Зміст

Облік розрахунків з підзвітними особами 2

Облік розрахунків з підзвітними особами за сумами, виданими на адміністративно -господарські витрати 3

Видача готівкових грошових коштів для придбання матеріальних цінностей
(робіт, послуг) 3

Нормативні обмеження готівково-грошового обігу при покупках за готівковий розрахунок 5

Документальне оформлення покупок за готівковий розрахунок у юридичних осіб у роздрібній торгівлі 5

Документальне оформлення покупок за готівковий розрахунок у юридичних осіб
(крім роздрібної торгівлі) 6

Документальне оформлення покупок за готівку у фізичних осіб 9

Облік розрахунків з підзвітними особами за сумами, виданими на відрядженнявитрати 11

Порядок направлення працівника у відрядження, документальне оформлення відрядження 13

Відшкодування витрат на відрядження 15

Порядок списання витрат на відрядження, документальне оформлення витрат на відрядження 17

Облік ПДВ з витрат на відрядження 19

Література 21

Облік розрахунків з підзвітними особами

У процесі фінансово-господарської діяльності в організацій частовиникає необхідність придбання матеріальних цінностей, а такожрізних робіт, послуг не тільки за безготівковим розрахунком, але і за готівкугроші. У таких випадках зазвичай працівникові видаються готівкові грошовікошти під його відповідальність (під звіт) для виконання певнихдій за дорученням організації, зокрема, на адміністративно -господарські, витрати на відрядження і т. п. Такі працівники називаютьсяпідзвітними особами. Для узагальнення інформації про розрахунки з працівникамипідприємства по сумах, виданих їм під звіт, у бухгалтерському облікувикористовується рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Аналітичний облік зарахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» повинен бути організований по кожнійавансової видачі конкретної підзвітної особи.

Згідно з Інструкцією із застосування Плану рахунків бухгалтерського облікуфінансово-господарської діяльності підприємств рахунок 71 призначений дляузагальнення інформації про розрахунки з працівниками підприємства по сумах,виданими під звіт на адміністративно-господарські та операційні витрати,а також на службові відрядження. Круг підзвітних осіб на підприємствіповинен бути обмежений розумними межами і затверджений розпорядчимдокументом по підприємству.

При застосуванні на підприємстві журнально-ордерної форми обліку можуть бутивикористані наступні джерела інформації:
. бухгалтерський баланс;
. журнал-ордер № 7 (або журнал-ордер № 14 - при шістнадцяти ордерної системи);
. аналітична відомість по рахунку 71;
. матеріали інвентаризації розрахунків;
. первинні документи.

Рахунок 71 - активно-пасивний, дебетове сальдо відображає сумузаборгованості підзвітних осіб підприємству, а кредитове сальдо - сумуневідшкодованого перевитрати. За дебетом рахунка записуються суми відшкодованогоперевитрати і знову видані під звіт на підставі видаткових касовихордерів, за кредитом - суми, використані згідно з авансовими звітами іздані за прибутковим касовим ордером (невикористані). [2, стор.58]

Як уже згадувалося, грошові кошти видаються під звіт наадміністративно-господарські та витрати на відрядження.

Перейдемо до висвітлення бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітнимиособами за сумами, виданими на адміністративно-господарські витрати.

Облік розрахунків з підзвітними особами за сумами, виданими на адміністративно -господарські витрати

Адміністративно-господарські витрати - це невиробничінакладні витрати, пов'язані з утриманням адміністративних служб іуправлінням підприємством в цілому.

До адміністративно-господарським витрат відносяться канцелярські,поштово-телеграфні витрати, придбання матеріалів по дрібному опту вроздрібній торгівлі, закупівлі сільгосппродукції та витрати на іншіопераційні потреби.

Видача готівкових грошових коштів для придбання матеріальнихцінностей (робіт, послуг)

Видача готівкових грошових коштів працівникам підприємства під звітрегулюється Порядком ведення касових операцій у Російській Федерації
(далі - РФ).

Так, наприклад, у пункті 10 Порядку йдеться, що видача готівкових грошейпід звіт проводиться з кас підприємств.

При тимчасовій відсутності у підприємств каси дозволяється видавати поузгодженням з банком касирам підприємства або особам, що їх замінюють, чекина одержання готівки безпосередньо з каси банку.

Видача готівкових грошових коштів працівникам з каси організації вданому випадку може здійснюватися:
. або під звіт на господарські та операційні витрати;
. або в порядку відшкодування зроблених співробітником з особистих коштів видатків на потреби організації (за рішенням керівника організації).

Відповідно до Порядку ведення касових операцій видача готівкигрошей з каси організації проводиться за видатковими касовими ордерамитипової міжвідомчої форми КО-2 або належно оформленим іншимдокументами (платіжними відомостями, заяв на видачу грошей тощо) зпроставленням на цих документах штампу з реквізитами видаткового касовогоордера. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником таголовним бухгалтером (або особами уповноваженими на це).

У тих випадках, коли на доданих до видаткових касових ордерівдокументах, заявах і т.п. є дозвільний напис керівникаорганізації, його підпис на видаткових касових ордерах не обов'язкова.

В обліку видача готівкових грошових коштів під звіт, а також відшкодування? анний за формою,встановленої постановою Уряду України «Про затвердження порядкуведення журналів обліку рахунків-фактур при розрахунках з ПДВ ».

Такий порядок діє, починаючи з першого січня 1997 року.

У рахунку-фактурі повинні бути зазначені:
. порядковий номер рахунку-фактури;
. найменування та реєстраційний номер постачальника товару (роботи, послуги);
. найменування одержувача товару (роботи, послуги);
. найменування товару (роботи, послуги);
. вартість (ціна) товару (робіт, послуг);
. сума податку на додану вартість;
. дата подання рахунки-фактури;

Відповідно до листа Міністерства фінансів РФ від 25 грудня 1996р.
№ 109 з метою створення сприятливих умов платникам податків для переходудо нового порядку розрахунків з податку на додану вартість на основірахунків-фактур, як тимчасовий захід і надалі до особливих вказівок,допускається при складанні рахунків-фактур постачальниками незаповненняокремих реквізитів рахунків-фактур (зокрема, кодів ЗКГНГ, ОКПО і ОКДП).

Рахунок-фактура підписується керівником і головним бухгалтеромпостачальника, а також особою, відповідальним за відпустку товарів (робіт, послуг),і скріплюється печаткою організації. При отриманні товарів (робіт, послуг)рахунок-фактура підписується покупцем або його уповноваженимпредставником.

Постановою Уряду РФ від 2 лютого 1998 року № 108 внесенізміни та доповнення до постанови Уряду РФ від 29 липня 1996року № 914 «Про затвердження порядку ведення рахунків-фактур при розрахунках за
ПДВ »[15]. Ці зміни дозволяють підписувати видаються рахунки-фактури неТільки-но керівникові організації, але й іншим уповноваженим на текерівництвом особам. Виключені наступні реквізити: коди постачальника іпокупця за ЗКГНГ і ОКПО, коди товарів за ОКДП, а також підписодержувача.

Рахунок-фактура, оформлений належним чином, є підставою длязаліку (відшкодування) покупцеві податку на додану вартість в порядку,встановленому федеральним законом.

При отриманні накладної на відпуск матеріальних цінностей (або актаздачі-приймання виконаних робіт, послуг) та рахунки-фактури в бухгалтерськомуоблік організації-покупця виробляються запису:

Дебет 10 (12,20,25,26,41,43,44,. ...) Кредит 60 - на суму придбаних товарів (робіт, послуг) без ПДВ.

Відповідні ним суми ПДВ, виділені в розрахункових документах,фіксуються за рахунком 19, субрахунками «ПДВ по придбаних матеріальнихресурсів »,« ПДВ по придбаних МШП »,« ПДВ при здійсненні капітальнихвкладень »,« ПДВ по придбаних нематеріальних активів »,« ПДВ попридбаних послуг »:

Дебет 19 Кредит 60 - на суму ПДВ, виділений у рахунку-фактурі і розрахунковому документі

Документальне оформлення покупок за готівку у фізичних осіб

В процесі своєї діяльності бухгалтери часто стикаються знеобхідністю оформлення документів при купівлі товарно-матеріальнихцінностей за готівку. При цьому виникають питання, зокрема, заприводу віднесення ПДВ на розрахунки з бюджетом, оформлення документів,необхідних для здійснення закупівель сільськогосподарської продукції унаселення і т.д.

Відповідно до статті 161 ГК РФ угоди між юридичними особами ігромадянами відбуваються в простій письмовій формі. Угода повинна бутизасвідчена нотаріально, згідно зі статтею 163 ГК РФ, у випадках. Передбаченихзаконодавством РФ або у випадках, передбачених угодою сторін.

Придбання організаціями майна у фізичних осіб, які не єпідприємцями, оформляється договорами купівлі-продажу. Дані договориповинні складатися відповідно до положень ГК РФ і міститипаспортні дані фізичної особи - продавця майна.

Закупівлю у населення сільськогосподарських продуктів, дикорослих ягід,грибів та горіхів здійснюють особи, призначені та затверджені наказомкерівника організації. Такими можуть бути як співробітникиорганізації, так і фізичні особи, що виконують роботи або надаютьпослуги за договорами цивільно-правового характеру.

Згідно Методичних рекомендацій з обліку та оформлення операційприйому, зберігання та відпуску товарів в організаціях торгівлі, затвердженимлистом Роскомторга від 10 липня 1996 р. № 1-794/32-5, при закупівлі унаселення сільськогосподарських продуктів, дикорослих ягід, грибів. Оріхіворганізацією має бути складений закупівельний акт, який затверджуєтьсякерівником організації (додаток № 2).

Закупівельний акт повинен містити такі обов'язкові реквізити:
. паспортні дані здавальника продуктів;
. місце його проживання;
. найменування здаються продуктів, їх кількість і вартість.

До акта повинні бути включені наступні документи:
. довідки про належність даної продукції здавальника;
. висновок ветнадзора про доброякісності продукції.

Згідно з Інструкцією Державної податкової служби РФ «По застосуванню
Закону РФ «Про прибутковий податок з фізичних осіб» суми, отриманіфізичними особами протягом року від продажу майна, що належить їмна праві власності, у частині, що перевищує встановлений тисячократнимзаконом розмір мінімальної місячної оплати праці, підлягають обкладеннюприбутковим податком у джерела виплати доходу (у нашому випадку --бухгалтерією підприємства), а при продажу громадянами квартир, житлових будинків,дач, садових будиночків, земельних ділянок, паїв, часток - п'яти-тисячократнимрозмір мінімальної місячної оплати праці.

При розрахунку доходу, що підлягає оподаткуванню, сума валового доходузменшується на тисячократним розмір мінімальної місячної оплати праці врік, розрахованої на основі банків, що діяли з початку року розмірів і тогорозміру, який діє на момент здійснення операції.

Про всі виплати фізичним особам підприємства зобов'язані повідомляти податковиморганам за своїм місцезнаходженням. Причому, якщо майно продавалося черезпосередника (повіреного), такі відомості повідомляються про власникамайна.

У разі якщо підприємства виплачували фізичним особам за придбанеу них майно суми, що не перевищують вищевказаних розмірів, і утриманняподатку у зв'язку з цим не проводилося, про виплаченої сумі вони також нерідше одного разу на квартал зобов'язані повідомляти податковому органу за своїммісцезнаходженням. Питання про обчислення податку таким фізичним особамвирішується податковим органом за їх постійним місцем проживання виходячи зсуми сукупного доходу.

Якщо підприємство через підзвітну особу закуповує у фізичних осіб худобуі птицю (як у живому вигляді, так і продукти їх забою в сирому абопереробленому вигляді) 1, вирощених в особистому підсобному господарстві (включаючисадові та городні ділянки), продукцію бджільництва і мисливськогособаківництва, а також отриману від розведення диких тварин або птахів, атакож вирощену в цьому господарстві продукцію рослинництва абоквітництва в натуральному або переробленому вигляді, то суми, сплаченіфізичним особам, прибутковим податком не обкладаються (пункт 8 «у» Інструкції
Державної податкової служби Росії від 29.06.95. № 35 «По застосуванню
Закону РФ «Про прибутковий податок з фізичних осіб »).

Пільга по доходах від розведення диких тварин може бутинадана лише за умови, якщо ці тварини не перераховані у перелікузаборонених до розведення в особистих підсобних господарствах.

В даний час фізичним особам заборонені зміст лисиць, песців,норок та інших м'ясоїдних хутрових звірів, а також продаж, скупка або обміншкурок цих тварин.

Фізична особа, яка має особисте підсобне господарство, або садовийгородній ділянку, повинна пред'явити довідку органів місцевогосамоврядування, правління садового, садово-городнього товариства,що видається за формою наведеною у додатку № 2 Інструкції № 35 (див.
Додаток № 3), яка підтверджує, що реалізована продукція вирощена вособистому підсобному господарстві, на судовому або городній ділянці, розташованійна території РФ. При відсутності такої довідки бухгалтерія підприємстваповинна обчислити прибутковий податок у загальновстановленому порядку.

У документах на виплату фізичним особам грошових сум робитьсявідповідний запис із зазначенням номера та дати видачі довідки, а такожнайменування органу, що видав її.

Облік розрахунків з підзвітними особами за сумами, виданими навитрати на відрядження

Незважаючи на те, що тема розрахунків підприємств з співробітниками,що виїжджають у службові відрядження, як по Росії, так і в інші країни,досить добре вивчена і висвітлена в спеціальних виданнях, у бухгалтерівдосить часто виникають питання з приводу правильного відображення іоподаткування витрат на відрядження.

Для того, щоб знайти правильне рішення при виникненні складних інеоднозначних ситуацій, бухгалтеру необхідно, перш за все, чіткоуявляти, якими галузями законодавства регулюються ті чи іншіаспекти правовідносин, що виникають при направленні працівників увідрядження.

Так, всі відносини, що виникають між роботодавцем і працівником,направляються у службове відрядження, регулюються нормами трудовогозаконодавства і знаходяться у веденні уряду РФ, Міністерства праці
РФ, Міністерства соціального захисту населення РФ, Федеральної службизайнятості РФ, органів з праці суб'єктів РФ, голів адміністрацій і органівмісцевого самоврядування.

Відповідно до пункту 4 Постанови уряду РФ від 26.02.92г.
№ 122 «Про норми відшкодування витрат на відрядження» Міністерству фінансів
РФ, за погодженням з Міністерством праці та зайнятості населення РФ,надано лише право вносити зміни до норм відшкодуваннявитрат на відрядження з урахуванням зміни індексу цін.

В даний час під час розрахунків з працівниками, що виїжджають ввідрядження, слід керуватися Інструкцією міністерства фінансів
СРСР, Держкомпраці СРСР і ВЦРПС від 07.04.88г. № 62 «Про службовівідрядження в межах СРСР »і Постановою Держкомпраці СРСР від 25грудень 1974р. № 365 «Про затвердження правил про умови праці радянськихпрацівників за кордоном ».

Зазначені документи відповідно до пункту 3.3. листи Міністерстваюстиції Росії від 3 червня 1993р. № 08-09/307 не підлягають державнійреєстрації як прийняті до 14 травня 1992 року. У той же час ці нормативніакти не були скасовані в порядку, передбаченому пунктом 6 зазначеноголиста.

Службовою відрядженням відповідно до пункту 1 Інструкції Мінфіну
СРСР, Держкомпраці СРСР і ВЦСПС від 7 квітня 1988р. № 62 «Про службовівідрядження в межах СРСР »визнається поїздка працівника за розпорядженнямкерівника підприємства на певний строк в іншу місцевість длявиконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

З цього визначення можна зробити висновок, що у відрядження можуть бутиспрямовані тільки працівники, які перебувають з даним підприємством у трудовихугодах на підставі розділу III «Трудовий договір (контракт)» КЗпП РФ,тобто ті, для яких це підприємство є або основним місцемроботи, або місцем роботи за сумісництвом, тому що тільки такіпрацівники повинні підкорятися розпорядженням керівника і внутрішньомутрудовому розпорядку в цілому (стаття 15 КЗпП).

Якщо працівник прийнятий на роботу за трудовою угодою і у трудовомуугоді визначено, що він має вільний графік роботи і не міститьсяпевний, конкретний перелік робіт, які він повинен виконати, тотакий договір можна визнати трудовим договором відповідно до статті
15 КЗпП РФ. Вільний графік роботи, в даному випадку, є одним зможливих варіантів внутрішнього трудового розпорядку. Отже, такийпрацівник може бути направлений у службове відрядження.

Якщо ж працівник буде прийнятий для виконання конкретного обсягу робіт
(наприклад, складання звітності за певний період, відновленнябухгалтерського обліку тощо), то такий договір буде договоромцивільно-правового характеру (договір підряду, доручення, возмездногонадання послуг, авторський договір тощо).

У тому випадку, коли керівник підприємства направляє у відрядженнясвого працівника або сумісника, документально підтверджені витрати повідрядженні відносяться (у межах діючих норм) на собівартістьпродукції (робіт, послуг) і в оподатковуваний дохід відрядженого особине включаються. У тому випадку, коли у відрядження направляється фізичнаособу, яка виконує роботу за договорами цивільно-правового характеру,витрати на відрядження (у межах діючих норм) також відносяться насобівартість продукції (робіт, послуг), але сам факт поїздки відрядженнямне визнається в силу відносин, що визначаються договором цивільно-правовогохарактеру, а отже, і всі витрати по ній повинні включатися в дохідфізичної особи. (Підстава-лист ДПІ по м. Москві № 11-13/991 від
23.01.95)

У тих випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи, що входятьдо складу підприємства, знаходяться в іншій місцевості, місцем постійноїроботи працівника вважається те виробничий підрозділ, робота вякому обумовлена трудовим договором. При цьому зазначено, що службовіпоїздки працівника, постійна робота яких протікає в дорозі або маєроз'їзний або рухомий характер не вважаються відрядженнями.

Існує особливий порядок направлення працівників підприємств длявиконання монтажних, налагоджувальних, будівельних робіт, на курси підвищеннякваліфікації, а також за рухомої і роз'їзний характер роботи, на роботувахтовим методом і польові роботи, на постійну роботу в дорозі натериторії РФ та відшкодування працівникам додаткових витрат, понесенихпри виконанні таких робіт.

Термін відрядження працівників визначається керівниками підприємств,проте, він не може перевищувати 40 днів, не рахуючи часу перебування в дорозі.

Термін відрядження робітників, керівників, фахівців, які направляютьсядля виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт, не повиненперевищувати одного року.

Термін відрядження працівників у міністерства та інші державніоргани виконавчої влади не повинен перевищувати 5 днів, не враховуючи часузнаходження в дорозі. Продовження терміну відрядження допускається увиняткових випадках не більше ніж на 5 днів з письмового дозволукерівника органу управління, до якого відряджені працівники.

Порядок направлення працівника у відрядження, документальне оформленнявідрядження

Напрямок працівників підприємств на відрядження здійснюєтьсякерівниками цих підприємств і оформлюється видачею про відрядженняпосвідчення за встановленою формою.

Посвідчення про відрядження може не виписуватися, якщо працівникповинен повернутися з відрядження до місця постійної роботи в той жедень, в який він був відряджений. Разом з тим, дослівно дотримуючисьінструкції фактичний час перебування у відрядженні визначають завідміток у посвідченні про відрядження, тому рекомендується все жоформляти цей документ, щоб уникнути суперечок з податковим інспектором.

На розсуд керівника організації напрямок працівника увідрядження разом з відрядження посвідченням може оформлятисянаказом, в якому відображається належний до видачі аванс, звичайнорозраховується за кошторисом.

Аванс на витрати на відрядження видається працівнику в межах кошторисузвичайно з каси підприємства за видатковим касовим ордером.

Порядок видачі готівкових коштів під звіт регулюється
Порядком ведення касових операцій. Пунктом 11 названого Порядкупередбачено, що підприємства видають готівку під звіт навитрати на відрядження в розмірах і строки, що визначаються керівникамипідприємств. Протягом 3 днів після повернення з відрядження працівникзобов'язаний подати авансовий звіт про витрачання отриманих під звітсум разом з відрядження посвідченням з відмітками з місць призначенняі документами, що підтверджують оплату проїзду, наймання житлового приміщення іінших витрат, пов'язаних з відрядженням.

Крім того, слід пам'ятати, що видача готівки під звітпроводиться за умови повного звіту конкретної підзвітної особи зараніше виданому йому авансу.

Днем вибуття працівника у відрядження вважається день відправленнялітака, поїзда, автобуса, або будь-якого іншого транспортного засобу змісця постійної роботи відрядженого, а вдень приїзду - день прибуттятранспортного засобу до місця постійної роботи.

При цьому вразі відправлення кошти до 24 годин включно днемвід'їзду вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше - наступна доба.

Якщо станція (пристань, аеропорт) знаходяться за межею населеногопункту - враховується час, необхідний для проїзду до відповідногопункту відправлення. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місцяпостійної роботи.

При прийнятті до розгляду звіту по відрядженню фактичний часперебування у відрядженні визначається за відмітками у відрядженняпосвідченні про день прибуття до місця відрядження і день вибуття з місцявідрядження. Якщо працівник відряджений у різні населені пункти,відмітки про день прибуття і день вибуття робляться у кожному пункті. При цьомувідмітки у посвідченні про прибуття та вибуття працівниказавіряються печаткою, якою зазвичай користується у своїй господарськійдіяльності того чи іншого підприємства для засвідчення підписувідповідної посадової особи.

У міністерствах, відомствах і на підприємствах реєстрація осіб,відбувають у відрядження та прибувають у відрядження на данийпідприємство ведеться в спеціальних журналах за встановленою формою (див.додаток № 9).

Керівник міністерства, відомства, підприємства наказом призначаєособа, відповідальна за ведення журналів реєстрації працівників, що прибуваютьу відрядження і вибувають у відрядження, і виробництво відміток упосвідченнях про відрядження.

Слід зазначити, що на працівників, що перебувають у відрядженні,поширюється режим робочого часу і відпочинку тих підприємств, у яківони відряджені. Замість днів відпочинку, не використаних під часвідрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження ненадаються. Однак, якщо працівник спеціально відряджений для роботи ввихідні або святкові дні, компенсація за роботи в ці дні провадитьсяу загальновстановленому порядку відповідно до законодавства.

У випадку, коли за розпорядженням керівника підприємства працівниквиїжджає у відрядження у вихідний день, йому після повернення з відрядженнянадається інший день відпочинку в установленому порядку. Питання про явкуна роботу в день від'їзду у відрядження і день прибуття з відрядженнявирішується за домовленістю з адміністрацією підприємства.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) ісередній заробіток за час відрядження, у тому числі й за час перебуванняв дорозі (за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцемпостійної роботи) відповідно до статті 116 КЗпП РФ.

Заробітна плата пересилається відрядженому працівникові на його проханняза рахунок організації, якій він відряджений.

При відрядженні особи, яка працює за сумісництвом, середнійзаробіток зберігається в тій організації, яка його відрядила. Уразі направлення у відрядження одночасно по основній і поєднуваноїроботі, середній заробіток зберігається по обох посадах, витрати зоплаті відрядження розподіляють