Діловодство в компанії ТОВ Юніпродуктс СНД

ТОВ «Юніпродуктс СНД» є філією компанії Uniproducts в
Голландії. Філія в Росії має свій завод в м. Москві і займаєтьсявиробництвом і продажем продуктів харчування, таких як маргарин, майонез ікетчуп, на території м. Москви і Російської Федерації.

У Москві компанія існує з 1996 року і є великим оптовимпостачальником з відмінною репутацією. Наші клієнти: мережа супермакетів «Сьомийконтинент »,« Перехрестя », мережа гіпермаркетів« Рамстор », ЗАТ« Тандер »
(Краснодар), Торговий дім Елю (Нижній Новгород) та інші.

Будучи міжнародною компанією, Uniproducts приділяє велику увагуякості виробленого товару. Якість товару - це пріоритет номер один.
Це поняття включає в себе не тільки функціональні якості товару, а йсмак, зміст, легкість і зручність використання, що робить роботу знами - задоволенням, а покупку наших продуктів - радістю.

Постійні маркетингові дослідження допомагають нам постійно бути в курсіпотреб і побажань клієнтів. Відповідно до цього ми змінюємо, доповнюємо абостворюємо щось нове і привабливе, з огляду на всі смаки різних верствнаселення.

Маючи великий досвід роботи в міжнародному бізнесі Uniproducts запрацюваларепутацію компанії, яка поважає інтереси своїх партнерів і своїхспівробітників, і, тому, дотримується, і вимагає дотримуватися і від своїхпартнерів, всі правила ведення чесного, відкритого бізнесу.

ТОВ "Юніпродуктс СНД" має у своєму штаті 100 співробітників і 6 відділів:відділ кадрів (5 чоловік), Відділ продажів (40 людини), бухгалтерія (10осіб), Відділ інформаційних технологій (10 осіб), маркетинг (20осіб), юридичний відділ (11 осіб), 2 водії та 2 особипрацюють на ресепшн.

Структура кожного з відділів приблизно однакова:

Приклад: Структура відділу продажів (Менеджери та працівники середньої ланки):

На прикладі однієї людини з кожного відділу розглянемо його щоденніобов'язки, що покаже чим займаються у тому чи іншому підрозділікомпанії.

1. Відділ - продаж. Позиція - Спеціаліст по роботі з клієнтами (CSS).
Обов'язки: підтримувати розвиток компанії в місті за допомогою постійногоконтролю справжніх дистриб'юторів, збільшувати обсяг продажів за рахуноквпровадження нових клієнтів до співпраці.
Постійно бути в курсі кількості та типів роздрібних та оптових магазинів по
"Покриттю" на даній території, що потрібно для розвитку і зростаннявторинних продажів, також як і для досягнення особистих планів.
Резервувати замовлення ключових клієнтів для поставки Дистриб'юторами.
Допомагати розвиватися дистрибьюторськими співробітникам запрошуючи їх на тренінгиі вирішуючи що виникають загальні питання пов'язані із співпрацею з ТОВ
"Юніпродуктс СНД".
Завдання та цілі:
1. розвивати і контролювати базу даних по клієнтах,
2. встановлювати відносини з новими Дистриб'юторами і розвивати з існуючими,
3. збільшувати вторинні продажу,
4. контролювати продажу на відкритих ринках і в роздрібних магазинах,
5. Інформувати про новини компанії за допомогою відділу маркетингу існуючих і нових клієнтів,
6. Брати на себе проведення тренінгів для представників відділу продажів

Дистриб'юторів.

2. Відділ - бухгалтерія. Позиція - Касир-бухгалтер.
Обов'язки:
> Щоденні звіти про що проходять готівці,
> Виплати згідно з авансовими звітами сотркдніков,
> Організація переправлення грошей з банку в офіс,
> Ліміт-контроль видачі грошей,
> Координація роботи касирів на заводі,
> Заповнення банківських документів,
> Створення плану готівкових грошей для банку,
> Резервування авансових звітів для регіональних співробітників,
> обеспечиванием отримання готівкових грошей.

3. Відділ - відділ кадрів. Позиція - Адміністратор відділу продажів.
Обов'язки: Надавати необхідні папери, виконувати рекрутменскіеобов'язки; оновлювати, підтримувати і затверджувати робочі обов'язки натієї чи іншої позиції.
Основні завдання:
1. Перевірка та ведення всієї документації надходить від співробітників компанії

(заявки на відпустку, робота з медичними страховками та лікарняними листами, розрахунок коштів на відрядження, оновлення бази відпусток, підготовка статистичних форм необхідних законом РФ);
2. Вести процес рекрутингу (оголошення про вакансії, проведення інтерв'ю, пропозиції роботи, перевірка резюме, а також перевірка всіх рахунків від рекрутменскіх компаній);
3. Підтримувати контакти з агенціями з підбору персоналу, університетами, всіма співробітниками компанії.

4. Відділ - юридичний відділ. Позиція - юрист.
Обов'язки:
> Забезпечувати юридичну підтримку співробітникам компанії (перевірка контрактів, перевірка наявності необхідних юридичних докуменктов під час підписання нових контрактів з Дистриб'юторами, юридична допомога в діяльності фахівців з роботи з клієнтами);
> Допомога у вирішенні питань у рекламних, маркетингових права та права покупців;
> Надання необхідних документів, щодо юридичних корпоративних питань;
> Проведення відновлення боргів (складання вимог, відкриття судових позовів);
> Допомога в позові інших типах справ (цивільних, трудових і т . д.)

5. Відділ - відділ інформаційних технологій. Позиція - Старший IT менеджер.
Обов'язки:
> Координація роботи пресональних комп'ютерів (антивірусні та захисні програми, оновлення сайту, координація роботи e-mail пошти) компанії і телефонного зв'язку;
> Перевірка інвентарю компанії (закупівля/оновлення апаратних засобів ЕОМ, програмного забезпечення і т . п.);
> робота і підтримка з обслуговуванням, забезпечене мережами компанії;
> планування бюджету для відділу.

6. Відділ - маркетинг. Позиція - Бренд - менеджер.
Обов'язки:
> Аналіз ринку споживачів і виявлення потенційних напрямків розвитку бренду компанії;
> Дослідження купівельного попиту, покупців, їх бажань і пристрастей;
> На основі аналізу - винахід і реалізація/розвиток нових брендів, поліпшення старих ;
> «Просування» товару на ринок, проведення рекламний кампаній.

ТОВ "Юніпродуктс СНД" Затверджую

Ген. Директор
Номенклатура справ
На 2001 ____________І.А. Сопін

____ № __________

р. Москва

Документообіг за 2001 рік.

Розрахунок документів проходять через кожен відділ у середньому на день:

Бухгалтерія:
Вхідні листи - 45, вихідні - 30, рахунки - 65, платіжні документи - 30,факси - 5, договору - 20;
Відділ продажу:
Вхідні листи - 50, вихідні - 25, факси - 20, оригінали контрактів - 5,акти - 6, рахунки - 20;
Юридичний відділ:
Вхідні листи - 20, вихідні - 10, податкові документи - 5, пакетидокументів з Дистриб'юторами - 15, нотаріальні документи - 15;
Відділ IT:
Вхідні листи - 5, вихідні - 5, інформаційні факси - 5, рахунки наоплату - 13, факси - 3;
Відділ Маркетингу:
Вхідні листи - 30, вихідні - 15, факси - 10, рекламні буклети - 15,договору з рекламними, видавничими та ін компаніями - 5, акти з наданняпослуг або накладні на товар - 10
Відділ кадрів:
Вхідні листи - 25, вихідні - 20, резюме - 5, Особові справи співробітників -
6, Інформаційні листи/факси та договору з освітніми, тренінговими,рекламними, видавничими, страховими та ін організаціями - 10, Накази пол/с - 3.

Разом у середньому на день в компанії: 571

Разом документообіг у середньому на рік: 571 x 24 x 12 = 164 448

Зміст:

1. Опис компанії ТОВ "Юніпродуктс СНД" ... ... ... ... ... .. стр.1

2. Схема компані

.. ... ... ... ... ... стор.2

3. Обов'язки співробітників компанії ... ... ... ... ... стор.3

4. Посадова інструкція ... ... ... .. стор.5

5. Номенклатура справ ... ... ... ... ... ... ... стор.7

6. Документообіг за 2001 р. ... ... ... ... стор.8

7. Форми документів компанії ... ... ... .... Стор.9

Російський Новий Університет

Дисципліна: Діловодство
Реферат по темі: Діловодство в компанії "ТОВ Юніпродуктс СНД"

Уклала студентка 4 курсу факультету СКС і Т, групи 341-В,

Новикова Марія

р . Москва

2002

-----------------------< br>