АКАДЕМІЯ УПРАВЛІННЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТОВІ

РЕСПУБЛІКИ БІЛОРУСЬ

Факультет менеджменту

Кафедра інформаційних технологій управління

САМОСТІЙНО РОБОТА < p> по курсу "Діловодство"

на тему:

Бухгалтерська документація в процесі управління

| Студент | Н. Г. Микульський |
| Найменування навчальної групи | ЕУП-1 |
| Керівник | В. Ф. Биченко |

Мінськ, 2000

ЗМІСТ

| 1. ВСТУП ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | ... .... |
| | 3 |
| 2. ДІЛОВОДСТВО У БУХГАЛТЕРІЇ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | ... .... |
| | 4 |
| 2.1. Види використовуваних в бухгалтерії документів ... ... ... ... ... ... .... | ... .... |
| | 5 |
| 2.2. Організація роботи з документами в бухгалтерії ... ... ... ... ... ... | ... .... |
| | 8 |
| 3. ВИСНОВОК ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | ... .. |
| | .11 |
| ЛІТЕРАТУРА ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. | ... .. |
| | .12 |
| ДОДАТКИ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | ... .. |
| | .13 |

1 Введення

В умовах розвитку ринкових відносин та створення широкої мережінедержавних структур, істотно змінюється роль такого традиційногодля всіх установ, організацій і підприємств структурного підрозділу,як бухгалтерія. Замість простого облікового органу бухгалтерія стаєодним з найважливіших підрозділів, які визначають фінансову стратегію фірми іщо впливають на розвиток її господарської діяльності.

Облікова політика фірми, грамотний аналіз фінансово-господарськоїдіяльності, взаємодію з податковими службами - це принципові,ключові моменти в роботі будь-якої недержавної структури, що володієповною самостійністю і виживати в умовах гострої конкурентноїборотьби.

Значимість даного структурного підрозділу вимагає постійноговдосконалення організації та діяльності бухгалтерії, поліпшення їїкадрового складу, впровадження прогресивних інформаційних технологійобробки економічної інформації.

Важливим напрямком поліпшення роботи будь-якої бухгалтерії євдосконалення організації і ведення діловодства в цьомупідрозділі. Численні види документів (фінансових, розрахунково -грошових, первинних облікових, звітно-статистичних, організаційно -розпорядчих) - "продукт" праці працівників бухгалтерії, що відображаєжиттєздатність фірми та перспективи її подальшого існування.

Основним літературним джерелом при написанні цієї роботи булакнига Андреєвої В.І. "Діловодство в бухгалтерії", яка міститьмаловідомі працівникам комерційних структур загальні вимоги дооформлення службових документів.

2 Діловодство в бухгалтерії

У бухгалтерії, як і в сфері управління в цілому, всі працюють здокументами як носіями інформації. Документ є об'єктом ірезультатом праці в сфері управління.

ГОСТ визначає документ як "матеріальний об'єкт з інформацією,закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі іпросторі ". З визначення документа видно, що головне призначеннядокумента, причина його появи - необхідність зафіксувати інформацію.

Зафіксувавши інформацію, документ тим самим забезпечує її збереженняі накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазовевикористання, повернення до інформації в часі. Документ, реєструючиявища, виконує функцію обліку, використовується як доказ чого -небудь. Таким чином, документ може виконувати декілька функцій.

Особливе місце серед документів бухгалтерії займає організаційно -розпорядча документація, що забезпечує як організацію роботибухгалтерії (положення про бухгалтерію, посадові інструкції співробітникамбухгалтерії), так і нормативно-правову основу багатьох фінансових і розрахунково -грошових операцій (накази і розпорядження, акти ревізій, доповідні іпояснювальні записки і д.р.).

Правильне складання та оформлення цих документів відповідно додіючими нормативами - один з обов'язків працівників у бухгалтерії.

Іншою істотною стороною ведення діловодства бухгалтерії єсистематизація та зберігання всіх утворюються тут документів, необхіднихзгодом не тільки для аналізу фінансово-господарської діяльностіфірми, а й для пред'явлення цих документів при аудиторській перевірці, атакож для здачі на зберігання в установленому порядку до відомчих ідержавні архіви.

2.1 Види використовуваних в бухгалтерії документів

Організаційні документи представлені статутами, положеннями в томучислі положенням про бухгалтерію, посадовими інструкції на працівниківцього структурного підрозділу, інструкціями та правилами.

Положення - нормативні акти, що має зведеного кофікаційні характері що визначають порядок утворення, структуру, компетенцію, обов'язки таорганізацію роботи системних органів держави. Наприклад, Положення пробухгалтерський облік і звітність в Республіці Білорусь або Положення продокументи та документообіг в бухгалтерському обліку.

Положення затверджуються у встановленому порядку.

Інструкція - "правовий акт, що видається органом державногоуправління (або що затверджується його керівником) з метою встановленняправил, що регулюють організаційне, науково-технічне, фінансові та іншіспеціальні сторони діяльності установ, організацій, посадових осіб ігромадян ".

Інструкції видаються також з метою роз'яснення і визначення порядкузастосування законодавчих актів і розпорядчих документів. Наприклад:
"Інструкція зі статистики чисельності і заробітної плати робітників і службовцівна підприємствах, організаціях "," Інструкція про порядок заповненнябухгалтерського звіту підприємства ".

Відділам реєстрації актів відносять постанови, рішення, накази,розпорядження, вказівки. Бухгалтерія, як правило, отримує для зведеннякопії розпорядчих документів з основної діяльності і обов'язковокопії наказів по особовому складу, за якими нараховується заробленаплата.

Наказ є найпоширенішим видом розпорядчогодокумента, який застосовується в практиці управління. Наказ видається з питаньстворення, ліквідації, реорганізації установ або їх структурних частин;затвердження положень, правил і т.п.

За засобом наказу керівник ставить основні завдання передпрацівниками, вказує шляхи вирішення принципових питань. Наказобов'язковий для всіх працівників даної організації чи галузі. Наприклад:
"Наказ по особовому складу". Його копія обов'язково передається вбухгалтерію.

Протокол. Працівникам бухгалтерії, що входять до складу різнихкомісій, не рідко доводиться оформляти протоколи засідань. Протокол можнавизначити як документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняттярішень або як документ із записом всього, що відбувається на зборах.
Протокол ведеться, як правило, під час засідання. Оформляється протокол заформі загального бланка на чистому аркуші паперу. Повністю підготовленийпротокол підписується головою та секретарем. Потім він формується всправа разом з документами, створеними в процесі підготовки засідання.

Найчастіше працівникам бухгалтерії доводиться складати акти.

Акт - документ складений декількома особами і підтверджуючийвстановлений факт, подія, дія. Найчастіше акти складаютьсякомісіями. Працівники бухгалтерії входять в багато комісії, особливопов'язані з обліком або списанням матеріальних цінностей. Приводи дляскладання акта можуть бути різними, звідси і велика кількістьрізновидів актів: акти ліквідації (установ, підприємств); акт прийому -передачі (при зміні керівництва, матеріальних цінностей; акт прийомуоб'єктів і т.п.

Акт незалежно від різновиду складається за єдиною схемою.

Службові листи - узагальнена назва великої групи управлінськихдокументів різного змісту, які служать засобом спілкування зустановами, організаціями та приватними особами, повідомлення чого-небудь,повідомлення про що-небудь. Службові листи застосовуються для вирішеннячисленних оперативних питань, що виникають в управлінськійдіяльності, звідси випливає різноманітність виду листів: запити,повідомлення, запрошення, претензії, зміни, зауваження, вимоги татощо

Службові листи займають до 80% вхідні та вихідної документаціїустанови в цілому і часто використовується в діяльності бухгалтерії.

Супровідний лист - часто складається документ, якийінформує адресата про направлення до нього додаються до листа документів.
Складання супровідних листів припустиме лише в тому випадку, якщонеобхідно що-небудь роз'яснити або доповнити до доданим документам:вказати термін виконання, пояснити причину затримки і т.д.

Також можуть складатися лист-запрошення, інформаційний лист,рекламний лист, лист-повідомлення, гарантійний лист і т.п.

Доповідна записка - документ, адресований керівникові даногоустанови та інформує його про сформовану ситуацію, що мала місцеявище або факт, про виконання роботи.

2.2 Організація роботи з документами в бухгалтерії

Бухгалтерія, як структурний підрозділ, виконує специфічніфункції ведення бухгалтерського обліку. У невеликих організаціях цю роботуможе виконувати одна людина - бухгалтер. Однак у всіх випадках функціябухгалтерського обліку є однією з функцій управлінської діяльності.

Бухгалтерія в своїй роботі з документами керується Інструкцієюз діловодства в даній організації і номенклатурою справ у бухгалтерії.

Тому що бухгалтерія - це структурний підрозділ установи,організації або підприємства, документи бухгалтерії є частиноюдокументального фонду організації в цілому і включені до загальногодокументообіг.

Під документообігом розуміється "рух документів в організації змоменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення ". У
Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку зазначено,що "Рух первинних документів у бухгалтерському обліку регламентуєтьсяграфіком ".

Вся документація бухгалтерії ділиться на три документальних потоку:

* Вхідні (надходять) документи;

* Вихідні (відправляються) документи;

* Внутрішні документи.

Бухгалтерські документи надходять в загальному потоці документів,адресуються установі. Вони виходять і обробляються експедицією абоспеціально виділеним працівником. При отриманні документів, після перевіркиправильності їх доставки, конверти розкриваються і перевіряється правильністьвкладення і його цінність, тобто наявність усіх сторінок документа і всіхдодатків. Для факсу також перевіряється як загальна кількість отриманихсторінок, їх відповідність вказаною кількістю на першому аркуші факсу, так іїх читання. У разі неповного отримання факсимільного повідомлення абопоганої якості окремих сторінок про це повідомляється відправнику.

Закінчується первинна обробка документів сортуванням їх нареєструються і нерегістріруемие і подачею нерегістріруемих документів увідділи. Бухгалтерські документи досить специфічні, тому вони зазвичайвходять до списку документів, що не підлягають централізованої реєстрації, івідразу передаються в бухгалтерію. Крім того, до бухгалтерії надходитьдосить велику кількість документів від відділів.

Подальша обробка бухгалтерських документів має свою специфіку іпроходить в бухгалтерії. Згідно з розподілом службовихобов'язків надійшов документ передаються тому працівникові бухгалтерії, заяким закріплено цю ділянку роботи. Наприклад, фінансова діяльність,матеріальна, розрахунок заробітної плати і т.д.

Усі первинні документи, що надійшли до бухгалтерії, підлягаютьобов'язкової перевірки як за формою (повнота і правильність оформленняпервинних документів, заповнення реквізитів), так і за змістом
(законність документуємі операцій, логічна ув'язування окремихпоказників) [3].

"Перевірені та прийняті до обліку документи систематизуються за датамиздійснення операцій (у хронологічному порядку) і оформляються меморіальнимиордерами (накопичувальними відомостями) "[4] або" що містяться в прийнятих дообліку первинних документах інформація, необхідна для відображення вбухгалтерському обліку, накопичується і систематизується в облікових регістрах "
[5].

Порядок записів і форми накопичувальних облікових документів визначені вінструкціях з бухгалтерського обліку.

підготовка організаційно-розпорядчих документів ведеться вбухгалтерії за загальними правилами складання та оформлення службовихдокументів.

Відправлення та обробка вихідних документів бухгалтерії проводиться взагальному потоці документів установи через секретаря-референта або канцелярію
(експедицію).

При відправці перевіряється правильність оформлення документа:

* Наявність підпису;

* Наявність дати;

* Наявність заголовка ;

* Правильність адресування;

* Наявність усіх сторінок у документі і всіх зазначених програм.

Якщо документ оформлений належним чином або представлений не в повномукомплекті, він повертається в бухгалтерію для доопрацювання.

3 Висновок

Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінногоелемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми,забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою дляприйняття управлінських рішень, є доказом їх виконання іджерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошуковоїроботи.

Багато форм управлінської діяльності виражаються за допомогоювідповідних документів. Таким чином, документація, будучи тіснопов'язана з усіма формами управлінської діяльності, використовуєтьсяапаратом управління як спосіб і засоби реалізації покладенихна нього функцій.

Крім того, документування в багатьох випадках є обов'язковим,пропонується законом і актами державного управління, тому воноє одним із засобів зміцнення законності і контролю.

Від чіткості й оперативності обробки та руху документів в кінцевомупідсумку залежить швидкість ухвалення рішень. Тому в раціональної організаціїдокументообігу завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії,де несвоєчасна обробка фінансових документів може призвести донегативних економічних наслідків.

ЛІТЕРАТУРА

1. Андрєєва В.І. Діловодство в бухгалтерії. - М., 1994.

2. ГОСТ 16.487-83. Діловодство та архівна справа. Терміни і визначення.

- М., 1984 с.4 п.37

3. Інструкція з бухгалтерського обліку в установах і організаціях, що перебувають на бюджеті. п. 16, с. 11

4. Горбачов М.М. Методичний посібник по курсу "Діловодство". Частина I-

II. - М.: Академія управління при Президентові Республіки Білорусь, 1997. -

142 с.

5. Кіреанова М.В., Аксенов Ю.М. Документаційне забезпечення управління. -

Новосибірськ, 1986.