваження, то
Відповідальні виконавці Замовника і Виконавця спільно коректують
умови пропонованої угоди (із залученням необхідних фахівців). Після
цього повторно проводяться всі попередні технологічні операції (з 1 по 8).
10.
Отримання рішення за комерційним пропозицією від Замовника
Оформлена
Замовником у письмовому вигляді рішення по Комерційному пропозицією може бути
отримано від нього:
по
поштою;
засобами
факсимільного зв'язку;
особистої
доставкою представником Замовника (Виконавця).
Отримане
від Замовника письмове рішення по Комерційному пропозицією (далі
"Рішення"), як і будь-які надходять (вхідні) на підприємство
документи, на початку проходить етапи:
прийому
та первинної обробки;
попереднього
розгляду, розмітки (класифікації).
Технологічні
операції, що виконуються на цих етапах, у цьому матеріалі докладно не
обговорюються. Відзначимо лише їх основні моменти.
В
нижньому правому куті першого аркуша Рішення автоматичним нумератором проставляють
реєстраційний штамп, що містить: найменування підприємства, поля для зазначення
дати надходження і номера (індексу) вхідного документа. Реєстраційний штамп
необхідний для оформлення реквізиту "відмітка про надходження" і означає
підтвердження приналежності розглянутого документа підприємству. Даний
штамп не проставляється на додатках до документа.
Якщо
в адресі Рішення вказані структурний підрозділ або прізвище Відповідального
виконавця, то воно передається за призначенням без попереднього розгляду
і розмітки. Якщо отримане Рішення не вимагає розгляду Керівника
підприємства, то воно також відразу передається в структурний підрозділ або
Відповідальному виконавцю. У цих випадках в правій частині верхнього поля першим
листа Рішення проставляють прізвище Відповідального виконавця або умовне
позначення структурного підрозділу (напрямки діяльності), якому
направляється документ.
Рішення,
що вимагає обов'язкового розгляду Керівником підприємства, передається йому
після реєстрації фахівцями служби ДОУ підприємства. Технологічні
операції, що описують процес розгляду Рішення Керівником підприємства, в
даному матеріалі не наводяться. Подальша робота з Рішенням виробляється на
підставі Резолюції Керівника підприємства, оформленої на самому документі, і
що містить: Відповідального виконавця, вказівки по виконанню, строки.
Первинна
обробка, попередній розгляд і розмітка Рішення здійснюється
фахівцями служби ДОУ підприємства в день його надходження.
11.
Реєстрація одержання рішення за комерційним пропозицією
що надійшла
у структурний підрозділ або Відповідальному виконавцю Рішення
реєструється фахівцями служби ДОУ структурного підрозділу (якщо не
було зареєстровано фахівцями служби ДОУ підприємства).
Процес
Рішення реєстрації (в т.ч., що містить комерційну таємницю) аналогічний
процесу реєстрації Комерційного пропозиції, описаного в п. 6. ?.
Проект
Договору, що вимагає обов'язкового розгляду Керівником підприємства,
передається йому після реєстрації фахівцями служби ДОУ підприємства.
Технологічні операції, що описують процес розгляду проекту Договору
Керівником підприємства, у цьому матеріалі не наводяться. Подальша робота
з проектом Договору проводиться на підставі Резолюції Керівника
підприємства, оформленої на самому документі, і що містить: Відповідального
виконавця, вказівки по виконанню, строки.
Первинна
обробка, попередній розгляд і розмітка проекту Договору
здійснюється фахівцями служби ДОУ підприємства в день його надходження.
20.
Реєстрація отримання відкоригованого проекту договору
поступив
у структурний підрозділ або Відповідальному виконавцю проект Договору
реєструється фахівцями служби ДОУ структурного підрозділу (якщо він не
був зареєстрований фахівцями служби ДОУ підприємства).
Процес
реєстрації проекту Договору (в т.ч., що містить комерційну таємницю)
аналогічним процесу реєстрації Рішення з комерційних пропозицій,
описаного в п. 11.
Відомості
про зареєстрованому проекті Договору переносяться в реєстраційні форми вхідних
документів. Крім того, в ці форми додатково заноситься інформація, взята
з Резолюції Керівника підприємства (якщо вона оформлена ним на проект
Договору).
ПІДПИСАННЯ
ДОГОВОРУ ВИКОНАВЕЦЬ
На
даному етапі виконуються технологічні операції, пов'язані з:
оформленням
договору (2 екз.);
узгодженням
договору;
перевіркою
правильності оформлення договору;
підписанням
договору Виконавцем.
21.
Оформлення договору (2 екз.)
Відповідальний
виконавець отримує у фахівців служби ДОУ підрозділи зареєстрований
проект Договору, про що робиться відповідний запис у реєстраційних формах
вхідних документів (проставляється дата отримання документа і підпис особи,
що отримав документ).
Відповідальний
виконавець оформляє Договір взявши за основу відкоригований проект
Договору, отриманий від Замовника. При цьому, якщо на проекті Договору варто
Резолюція Керівника підприємства, Відповідальний виконавець повинен враховувати
при роботі над Договором викладені в ній вказівки і терміни.
При
оформленні тексту конкретного Договору повинні дотримуватися структура, стиль
викладу, бути присутнім необхідні реквізити, обов'язкові для договору
даної групи. Це питання не є предметом обговорення в цьому матеріалі.
При необхідності він може бути обговорено і представлений у вигляді окремого
матеріалу по порядку оформлення конкретних договорів (купівлі-продажу та поставки,
оренди, підряду і послуг, спільної діяльності тощо).
Договір
друкується у двох примірниках.
22.
Узгодження договору
Оформлений
Договір Відповідальний виконавець, який готував його, погодить з:
Керівником
структурного підрозділу;
Юристом;
Головним
бух
