Державний комітет Російської Федерації з вищої освіти

Российская економічна академія імені Г. В. Плеханова

Кафедра інформаційних технологій

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО РОБОТИ

З ПАКЕТОМ ПРОГРАМ

"1С-Бухгалтерія"

Москва 1995

Укладачі: кандидат технічних наук П. Е. КОВАЛЬ кандидат технічних наук А. В. ПАХОМОВ кандидат технічних наук Г. С. ТИША

Редактор видавництва: Н. И. ЗОЛОТІНA

Методичні вказівки до роботи з пакетом програм

"1С - БХГАЛТЕРІЯ "/ Сост. П. Е. Коваль, А. В. Пахомов, Г. С. Тиша: М.: Изд-во Рос.екон.акад., 1995.

викладається короткий теоретичний матеріал з основними прийомами роботи зпакетом програм "1С-БХГАЛТЕРІЯ".

Для студентів спеціальності ??????????????????????? 77

1 . Загальні принципи програми

1.1. Призначення і основні принципи

Пакет програм "1С-Бухгалтерія" складається з двох незалежнихпрограм: "Облік бухгалтерських операцій" (bmp.exe) і "Платіжні документи"
(uro.exe).

Програма "Облік бухгалтерських операцій" призначена для веденнябухгалтерських проводок, друку первинних документів, розрахунку підсумковихпоказників, формування звітів для податкових органів.

Програма "Платіжні документи" призначена для формування,друку і зберігання платіжних документів для банку.

Головне меню

При виклику програми "Облік бухгалтерських операцій" (запуск файлуbmp.exe) на екрані з'являється головне меню, з якого виконуєтьсязвернення до всіх функцій (см.ріс.1).

Рис. 1

По горизонталі розташовані групи функцій. Активна функціявиділена підсвічуванням і має спадає вниз меню (крім функції вихід).
Для вибору пункту меню слід:

- підвести світлове пляма до потрібної групи функцій клавішами
"®" і "¬";

- у спадаючому меню світловий підвести курсор до потрібної функціїклавішами "" і "Ї" і натиснути клавішу Enter. Замість вибору функціїклавішами "" і "Ї" можна натиснути клавішу з буквою, виділеної іншимкольором.

Для повернення в головне меню слід натиснути клавішу Esc.

Робота зі списками

Основним режимом роботи в програмі є ведення списків
(опера-цій, рахунків і т.д.). Всі списки вводяться, проглядаються ікоригуються за загальним принципом.

Введення нового запису в список здійснюється після натискання клавіші Ins.
Після цього здійснюється послідовний введення даних до граф списку.
Для завершення введення слід натиснути клавішу Enter. У будь-який момент можнаперервати введення натисненням клавіші Esc.

При коригуванні записи потрібно встановити світловий курсор укоректовані графу (колонку) на потрібну запис і натиснути клавішу Enter.
Потім проводиться зміна вмісту потрібного поля. Завершеннякоригування здійснюється аналогічно режиму введення нового запису.

Видалення запису відбувається після натискання клавіші Del. При цьомузапитується підтвердження: Видалити - Enter, Відмова - Esc.

Перегляд списку проводиться за допомогою клавіш управління курсором: ""
Ї, PgUp, PgDn, Home, End. За допомогою клавіш "®" і "¬" виконується перехідміж графами поточного запису.

Функція допомоги

При роботі з програмою "1С-Бухгалтерія" є наступніможливості отримання довідкової інформації:

1) З двох останніх екранних рядків. У них відображені доступні вконкретному режимі функціональні клавіші і їх призначення.

2) Натиснувши клавішу F1 з будь-якого режиму роботи можна відкрити вікно допомогиз описом можливих дій в конкретній ситуації. Щоб повернутися допопереднє вікно натиснути клавішу Esc.

3) При роботі в більшості режимах натисканням клавіші F10 виводитьсяна екран вікно, що містить всі можливі в поточному режимі команди івідповідні їм функціональні клавіші. Це вікно називається менюдій. Для виходу з меню дій треба натиснути клавішу Esc.

4) Вибрати з головного меню пункт Допомога.

1.2. Характеристики програми

Програма має наступні характеристики:

- кількість операцій не обмежена;

- кількість рахунків (субрахунків) не обмежена;

- розрядність сум операцій - до 16 знаків включаючи точку;

- кількість знаків бухгалтерського рахунку/субрахунку (букви, цифри) - 3;

- кількість обсягів аналітичного обліку за кожним рахунком
(субрахунком) - до 100000 найменувань;

- формування підсумків - за рік, квартал, місяць, довільний період;

- кількість незалежних робочих місць на одному комп'ютері необмежена.

1.3. Сервіс

При виборі в головному меню груповий функції Сервіс на екраніпоявляетcя спадаюче меню (см.ріс.2).

Рис. 2

Команди цього пункту меню виконують такі функції:

Команда УСТАНОВКА ПАРАМЕТРІВ

Встановлюються параметри, що впливають на роботу програми. Ця командавикликається також з основних режимів при натисканні клавіші Alt 10. Привиборі цього режиму на екрані з'являється вікно з запитами (див. рис.3).

Рис. 3

Для вибору встановленого параметра використовуються клавіші керуваннякурсором. Для установки параметра слід натиснути клавішу Enter. Якщо параметр має тільки два значення "Так" або "Ні" (проти назвипараметра стоять квадратні дужки), то поточне значення змінюється напротилежне. При цьому значення "Так" відображається значенням "X", "Ні"
- Пробілом. Для інших параметрів пропонується ввести нове значення. Длявиходу з ре жиму натиснути клавішу Esc.

Вікно установки параметрів містить наступні опції:

- Параметри введення операцій:

Введена проводка активна - якщо параметр встановлений, то активної

(виділеній) стає нова введена проводка.

Автоматичний перерахунок підсумків - якщо параметр встановлений, то після будь-яких коригувань підсумки перераховуються автоматично, що дозволяє в будь-який момент виводити звіти без перерахунку підсумків.

Кількість тільки ціле - кількісний облік ведеться тільки в цілих числах.

Копіювати - визначає параметри проводки-зразка, які будуть переноситися в нову проводку при натисненні клавіші F9. < p> Кількість знаків - встановлює кількість знаків в коду рахунків і субрахунків.

В журналі суми без копійок - якщо параметр встановлений, то в журналі операцій і в звітах суми виводяться без копійок, але з роздільниками розрядів цілої частини.

Вимкнути звук - якщо параметр встановлений, то під час роботи не видаються звукові сигнали.

- Робоча дата - задає дату, яка автоматично встановлюється у вводяться проведень.

- Робоче місце - номер робочого місця, що встановлюється під час ведення роздільного обліку на декількох робочих місцях.

(номер робочого місця головного бухгалтера рекомендується встановити "0 ").

- Редактор - визначає тип редактора, який буде викликатися для коректування форм звітів і первинних документів. Він може бути вбудованим або зовнішнім. Назва зовнішнього редактора задається командою "Зовнішні програми" цього ж пункту меню (див. рис.2).

- Параметри друку - ця група параметрів дозволяє здійснити настройку на наявний принтер.

-- Висновок звітів - параметри визначають куди будуть виводитися звіти після перегляду їх на екрані: у текстовий файл і

(або) на друк або не виводитися взагалі. Для встановлення виводу в файл спочатку потрібно задати ім'я файлу. При формуванні нового файлу старий файл з таким же іменем знищується.

- Формування звітів - задаються режими форматування звітів.

Команда архівна копія

Дозволяє виконати збереження та відновлення архівної (страховий)копії інформації на дискетах. Це необхідно для забезпечення схоронностіданих у разі їх втрати на жорсткому диску, а також для переносу інформаціїна інший комп'ютер.

Порядок роботи при виконанні цієї команди:

- підготувати достатню кількість чистих відформатованихдискет;

- вибрати з групи Сервіс головного меню команду Архівна копія;

- вибрати режим Збереження або Відновлення;

- вказати дисковод, на який будуть встановлені дискети ;

- при збереженні треба перевірити дату архівної копії. Якщо ця дата правильна, натиснути клавішу Enter, якщо ні - виправити дату і натиснути клавішу Enter. При нестачі місця на одній дискеті пропонується вставити другий і т.д.;

- при відновленні у випадку встановлення дискет в неправильному порядку на екран виводиться повідомлення. При відновленні вся поточна інформація пропадає і заміщується інформацією із архіву.

Команда Функціональні клавіші

При вводі бухгалтерських операцій часто зустрічаються повторюютьсяреквізити, наприклад "Реалізація", "Нарахування", "Вхідне сальдо" і т.д. Урежимі "Функціональні клавіші" значення таких реквізитів можна задатифункціональними клавішами. Щоб при введенні значення реквізитів післяпідставляємо рядки автоматично виконувався перехід до наступного поля,в кінці рядка слід поставити символ ";". Для закінчення коректуваннявсіх функціональних клавіш використовується клавіша Pg Dn. Для використаннявведених рядків під час введення тексту потрібно натиснути відповіднуфункціональну клавішу.

Команда КАЛЬКУЛЯТОР

Калькулятор викликається з головного меню з групи Сервіс і з іншихрежимів натисненням клавіш Ctrl + F2. У калькуляторі можна ввести будь-якеарифметичне вираз, що складається з чисел, круглих дужок і знаківоперацій: "+" (плюс), "-" (мінус), "*" (помножити), "/" (поділити). Дробовуі цілу частини чисел треба розділити точкою (1.5). З режиму коректуваннясуми операції калькулятор викликається клавішею F2. При цьому поточна сумаоперації поміщається в калькулятор, а результат обчислення після натисканняклавіші Enter заноситься в суму операції. Очищення рядка калькуляторавиконується після натискання клавіші F6. У калькуляторі є осередокпам'яті, у яку можна помістити зазначене курсором число при натисканніклавіш Ctrl + F3, додати до пам'яті зазначене курсором число при натисканніклавіш Shift + F3, відняти з пам'яті зазначене курсором число принатисканні клавіш Alt + F3. У режимі коректування суми операції можнавставити значення пам'яті при натисканні клавіш Ctrl + F4. Крім того, значення пам'яті можна використовувати в калькуляторі. Для цього у формулу слідвключити символ "М" (російська).

Команда ЗОВНІШНІ ПРОГРАМИ

При виклику зовнішніх програм з групи Сервіс головного меню на екранвиводиться список зовнішніх програм. Список зовнішніх програм можна розширюватиі коригувати, крім перших чотирьох рядків, які не можна видаляти. Длязапуску зовнішніх програм на жорсткому диску комп'ютера повинно бути вільноне менше 600 Кбайт. Запускається зовнішня програма після натискання клавіші
Enter.

Команда ЗАПИСНА КНИЖКА

У записнику можна призначити на будь-яку дату список справ, ітоді при вході в програму в той день, на який призначено справи, на екранавтоматично буде виведений список справ.

Команда УСТАНОВКА пароль

Якщо необхідно обмежити можливість доступу інших осіб до програми,можна встановити пароль на вхід в програму. При вході у цей режимвиводиться запит на встановлення пароля. Вводиться пароль від 1 до 10 літер абоцифр і натискається клавіша Enter. Після цього при вході в програму кожнийраз буде здійснюватись запити пароль. Якщо пароль буде вказано невірно, роботапрограми припиняється. Для зняття пароля вибирається команда "Встановитипароль "з групи Сервіс головного меню, вводиться порожній пароль інатискається клавіша Enter.

Команда ОСТАННІЙ ДОКУМЕНТ

У ході роботи з програмою формуються різні вихідні документи.
Для зручності перегляду останнього документа з групи Сервіс головного менювибирається дана команда або викликається з усіх основних режимів принатисканні клавіш Ctrl + F7. Друк останнього документа здійснюється зголовного меню або при натисканні клавіш Ctrl + F8.

2. Облік бухгалтерських операцій

2.1. Рахунки

План рахунків - основа ведення бухгалтерського обліку. Перед тим якрозпочати роботу, необхідно переглянути яка система рахунків закладена впрограму "1С: Бухгалтерія". При необхідності ця система рахунків можебути скоригована відповідно до потреб підприємця.

Для перегляду і коректування плану рахунків слід вибратипункт головного меню Операції, а в ній - команду Рахунки. На екран будевиведено план рахунків бухгалтерського обліку (див. рис.4).

Рис. 4

План рахунків представляється у вигляді списку, що має чотири графи:
Код - код (номер) рахунку відповідно до чинного планомрахунків;
З/р. - Код (номер) субрахунку (для основного рахунку ця графа пуста);
Найменування - найменування рахунку або субрахунку;
Вид субконто - найменування виду об'єктів аналітичного обліку

(субконто), якщо по даному рахунку (субрахунку) ведеться аналітичний облік.

Список впорядковано по кодах (номерах) рахунків та субрахунків.
Перегляд, видалення, коректування і введення нового запису ведеться, як і длявсіх списків. Швидкий пошук рахунки і субрахунки здійснюється при введенні йогономера з клавіатури. При цьому вводиться номер виводиться в нижній частинівікна, а курсор переміщається по графі Код.

При введенні нового рахунку (субрахунку) в список рахунків він будепоміщений там по порядку. Під час введення рахунків з субрахунками спочатку вводитьсярядок з кодом рахунку, пустим кодом субрахунку і в ній вказуєтьсянайменування рахунку. Потім у рядках з тим самим кодом рахунку та кодамисубрахунків вводиться найменування субрахунків.

При коригуванні графи "Вид субконто" після натискання клавіші
Entrer на екран буде виведено список видів об'єктів аналітичногообліку (субконто). З цього списку клавішами "" і "Ї" вибирається потрібнийвид субконто і натискається клавіша Enter (див. рис.5) Список видів субконтомістить дві графи: номер субконто та назва субконто. Список можнапорядок як по номеру субконто (F2), так і по найменуванню субконто
(F4).

Рис. 5

Якщо в списку немає необхідного виду субконто, натискається клавіша
Ins і вводиться найменування потрібного виду субконто. Щоб відмінити веденняаналітичного обліку або субрахунка, вибирається рядок Без субконто інатискається клавіша Enter.

За наявності у рахунку субрахунків існує можливість веденнясписку субконто по рахунку в цілому або по кожному субрахунку окремо. Упершому випадку слід вказати найменування субконто тільки для рядка знайменуванням рахунку, у другому - тільки для рядків з найменуваннямисубрахунків.

Не можна змінювати номери рахунків або субрахунків, по яких булиоперації в поточному або у минулих періодах. Для друку плану рахунків требанатиснути клавішу F8.

2.2. Ведення аналітичного обліку

Програма дозволяє вести необмежену кількість об'єктіваналітичного обліку: по товарах, матеріалами, організаціям, співробітникам,основних засобів і т.д. Для узагальненої назви групи об'єктіваналітичного обліку в програмі використовується термін субконто. Списоксубконто виводиться і коректується командою Види субконто пунктуголовного меню Операції. Його можна міняти і при перегляді рахунківбухгалтерського обліку і при вводі операцій.

Щоб задати ведення аналітичного обліку з того чи іншогосинтетичному рахунку або субрахунку, слід в режимі перегляду рахунків
(команда Рахунки пункту головного меню Операції) вказати в графі Видсубконто найменування виду субконто, який буде пов'язаний з даним рахункомабо субрахунком. Після цього при вводі проводок по даному рахунку або субрахунку програма буде пропонувати вибрати з відповідного довідникаоб'єкт, до якого відноситься проводка. Наприклад, якщо до рахунку 71
"Розрахунки із підзвітними особами" прикріплений вид субконто Співробітники, топри введенні проводок по рахунку 71 програма запропонує вибрати зі спискуспівробітника, до якого належить операція. Якщо потрібного співробітника всписку немає, список можна також доповнити. Кожний вид субконто може бутиприкріплений до будь-якого числа рахунків і субрахунків. (Наприклад, для рахунків 60,
61, 62, 64, 76 можна вести єдиний список субконто - "Організація ").

Принципи роботи зі списком видів субконто (введення нового запису,перегляд, коректування, видалення) такий же як і для всіх списків.

Списки значень субконто містять об'єкти аналітичного облікуодного виду.

Звернення до списку значень субконто виконується:

- якщо натиснути клавішу F3 з вікна Види субконто (при цьомувиводиться список для того виду субконто, на якому встановлений курсор);

- при введенні даних в журнал операцій для проводок по тих рахунках,по яких передбачено ведення аналітичного обліку;

- при коректування плану рахунків;

- при складанні стандартних звітів.

Список значень субконто містить три графи: код, найменуваннясубконто і ціна. Список можна упорядкувати як по коду субконто (F2), так іпо найменуванню субконто (F4).

Рис. 6

Графа субконто "Ціна" заповнюється для тих об'єктів аналітичногообліку, для яких вона має сенс (наприклад, основні засоби, матеріалиі т.д.).

Перегляд, коректуєка, видалення, введення нового запису спискузначень субконто здійснюється так само як і для інших списків.

Друк списку значень субконто можлива з вікна Види субконтопісля натискання клавіші F8.

Для субконто можна задавати параметри при натисканні клавіші F5,попередньо встановивши курсор на конкретний субконто. Назвипараметрів субконто єдині для всіх видів субконто одного виду. Значенняпараметрів можна використовувати у формі первинних документів, в формахзвітів, в формулах типових проводок і т.п. Принцип роботи зі спискомпараметрів субконто такий же, як і для інших списків.

2.3. Ведення журналу операцій

Вихідними даними для бухгалтерії є проводки, що вводяться вжурнал господарських операцій. На підставі введених проводок програмаавтоматично формує баланс та іншу звітність.

Журнал операцій виводиться на екран при виборі команди Журналоперацій пункту головного меню Операції (см.ріс.6).

Рис. 7

Журнал виводиться у вигляді списку, що складається з 6 граф (колонок).

Дата - вказує дату здійснення господарських операцій.

Дебет - вказує коди рахунка та субрахунка дебету проводки.

Кредит - вказує коди рахунка і субрахунка кредиту проводки.

Сума - вказує суму проводки.

N - вказує номер робочого місця, на якому вводилась данапроводка. Ця графа використовується при перенесенні і при видаленні операцій.

Кратне зміст - вказує на зміст операцій і проведення.
Рекомендується в її лівій частині вказувати текст, що характеризує операцію вцілому, а в правій частині - текст, що описує операцію в цілому, а в правійчастини - текст, що описує конкретну проводку.

У верхній частині екрана (рядки 2-5) відображаються найменуваннярахунків дебету і кредиту поточного проводки, що відповідають субконто. Журналоперацій є звичайним списком і принцип роботи з ним такий же, які для інших списків. Вихід з журналу операцій здійснюється післянатискання клавіші Esc.

Введення проводок (Ins) здійснюється послідовно по колонкахпереходячи з колонки в колонку після натискання клавіші Enter. Колонка Nзаповнюється автоматично після створення номера робочого місця в
"Установці параметрів".

При введенні проводок слід мати на увазі:

- дата повинна знаходитися в інтервалі видимості операцій (задаєтьсяпісля натискання клавіші F7);

- при введенні рахунків дебету і кредиту проводки їх можна вибрати зсписку рахунків. Для цього після натискання клавіші Enter натиснути клавішу F3. Наекрані буде виведено список рахунків, з якого клавішами управліннякурсором вибирається потрібний і натискається клавіша Enter;

- якщо по рахунку ведеться аналітичний облік, то після введення кодурахунка програма запропонує вибрати зі списку відповідне субконто. Якщов списку немає потрібного субконто, його можна туди ввести (Ins).

При введенні однотипних проводок можна скористатися копіюваннямпроведень. Для копіювання проводки курсор встановлюється напроводку-зразок і натискається клавіша F9. Після цього введення проводкианалогічний описаному вище, але в колонках будуть значення проводки-зразка,які можна прийняти, натиснувши клавішу Enter або виправити.

Проведення у журналі операцій можна відсортувати по датах (F2),рахунках дебету (F3), рахунках кредиту (F4), сум (F5) та утриманняоперацій (F6).

Для пошуку проводки треба зробити їх сортування у колонці, заякій проводиться пошук, а потім з клавіатури ввести потрібні символи
(наприклад код рахунку дебету). У разі виявлення введеного символу вінвідображається в нижній частині списку, а курсор встановлюється на першийелемент, що відповідає введеним символам.

2.4. Введення вхідних залишків

Щоб почати працювати з програмою необхідно ввести і залишки повсіх рахунках (вхідне сальдо) на початок того періоду, з якого починаютьзастосовувати програму. Залишки вводяться у вигляді проводок, в якихвідповідний рахунок (субрахунок) кореспондується з деяким фіктивнимрахунком 00. Щоб ввести дебетовий залишок по рахунку, код цього рахункузазначається "00". Для вводу кредитового залишку код "00" заноситься дографу "Дебет", а в графу "Кредит" - код рахунка (субрахунка), за якимвводиться залишок.

Для тих рахунків (субрахунків), за якими задано субконто, слідвводити залишки по кожному субконто. Після того, як всі залишки введено,потрібно переглянути "Оборотно-сальдова відомість" (пункт меню Звітність).
Якщо залишки введено правильно, залишок на кінець періоду по рахунку "00"повинен бути нульовим. Переконавшись у правильності введених проводок,виконується команда Закриття робочого періоду пункту меню Операції.

2.5. Типові операції

Типові операції призначені для спрощення введення проводок. З їхдопомогою можна автоматизувати ввід стандартних або часто використовуванихоперацій і друкувати необхідні первинні документи. Типові операціїпредставляються собою сценарії стандартних або часто повторюванихдій.

При завданні типової операції в журнал операцій поміщається одинабо декілька проводок, що мають загальну дату і зміст операції. Сумипроводок можуть розраховуватися автоматично або запитом при введеннітипової операції. Програма дозволяє змінювати і доповнювати списоктипових операцій і формули для розрахунку сум проводок. При використаннітипових операцій можна автоматично отримувати відповідний первиннийдокумент. Формат первинного документа також можна коректувати.

Робота з типовими операціями включає два етапи. Перший --настроювання типової операції (і первинного документа). Другий --використання типової операції для введення проводок в журнал операцій (ідруку первинного документа).

Програма дозволяє використовувати будь-яку кількість типових опера цій.
Для перегляду і редагування типових операцій програма виводить списоктипових операцій. Цей список подається для вибору з нього потрібноїтипової операції при натисканні клавіш Ctrl + Enter або Ctrl + F9 з режимуперегляду "Журнал операцій" пункту головне меню Операції (см.ріс.8).

Рис. 8

Список включає три графи (колонки):
Операції - найменування типової операції;
Типове зміст - текст, що вставляється в колонку Короткий змістжурналу операцій;
Вих. файл - ім'я файла з формою первинного документа, який можедрукуватися при вводі даної типової операції. Якщо ця графа пуста,первинний документ для даної операції створюватися не буде.

Введення типових операцій

Для введення типових операцій в журнал операцій треба натиснути клавіші
Ctrl + Enter. На екран виводиться список типових операцій. За допомогою клавішпереміщення курсору вибирається потрібна типова операція і натискаєтьсяклавіша Enter. На екран виводяться проводки, що відносяться до даної типовоїоперації. Пропонується ввести дату, суму і текст змісту операцій
(переноситься до журналу операцій). Дата і зміст операцій заносяться докожну проводку. Після цього програма запропонує заповнити відсутніреквізити:

- для проведень, у яких перший коефіцієнт дорівнює 0запитується сума проводки;

- для проводок по тих рахунках, по яких ведеться аналітичнийоблік, на екран буде виведено відповідний список субконто. Курсоромтреба вибрати потрібний об'єкт аналітичного обліку і натиснути клавішу Enter;

- для проведень, у яких є символ "#", потрібно ввести номерпервинного документа, який може бути роздрукована після введення типовоїоперації.

Після введення всіх реквізитів на екран виводиться меню:

1) записати операцію: всі проведення переносяться в журнал операцій
(проводки з нульовою сумою не заносяться);

2) продовжити коректування: здійснюється повернення до спискусформульованих проведень. Можна змінити будь-які реквізити і повернутися вце меню (Esc);

3) вихід без запису: проводки не заносяться в журнал операцій;

4) друк документа: якщо для поточної типової операції існуєформа первинного документа, цей документ можна роздрукувати (друкуватидокумент треба до запису операції);

5) форма: перегляд та редагування форми первинного документа.

Якщо в режимі "Журнал операцій" натиснути клавіші Ctrl + F9, топрограма буде працювати так само, як і при натисканні клавіш Ctrl + Enter, алезначення дати, суми та зміст будуть заповнюватись автоматично івідповідати тій проводці, на якій було встановлено курсор переднатисканням клавіш Ctrl + F9. При бажанні ці значення можна відкоригувати.

Визначення типових операцій

Для коригування типових операцій або введення новихвикористовується команда Типові операції пункту меню Операції. Після виборуцієї команди на екран виводиться список типових операцій. Коригування,видалення і введення нової типової операції здійснюється так само, як і прироботи в інших списках (Enter, Del, Ins). Після натискання клавіші F3 приперегляді списку типових операцій або при введенні нової типової операціївиводиться шаблон для введення проводок або коригування існуючих
(см.ріс.9).

Рис. 9

Спочатку вводиться рахунок/субрахунок дебету і натискається клавіша Enter.
Потім у цій же колонці у другому рядку вводиться рахунок/субрахунок кредиту інатискається клавіша Enter. Потім для визначення суми проводки вводятьсязначення коефіцієнтів і, якщо необхідно, формула. Можливі наступніваріанти:

- якщо для проводки задана формула, то сума обчислюється заформулою. Якщо при цьому перший коефіцієнт дорівнює нулю, то розрахованасума проводки виводиться в окреме вікно для підтвердження (принеобхідності суму можна виправити);

- якщо формула не задана і перший коефіцієнт не дорівнює нулю, тосума проводки обчислюється як сума операції, помножена на першийкоефіцієнт і поділена на другому;

- якщо формула не задана і перший коефіцієнт дорівнює нулю, то сумапроводки запитується при вводі типової операції.

Введення формул

Для створення і коректування формули треба підвести курсор удругий рядок графи "Коефіцієнти" і натиснути клавішу Enter. У нижній частиніекрану з'явиться вікно з п'яти рядків, в якому можна вводити іредагувати текст формули. Вікно розглядається як одна велика рядок,так що не потрібно натискати Enter для переносу частини формули, якщо вона непоміщається в одному рядку. Закінчивши введення формули, натискаємо Enter. Натискання
Esc припинить редагування формули, при цьому зміни в формулувнесені не будуть.

Формула може з таких елементів:

- чисел (ціла і дробова частини розділяться крапкою);

- знаків арифметичних операцій ( "+" - додавання, "-" --віднімання, "*" - множення, "/" - ділення);

- круглих дужок "(" і ")", що визначають порядок обчисленнявирази;

- макроімен, що використовуються для посилання на суми попередніхпроводок, суму операцій, залишки і обороти по рахунках і т.д.

Найбільш часто використовуються наступні макроімена:

X - результат попереднього виразу;

Xo -- сума операції (сума, що вводиться в першому рядку при виборі типової операції);

Xn - сума проводки з номером n в цiй типової операції;

CHnD.m - значення параметра з номером m субконто, вибраного вдебіте проводки з номером n (CH1D.2 - значення другого параметра субконто,використовуваного по дебету проводки з номером 1);

CHnК.m - значення параметра з номером m субконто, вибраного вкредиті проводки з номером n (CH2К.1 - значення першого параметрасубконто, що використовується по кредиту проводки з номером 2);

Кn - константа з номером n (з довідника констант, функція
"Операція" команда "Константи ");

CHDn - сальдо початкове дебітовое по рахунку n;

CHКn - сальдо початкове кредитове по рахунку n;

CКDn -- сальдо кінцеве дебітовое по рахунку n;

CККn - кінцеве сальдо кредитове по рахунку n;

DОn - оборот по дебіт рахунку n;

КОn - оборот за кредитом рахунку n;

ОБn, m - оборот у дебіт рахунку n з кредиту рахунка m; (n, m - номеррахунку або номер рахунку з субрахунком, розділеної крапкою);

CHDn: m - сальдо початкове дебітовое по рахунку n по субконто m;

CКDn: m - сальдо кінцеве дебітовое по рахунку n по субконто m;

Для будь-якої типової операції можна задати форму первинного документа чи відкоригувати існуючу. Це дозволить при введенні типовоїоперації сформувати і роздрукувати відповідний документ.

2.5. Встановлення робочого періоду, інтервалу операцій, перенесення операцій,закриття періоду і видалення даних.

Встановлення робочого періоду

Для встановлення робочого періоду необхідно вибрати команду Розрахунокпідсумків пункту меню Звітність. Виділити курсором поле з робочим періодом,натиснути клавішу Enter і вести нові значення номеру кварталу і рік. Натиснутиклавішу Esc. Після цього можна ввійти в журнал операцій і вводити тампроводки за вказаний квартал. Якщо потрібно ввести або виправитипроводку за попередній квартал, необхідно спочатку виправити робочийперіод на потрібний. Тільки після цього можна вносити зміни в журналіоперацій за попередній квартал. Щоб повернутися до поточного кварталу,треба змінити робочий період на потрібний.

Інтервал операцій

Інтервал операцій призначений для обмеження переглянути списокоперацій (наприклад, поточним місяцем, поточним кварталом, поточним іминулим кварталами, всім роком). Інтервал можна задавати, вибравши зпункту головного меню Операції команду Інтервал операцій або з журналуоперацій натисненням клавіші F7.

Інтервал видимості операцій задається в місяцях. Вікно установкиінтервалу представлено у вигляді меню (див. рис.10). Для переходу попозиціях меню використовуються клавіші управління курсором.

Рис.10

Перші два пункти меню відображають межі встановленого інтервалу
(ліворуч - початок, праворуч - кінець). Спочатку кордону відповідаютьпочатку і кінця робочого періоду.

Для зміни кордонів використовуються клавіші "+" і "-" за активноїпункті відповідної межі в меню. Після цього виділити напис
Виконати і натиснути клавішу Enter. Для відмови від змін інтервалу натиснутиклавішу Esc.

Інтервал операцій відображається в правій частині другого рядка екранужурналу операцій.

Перенесення операцій

Програма дозволяє організувати окремий облік на декількохкомп'ютерах з подальшим злиттям даних для підбиття підсумків. Длякожного робочого місця задається номер у режимі "Установка параметрів"пункту головного меню Сервіс або при натисканні клавіші F10 з журналуоперацій. Номери робочих місць не повинні повторюватися. Рекомендується одне зробочих місць виділити як головне і присвоїти йому номер 0. Накожному робочому місці доцільно ввести певну ділянку обліку і вНаприкінці кожного періоду виконувати перенос проводок на головне робоче місце.

При виборі команди Перенесення операцій пункту меню Операції, наекран виводиться вікно (см.ріс.11).

Рис.11

Послідовність дій при перенесенні операцій з іншого комп'ютер
(В дужках наведені дії при перенесенні з іншого комп'ютер):

1) задаються диск і директорія у які завантажуються вихідний файл
(з якого вивантажується файл);

2) задається номер робочого місця у вивантажених проводок (у завантажуютьсяпроводок);

3) встановлюється, які проводки будуть розвантажуватися: всі аботільки зведені (інформація по субконто не переноситься);

4) встановити в який файл будуть розвантажуватися (завантажуватися) проводки:
BMPTRANS.DBF - база даних, BMPTRANS.TXT - текстовий файл;

5) Виділити курсором Вивантажити або Завантажити і натиснути клавішу Enter.

При цьому необхідно, щоб на різних комп'ютерах були однаковідовідники плану рахунків.

Зазвичай функція видалення використовується в спеціальних випадках:наприклад, при завантаженні помилковою частині операцій.

Закриття періоду

Ця команда викликається з пункту головного меню Операція. Привиконання закриття періоду, після натискання клавіші Enter, програмавиконує розрахунок підсумків за поточний робочий період і перехід до наступногоробочого періоду. Після цього програма пропонує встановити новийінтервал операцій. Якщо виведений на екран інтервал відповідаєнеобхідному, натиснути клавішу Esc.

Перед закриттям періоду рекомендується зберегти архівну копію надискетах.

Видалення даних

Даний режим використовується для фізичного видалення з бази данихоперацій за минулі періоди. При цьому звільняється зайняте ними місце надиск. Видалення операцій виконується в інтервалі починаючи з самих ранніх.
Перед видаленням рекомендується зберігати резервну копію на окремихдискетах. Підсумкові дані за минулі періоди не видаляються.

2.6.Формірованіе звітів

Програма дозволяє формувати велику кількість вихіднихдокументов.Для формування вихідних документів використовуються різнікоманди з пункту головного меню Звітність. Вибір цих команд можливийпісля розрахунку підсумків (команда Розрахунок підсумків пункту головного меню
Звітність).

Зведені проводки

Зведені проводки - це документ, утримуючи?? ий обороти між рахунками.
Якщо у кореспонденціях вказані рахунки з субрахунками, то у зведені проводкивключаються підсумки по кореспонденції з субрахунками і кореспонденції безсубрахунків.

шахматка

шахматка - це документ, що містить табличне подання обертівміж рахунками за встановлений період часу. Зліва і зверху шахматкавідображаються номери рахунків дебету і кредиту відповідно, а праворуч ізнизу - обороти по цих рахунках. У середині кожної клітини вказана сума закореспонденції з дебету рахунку рядка в кредит рахунку стовпця.

Оборотно-сальдова відомість

Оборотно-сальдова відомість містить для кожного рахунка залишки напочаток і на кінець періоду і обороти по дебету і кредиту за даний період.
Список впорядковано по кодах рахунків і субрахунків. У нижній частині відомостівиводяться підсумки по оборотах і залишках по всіх рахунках. У верхній частиніекрана виводяться повні назви рахунків поточного рядка і найменуваннясубконто.

Якщо по рахунку ведеться аналітичний облік, то можна отримати оборотно
- Сальдову відомість по рахунку в розрізі субконто. Для цього требавстановити курсор на потрібний рахунок і натиснути клавішу F3.

Якщо при перегляді оборотно-сальдової відомості необхідно отриматиповні дані про операції по конкретному рахунку, можна вивести карткарахунку. Для цього треба встановити курсор на потрібний рахунок і натиснути клавішу
F5.

Оборотно-сальдова ведемо з конкретного матеріалу (рахунок 10)є відомістю наявності та руху матеріалу.

Картка рахунки

У картку включаються всі операції з даним рахунком, а також залишкина початок і кінець періоду, обороти за період та залишки після кожноїоперації.

Якщо для вибраного рахунка ведеться аналітичний облік, на екранвиводиться відповідний список об'єктів аналітичного обліку. Можнавивести картка по конкретному субконто, встановивши на потрібний субконтокурсор і натиснувши клавішу ENTER, або по всіх субконто, натиснувши клавішу F8.

Картка по рахунку 50 є касовою книгою, а по конкретномуматеріалу - карткою складського обліку.

Аналіз рахунки

Документ містить (див. рис.12) обороти рахунка з іншими рахунками,залишки і обороти, тобто представляє собою фактично Головну книгу. Привиборі даного звіту на екран виводиться список рахунків, з якогослід вибрати потрібний рахунок або натиснути клавішу F8 для отриманнядокумента за всіма рахунками.

Рис.12

Аналіз рахунку по субконто

Документ містить список субконто вибраного рахунку. Для кожногосубконто виводиться залишок на початок періоду, обороти, залишок на кінецьперіоду та список кореспондуючих рахунків із зазначенням дебетового ікредитового оборотів за кожним рахунком окремо.

Якщо сформувати цей документ по всіх основних засобів (рахунок
01, клавіша F8), то залишок на кінець періоду по 01 рахунку будепервісною вартістю, залишок на кінець по рахунку 02 - зносом, азгорнутий сальдо - залишковою вартістю.

Аналіз рахунка по датах

За будь-яку дату робочого періоду виводиться залишок на початок,обороти, залишки на ко