ОГЛЯДОВА РЕФЕРАТ
Організація електронного документообігу
в комерційному банку
Даний реферат підготовлений як складова частина облікової політики банку тачастина правил документообігу комерційного банку
План огляду:
1. Існуючі рішення, вживані в бухгалтерії рублевих операцій
2. Операція електронного документообігу сектору внутрішньобанківських операцій
3. Операції в операційному відділенні
4. Обробка документів валютної бухгалтерії
5. Обмінні пункти
6. Ощадні каси та централізована бухгалтерія
7. Стратегія технічних рішень, що забезпечує роботу електронних технологій
Основним завданням організації технології обробки облікової інформаціїє мінімізація витрат на обробку, зберігання і доступ до даниханалітичного і синтетичного обліку банку. Для досягнення цієї мети вданий час застосовуються технологічні та програмно-технічнірішення. Розглянемо загальні питання вирішення цього завдання, що застосовуються вкомерційних банках
1. Існуючі рішення, вживані в бухгалтерії рублевих операцій
В основу технології покладено принцип проведення всіх операцій клієнтабухгалтером, які працюють з цим клієнтом. Кожному бухгалтеру присвоюєтьсяпевний номер (номер виконавця) один або декілька. При відкриттірахунку задається номер власника цього рахунку (виконавця). Надалідоступ виконавця можливий тільки для належать йому рахунків. Бухгалтерна своєму робочому місці має ряд програмних продуктів, які дозволяютьстворювати необхідні документи, як в електронному вигляді, так і на паперовихносіях. Документи при введенні групуються в пачки з контролем суми пачкиі можливістю спостереження за залишком рахунку.
Надходження приймаються з РКЦ у вигляді електронної посилкиадміністратором системи (в даний час документи тільки з ознакою
"ЕЛЕКТРОННО"). Далі вони автоматично відносяться на рахунок розбіжності зкоррахунків, наступного дня вони також автоматично стають на рахункиклієнтів. Інші документи, що надійшли в банк, вводяться бухгалтеромвручну.
При введенні клієнтських платежів здійснюється автоматичний контрольза довідником БИК, ключовим розрядами кореспондуючих рахунків і повнотівведення інформації. При завершенні введення інформації адміністратор системипроводить централізовано обробку введених документів з формуванням іпечаткою реєстрів та зведених авізо для надання їх в РКЦ. Фактзавершення у поточному дні введення інформації за клієнтськими платежамивизначається розкладом обробки або усним розпорядженням начальникаобліково-операційного відділу. Звірка віддрукованих реєстрів з первиннимидокументами, наданими клієнтами здійснюється певнимпрацівником бухгалтерії. Після завершення звірки цей працівник видає уснеадміністратора системи розпорядження про підготовку електронною посилки, післячого здійснюється її відправлення по системі електронної доставки в РКЦ.
Введення документів що проходять за системою клієнт-банк відбувається підконтролем уповноваженої особи, спеціальним програмним забезпеченням.
Клієнт, відповідно до графіка, відправляє електронну посилку в банк.
Уповноважений виконавець перевіряє електронні посилки на достовірність таздійснює друк потрібної кількості платіжних доручень, якіпередає виконавцям, контролюючим рахунок клієнта. Потім проводить експортв загальний масив електронних документів банку. Підготовка виписок дляпередачі в системі клієнт-банк проводиться адміністратором системи порозкладу в автоматичному режимі.
Операції не пов'язані з клієнтськими перерахуваннями, протягомопераційного дня проводяться без обмеження часу введення документів. Уопераційний інтервал виконавець має можливість бачити і роздруковуватиособові рахунки по проведеним операціям.
По завершенню операційного часу (кінець дня) адміністратор системипроводить загальну обробку з видачею особових рахунків виконавцям. Зазавершення звірки особових рахунків адміністратор системи здійснює низкутехнологічних операцій та видачу аналітичної та синтетичної звітностіпоточного дня. Це документи дня, бухгалтерський журнал, рубльовий і валютнийбаланси, регістри сальдових залишків, розшифровки каси, відомість знятихвідсотків, відомість відкритих і закритих рахунків. По завершенню друкудокументів проводиться завантаження в архіви даних і формування таблиць базианалізу роботи банку. Після цього всі операції в цей день вважаютьсязавершеними. Виправлення допускаються тільки при здійсненні процедуривідновлення дня. Відповідно припиняється робота відділів банку заналітичним комплексом програм до відновлення всієї інформації ввідновлюваної інтервалі.
Адміністратор системи протягом операційного дня веде журнал роботиадміністратора в якому відображені всі технологічні моменти поточноїроботи.
За нарахування відсотків раз на місяць проводиться зняття накопиченихвідсотків з видачею відомості знятих відсотків. У відомості знятихвідсотків визначена кореспонденція рахунків зарахування відсотків. Знятівідсотки зараховуються на рахунки в автоматичному або ручному режимі. Зазарахованим відсоткам видається спеціальна відомість. Після контролю цихвідомостей начальник обліково-операційного відділу видає розпорядженняадміністратора системи про правильність зарахування відсотків. Адміністраторвиробляє корегування і експорт у загальний масив документів банку.
Особливості технології склалися
Для забезпечення відсутності розбіжності внутрішнього кор.счета зрахунком у РКЦ здійснено низку технологічних моментів. Завжди одночасновідкриті дві операційних дня. Поточний сьогоднішній і до 13-00 - вчорашній,після 13-00 завтрашній. Платежі, отримані до 12-00, проводяться івідправляються в РКЦ сьогоднішнім днем, після 12-00 наступним днем. Звірка іобробка надходжень з видачею особових проводиться тільки в поточному дні.
Електронні надходження поточного дня РКЦ відправляє лише вранці наступногодня, тому адміністратор системи, отримані надходження зараховує нарахунку сум зарахованих на к/с але не проведені на рахунки клієнтівпопереднього дня (автоматично) і одночасно з цього ж рахунку на р/рахункуклієнтів надходження попереднього дня також автоматично
2. Операція електронного документообігу сектору внутрішньобанківських операцій
Сектор внутрішньобанківських операцій, платежі пов'язані з перерахуваннямикореспондентам банку проводить за схемою, описаною в п.1
Крім здійснення платежів відділ внутрішньобанківських операційексплуатує програмне забезпечення з обліку заробітної плати, облікубензину, склад, видаткових та прибуткових касових ордерів, облік основнихзасобів, облік нематеріальних активів, рахунки фактури. Ці програмнікомплекси працюють автономно. Написання та контроль вхідних документівздійснюються всередині відповідних комплексів. Зв'язок з масивомдокументів банку здійснюється або за допомогою експорту документів, абовручну введенням в операційний день банку згідно з правилами, визначеними вп. 1
Бухгалтер рублевої бухгалтерії, оформляє рахунки фактури на своємуробочому місці, загальну книгу покупок-продаж формує програмний комплекссектору внутрішньобанківських операцій. Працівник цього сектора має можливістьдруку та перегляду цієї книги.
Перенесення залишків при червоному сальдо на парних рахунках здійснюєтьсяавтоматично в кінці дня. Меморіальний ордер по цих проводках видаєтьсяпрограмним шляхом ..
Операція закриття звітного періоду здійснюється також уавтоматичному режимі з формуванням звіту про прибутки і збитки за формою
2 ОКУД і видачею меморіальних ордерів по проведених операціях.
3. Операція в операційному відділенні
Платежі, пов'язані з клієнтськими перерахуваннями, операційневідділення проводить за схемою, описаною в п.1. Основна відмінність полягаєв тому, що документи групуються в спеціальні пачки і в електронному виглядінадходять до головного банку за графіком обміну інформації. Виписки за рахунками,також згідно графіка, в електронному вигляді приходять в операційнийвідділення. Робота операційного відділення за ощадними операціямиописана в п. 6
4. Обробка документів валютної бухгалтерії
Платежі, пов'язані з клієнтськими перерахуваннями, валютна бухгалтеріяпроводить схемою, описаною в п.1. Особливості технології електронногодокументообігу в частині роботи обмінних і вкладних операцій описані нижче.
5. Обмінні пункти
Документообіг в обмінних пунктах складається з двох частин.
Документи, підготовлені у валютній бухгалтерії для обмінних пунктів ідокументи власне обмінних пунктів.
На початку робочого дня, разом з інкасацією працівник обмінного пунктуотримує підготовлені у валютній бухгалтерії опису сумок та курси купівліпродажу валюти. Після заповнення форм початку дня в спеціальному програмномузабезпечення, працівник обмінного пункту здійснює купівлю-продаж валюти,реєструючи кожну операцію. Програмне забезпечення оперативно показуєкількість купленої і проданої валюти, залишок рублів і валюти,кількість укладених угод. Після закінчення роботи, касир обмінного пунктувиводить журнали та реєстри встановленої форми та готує дискету зпідсумком роботи обмінного пункту. Ця інформація передається у валютнубухгалтерію.
Валютна бухгалтерія приймає інформацію з обмінного пункту іавтоматично, програмним шляхом, формує проведення, що експортуються взагальний масив документів банку. Описи сумок інкасації у валютнійбухгалтерії готуються також програмним шляхом
6. Ощадні каси та централізована бухгалтерія
В основу технології обробки облікової інформації для ощаднихоперацій покладено принцип здійснення програмного последконтроля іавтономності роботи. Відкриття рахунку вкладних операцій, нарахування та зняттявідсотків, рух коштів по рахунках здійснюється безпосередньо вощадній касі. Після закінчення операційного дня працівникощадної каси формує групові проводки в загальний масив документіві в електронному вигляді (використовуючи телефонний модем) відправляє їх вцентралізовану бухгалтерію, на спеціальну машину. Одночасно готуєтьсядискета з аналітичною інформацією та з інкасацією доставляється вцентралізовану бухгалтерію. Бухгалтер централізованої бухгалтеріїздійснює контроль та друк зведених меморіальних ордерів по проводках вопераційний день банку зі спеціальної машини.
Аналітична інформація експортується в спеціальний програмнийкомплекс, де здійснюється контроль нарахування відсотків, архівування ірозрахунки спеціальних форм для потреб кредитного відділу та відділу цінних паперів.
Цей спеціальний комплекс дублює всі рахунки, відкриті в ощаднихкасах і працює автономно від локальної мережі банку. Бухгалтерцентралізованої бухгалтерії має можливість отримати дублікат будь-якийформи, що пройшла в ощадній касі.
Спеціальна машина обробляє тільки групову інформацію і маєвключення в мережу банку.
7.Стратегія технічних рішень, що забезпечує роботу електроннихтехнологій
В основу прийняття рішень про технічної модернізації тадоукомплектування засобами обчислювальної техніки покладено принципорієнтації на наявність програмного забезпечення та трудомісткості виконуваноїроботи. У першу чергу модернізуються засоби забезпечують роботубанку в цілому, далі відділи та групи, що безпосередньо забезпечуютьприбутковість і стабільність банку. Робочі місця, зайняті в технологічномуциклі комплектуються засобами обчислювальної техніки тільки для виконанняконкретного завдання.
