Центросоюз РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ
Забайкальський ІНСТИТУТ ПІДПРИЄМНИЦТВА
СИБІРСЬКІ УНІВЕРСИТЕТУ СПОЖИВЧОЇ КООПЕРАЦІЇ
Кафедра бухгалтерського обліку і аудиту
Курсова робота
На тему: «Облік і організація контролю розрахунків з підзвітними особами»
Виконавець: Каліннікова Е.В.
група 201 БХ -
00 - 287
Науковийкерівник: Коренева О.Б.
Чита 2003
План
Введення ___________________________________________________ 3
1. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами ___________ 4
2. Аналітичний і синтетичний облік _________________________ 6
3. Придбання підзвітними особами товарно-матеріальних цінностей,продукції _____________________________________________ 8
4. Службові відрядження по Росії та за кордон _______________ 15
4.1. Документальне оформлення відрядження ________________ 17
4.2. Терміни службових відряджень __________________________ 18
4.3. Робочий час і час відпочинку відрядженого __________ 19
4.4. Відшкодування витрат при службових відрядженнях і оплата добових
____________________________________________________ 20
4.5. Тимчасова непрацездатність відрядженого __________ 23
4.6. Порядок видачі та витрачання авансів при відрядженнях __ 23
4.7. Звіт працівника про відрядження _________________________ 24
4.8. Як утримати неповернені або невитрачені суми _ 26
4.9. Гарантії і компенсації при відрядженнях _______________ 27
4.10. Зарубіжні відрядження ______________________________ 30
4.11. Видача авансу працівнику _______________________________ 34
4.12. Звіти про службову закордонному відрядженні _________________ 35
4.13. Розрахунки з підзвітною особою ___________________________ 36
5. Представницькі витрати _______________________________ 37
5.1. Оформлення первинних документів _______________________ 38
5.2. Бухгалтерський облік _____________________________________ 40
6. Висновки та пропозиції з удосконалення обліку розрахунків з підзвітнимиособами __________________________________________ 43
Література ________________________________________________ 45
Введення
У процесі фінансово-господарської діяльності в організацій частовиникає необхідність придбання матеріальних цінностей, а такожрізних робіт, послуг не тільки за безготівковим розрахунком, але і за готівкугроші. У таких випадках зазвичай працівникові видаються готівкові грошовікошти під звіт для виконання певних дій за дорученняморганізації. У підзвіт видаються гроші для майбутніх відрядженнявитрат, для оплати господарських витрат, на представницькі цілі, длякупівлі за готівковий розрахунок продукції в інших організаціях або у фізичнихосіб, для оплати виконаних робіт, наданих послуг, а також на іншігосподарсько-операційні цілі.
З цих позицій обрана тема курсової роботи актуальна.
Мета роботи: розглянути на прикладі конкретної організації порядокобліку та організації контролю розрахунків з підзвітними особами.
Об'єктом дослідження обрано Читинський обласна спілка споживчихтовариств - спілка споживчих товариств області, створений ними длякоординації діяльності споживчих товариств та районних спілокспоживчих товариств, забезпечення захисту майнових та інших правпотребобществ та їх членів, районних спілок, представлення їх інтересів вдержавних органах та органах місцевого самоврядування, а також длянадання правових, інформаційних та інших послуг. Читинський ОПВ єдобровільним об'єднанням споживчих товариств - членів союзу. Періоддослідження - листопад 2003 року.
Методологічною основою написання курсової роботи єнормативні документи з ведення бухгалтерського обліку та звітності, навчальналітература і дані Читинського облспоживспілки.
1. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами
Не всі організації розплачуються за безготівковим розрахунком - перераховуючигроші зі свого рахунку на рахунок продавця. Іноді набагато зручніше і швидшеоплатити покупку готівкою, наприклад, канцтовари, господарський інвентар,бензин для службового автомобіля та інше. Для цього гроші з касивидаються працівникам під звіт. Вони купують те, що потрібно, а потімскладають і здають до бухгалтерії авансовий звіт. Якщо при покупцівитрачені не всі гроші, то залишки співробітник повинен повернути в касу.
Якщо ж співробітник додав до виданих свої гроші, то суму переплатиорганізація має йому компенсувати.
Перелік підзвітних осіб та правила розрахунків з ними можна включити дооблікову політику, що визначає правила бухгалтерського обліку. Тількивключені до переліку особи можуть отримувати гроші під звіт. Він затверджуєтьсянаказом керівника підприємства. У Читинському ОПСе дозволено отримуватипідзвіт всім працівникам адміністративно-управлінського апарату,директорам магазинів і завідувачем виробництвом.
Всі працівники підприємства, що одержують гроші під звіт, повиннідотримуватися правил роботи з готівкою. Вони передбачені Порядком веденнякасових операцій в Україні, затвердженим рішенням ради директорів ЦБ РФ від 23вересень 1993 № 40. Так, у пункті 11 цього документа сказано, щопрацівник, який здобув гроші під звіт, зобов'язаний відзвітувати про їхвикористанні і зробити це вчасно.
Таким чином, у наказі потрібно не тільки перераховувати підзвітнихспівробітників, але і вказати, яку суму кожен з них може отримати за одинразів, на який термін і коли вони повинні складати авансові звіти вбухгалтерію. Якщо ж знадобилося видати гроші під звіт працівникові,якого немає у списку, то складається окремий наказ, де потрібно вказатипрізвище і посаду співробітника, термін, на який видані йому гроші, дату,не пізніше якої він повинен здати авансовий звіт і т.д.
Співробітник може отримати гроші під звіт з каси підприємства тількина певні цілі. Цілі, на які можна витрачати готівку звиручки під звіт в ОПСе погоджуються з установою банку, де відкриторозрахунковий рахунок організації. Дозволено витрачати: на відрядження, нагосподарські потреби, ГСМ, закуп сільгосппродукції (Додаток 1).
По-перше, підприємство видає своїм співробітникам готівку, колинаправляє їх у відрядження - добові, гроші на проїзд до місцяпризначення і назад, на проживання у готелі. Але перш ніж співробітникотримає гроші, керівник підприємства повинен видати наказ провідрядженні. У ньому вказують прізвище працівника, його посаду, куди вінвідправляється й з якою метою, а також яка сума на відрядження йомупокладена.
По-друге, кошти під звіт отримують ті співробітники, якірозплачуються готівкою від імені свого підприємства з іншимиорганізаціями та підприємствами. Наприклад, водій купує в АЗС паливно -мастильні матеріали для службового автомобіля, секретар марки, конверти напоштою, бухгалтер - бланки документів в спеціалізованих магазинах. Щоботримати гроші, співробітник пише заяву на ім'я керівника організації,в якому просить видати необхідну суму. Якщо керівник згоден, вінпідписує наказ. У ньому зазначається кому і на які цілі видаються гроші.
Навіть якщо працівник не відзвітувався в строк за підзвітними грошей,утримувати податок на доходи з фізичних осіб не потрібно. Гроші, видані підзвіт, все одно належать організації, яка їх видала. Доходомпрацівника вони не є і ПДФО не обкладаються.
2. Аналітичний і синтетичний облік
Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на рахунку 71. Цепередбачено Планом рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарськоїдіяльності підприємств, затвердженим наказом Мінфіну Росії від 31жовтня 2000 р. № 94н. Причому в аналітичних регістрах ці розрахунки потрібновідображати докладно - окремо по кожному співробітнику і по кожному авансовогозвіту. Для цього використовується журнал-ордер № 7, форма якогозатверджена листом Мінфіну СРСР від 8 березня 1960 № 63.
У Читинському облспоживспілці застосовується журнал форми К-10 (Додаток
2). У ньому відображається: коли і кому видані гроші, в якому розмірі, номервидаткового касового ордера, на які рахунки бухгалтерського обліку віднесенівитрати подотчетніка.
Бухгалтер виписує видатковий касовий ордер, вказавши в ньому видаєтьсясуму, касир виплачує працівникові гроші, а подотчетнік ставить свійпідпис в ордері, дату. Це операція відображається проводкою: дебет 71 кредит
50 - видані гроші в підзвіт (зворотна проводка - здані невитраченігроші підзвітним співробітником). Видатковий касовий ордер реєструється вжурналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Ордерпідписується керівником і головним бухгалтером.
Витративши гроші, співробітник складає авансовий звіт, його форма № АТ
-1 Затверджена постановою Держкомстату Росії від 1 серпня 2001 р. № 55.
Цю форму з 1 січня 2002 року повинні застосовувати всі підприємства.
Складається він в 1 екземплярі і важливо, щоб він був правильно оформлений.
Підписано він повинен бути підзвітною особою, керівником, головнимбухгалтером і працівником бухгалтерії, який прийняв цей звіт (Додаток 3).
Співробітник, який складає авансовий звіт, він повинен підтвердити своївитрати виправдовують документами (товарні та касові чеки, квитанції,проїзні квитки тощо). У даному випадку це товарний і касовий чеки.
Якщо ж співробітник представив до бухгалтерії товарний чек без докладноїрозшифровки, то можна створити комісію, яка складе акт і вкаже вньому, за що були сплачені гроші. На додаток до товарного чеку обов'язковомає бути додано касовий чек, виключення становлять ті випадки, коли упродавця є право торгувати без касового апарата.
Якщо з авансового звіту видно, що подотчетнік витратив рівностільки, скільки отримав, то в цьому випадку сальдо буде нульовим ізаборгованість не утворюється.
Якщо ж частина грошей залишилася невитраченої, то працівник повиненповернути залишок в касу підприємства. Бухгалтер складає прибутковийкасовий ордер. Якщо у працівника виданих грошей не вистачило, і він щевитратив свої, то можливі такі варіанти:
1) керівник підприємства визнав, що перевитрата виправданий, працівникові повинні відшкодувати різницю;
2) керівник вирішить, що працівник проявив зайву самостійність, то суму перевитрати йому не компенсують.
Суми, не повернені підзвітними особами у встановлений термін,підлягають відображенню по кредиту рахунку 71 в кореспонденції з рахунком 94
«Нестачі і втрати від псування цінностей».
Слід зазначити, що рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами» --активно-пасивний і в аналітичному обліку він може мати сальдо відразу подебетом (коли хтось з працівників не відзвітував за підзвітними грошей) ікредиту (співробітник витратив свої гроші, а підприємство їх поки не повернуло).
У Читинському ОПСе дані за підзвітними сумами заносяться в регістраналітичного обліку - журнал форми К-10, в ньому робиться угруповання,підраховуються підсумки за місяць.
Видача грошей звіряється з касою (з проводкою). А кредитом 71 рахункускладається меморіальний ордер № 18 (Додаток 4), особливістю даноїформи обліку є те, що меморіальні ордери пишуться на всі регістрианалітичного обліку. Робиться це, щоб визначити підсумок оборотів, ззазначенням кореспондуючих рахунків. Ордер реєструється в реєстраційномужурналі по рахунках синтетичного обліку і розгортається в Головній книзі
(Додаток 5). Сальдо показується розгорнуто в синтетичному (Главнаякнига) і аналітичному обліку, звіряються дані. На підставі Головної книгискладається оборотна відомість по рахунках Головної книги і на її підставіскладається баланс.
У бухгалтерському балансі дебіторську заборгованість за розрахунками зпідзвітними особами потрібно вказувати в рядку 246 «Інші дебітори», акредиторську - по рядку 628 «Інші кредитори».
3. Придбання підзвітними особами товарно-матеріальних цінностей, продукції
Придбання товарно-матеріальних цінностей (канцелярських,господарських товарів, комплектів бланків бухгалтерської звітності,технічної та економічної літератури тощо) в організаціях роздрібноїторгівлі має підтверджуватися чеком контрольно-касових машин і товарнимчеком, додатково містить відмітку про оплату.
У касовому чеку повинні бути чітко пропечатані ідентифікаційний номерпродавця товару, його найменування, номер касової машини, дата вчиненняоперації, сума.
Наприклад, до авансового звіту водія організації необхіднодокласти чеки контрольно-касових машин АЗС, на яких проводиласязаправка автомобіля. Такий касовий чек повинен містити наступніреквізити: найменування організації-продавця (АЗС); ідентифікаційний номерорганізації-продавця, номер касового апарата, номер та дата видачі чека;вартість ПММ з урахуванням ПДВ та податку з продажів. Як правило, в касових чекахвказується ще марка пально-мастильних матеріалів, оплачене кількість
ПММ і вартість 1 літра ПММ. У разі відсутності такої інформації водійповинен разом з касовим чеком отримати на АЗС документ, що підтверджуєкількість оплаченого палива і ціну одиниці (літра і т.п.).
Приклад
У Читинському облспоживспілці на бензин підзвіт гроші не видаються.
Видаються талони водіям, які купуються в організації
«Нефтемаркет» за безготівковим розрахунком. Допустимі витрати на купівлюзапчастин (Додаток 6). Комісія, до якої входять: спеціаліст зтранспорту, начальник АХО (склад комісії затверджений керівником)визнає заміну запчастин необхідним і виносить рішення про списання старих,зношених запчастин на нові. В обліку це відображається таким чином:
Дебет 71 Кредит 50 - 500 руб. - Видані готівкові гроші водієві;
Дебет 10 Кредит 71 - 445 руб. - На суму закуплених запасних частинводієм;
Дебет 44 Кредит 10 - 445 руб. - Списання заміни запчастини старої нанову.
Товарний чек необхідний для розшифровки відомостей, зазначених у касовомучеку, зокрема для зазначення конкретного переліку придбаних товарів
(наприклад, степлер, ручки, папір для принтера та ін.) Забороняєтьсявказувати в товарних чеках замість конкретних найменувань товарів їх загальненазва (наприклад, канцтовари, господарські товари, продукти харчування, книги і пр.).
У товарному чеку необхідно чітке зазначення номенклатури, кількості тавартості придбаних організацією товарів.
У разі відсутності в товарному чеку детальної розшифровкипридбаних товарів представники організації повинні скласти акт,фіксує номенклатуру, кількість придбаних товарів та мети їхпридбання.
Таким чином, касовий чек фіксує факт оплати, а товарний чекє своєрідною накладної, що відображає отримання підзвітною особоюоплачених товарів. При відсутності товарного чека акт, складениймить покупку від імені організації. Підтвердженням придбання товарувід імені та в інтересах організації може бути як пряма вказівка на дануорганізацію в документах на оплату (корінцях до прибуткового касового ордеру)і передачу товару (накладні підписані за дорученням або безпосередньоособою, яка має право підпису фінансових документів), так і вказівку нафізична особа (прізвище, ім'я, по батькові працівника організації, директора),бере участь в угоді купівлі-продажу.
При цьому після схвалення угоди в організації виникає заборгованістьз відшкодування працівникові здійснених ним витрат. Видача з касиорганізації коштів проводиться на підставі авансового звіту здодатком до нього необхідних первинних документів, що підтверджують данупокупку.
У цьому випадку подібні операції можуть відображатися наступними записами:
Дебет 10, 41 Кредит 60 - оприбутковані придбані товарно -матеріальні цінності;
Дебет 19 Кредит 60 - відбита сума ПДВ по придбаних товарно -матеріальним цінностям (для заліку ПДВ визнається рахунок-фактура з виділеннямйого окремим рядком);
Дебет 60 Кредит 71 - відбита заборгованість організації передпрацівником на підставі авансового звіту;
Дебет 71 Кредит 50 - погашена заборгованість перед фізичною особою запридбаних товарно-матеріальними цінностями.
Можливий і інший варіант, коли працівник може також заздалегідьукласти договір про надання організації поворотної позики напевний строк у формі оплати товарів, що купляються.
У цьому випадку в бухгалтерському обліку організації повинні бути зробленітакі записи:
Дебет 71 Кредит 73 - відбита оплата фізичною особою товарно -матеріальних цінностей за організацію (момент надання позики);
Дебет 10, 41 Кредит 71 - оприбутковані товарно-матеріальні цінності,придбані підзвітною особою;
Дебет 19 Кредит 71 - відбита сума ПДВ по придбаних товарно -матеріальних цінностей;
Дебет 73 Кредит 50 - працівнику організації відшкодовані з каси витратиз придбання товарно-матеріальних цінностей.
Авансовий звіт в цьому випадку повинен бути затверджений взагальновстановленому порядку.
Приклад
У Читинському облспоживспілці якщо сума закупа невелика (до 100 руб.)виписується вимога начальником АХО куди витрачено кошти,керівник підписує дозвіл на списання закуплених матеріалів. Уобліку це відбивається:
Дебет 44 Кредит 71 - 44 руб. 60 коп, - на суму закупленихканцтоварів (Додаток 3). В обліковій політиці вказана можливість веденнятаких записів.
Дебет 71 Кредит 50 - 44 руб. 60 коп. - Співробітнику відшкодовані готівкугроші на такі витрати.
Організація розраховується з фізичними особами за товари, якправило, готівкою через підзвітних осіб (або ж безпосередньо черезкасу). При цьому ліміту розрахунків в 60 000 рублів по одній угоді можна недотримуватися (цей ліміт, встановлений ЦБ РФ, стосується тільки розрахунків зюридичними особами). У Читинському ОПСе можливий закуп сільськогосподарськогосировини у юридичної особи (ТОВ «Крупка») підзвітною особою (Додаток 7).
Продавцем виписується рахунок-фактура.
Операції із закупівлі повинні оформлятися первинними документами, асаме - закупівельними актом. Кожна організація має право розробити свою формуцього документа, оскільки уніфікованої немає. Виплата грошей фізичнимособам може оформлятися і спеціальної приймально-закупівельною відомістю.
Приклад (Додаток 8)
підзвітною особою - Мордвинцева І.В. у вересні 2003 року виробленазакупівля сільгосппродукції. Операція оформлена закупівельними актом від 24вересня. У ньому зазначено, що продукція (м'ясо яловичина) закуплена саме уфізичної особи (Дашідондоковой С.Б.) із зазначенням його паспортних даних,кількості, ціни продукції, відповідних підписів. Право на здачу м'ясапідтверджується відповідною довідкою. Право реалізації (з обмеженнямиабо без) в певній кількості дає ветеринарне свідоцтво,виписуються органами госветнадзора.
У бухгалтерському обліку даються проведення:
Дебет 71 Кредит 50 - 9 576 руб. - Видані гроші підзвіт з каси;
Дебет 10 Кредит 71 - 9 756 руб. - Підзвітною особою проведений закупсільгосппродукції.
Залишку або перевитрати немає.
Але перед тим, як виплатити фізичній особі грошові кошти, слідвідзначити, що утримувати з цих грошей ПДФО не потрібно.
Приклад
У жовтні 2003 року організація видала під звіт своєму співробітникові
80 000 руб. на закупівлю у населення були у використанні комп'ютерів. УЦього ж місяця працівник знайшов продавця - фізична особа та придбав у нього
ЕОМ за 32 000 руб. Комп'ютери призначені для роботи самої організацією.
Залишок невитрачених коштів співробітник здав в касу організації.
У жовтні 2003 року в бухгалтерському обліку підприємства будуть зробленінаступні проводки:
Дебет 71 Кредит 50 - 80 000 руб. - Видані співробітникові грошові коштипід звіт з каси на закупівлю комп'ютерів;
Дебет 41 Кредит 71 - 32 000 руб. - Оприбутковані два комп'ютери напідставі авансового звіту і закупівельного акта;
Дебет 50 Кредит 71 - 48 000 руб. - Повернуто залишок невикористанихпідзвітних сум в касу організації.
4. Службові відрядження по Росії та за кордон
Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженнямкерівника на певний термін для виконання службового доручення позамісця постійної роботи (ст. 166 Трудового Кодексу, далі - ТК РФ).
Інструкція не вказує, що слід вважати місцем постійної роботи.
На практиці місцем постійної роботи вважається розташоване в певномунаселеному пункті підприємство, або окрема його частина, ділянка,відділення, об'єкт підприємства, робота в якому обумовлена трудовимдоговором. У тих випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи,що входять до складу об'єднання, підприємства, установи, організаціїзнаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи працівника вважаєтьсято виробниче об'єднання, робота в якому обумовлена трудовимдоговором.
Не визнаються відрядженнями службові поїздки працівників, постійнаробота яких протікає в дорозі або має роз'їзний характер (ст. 166 ТК
РФ).
Робітники і службовці зобов'язані виконувати розпорядження керівникаустанови або вищого органу про направлення у відрядження. Умови використаннятакої поїздки вважається порушенням трудової дисципліни. Поважнимипричинами визнаються, наприклад, хвороба самого працівника, члена його сім'ї,потребує догляду, навчання без відриву від виробництва та ін
Не можна направляти у відрядження вагітних жінок і працівників до 18років (за винятком творчих працівників засобів масової інформації,організацій кінематографії, театрів, театральних і концертних організацій,цирків та інших осіб, які беруть участь у створенні і (або) виконанні творів,професійних спортсменів відповідно до переліку професій,встановлюються Урядом РФ з урахуванням думки Російської тристоронньоїкомісії з регулювання соціально-трудових відносин, ст. 259, 268 ТК
РФ).
Направляти у службові відрядження жінок, які мають, які мають дітейвіком до трьох років, допускаються тільки з їхньої письмової згоди і заумови, що це не заборонено їм медичних рекомендацій. При цьомужінки, які мають дітей віком до трьох років, повинні бути ознайомлені вписьмовій формі зі своїм правом відмовитися від напрямку в службовевідрядження.
Сказане вище відноситься і до працівників, які мають дітей-інвалідів абоінвалідів з дитинства до досягнення ними віку 18 років, а також працівникам,здійснюють догляд за хворими членами їх сімей відповідно домедичним висновком, а також, згідно зі ст. 264, поширюється набатьків, які виховують дітей без матері, а також на опікунів (піклувальників)неповнолітніх.
Для решти працівників розпорядження керівника про виїзд вслужбове відрядження є обов'язковим. Відмова являє собоюдисциплінарний проступок, за який на працівника може бути накладенодисциплінарне стягнення.
Працівник - сумісник може також бути направлений у відрядження.
Середній заробіток зберігається йому тільки в тій організації, яка йоговідрядила. У разі направлення у відрядження одночасно по основнійі поєднуваної роботі середній заробіток зберігається по обох посадах, авитрати з оплати відрядження розподіляються між командироморганізаціями за угодою між ними (п. 9 Інструкції Мінфіну СРСР,
Держкомпраці СРСР і ВЦРПС від 07.04.88 № 62 «Про службові відрядження вмежах СРСР »далі - Інструкція № 62).
Тільки штатні працівники, які уклали з підприємством трудовий договір,перебувають в адміністративному підпорядкуванні у керівника і можуть бутиспрямовані їм у відрядження.
Якщо фізична особа не перебуває в штаті підприємства, але виконує дляцього підприємства будь-які роботи (надає послуги), пов'язані зпоїздкою в іншу місцевість, то з цією фізичною особою повинен бутиукладений цивільно-правовий договір, який регулюється нормамицивільного права.
До договорами цивільно-правового характеру відносяться: договорипідряду, доручення, комісії, перевезення, авторський і інший договірвозмездного надання послуг (гл. 39 ГК РФ). У цьому випадку порядок і умовивідшкодування документально підтверджених витрат, понесених працівником ухід виконання роботи, може бути визначений сторонами в тексті договору.
До таких витрат можуть бути, наприклад, віднесено витрати по проїзду інайму житла, придбання матеріалів та інші.
Під службовим відрядженням, що здійснюється в установленому порядку,розуміються також поїздки працівника, що пов'язані з:
. придбанням матеріально-виробничих запасів;
. здійсненням робіт капітального характеру (виконанням функцій замовника і т.п.);
. підготовкою та підвищенням кваліфікації працівників;
. участі у загальних зборах акціонерів товариств, в яких організація має внески (акції);
. іншими аналогічними потребами.
Документальне оформлення відрядження
Направлення працівників у відрядження має бути оформлено первиннимидокументами. Форми цих документів затверджені постановою Держкомстату РФвід 06.04.2001 № 26 «Про затвердження уніфікованих форм первинної обліковоїдокументації по обліку праці і його оплати ». До числа таких документіввідносяться:
- службове завдання для направлення у відрядження і звіт про йоговиконання (форма Т-10а);
- наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (форма
Т-9 або Т-9а);
- посвідчення про відрядження (форма № Т-10).
Посвідчення про відрядження може не виписуватися, якщо працівникповинен повернутися з відрядження до місця постійної роботи в той жедень, в яку він був відряджений.
При направленні працівника у відрядження в межах РФ виданнявідповідного наказу керівника не є обов'язковим (доситьодного лише посвідчення про відрядження). Направлення у відрядженняосіб, які працюють за цивільно-правовим договором осіб, наказом керівникане оформлюється. Цим особам не видається та посвідчення про відрядження.
У разі відрядження працівника у країни далекого зарубіжжя, включаючиприбалтійські держави - колишні республіки Радянського Союзу, оформлятипосвідчення про відрядження не потрібно, але обов'язкова наявністьзакордонного паспорта.
Терміни службових відряджень
Термін відрядження працівників визначається керівниками об'єднань,підприємств, установ, організацій, однак він не може перевищувати 40 днів,не рахуючи часу перебування в дорозі. Такий же термін встановлений длявідряджень для проведення ревізій і перевірок. Термін відрядженняпрацівників у міністерства, відомства Російської Федерації та в інші органидержавного управління не може перевищувати 5 днів, не враховуючи часузнаходження в дорозі. Продовження терміну відрядження допускається увиняткових випадках не більше ніж на 5 днів з письмового дозволукерівника органу управління, до якого відряджені працівники.
Фактичний час перебування у місці відрядження визначається завідміток у посвідченні про день прибуття в місцевідрядження і день вибуття з місця відрядження. Якщо працівниквідряджений у різні населені пункти, відмітки про день прибуття і деньвибуття робляться у кожному пункті.
У міністерствах, відомствах, об'єднаннях, на підприємствах, ворганізаціях та установах реєстрація осіб, що відбувають у відрядження іприбувають у відрядження на дане підприємство, в організацію іустанова, ведеться в спеціальних журналах за встановленими формами.
Керівник міністерства, відомства, об'єднання, підприємства, установинаказом призначає особу, відповідальну за ведення журналів реєстраціїпрацівників, що прибувають у відрядження і вибувають у відрядження, івиробництво відміток у посвідченнях про відрядження.
Днем виїзду у відрядження вважається день відправлення поїзда,літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійноїроботи відрядженого, а вдень приїзду - день прибуттятранспортного засобу до місця постійної роботи. При відправленнітранспортного засобу до 24 години включно днем вибуття у відрядженнявважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше - наступна доба. Якщостанція, пристань, аеропорт знаходяться за межею населеного пункту,враховується час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту.
Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.
Робочий час і час відпочинку відрядженого
На працівників, які знаходяться у відрядженні, поширюється режимробочого часу та часу відпочинку тих об'єднань, підприємств, установ,організацій, до яких вони відряджені. Замість днів відпочинку після поверненняз відрядження додаткові дні відпочинку не надаються. Якщо працівникспеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові дні,компенсація за роботу в ці дні провадиться відповідно до чинногозаконодавством.
У випадках, коли за розпорядженням адміністрації працівник виїжджає ввідрядження у вихідний день, йому після повернення з відрядженнянадається інший день відпочинку в установленому порядку. Питання про явкуна роботу в день від'їзду у відрядження і в день прибуття з відрядженнявирішується за домовленістю з адміністрацією.
Відшкодування витрат при службових відрядженнях і оплата добових
Працівники мають право на відшкодування витрат, пов'язаних із службовоювідрядженням. Роботодавець зобов'язаний відшкодовувати (ст. 168 ТК РФ):
- витрати по проїзду;
- витрати по найму житлового приміщення,
- додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцемпостійного проживання (добові);
- інші витрати, зроблені працівником з дозволу або відомароботодавця.
Порядок і розміри відшкодовуються витрат визначаються колективнимдоговором або наказом (розпорядженням).
Витрати по проїзду до місця відрядження і назад до місця постійноїроботи відшкодовуються відрядженому працівнику в наступному розмірі: а) вартості проїзду повітряним, залізничним, водним таавтомобільним транспортом загального користування (крім таксі); б) страхові платежі по державному обов'язковому страхуваннюпасажирів на транспорті; в) оплату послуг з попереднього продажу проїзних документів; г) витрати за користування в поїздах постільними речами.
За наявності декількох видів транспорту, що зв'язують місце постійноїроботи та місце відрядження, адміністрація може запропонувативідрядженому працівникові вид транспорту, яким йому належитьскористатися. При відсутності такої пропозиції працівник самостійновирішує питання про вибір транспорту.
Витрати по проживанню відшкодовуються відрядженому працівнику в суміфактично зроблених витрат. При цьому вартість додаткових послуг,включаються готелями в рахунок за проживання, у складі витрат напроживання не відшкодовуються, а підлягають оплаті самим відрядженим за рахунокдобових. До таких додаткових послуг, зокрема, відносяться:
- вартість сніданків;
- послуги хімчистки;
- користування мінібаром і т.п.
Крім того, працівникові відшкодовуються витрати з оплати бронювання місцяв готелі.
Слід звернути увагу, що відрядженому працівникові відшкодовуютьсявсі зроблені ним та документально підтверджені витрати на проживання вповному обсязі.
Суточ?? ті виплачується працівникові за кожен деньперебування у відрядженні, включаючи вихідні та святкові дні, а також днізнаходження в дорозі, в тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі (п. 14
Інструкції № 62). При розрахунку добових варто враховувати, що вдень від'їздувважається день відправлення відповідного транспортного засобу
(літака, поїзда й т.п.) з місця постійної роботи відрядженого, авдень приїзду - день прибуття транспортного засобу до місцяпостійної роботи.
Розмір добових, як говорилося вище, досить обумовити в наказі,розпорядженні керівника або в колективному договорі. Норма добовихзатверджена Постановою Уряду РФ від 8 лютого 2002 р. № 93 ідорівнює 100 руб. на день.
Приклад
Організація відправила товарознавця Калашникову О.К. в тижневувідрядження. Її мета - укласти договір про поставку товарів. Керівникорганізації видав наказ, в якому встановив: добові для відряджень по
Росії складають 300 руб. на день. Перед поїздкою Калашниковій О.К. видалидобові - 2100 руб. Повернувшись з відрядження, співробітник представив убухгалтерії авансовий звіт. В обліку на суму добових робиться проводка:
Дебет 44 Кредит 71 - 6100 - включені до витрат добові.
При відрядженнях в таку місцевість, звідки відряджений працівникмає можливість щоденно повертатися до місця свого постійногопроживання, добові (надбавки замість добових) не виплачуються.
Відрядження, розташована недалеко від місця роботи та проживання працівникаможе бути визнана одноденною. Визначення такого відрядженняздійснюється керівником в наказі на підставі даних про дальністьвідстані, умов транспортного сполучення, характер виконуваногозавдання, а також необхідності створення для працівника умов для відпочинку.
Відрядження за межі Росії також може бути одноденною, якщо працівник,який виїхав за кордон, повернувся до Росії в той же день.
Якщо відряджений працівник після закінчення робочого дня за своїмбажанню залишається в місці відрядження, то при наданні документів пронаймання житлового приміщення витрати по найму йому відшкодовуються в розмірі витрат,встановлених під час найму житлового приміщення для відряджень на території
Російської Федерації.
Питання про те, чи може працівник повертатися з місця відрядження домісцем свого постійного проживання, в кожному конкретному випадку вирішуєтьсякерівником об'єднання, підприємства, установи, організації, в якійпрацює відряджений, з урахуванням дальності відстані, умовтранспортного сполучення, характеру виконуваного завдання, а такожнеобхідності створення працівникові умов відпочинку.
Тимчасова непрацездатність відрядженого
У разі тимчасової непрацездатності працівника йому на загальних підставахвідшкодовуються витрати по найму житлового приміщення (550 руб., крім випадків,коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) івиплачуються добові протягом усього часу, поки він не їм
