Міні бухгалтерії

Бухгалтерський облік і аудит

Якутська державний університет імені М. К. Аммосова

Фінансово-економічний інститут

Реферат

/по предмету «Інформаційні технології в управлінні»/

Тема: Бухгалтерські програми для малих підприємств

м. Якутськ, 1998 р.
Зміст.

| I. Вступ | 1 |
| II. Загальний огляд бухгалтерського програмного забезпечення | 2 |
| 1. Стан на ринку бухгалтерських програм | - |
| 2. «1С: Бухгалтерія» | 3 |
| 3. «Інфо-бухгалтер» | - |
| 4. «Турбо Бухгалтер» | 4 |
| III. Порівняння найкращих бухгалтерських програм | - |
| 1. Побудова плану рахунків | 5 |
| 2. Введення інформації | 6 |
| 3. Стандартний набір звітів | 7 |
| 4. Організація аналітичного обліку | 9 |
| 5. Інші ділянки обліку | 10 |
| 6. Великі підприємства | 12 |
| 7. Навчання та підтримка | - |
| 8. Висновки та рекомендації | 13 |
| IV. Вартість бухгалтерських програм | - |
| V. Висновок | 14 |
| VI. Список використаної літератури | 15 |

I. Введення.

Тема, яка буде порушена у цій роботі, належить до автоматизаціїорганізації бухгалтерського обліку та звітності на малих підприємствах.
Необхідність автоматизації такої діяльності, як бухгалтерський облік,зумовлена не лише причинами все більшого ускладнення і трудомісткостіведення бухгалтерського обліку, а й загальної тенденції до комп'ютеризації всьогосуспільства, яке покликане забезпечити полегшення роботи людини в областіобробки великих обсягів інформації. Методи ведення бухгалтерського обліку,як і інші галузі людської діяльності, постійно удосконалюютьсяі розвиваються. Як відомо, «першу в світі» бухгалтером вважаєтьсяіталійський математик Лука Почеллі, який написав у далекому 1494 «Трактатпро рахунки і записи », де вперше були обгрунтовані перші правила веденняобліку доходів і витрат господарюючого суб'єкта. [1] З тих пір цей видлюдської діяльності порядком еволюціонував, поступово ускладнюючись іускладнюючись, при цьому жадібно застосовуючи останні досягнення науки і технікисвого часу - починаючи паперу з пером до лічильних кісточок. Надалібухгалтери всіх країн все більшою мірою почали відчувати потребу вдопомоги обчислювальних механізмів і машин. Апофеозом таких шукань ставмасовий, всім відомий калькулятор, який став неотьемлімим атрибутомбухгалтера, поряд з ручкою і папером. Зараз же бухгалтер відчуваєтруднощі вже з самим урахуванням господарської діяльності, адже економічнівідносини в нинішній час настільки ускладнилися, що для обліку всіхоперацій, здійснених будь-ким, доводиться витрачати мало не тонни паперу
(кожна дія - будь то купівля тієї ж ручки або прихід верстатів на склад
- Доводиться документувати). Мало того, у всьому цьому треба розібратися,утримувати весь цей потік паперової інформації в порядку. У цих умовахідея автоматизувати все це дійство виявилася настільки вдалою ібажаною, що зараз вже бурхливо розвивається індустрія комп'ютерних програмдля ведення обліку і звітності в господарюючих суб'єктах. Про деякікомп'ютерні програми, що автоматизують бухгалтерський облік, і будерозказано в цій роботі.

Звичайно, буде розглянуто бухгалтерські програми, що використовуються у нас,в Росії (у нашій республіці теж), але так як весь спектр бухгалтерськихпрограм дуже широкий, буде розглядатися тільки так звані
«Мінібухгалтеріі», покликані автоматизувати роботу бухгалтера в малихпідприємствах, яких у нас, як відомо, неймовірна кількість. Тічисленні проблеми, які виникають при звітності підприємств передподатковими органами, можуть бути хоча б частково вирішені при повному переходівсіх господарюючих суб'єктів на електронну форму звітності. Залишаєтьсясподіватися, що так надалі і буде. А поки що залишається тількивітатиме утворення все нових і досконалих бухгалтерських програм.
Спочатку розглянемо загальноросійський ринок бухгалтерських програм, дізнаємося,які програми існують у нас, визначимо найбільш популярні та вчиненіпрограми - словом, визначимо для себе, хто є хто на ринкубухгалтерського програмного забезпечення. Потім можна порівняти саміпопулярні з них.

У висновку хотілося б трохи згадати про «неправильному» обліку, --коли дійсні операції, здійснені суб'єктом господарювання, неповністю відображаються в первинних документах. І треба, загалом, розглянути,як впровадження автоматизації бухгалтерського обліку може вплинути на ведення
«Подвійної» бухгалтерії, тобто, чи може комп'ютеризація обліку зробитинеможливим такі негативні явища. Це питання, судячи з усього, можестати дуже і дуже актуальним.

II. Загальний огляд бухгалтерського програмного забезпечення.

1. Стан на ринку бухгалтерських програм.

Щоб оцінити всю міць російської бухгалтерської індустрії, необхіднорозглянути діяльність якої-небудь спеціалізованої виставки цьогонапрямі. Така вже кілька років (з 1993 року) існує в Москві --це щорічна виставка «Бухгалтерський облік і аудит», що стала нині одним ізнайбільш відомих і відвідуваних міжнародних заходів цього напрямку.

За роки існування виставки зазнали цілі виставки: із заходузагально ознайомлювального характеру виставка переросла у своєрідний діловийцентр, здатний надати конкретну допомогу бухгалтерам у їх дуже нелегкійпрацю. Спектр такої підтримки досить широкий. Протягом цих років длябухгалтерів, аудиторів та всіх зацікавлених осіб проводилися семінари зрічної звітності та оподаткування, щодо змін в законодавстві інормативних документах за участю кращих фахівців МФ РФ і ДПІ Москви.
Відвідувачі виставок мали можливість обмінятися думками з колегами,отримувати кваліфіковані практичні рекомендації фахівців,консультантів, аудиторів; познайомитися з новими розробками в областікомп'ютерних технологій, із суттєвою знижкою придбати програми,підписатися на сподобалися видання і купити необхідну економічну,комп'ютерну і ділову літературу. Десятки тисяч фахівців отрималитут необхідну практичну та консультаційну допомогу.

Виставка сьогодні - це не «фантазія» на тему майбутнього, а дзеркало,реально відображає зріз сучасного стану і тенденцій розвитку даногонапрямки економіки.

Які ж зміни відбулися у сфері програмно-інформаційнихтехнологій за роки існування виставки? За цей, здавалося б, невеликийперіод змінилося кілька поколінь техніки і програмних засобів,істотно змінилися концепції та підходи до автоматизації. Пройденовеличезний шлях: від простих ненадійних кустарних програм, призначенихдля роботи на одному комп'ютері та автоматизації лише окремих ділянокобліку (робочих місць), жорстко орієнтовану на певну технічнубазу, галузь або сферу діяльності, до потужних сучасних мережних гнучких,досить універсальних і навіть тиражованих корпоративних систем. Цісучасні системи можуть використовуватися в багатьох галузях і сферахдіяльності та працювати на найрізноманітніших платформах у реальномумасштабі часу з єдиної інформаційної та розподіленого базами даних, зуявленням і проведенням всього комплексу послуг з автоматизації таконсалтингу, організації обліку та аудиту, бізнесу і управління та ін [2]

Іншими словами, за відносно невеликий термін пропоновані системидалеко переступили рамки автоматизації бухгалтерського обліку, і на нашихочах фактично відбулося народження і становлення вітчизняної індустріїінформаційних технологій - однієї з дуже небагатьох галузей, що динамічнощо розвиваються, і поки що успішно витримують на нашому ринку конкуренціюзахідних фірм.

Ринок цього напрямку формувався в той же період і в данийчас в основному склався, що підтверджує статистика виставок: з 120фірм-експонентів 1998 близько 20% брало участь у всіх п'яти виставках ібільше половини - у трьох з п'яти. [3]

Вітчизняні постачальники та розробники програмних засобів в областібухгалтерського обліку та автоматизації управління підприємствами, фінансово -економічного аналізу, правових баз даних, довідкових систем звичайнопредставляють на виставці більш 60% всіх учасників. Багато хто з них пройшлинелегкий шлях становлення разом з виставкою і не без її допомоги придбалипопулярність і багатьох своїх партнерів. У галереї постійних учасниківдобре відомі фірми - розробники програм: «1С», «Ай-Ті», «Галактика»,
«Диц», «Інтелект-Сервіс», «Інформатика», «Інфософт», «Інфін», «ІСТ»,
«Консультант +», «Парус», «R-Style» та інші. [4]

Виставка представляє унікальну можливість для потенційнихпокупців програмних засобів і замовників в одному місці і відразу побачити,порівняти і оцінити велику кількість різноманітних програм, комплексів,конкуруючих підходів і технологій фірм-розробників і їх партнерів,тому серед відвідувачів можна зустріти не тільки москвичів іпредставників центральної частини Росії, але і представників самихвіддалених регіонів Росії і ближнього зарубіжжя.

На жаль, рамки реферату не дозволяють розглянути діяльність усіхфірм, що представляють свою програмну продукцію на даних виставках, ідоведеться обмежитися оглядом тільки тих фірм і організацій, яківипускають зараз найбільш популярні бухгалтерські програми для малихпідприємств.

2. «1С: Бухгалтерія».

Почнемо з головної фірми - «1С», яка поки що не збирається нікомупоступатися «жовту майку лідера» вітчизняного ринку фінансово -економічних програм.

Як і раніше, фірма продовжує дивувати хорошою діловою активністю,динамікою свого розвитку і широтою охоплення напрямків, серед якихрозробка та підтримка програм і баз даних ділового та домашньогопризначення, дистрибуція, створення та підтримка партнерської середовища, системинавчання та партнерської мережі, системи навчання та навчальних центрів, розвитоквсієї інфраструктури програмного бізнесу. Тут програми для бухгалтерії тауправління, промисловості та бюджетної сфери, торгівлі і громадського харчування, дляфірмового і домашнього використання і багато іншого. Відкриваються фірмовімагазини з продажу програмного забезпечення. Тільки в грудні 1997 рокумісячний обсяг продажів фірми перевищив 50 000 коробок програмногозабезпечення, а загальний обсяг продажів в 1997 році склав більше 14 млн.доларів США. [5]

Найбільш значною подією на сьогодні став випуск нової програми
«1С: Бухгалтерія 7.5», виконаної на базі перспективної технологічноїплатформи. Даний програмний продукт - це, з одного боку, завершальнийключовий компонент інтегрованої системи програм «1С: Підприємство», а здругий - нова версія найпопулярнішої облікової програми в СНД
«1С: Бухгалтерія» (за оцінками фірми, кількість офіційних користувачівпрограми в даний час перевищує 250 000). [6]

У системі «1С: Підприємство» існують три основних компоненти:
«Оперативний облік», «Розрахунок» і «Бухгалтерський облік», в яких реалізуютьсявідповідно три основних механізми обробки інформації. Треба зауважити,що компонентна модель «1С: Підприємство» будується не по розділам обліку
(таким як каса, банк, матеріали, товари і т.д.), що звичайно має місце втак званих комплексах АРМ, а по суті механізмів обробки інформації.
«Бухгалтерський облік», як і будь-який інший компонент системи
«1С: Підприємство», може працювати автономно або спільно з іншимикомпонентами. «1С: Бухгалтерія» надає користувачам весь стандартнийнабір сервісних можливостей системи «1С: Підприємство».

Звернемо увагу на те, що перехід до нової версії здійснюється здопомогою конвертора, що виконує повне перенесення всієї інформаційної базипопередньої версії, який окрім бази даних проводить також перетворенняналаштованих і реалізованих користувачем форм, діалогів, звітів таалгоритмів, виконаних раніше у версії «1С: Бухгалтерія 6.0». Цей моментвкрай важливий, тому що деякі фірми чомусь не передбачаютьзбереження і перенесення установок попередньої версії програми, виконанихкористувачем, що створює значні труднощі для клієнтів.

У цьому плані лінія «1С» відрізняється від лінії окремих фірм, якіпісля виходу нової версії програми нібито вже не можуть забезпечуватипідтримку колишньої, іноді досить вдалою версії (яку непоганоосвоїли і впевнено використовують в роботі сотні користувачів), тим самим,змушуючи користувачів переходити на нову програму, і доплачувати за цеіноді чималі суми.

Ще треба зазначити, що якщо на першій виставці «Бухгалтерський облік іаудит »фірма« 1С »виступала в класі« Міні-Бухгалтерія », то на останній,п'ятий, зберігши лідерство в цьому класі, вона зробила серйозну ставку і насвоє місце в класі систем автоматизації підприємств, корпорацій. Тут
«1С» цілком успішно зможе конкурувати з багатьма провідними вітчизнянимифірмами, що працюють в класі невеликих і середніх підприємств, тому щонадає партнерам і користувачам сучасну, гнучку, функціональноповну і добре тиражований систему.

3. «Інфо-бухгалтер».

Перейдемо до наступної фірмі. Програма «Інфо-бухгалтер» фірми
«Информатик» також належить до класу «Міні-бухгалтерія», але маєбагатьма цікавими функціональними і технологічними можливостями,яким могли б позаздрити деякі великі комплекси. Програмазавдяки своїм особливим якостям (зручності в роботі, гнучкості, наочностіі простоті освоєння, наявності поповнюються вбудованих довідників, підказоктощо) швидко привернула до себе увагу і увійшла до числа лідерів у цьомукласі. Дилерська мережа «Інформатика» сьогодні налічується близько 550партнерів, що працюють в 219 містах Росії, Білорусі, Грузії, Латвії,
України та інших країн СНД. [7]

На виставці фірма демонструвала нові версії своїх популярнихпрограм «Інфо-Бухгалтер Проф 3.1» для MS-DOS і 32-розрядну мережеву версіюпрограми для Windows 95/NT. При цьому можливості роботи користувачівпрограми «Інфо-бухгалтер» DOS-версії наблизилися до можливостей Windows -версій.

Програма «Інфо-Бухгалтер Проф 3.1» (DOS) має багато віконному структуру;добре продумана і зручно організована робота з шаблонами, бланкамидокументів, їх заповненням, копіюванням, тиражуванням. З'явиласяможливість задавати орієнтацію, шрифт і інші параметри друку длякожного бланка індивідуально, при цьому в параметрах документа даного видуці параметри запам'ятовуються.

Є «Бюджетна» версія програми, є спрощений модуль
«Фінансового аналізу». Вдало доповнює програму модуль «Графічніілюстрації ».

Звернемо увагу на одну з послуг, що стала тепер обов'язковимстандартом для багатьох провідних фірм: це регулярне безкоштовне оновленнязвітних фірм для користувачів, які, як відомо, міняються доситьчасто. Звичайно, програми поставляються з повним комплектом стандартнихбланків бухгалтерської звітності.

Мережева версія програми «Інфо-бухгалтер» для Windows (архітектура
«Файл-сервер») дає можливість роботи як в мережах з виділеним сервером,так і в тимчасових мережах. Вона базується на використанні драйверамережевих баз даних Paradox фірми Borland.

4. «Турбо Бухгалтер».

Фірма «Диц» - один з найстаріших лідерів ринку - також починала в класі
«Міні-бухгалтерія», але сучасний «Турбо Бухгалтер», постійнопрогресуючи і розвиваючись, розширюючи свої функції (фактично зберігши лишепопулярну назву), поступово перетворюється на потужний інструмент дляавтоматизації бухгалтерського, податкового та оперативно-управлінськогообліку. З програмою успішно працюють і аудитори, відзначаючи її зручності тапереваги перед іншими програмами.

Отримати особливість «Турбо Бухгалтера» - використання структуриданих у звичайному текстовому форматі, тобто з журналом господарськихоперацій (ЖХО) можна працювати як зі звичайним текстом (вводити, виправляти,переміщувати, об'єднувати, коментувати), використовуючи стандартні засобибудь-яких текстових редакторів.

Умови мережевого використання програми вимагають істотногозміни структури БД, додаткового введення нового табличного журналу
ЖХО, введення структурованої моделі картотек та ін Сучаснийпрограмний продукт «Турбо Бухгалтер 6» - це вже 32-розряднауніверсальна програма для Windows 95/NT, що використовує СУБД Paradox і
Interbase і що дозволяє працювати в мережі в режимі «клієнт-сервер». Гнучкість,відкритість і простота освоєнняпрограми поєднуються з новими потужнимиможливостями: підтримкою режиму роботи «від документа», багатовимірним ібагаторівневим аналітичним обліком, новим механізмом багатовалютного обліку,повної перенастроюванням призначеного для користувача інтерфейсу, використанням новихінструментальних засобів, новою системою формування внутрішніх звітів,програмою друку і пр. Програма дозволяє отримувати і експортуватиформати в MS Word і Excel, містить генератор звітів, відладчик бланків інабір первинних і звітних форм документів, що відповідають чинномузаконодавству. Фірма регулярно оновлює бланки для своїх користувачів.
Коректно вирішені проблеми деномінації та інших змін. Як і іншілідери, «Диц» має розгалужену мережу, регулярно проводить семінари;розвиває мережу навчальних центрів і т.п.

III. Порівняння найкращих бухгалтерських програм.

Тепер треба детальніше розглянути бухгалтерські програми, згаданівище: «1С: Бухгалтерія», «Інфо-бухгалтер» і «Турбо Бухгалтер».

Фірми-розробники цих програм надали такі відомості про?.

Будь-який звіт можна зберегти у форматі текстового редактора Wordелектронної таблиці Excel, що, безперечно, оцінять користувачі цихпопулярних програм. Крім того, будь-який звіт можна представити у виглядіграфіка або діаграми. Практика показує, що для того, щоб навчитисявикористовувати генератор звітів, потрібні певні зусилля. Однак,коли ви засвоїте цей механізм, то ви отримаєте в свої руки виключнопотужний інструмент. Багато бухгалтери, які працюють з програмою «Турбо
Бухгалтер », вважають за можливе додавання своїх власних звітів одним ізосновних достоїнств програми.

Звіти можна створювати і за допомогою засобів програмування, але цевимагає спеціальних навичок і відмінного знання програми.

Крім внутрішніх звітів, у програму включені:
- касовий і авансовий звіти;
- книга покупок і книга продажів;
- баланс (будується повністю автоматично);
- звітність до ДПІ, позабюджетні фонди, органи статистики - в сукупності майже 90 форм.

Користувач має можливість вносити зміни до методики складанняряду звітних форм, не вдаючись до програмування. Деякі з звітнихформ являють собою, як і в інших програмах, просто бланки дляручного заповнення.

У програмі «1С: Бухгалтерія» передбачено 18 видів внутрішніхзвітів, у тому числі «шахматка», головна книга. Для будь-якого рахунку можуть бутисформовані оборотно-сальдова відомість, журнал-ордер і відомість дожурналу-ордеру, картка за рахунком (перерахування всіх операцій та проведення, вяких рахунок був присутній, із зазначенням оборотів і сальдо). Також єкасова книга, книга покупок і книга продажів. Слід зазначити, що прироботі зі звітами є можливість отримати розшифровку кожної цифри.
Наприклад, у шаховій відомості, вказавши курсором на припинення колонки ізрахунком 02 і рядки з рахунком 20, можна побачити всі були в журналіпроводки виду дебет рахунку 20 і кредит рахунка 20 - тобто всі проведення,пов'язані з нарахуванням зносу обладнання, що використовується в основномувиробництві.

Для кожної проводки можна дізнатися, з якою операцією вона пов'язана. Більшетого, звіти дозволяють не тільки знайти конкретний первинний документ абогосподарську операцію, але і відразу внести виправлення (як і в «Інфо-
Бухгалтер »). Так, вказавши на конкретну рядок книги продажів, можна викликативідобразити відповідний рахунок-фактуру і змінити його зміст.

Рис.2. Меню генерації звітів у програмі «1С: Бухгалтерія». [10]

Крім внутрішніх звітів, у програмі є «регламентовані» --призначені для передачі різним контролюючим органам. Такихзвітів більше 40, включаючи баланс, довідки для надання в ДПІ,позабюджетні фонди та органи статистики. Деякі з них єпросто бланки, які слід заповнювати вручну.

Програма надає можливість створювати свої власні звіти,скориставшись засобами програмування. На практиці такі роботизвичайно проводяться фахівцями з настройки (програмістами), але н