Міністерство вищої та професійної освіти Російської федерації

Сиктивкарський державний університет

Фінансово-економічний факультет

Кафедра Бухгалтерського обліку і аудиту

Курсова робота на тему:

"Документообіг в бухгалтерії"

Науковий керівник:

Залевський В.А.

Виконавець:

Студент 427 групи

Мантарков Г.Х.

Сиктивкар 2001

План

ВСТУП ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3

1. Основні етапи документообігу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 4

1. Складання та оформлення документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 4

2. Прийом та реєстрація документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 12

3. Контроль за виконанням документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 16

4. Передача документів до архіву ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 19
ВИСНОВОК ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... ... ... ... 22
Список використаної літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... 23
ДОДАТКИ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .24

ВСТУП

Документообіг - це рух документів від моменту їх складання абоотримання від інших організацій до використання їх для бухгалтерськихзаписів і подальшої передачі в архів.

Тема організації роботи з документами в сучасних умовах маєзараз велику актуальність, так як від правильного вибору технологіїроботи залежить успіх будь-якої організації.

У сучасних умовах для підвищення ефективності управліннянеобхідне вдосконалення роботи з документами, так як будь-якеуправлінське рішення завжди базується на інформації, на службовомудокументі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апаратууправління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Відтого, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіхуправлінської діяльності в цілому.

Мета даної роботи полягає в тому, щоб дослідити основні етапидокументообігу.

Завдання: розглянути як правильно складаються і оформляються документи;проаналізувати прийом і реєстрацію документів; досліджувати контроль завиконанням документів; розглянути етапи передачі документів до архіву.

1. Основні етапи документообігу:

1.1. Складання та оформлення документів;

Щоб документи могли служити достовірним підставою для бухгалтерськихзаписів і мати юридичну силу, до їх складання пред'являютьсяпевні вимоги. Перш за все, необхідно, щоб документ бувскладений на бланку. Лише за відсутності бланків допускається складаннядокумента на чистому аркуші паперу.

Бланки документів виготовляють на білому папері або на папері світлихтонів формату А4 (210х297мм) та А5 (148х210мм). Допускається використаннябланків формату А3 (420х297мм) і А6 (105х148мм).

Розмір полів бланка не менше мм:

20 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє;

10 - нижнє.

Написання документа проводиться чорнилом, хімічним олівцем, надрукарській машинці або засобами механізації. Деякі документи, наприкладчеки, касові ордери і т.п., повинні заповнюватися тільки чорнилом. Чи недозволяється заповнювати документи простим олівцем, тому що в такихдокументах легко стерти написане і замінити його іншим. Документскладається за певною формою, встановленою для документів даноговиду операцій, з обов'язковим заповненням всіх необхідних реквізитів.
Зміст документа слід викладати точно і ясно, щоб давати правильневідображення операцій у повній відповідності з дійсністю. Текст і цифридокумента потрібно писати чітко і розбірливо, так, щоб не допускатиможливості різного їх розуміння і тлумачення. У документі не сліддопускати підчисток, помарок та інших дефектів, що викликають сумніви в йогоавтентичності та правильності. Вільні рядки і графи на бланку документанеобхідно прокреслюються з тим, щоб у цих прогалини не могло бути що-небудьвписано або дописано згодом. У грошових документах (чеках, касовихордерах та ін) суму потрібно вказувати не тільки цифрами, але і літерами,тобто словами. Документ повинен бути забезпечений всіма підписами, необхіднимидля оформлення реєструється операції і надання документу юридичноїсили. Підписувати документ слід розбірливо, щоб можна було прочитатипрізвище підписала. Перед кожною підписом вказується посада даєпідпис.

Звідси випливає загальне правило складання документів.

Для правильного складання документа необхідно:

1. Заповнювати документ на бланку (а за відсутності бланка на чистомуаркуші паперу) чорнилом або хімічним олівцем, або на друкарській машинці;

2. Суворо дотримуватися встановленої форму та реквізити документа;

3. Точно і ясно викладати зміст документа;

4. Чітко і розбірливо писати текст і цифри;

5. Незаповнені прогалини в бланку документа прокреслюються;

6. Суму в грошових документах вказувати цифрами і прописом;

7. Забезпечувати документ необхідними, розбірливо зробленими з підписамизазначенням посади підписала.

Документи необхідно складати вчасно, тобто одночасно зздійсненням операції або безпосередньо слідом за її здійсненням.
Своєчасність складання документів є найважливішою умовоюправильності відображення операцій в документах та своєчасності записів їх уоблікових регістрах.

Деякі документи складаються в декількох примірниках (з копіями).
Це виконується зазвичай автоматично одночасно з складанням документашляхом відбитку через підклали під нього копіювальний папір.

Копії документів використовуються для різних цілей. Так, при акцептнийформі розрахунків за відвантажену продукцію постачальник виписує декількапримірників рахунків - платіжних вимог для направлення їх у різніадреси (банку, покупцеві).

При складанні документів можуть бути допущені помилки.

Помилки в документах виправляються в такий спосіб. Підлягаютьвиправлення помилкові слова і числа (суми) закреслюються акуратно тонкоїрисою так, щоб можна було закреслено прочитати. Над закресленим робитьсяправильний запис. При цьому якщо в числі (сумі) неправильна тільки одинцифра, то не можна обмежитися виправленням однієї цієї цифри, а требавиправити всі число. Наприклад, замість 127 написано помилково 124. У цьомуразі не можна закреслити тільки цифру 4 і надписати над нею цифру 7, анеобхідно закреслити всі число 124 і надписати над ним 127.

Про проведене виправлення на вільному місці документа (внизу або наполях) робиться застереження, наприклад "виправлено 127", що завіряєтьсяособами, які підписали документ.

У ряді документів (в касових ордерах, чеках тощо) виправлення помилокне допускається зовсім. Якщо в такому документі допущено помилку, вінвиписується заново на іншому бланку.

Так як документи мають велике значення не тільки в обліку, а й увсієї господарської діяльності, то у відношенні якості документів,особливо своєчасності і правильності їх складання та оформлення,існує строгий порядок.

За порушення порядку складання документів відповідають, перш за все, тіособи, які їх складають і оформлюють своїми підписами. Ще більшавідповідальність лягає на апарат бухгалтерії, який отримує ці документи,всебічно перевіряє їх і робить на їх підставі облікові записи.
Особлива відповідальність покладається на головного чи старшого бухгалтера яккерівника обліку. Старший бухгалтер несе матеріальну, дисциплінарнуабо кримінальну відповідальність за неправильне або недбале складання таоформлення документів, втрату або псування їх, за оформлення документів навідпуск матеріальних цінностей з порушенням встановленого порядку і т.п. [1]

З метою скорочення кількості застосовуваних у діяльності установ,організацій і підприємств документів, типізації їх форми, зниженнятрудових, часових і матеріальних витрат на їх підготовку і обробку,досягнення інформаційної сумісності автоматизованих Баз даних ународному господарстві проводяться роботи з уніфікації документів і створенняуніфікованих систем документації (УСД) - сукупності взаємопов'язанихуніфікованих форм документів, що забезпечують документованіподання даних у певних видах господарської діяльності,засобів їх відання, нормативних та методичних матеріалів з їхньої розробкий застосування. В основі створення УСД лежить метод уніфікації - встановленняодноманітності складу та форм управлінських документів, що створюються зарішенні однотипних управлінських функцій і завдань. Одночаснорозробляються класифікатори техніко-економічної та соціальноїінформації, що забезпечують інтегровану автоматизовану обробкуданих, що містяться в УСД.

Кожен документ складається з окремих складових його елементів,які називаються реквізитами (підпис, печатка, текст, назва видудокумента і т.д.). Сукупність реквізитів, розташованих у документіпевним чином, складає його формуляр.

Формуляр-зразок розробляється при створенні системи документуванняі являє собою графічну модель або схему побудови документа. Вінвстановлює формати, розміри полів, розташування постійних і зміннихреквізитів.

Державний стандарт Російської Федерації Р 6.30-97
«Уніфіковані системи документації, Система організаційно -розпорядчої документації », Система ОРД« Вимоги до оформленнядокументів »встановлює майже максимальний набір реквізитів для будь-якого зуправлінських документів і їхнє місце розташування на паперовому носіїінформації. Усього встановлено 29 реквізитів. Але так як деякі з нихвзаємовиключні і частину реквізитів залежить від виду документа, то наконкретному документі їх буде набагато менше. Встановлено наступний складреквізитів:

Державний герб Російської Федерації (01) зображується тільки ввипадках, передбачених законодавством, на документах міністерств,відомств, а також органів влади.

Герб суб'єкта Російської Федерації (02) розміщують на бланках документіву відповідності з правовими актами суб'єктів Російської Федерації. Набланках документів можуть додатково відтворюватися також затвердженів установленому порядку зображення (герби) територій або населенихпунктів.

Емблема організації мулу товарний знак (03). Емблема підприємства - цесимволічне графічне зображення. В якості емблеми, як правило,використовується товарний знак. Зображення емблеми полегшує пошук документа,але замінити найменування підприємства чи установи емблемою НЕдопускається. Емблему розміщують на лівому полі документа, на рівні назвиорганізації або на верхньому полі документа.

Код організації (04). Код форми документа (5). Код за Загальноросійськимкласифікатором організацій і підприємств (ОКПО) має всізареєстровані підприємства. Він може бути проставлений заздалегідьтипографським способом. Цей код є своєрідним підтвердженнямправомочності організації - автора документа. Код за Загальноросійськимкласифікатором управлінської документації (ОКУД) повинен відповідатикоду уніфікованої форми документа, що міститься в класифікаторіуправлінської документації. Цей реквізит вдруковувати при складанніконкретного виду документа.

Найменування організації (06). Даний реквізит вказує в документінайменування організації, яка є автором документа. Воно повинновідповідати найменуванню, закріпленого в її установчих документах.
Над найменуванням організації зазначають скорочено або повне найменуваннявищестоящої організації. Всі ці найменування подаються у називному відмінку.

Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають порядз російською мовою в якості державного національну мову, друкують надвома мовами - російською та національному. Скорочене найменування (в дужках)поміщають нижче пального.

Довідкові дані про організацію (07).

Цей реквізит вказується тільки в службових листах. Сюди можутьвходити: індекс підприємства зв'язку, номер телетайпу, телефону, факсу,телекса. На листах, що відносяться до фінансових питань, може бутипроставлений номер рахунку в банку.

Найменування виду документа (08). Даний реквізит є одним знайважливіших, оскільки дозволяє судити про призначення даного документа,визначає склад, реквізитів і структуру тексту. Найменування видудокумента регламентується статутом (положенням про організацію) іпроставляється на всіх документах, за винятком листів та факсів, ідрукується прописними літерами.

Дата (09). Дата є одним з основних реквізитів документа,які забезпечують його юридичну силу. Датою документа є датайого підписання або затвердження, для протоколу - дата проведення засідання.
Якщо авторами документа є кілька організації, то датою документавважається найбільш пізня дата підписання.

Дати в документі оформляються цифровим способом в наступнійпослідовності: число, місяць, рік. Також дату можна оформляти увідповідно до міжнародного стандарту.

Реєстраційний індекс документа (10). Одночасно з датою проставляютьреєстраційний номер документа. Реєстраційний номер - це умовнепозначення документа, під яким він введений в інформаційно-пошуковусистему організації. Для внутрішніх документів (наприклад) наказів, цезвичайно порядковий № справи з початку року. Для вихідних документів вінскладається з декількох частин: індекс структурного підрозділу, №справи за номенклатурою, де буде зберігатися копія документа після йоговідправки, порядковий № документа.

На документах, складених спільно декількома організаціями,реєстраційні номери проставляють через косу риску згідно з послідовністю підписівавторів на документі.

Посилання на реєстраційний номер і дату документа (11). Цей реквізитпроставляється тільки на відповідних листах. Дата і номер для посиланняпереписуються з ініціативного листа. Оформляється в такий спосіб: на
№ 02-13/36 від 04.09.98.

Місце складання або видання (12).

Гриф обмеження доступу до документа (13) реквізит проставляється ввипадку, якщо документ містить текст обмеженого поширення, тобтоабо секретну інформацію. У першому рядку даного реквізиту ставлятьсянаступні позначки: «ДСП» (Для службового користування), «Таємно»,
«Цілком таємно».

Адресат (14).

Гриф затвердження (15)

Резолюція (16)

Заголовок до тексту (17).

Даний реквізит є обов'язковим для всіх документів. Заголовокможе бути відсутнім на коротких документах, виконаних на папері формату А5
(супровідні листи). Заголовок повинен бути максимально коротким іточним. У заголовку повинно відображатися короткий зміст документа. Віннеобхідний для ефективного пошуку, реєстрації документів безпопереднього прочитання всього тексту.

В одному рядку заголовка повинно бути не більше 28 знаків. Крапка в кінцізаголовка не ставиться. Заголовок повинен граматично узгоджуватися зназвою виду документа, відповідаючи на питання «про що?» або «чого ?».

позначці в контролі (18).

Даний реквізит проставляється на документах, виконання яких взятона особливий контроль за дорученням керівника. Відмітка про контроль - буква
«К" проставляється кольоровим (червоним, синім, зеленим) олівцем, фломастеромабо спеціальним штампом «Контроль». Розташована на рівні заголовка налівому полі документа.

Текст документа (19).

Текст документа складають російською або національною мовою увідповідно до законодавства Російській Федерації і суб'єктів
Російської Федерації про державні мови.

Тексти документів пишуть тільки російською мовою при направленні їх уфедеративні органи державної влади, органи державної владисуб'єктів Російської Федерації: на підприємства, в організації та їхоб'єднання, що не знаходяться у веденні даного суб'єкта Російської Федераціїабо розташовані на території інших суб'єктів Російської Федерації.
Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, пов'язаного тексту.

Підпис (21),

Підпис - це один з основних способів посвідчення документів.
Підпис є обов'язковим реквізитом. Підпис на документі проставляєособа, яка несе відповідальність за зміст цього документа.
Підписується, як правило, тільки перший примірник документа. До складупідпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ, що йогоособистий підпис і розшифрування підпису (ініціали?? прізвище) без лапок ідужок.

Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особиіз зазначенням його фактичної посади та прізвища.

Гриф узгодження (22). Візи (23).

Узгодження - це попередній розгляд питань, що містятьсяв проекті документа. Узгодження може бути зовнішнє та внутрішнє.

Зовнішнє погодження оформлюється грифом узгодження. Він має дваваріанти: погодження з конкретною посадовою особою та погодження зколегіальним органом. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту
«Підпис» або на окремому аркуші узгодження. Лист узгодженняскладається, коли зміст документа зачіпає інтереси декількохорганізацій або осіб, про що робиться відмітка на місці грифа узгодження.

Але віза може бути оформлена і більш коротко: особистий підпис і дата.

На внутрішніх документах віза проставляється на останньому листі першогоекземпляра. На вихідних - на останньому аркуші того примірника, якийбуде залишений в установі.

Друк (24).

Друк ставлять на найбільш важливих документах, передбаченихспеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, які фіксуютьфакти, пов'язані з фінансовими засобами, підтверджуючи справжністьпідписів. Друк повинна бути добре читане і по можливості повинназахоплювати частину найменування, посади. Розрізняються друку гербові іпечатки організації. У комерційних структурах гербові друку невикористовуються.

Відмітка про завірення копії (25).

Засвідчення копії документа відбувається для надання їй юридичноїсили.

Відмітка про завірення копії складається з завірчому написи - «Правда»,найменування посади працівника, який завірив копію, його особистого підпису,її розшифровки і дати запевнення.

Відмітка про виконавця (26).

Даний реквізит необхідний для оперативного зв'язку з тим, хто склавдокумент для роз'яснення та уточнення порушених у документі питань.

Відмітка про виконавця включає прізвище (або прізвище, ім'я, по батькові)виповниться документа і номер його телефону. Позначку про виконавцямають у своєму розпорядженні відповідно до стандарту, на лицьовому або зворотному боціостаннього аркуша документа у лівому нижньому кутку.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (27). Данийреквізит проставляється на виконаних документах, що підлягають списанню всправу для подальшого зберігання та використання в довідкових цілях.

Відмітка про надходження документа до організації (28). По можливостіставиться на першому аркуші вхідних документів, як правило, за допомогоюштампу. Цей реквізит включає в себе: найменування одержуєорганізації, дату надходження документа, його що входить реєстраційнийномер.

Відмітка для автоматичного пошуку документа (29). Даний реквізитможе включати ім'я диска, файлу, що містить цей документ та іншіпошукові дані.

1.2. Прийом та реєстрація документів;

На підприємстві розрізняють три основних потоку документації:

. вхідні документи, що надходять з інших організацій;

. вихідні документи, що відправляються в інші організації;

. внутрішні документи, що створюються на підприємстві і використовуються працівниками підприємства в управлінському процесі.

Всі документи, що надходять на підприємство проходять: первиннуобробку, попередній розгляд, реєстрацію, розглядкерівництвом, передачу на виконання.

Служба документаційного забезпечення управління (ДЗУ), яка можебути представлена на підприємстві, як самостійним структурнимпідрозділом, так і окремим співробітником, повинна приймати до обробкитільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу іприслані в повному комплекті (при наявності додатка). В іншому випадкуприслані документи повертаються автору з відповідної супровідноїзапискою, де пояснюється причина повернення.

Конверти від вступників документів залишають в тому випадку, коду законверта можна визначити адресу відправника, час відправлення і датуотримання документів. Чи не розкриваються і передаються за призначенням документи зпозначкою "особисто" і на адресу громадських організацій.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби
ДОУ з метою розподілу документів, що надійшли на:

. що направляються на розгляд керівнику підприємства;

. направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.

Без розгляду керівником передаються по призначенню документи,що містять поточну оперативну чи інформацію адресовані в конкретніпідрозділу. Це дозволяє звільнити керівника підприємства відрозгляду дрібних поточних питань, рішення по яких можуть бративідповідальні виконавці.

На розгляд керівництва передаються документи, адресованікерівникові підприємства та документи, що містять інформацію з найбільшважливих питань діяльності підприємства.

Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їхнадходження в ДОУ. Якщо документ має виконуватися декількомапідрозділами або посадовими особами, його розмножують в потрібній кількостіпримірників.

Документи, що підлягають відправці в іншу організацію сортують,упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку.
Перед упаковкою служби ДОУ зобов'язана перевірити правильність оформленнядокументів, наявність додатків, відповідність кількості примірниківкількості адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають поверненнювиконавцю на доопрацювання. На замовну кореспонденцію складають описрозсилки, яка підписується працівником служби ДОУ і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися й відправлятися в деньреєстрації.

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розпискув реєстраційній формі.

Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюванихдокументів, включаючи всі їх види і розмноження екземпляри. Результати облікудокументообігу узагальнюються й доводяться до відома керівникапідприємства для обробки заходів щодо покращання роботи з документами.

Реєстрація документів - найважливіший етап роботи з документами івизначається як "Запис облікових даних про документ за встановленою формою,фіксує факт його створення, відправлення або отримання ".

Як випливає з визначення, реєстрація, перш за все, надаєюридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення абоотримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, вінне оформлений, він як би ще не існує. Наприклад, наказ, постанова іт.п. Якщо отриманий документ не зареєстрований, установа за нього невідповідає, тому що факт отримання не підтверджено.

Реєстрація переслідує три цілі: облік документів, контроль за їхвиконанням і довідкова робота з документами.

Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають спеціального обліку,виконання і використання в довідкових цілях незалежно від способуотримання. Сам процес реєстрації - це зняття з документа показників
(реквізитів) та занесення їх у певну реєстраційну форму (журнал,картотеку, ПЕОМ) для створення бази даних про документи установи. Такимчином, у процесі реєстрації створюється інформаційно-пошукова системапо всіх документах організації (фірми).

Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, отримує свійреєстраційний номер. Він не співпадає і істотно менше обліковогопорядкового номера, проставленого у відмітці про наявність документа ворганізацію.

Документи реєструються один раз. У невеликому установі, фірмі всідокументи реєструє централізовано секретар. В установі, що маєвідділи, реєстрація внутрішніх документів проводиться, децентралізоване погрупах: в бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії. При цьому внутрішнідокументи повинні реєструватися в день підписання або затвердження,вхідні - у день надходження, вихідні - в день відправлення.

Для вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведуться роздільніреєстраційні форми з самостійними реєстраційними номерами.

З документа в процесі реєстрації в реєстраційну формувиписуються, як правило, такі відомості:

- дата отримання;

- вхідний № (індекс);

- дата документа;

- індекс документа;

- реєстраційний номер документа;

- автор (кореспондент) - тобто чий це документ;

- заголовок (про що документ);

- резолюція;

- термін виконання;

- виконавець ( хто з ним працює);

- хід виконання;

- № справи (куди документ поміщений після виконання)

При реєстрації окремих видів документів, наприклад звернень громадян ,внутрішніх і вихідних документів відомості, вписується до реєстраційнихформи, частково змінюються і доповнюються. Наприклад, при реєстраціїзвернень громадян записується їх адресу.

Установа має право, з огляду на свою специфіку, доповнювати відомості прореєструється вхідному документі. Наприклад, часто враховується кількістьаркушів, наявність додатків і т.д.

Форми реєстрації можуть бути трьох видів: журнальна, карткова іавтоматизована електронна (на ПЕОМ).

Журнальна система реєстрації потрібна тільки тоді, коли облікдокументів виступає на перше місце, запобігає претензії з бокугромадян, конфліктні ситуації. Наприклад, при видачі документів проосвіті, трудових книжок, пропусків. Це, як правило, Документи,реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера.

Можна залишити журнальну систему і в тому випадку, коли надходить дуженезначна кількість документів.

У всіх інших випадках ця форма реєстрації застаріла, тому щоускладнює ведення контролю за виконанням документів та довідкову роботупо них.

Більш зручною є карткова система реєстрації документів. Формакартки (РКК реєстраційно-контрольної картки) і розташування в нійреквізитів можуть бути визначені в самому закладі і записані в інструкціюз діловодства.

Для ведення карткової системи реєстрації в ручному режимі необхідномати тираж карток на рік і як мінімум дві картотечні скриньки длязберігання карток: у строковий контрольної картотеці та довідкової картотеки.

Кількість примірників заповнених реєстраційних карток (їх зазвичайназивають реєстраційно-контрольними картками - РКК) визначаєтьсяустановою. Як правило, таких карток заповнюється як мінімум дві.

Найбільш раціональною є сьогодні реєстрація документів накомп'ютері. Але й у цьому випадку на екран виводиться форма картки (екраннаформа РКК) з аналогічними полями і в неї заносяться відомості про документ.

Картку на документ можна заповнити спочатку не повністю, до передачідокумента керівникові, тобто без резолюції, терміну виконання і виконавця.
Після розгляду документа керівником картка дозаполняется, тобто цівідомості вносяться до неї.

При чіткій взаємодії з керівником, якщо керівник вранціпереглядає отриману кореспонденцію, можна спочатку дати документи наперегляд керівникові, а потім, вже, маючи його резолюцію, заповнитиповністю реєстраційну форму.

Заповнивши картку, одну з них поміщають в строкову картотеку, іншу вінформаційно-довідкову, а документ передають виконавцю для роботи з ним.

При реєстрації на ПЕОМ, дані про документ, закладені при йогореєстрації, будуть використані в програмах з автоматизованогоконтролю та довідкової роботи. При цьому пошук можна вести з будь-якого звведених показників.

1. 3. Контроль за виконанням документів;

Контроль відіграє важливу роль в системі документообігу. Контрольвиконання документів забезпечує своєчасне і якісне рішеннящо містяться в документі питань, охоплення всіх контрольованих документів.
Контроль виконання - це безпосередня перевірка і регулювання ходувиконання наказу чи розпорядження, облік і аналіз результатів виконанняконтрольованих документів у встановлені терміни.

Контроль виконання документів охоплює три групи питань:контроль виконання документів по суті що містяться в них завдань абодоручень. Такий контроль передбачає оцінку документа в цілому, то єнаскільки правильно і повно вирішено питання. Таку оцінку робить керівник,або за його дорученням - помічник. Якщо керівник задоволений рішеннямпроблеми - документ підписується, якщо ж не задоволений, тододатково опрацьовуються неясні моменти і документ проходить повторнеузгодження. Контроль по суті змісту входить до обов'язковихпосадові обов'язки не тільки керівників усіх рангів, а й,при великому обсязі контрольних документів, спеціального контрольногопідрозділу;контроль за відповідністю документів форм складання і вимогам
ГОСТів. Такий контроль може здійснювати помічник, спеціальнаконтрольна служба або технічний працівник бухгалтерії. Суть цьогоконтролю зводиться до перевірки правильності оформлення документа, наявностіпевного бланка, повноти реквізитів, наявності всілякихсупутніх матеріалів.контроль виконання документів у зазначені терміни. Для переважноїбільшості документів встановлюються терміни їх виконання, якірегламентуються законами та іншими нормативними актами.

Терміни виконання поділяються на типові та індивідуальні. Типовітерміни встановлені законодавчими та іншими актами для таких документів,як:пропозиції, заяви і скарги громадян - у строк до 1 місяця з днянадходження, які не потребують додаткового вивчення і перевірки, --невідкладно, але не пізніше 15 днів;заяви і скарги військовослужбовців і членів їх сімей - не пізніше 7 днів здня надходження;запит депутата Державної Думи і члена Ради Федерації Федеральних
Зборів РФ - в строк до 20 днів;
Доручення Президента РФ і уряду РФ - в термін, зазначений в дорученні,або в місячний термін з дня його підписання, з позначкою «терміново» - в 3 --денний термін, що потребують додаткового вивчення - у 10-денний термін;листи підприємств та установ - 30 днів;накази і вказівки міністрів на виконання документів Уряду РФ --відповідно до зазначеного терміну або протягом 30 днів.

Індивідуальні терміни виконання можуть вказуватися в самих документахвищестоящих організацій, в резолюціях і вказівках керівників.
Індивідуальний термін виконання документа може відрізнятися від типовогостроку. Як правило, індивідуальні терміни виконання не повинні перевищувати 10днів. Якщо завдання складне і потребує узгодження і додатковоїперевірки, то строки можуть збільшуватися, але не більше ніж на 30 днів.

Терміни виконання можуть продовжуватися у зв'язку з додатковим вивченнямі перевіркою питання, але тільки з узгодження особи їх встановив і зцією метою необхідно завчасно повідомити про доцільність більшповної опрацювання питання особа, доручивши виконання, так і особа,що очікує результату за виконанням.

Контроль виконання документів в загальній системі документообігустосується таких видів документів:розпорядчі документи вищих органів державної влади:
Президента Російської Федерації, Федеральних Зборів Російської
Федерації, Уряду Російської Федерації;розпорядчі документи представницького органу (розпорядчідокументи Законодавчих зборів області);розпорядчі документи органу державного управління
(постанови губернатора області).

Крім цих документів, на контроль також ставляться:протоколи нарад за керівника органу управління;доручення керівника;вхідна кореспонденція;письмові та усні звернення громадян.

Метою контролю є сприяння своєчасному і якісномувиконання документів, забезпечення отримання аналітичної інформаціїнеобхідної для оцінки діяльності організації та її структурнихпідрозділів, а також конкретних співробітників. Для досягнення зазначеноїмети система контролю виконання документів включає в себе кількапослідовних етапів:постановку документів на контроль;перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;попередню перевірку та регулювання ходу виконання;облік і узагальнення результатів контролю виконання документів;регулярне інформування керівників органу управління про хід виконаннядокументів;зняття виконаних д?? кументи з контролю.

Контроль виконання носить багатофункціональний характер, тому форми іметоди його реалізації різноманітні. Як правило, найбільш ефективнимє найпростіший контроль. Найпростіші форми і методи потребують меншихзусиль і більш економічні. До простих організаційних форм контролювиконання можна віднести:контрольні журнали;реєстраційно-контрольні картки (картотека);письмові звіти;перевірки;

Кожна з перелічених форм має свою специфіку, але при використаннібудь-який з них необхідно дотримуватися одна вимога - не обмежуватисярозмовами про виконання, а давати об'єктивну оцінку стану справ,намічати і домагатися здійснення конкретних заходів.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконаннязавдань, повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам абоіншого документованого підтвердження виконання. Результати виконаннявідзначаються в контрольній картці і на самому виконаному документі.

4. Передача документів до архіву.

Виконані облікові документи зберігаються в архіві. Зберігання документіввідіграє значну роль у справі правильної постановки бухгалтерського обліку.
Раціональна система зберігання забезпечує не тільки цілісність ізбереження документів протягом встановлених законом строків, а йможливість користування ними в будь-який момент для всякого роду довідок.

що підлягають здачі в архів документи попередньо розташовуються взручному для відшукання порядку і підшиваються або переплітаються в особливихпапках, іменованих справами.

Розташування у справах документів залежно від їх характеру іпризначення провадиться з тих чи інших з таких ознак:

. За предметній ознаці (з питань, по операціях, наприклад, касові документи, матеріальні документи, договори, замовлення, кошторису);

. За кореспондентському ознакою (тобто з найменувань організацій, до яких відносяться ці документи);

. За хронологічним ознакою (по місяцях, а в межах місяців - по днях);

. За номерами документів.

Здача справ в архів з структурного підрозділу проводиться заграфіком, який складається працівником архіву і узгоджується зкерівниками структурних підрозділів. Ця робота проводиться щорічно.
Справи з постійним терміном зберігання і терміном зберігання понад 10 років, а такожз особового складу, здаються до архіву за описом.

Справи приймаються працівником відомчого архіву в присутностіпрацівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках описівнавпроти кожної справи робиться відмітка про наявність кожної справи. Наприкінціопису робиться завірчий напис із зазначенням цифрами і прописомкількості справ, які передані, з вказівкою відсутніх номерів. Підзавірчому написом ставиться печатка, дата прийому-передачі і підписуосіб, які її складають. Звірені описом справи підбираються і погоджуються вархівні зв'язки товщиною до 20 см. Справи укладаються за зростаннямномерів, корінцями на обидві сторони.

Справи вре