ВСТУП
У процесі функціонування кожного підприємства виникають питання, пов'язані з розрахунками з підзвітними особами. В основному, це закупівля товарно-матеріальних цінностей і службові відрядження.
Статті та публікації про закупівлю товарно-матеріальних цінностей - явище доволі рідкісне і тому однією з цілей цієї дипломної роботи є узагальнити ті дані, які з'являються у пресі.
Тема розрахунків підприємств із співробітниками, що виїжджають у службові відрядження, як по Росії, так і в інші країни, досить добре вивчена і висвітлена в економічній пресі та спеціальних виданнях. До того ж витрати на відрядження відносяться до категорії витрат підприємства, які постійно перебувають під пильною увагою перевіряючих органів. На цьому об'єкті обліку замикається комплекс питань, пов'язаних з відображенням в бухгалтерському обліку та оподаткуванні.
Але в той же час слід зауважити, що більшість публікацій на цю тему зводиться, як правило, до розгляду діючих нормативних документів і опису порядку оформлення первинних документів. Безперечно, такі публікації мають певну значимість для практикуючого бухгалтера, так як правильно організований облік в значній мірі є запорукою достовірного формування фінансової звітності і, відповідно, оподатковуваної бази по ряду податків.
Проте досвід проведення аудиторських перевірок підприємств показує, що на практиці виникає більш широкий спектр проблем обліку і оподаткування, ніж описується в нормативних документах. Звідси ще одна мета роботи - освітити якомога ширше проблеми бухгалтерського обліку витрат на відрядження.
В процесі своєї діяльності практично кожен бухгалтер стикається з проблемою правильного обліку та оподаткування витрат на відрядження. При цьому часто виникають питання, зокрема, що вважати службовим відрядженням; який порядок відрядження співробітників підприємства, які працюють за сумісництвом або виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру; якими нормативними документами, що зачіпають питання витрат на відрядження, необхідно керуватися в даний час.
На ці та інші типові питання, пов'язані з витратами на відрядження, будуть дані відповіді в рамках цієї роботи.
Що стосується розрахунків з персоналом за іншими операціями, то, так як рахунок 73 рідко використовується підприємствами у своїй фінансово-господарської діяльності, тому тут постараємося дати лише основну інформацію за цими операціями.
Однак, як відомо, у зв'язку і з введенням поняття «матеріальна вигода» суми наданих позик стали потрапляти під все більш пильну увагу податкових органів.
У даній роботі будуть детально розглянуто поняття «матеріальна вигода» та наведено її розрахунки, а також правильність оформлення видачі працівникам позик.

1. Бухгалтерський облік і аудит розрахунків з підзвітними особами.
У процесі фінансово-господарської діяльності в організацій часто виникає необхідність придбання матеріальних цінностей, а також різних робіт, послуг не тільки за безготівковим розрахунком, але і за готівку. У таких випадках зазвичай працівникові видаються готівкові грошові кошти під його відповідальність (під звіт) для виконання певних дій за дорученням організації, зокрема, на адміністративно-господарські, витрати на відрядження і т. п. Такі працівники називаються підзвітними особами. Для узагальнення інформації про розрахунки з працівниками підприємства по сумах, виданих їм під звіт, у бухгалтерському обліку використовується рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Аналітичний облік по рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» повинен бути організований по кожній авансової видачі конкретної підзвітної особи.
Згідно з Інструкцією із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємств рахунок 71 призначений для узагальнення інформації про розрахунки з працівниками підприємства по сумах, виданих під звіт на адміністративно-господарські та операційні витрати, а також на службові відрядження. Круг підзвітних осіб на підприємстві повинен бути обмежений розумними межами і затверджений розпорядчим документом по підприємству. [1]
Метою аудиторської перевірки всіх видів розрахунків є перевірка законності виникнення дебіторської та кредиторської заборгованості та своєчасності їх погашення, правильності організації обліку розрахунків та заходів, що проводяться під керівництвом організації для усунення причин, що викликають виникнення незатребуваною заборгованості, і з їхнього зниження.
Залежно від прийнятої на підприємстві облікової політики форми організації бухгалтерського обліку аудитор може використовувати в роботі і відповідні джерела інформації. Так, при застосуванні на підприємстві журнально-ордерної форми обліку можуть бути використані наступні джерела інформації:
* Бухгалтерський баланс;
* Журнал-ордер № 7 (або журнал-ордер № 14 - при шістнадцяти ордерної системи);
* Аналітична відомість по рахунку 71;
[3], розрахунки між юридичними особами здійснюються, як правило, в безготівковому порядку.
При придбанні матеріальних цінностей (робіт, послуг) для виробничих потреб за готівковий розрахунок слід враховувати ліміти, встановлені Листом Центрального банку РФ «Про встановлення граничного розміру розрахунків готівкою в РФ між юридичними особами». [4] Граничний розмір розрахунків готівкою по одному платежу встановлений з 14 жовтня 1998 року в таких розмірах:
* Між юридичними особами в сумі десять тисяч рублів;
* Для підприємств споживчої кооперації за придбані в юридичних осіб товари, сільськогосподарські продукти, сировину в сумі п'ятнадцять тисяч рублів;
* Для підприємств і організацій торгівлі Головного управління виконання покарань Міністерства внутрішніх справ РФ при закупівлі товарів у юридичних осіб в сумі п'ятнадцять тисяч рублів.
При цьому відповідно до роз'яснень Центрального банку РФ від 16 березня 1995 р. № 14-4/95 [5] під терміном «один платіж» розуміються розрахунки готівкою однієї юридичної особи з іншою юридичною особою за придбані товарно-матеріальні цінності в один день по одному або декільком грошовим документам у межах встановлених лімітів.
Наприклад, між юридичними особами укладено договір на постачання товарно-матеріальних цінностей (далі - ТМЦ) на суму тридцять тисяч рублів. Договором обумовлено, що розрахунки будуть здійснюватися готівковими коштами. Якщо покупець - юридична особа - через своє підзвітну особу щодня здійснює платіж на адресу іншої юридичної особи готівкою в розмірі, що не перевищує десять тисяч рублів, протягом трьох або більше днів, то такий розрахунок не буде порушенням чинного законодавства.
Зазначені вище нормативні обмеження є обов'язковими для виконання всіма юридичними особами, а за їх недотримання у відповідності з пунктом 9 Указу Президента РФ «Про здійснення комплексних заходів щодо своєчасного і повного внесення до бюджету податків та інших обов'язкових платежів» [6] передбачені штрафні санкції (в двократному розмірі суми зробленого без урахування нормативних обмежень платежу).
При цьому на керівників підприємств-порушників накладається адміністративний штраф у розмірі п'ятдесятикратному встановленої законодавством Росії мінімальної місячної оплати праці (станом на 1998 рік вона становить 83 рубля 49 копійок).
Накладає відповідні стягнення Державна податкова інспекція.
Також необхідно враховувати положення Листи Центрального банку РФ від 24 листопада 1994р. № 14-4/308 [7], в якому повідомляється, що пункт 9 Указу Президента РФ від 23 травня 1994 р. № 1006 [6] не поширюється на юридичні особи, які отримують платіж.
Заходи фінансової відповідальності за здійснення розрахунків готівкою понад встановлених граничних сум застосовуються в односторонньому порядку до юридичної особи, що проводить платіж на адресу іншої юридичної особи.
Аудитору також необхідно простежити, вносили чи підзвітні особи грошові кошти на розрахункові рахунки інших організацій в якості оплати придбаних матеріальних цінностей, так як Указом Президента від 18 серпня 1996 року № 1212 [8] встановлено, що підприємства не мають права вносити готівкові грошові кошти на рахунки інших осіб - власників рахунків (у тому числі фізичних осіб), минаючи свій розрахунковий рахунок.
1.1.3. Документальне оформлення покупок за готівковий розрахунок у юридичних осіб у роздрібній торгівлі.
При покупках за готівковий розрахунок в організаціях роздрібної торгівлі продавець зобов'язаний видати покупцеві, а покупець має право вимагати у продавця два документи - касовий чек і товарний чек (або накладну).
Касовий чек є документом, що підтверджує факт оплати товару. При цьому касовий чек відповідно до постанови Уряду РФ від 29 липня 1996 р. № 914 [9] повинен містити наступні реквізити:
* Найменування організації-продавця;
* Номер касового апарату;
* Номер і дату видачі чека;
* Вартість (ціну) товару, що продається з податком на додану вартість (далі - ПДВ).
Замість касового чека можлива видача номерного бланка суворої звітності за формами, затвердженими Міністерством фінансів РФ.
Товарний чек (або накладна) відповідно до Закону РФ «Про бухгалтерський облік» [10] повинен містити наступні реквізити:
* Найменування документа;
* Дату складання документа;
* Найменування організації, від імені якої складений документ;
* Найменування та вимірювачі придбаного товару (робіт, послуг) в натуральному і грошовому виразі (назви типу «канцтовари», «госптовари» тощо без розшифровок за видами, кількістю, ціною і вартості кожного товару не допускаються);
* Посада та особистий підпис відповідальної особи, завірену штампом (печаткою) організації-продавця.
На думку автора статті «Облік розрахунків з підзвітними особами» [11]: «Документи, що підтверджують витрати, у вигляді товарного чека зі штампом« сплачено »без чека ККМ прийматися до обліку не повинні».
Згідно з Інструкцією Державної податкової служби РФ від 11 жовтня 1995 р. № 39 «Про порядок обчислення і сплати ПДВ» (у редакції подальших змін і доповнень) [12] суми ПДВ по матеріальних цінностей (робіт, послуг), придбаних для виробничих потреб в організацій роздрібної торгівлі, до заліку у покупця не приймаються і розрахунковим шляхом не виділяються.
Виняток - придбання паливно-мастильних матеріалів (далі - ПММ) за готівковий розрахунок за чеками автозаправних станцій (далі - АЗС), при цьому ПДВ виділяється за розрахунковою ставкою 13,79% від вартості придбаних матеріалів, а також деякі витрати на відрядження, які будуть розглянуті далі.
(Докладніше про особливості обліку ПММ, що купується за готівку - буде розглянуто в розділі 1.1.7. «Особливості обліку придбання ПММ за готівковий розрахунок»).
У бухгалтерському обліку організації-покупця придбання матеріальних цінностей (робіт, послуг) для виробничих потреб в роздрібній торгівлі за касовими і товарними чеками (або накладними) відбивається проводками:
Дебет 10 Кредит 71 - на суму оприбуткованих матеріалів;
Дебет 12/1 Кредит 71 - на суму придбаних малоцінних і швидкозношуваних предметів (далі - МШП);
Дебет 20 (23,25,26,29,. ...) Кредит 71 - на суму вироблених працівником за розпорядженням керівника підприємства загальновиробничих, загальногосподарських та інших витрат.
Всі підзвітні суми списуються бухгалтерією підприємства на підставі авансового звіту працівника (див. додаток 1) з додатком підтверджують витрати документів.
При цьому аудитором повинні бути зіставлені документи на придбання за готівковий розрахунок канцелярського приладдя, господарських матеріалів та інших матеріальних цінностей зі складськими документами на оприбуткування і (або) подальше списання на видаток (передачу в експлуатацію) цих цінностей.
Аудитору важливо звернути увагу на обгрунтованість записів за кредитом рахунка 71 в кореспонденції з рахунками обліку витрат (витрат обігу). Такі записи не можуть бути зроблені лише на підставі документів продавця (касових і товарних чеків), що підтверджують придбання матеріальних цінностей (робіт, послуг) без додаткових документів, складених організацією-покупцем (або за її участю) і підтверджують використання придбаного в процесі власного виробництва.
Такими додатковими документами можуть бути відомості списання матеріалів, вимоги на видачу матеріалів, акти передачі в експлуатацію придбаних МШП, акти приймання виконаних сторонніми організаціями робіт (послуг) виробничого характеру тощо
1.1.4. Документальне оформлення покупок за готівковий розрахунок у юридичних осіб (крім роздрібної торгівлі).
Перш за все необхідно зазначити, що згідно з Інструкцією Державної податкової служби «Про порядок обчислення і сплати ПДВ» [12] при придбанні матеріальних цінностей (робіт, послуг) для виробничих потреб за готівковий розрахунок (тільки в межах встановлених лімітів) у організації-виробника (підприємства -виробника), заготівельної, постачальницько-збутової, оптової та іншої організації (підприємства), що займаються продажем та перепродажем товарів, в тому числі за договорами комісії та доручення (за винятком роздрібної торгівлі, громадського харчування та аукціонного продажу товарів) за наявності прибуткового касового ордера і накладної на відпуск товарів із зазначенням суми податку окремим рядком, ПДВ відображається за дебетом рахунка 19 «ПДВ по придбаних матеріальних цінностей» та обчислення його виробляється в загальновстановленому порядку.
Процес придбання за готівку матеріальних цінностей (робіт, послуг) в організацій-виробників, організацій оптової торгівлі та інших організацій - юридичних осіб (крім роздрібної торгівлі, громадського харчування та аукціонного продажу товарів), як правило, включає в себе кілька етапів, кожний з яких оформляється відповідним документом:
1. Укладання договорів між юридичними особами, що регламентують їх відносини, а саме договорів купівлі-продажу, підряду, договорів на надання послуг і т.п., оформлених відповідно до вимог Цивільного кодексу РФ. [14] Реалізація товарів покупцю оформляється накладною (іноді накладна з підписами і печатками обох сторін виступає як договору купівлі-продажу). Реалізація робіт (послуг) оформляється актом здачі-приймання, що його складає на додаток до відповідного договору.
2. Внесення готівкових грошей за укладеним договором в касу організації-продавця оформляється прибутковим касовим ордером по міжвідомчої формі КВ-1. Покупцю видається квитанція до прибуткового касового ордеру, яка відповідно до Порядку ведення касових операцій [3] засвідчується печаткою (штампом) організації-продавця.
Іноді організація-постачальник самостійно отримує готівку за укладеними договорами в касі організації-покупця через своїх підзвітних осіб - інкасаторів, що діють на підставі належно оформлених довіреностей на отримання грошових коштів. У таких випадках організація-покупець виписує видатковий касовий ордер на ім'я громадянина, зазначеного в дорученні, і виплачує за нього потрібну суму при пред'явленні цим громадянином документа, що засвідчує його особу.
У бухгалтерському обліку організації-покупця дані операції відображаються проводками:
Дебет 60 Кредит 71 (50) - на суму сплачених рахунків 1
3. Не пізніше десяти днів з дати відвантаження товару (виконання роботи, надання послуги) або передоплати (авансу) організація-постачальник зобов'язана представити організації-покупцеві рахунок-фактуру, виписаний за формою, встановленою постановою Уряду України «Про затвердження порядку ведення журналів обліку рахунків-фактур при розрахунках з ПДВ ». [15]
Такий порядок діє, починаючи з першого січня 1997 року.
У рахунку-фактурі повинні бути зазначені:
* Порядковий номер рахунку-фактури;
* Найменування та реєстраційний номер постачальника товару (роботи, послуги);
* Найменування одержувача товару (роботи, послуги);
* Найменування товару (роботи, послуги);
* Вартість (ціна) товару (робіт, послуг);
* Сума податку на додану вартість;
* Дата подання рахунки-фактури;
Відповідно до листа Міністерства фінансів РФ від 25 грудня 1996р. № 109 [16] з метою створення сприятливих умов платникам податків для переходу до нового порядку розрахунків з податку на додану вартість на основі рахунків-фактур, як тимчасовий захід і надалі до особливих вказівок, допускається при складанні рахунків-фактур постачальниками незаповнення окремих реквізитів рахунків - фактур (зокрема, кодів ЗКГНГ, ОКПО і ОКДП).
Рахунок-фактура підписується керівником і головним бухгалтером постачальника, а також особою, відповідальним за відпустку товарів (робіт, послуг), і скріплюється печаткою організації. При отриманні товарів (робіт, послуг) рахунок-фактура підписується покупцем або його уповноваженим представником.
Постановою Уряду РФ від 2 лютого 1998 року № 108 [17] внесені зміни та доповнення до постанови Уряду РФ від 29 липня 1996 року № 914 «Про затвердження порядку ведення рахунків-фактур при розрахунках з ПДВ» [15]. Ці зміни дозволяють підписувати видаються рахунки-фактури не тільки керівнику організації, але й іншим уповноваженим на те керівництвом особам. Виключені наступні реквізити: коди постачальника і покупця за ЗКГНГ і ОКПО, коди товарів за ОКДП, а також підпис одержувача.
Рахунок-фактура, оформлений належним чином, є підставою для заліку (відшкодування) покупцеві податку на додану вартість в порядку, установленому федеральним законом.
При отриманні накладної на відпуск матеріальних цінностей (або акту здачі-приймання виконаних робіт, послуг) та рахунки-фактури в бухгалтерському обліку організації-покупця провадяться записи:
Дебет 10 (12,20,25,26,41,43,44,. ...) Кредит 60 - на суму придбаних товарів (робіт, послуг) без ПДВ.
Відповідні ним суми ПДВ, виділені в розрахункових документах, фіксуються за рахунком 19, субрахунками «ПДВ по придбаних матеріальних ресурсів», «ПДВ по придбаних МШП», «ПДВ при здійсненні капітальних вкладень», «ПДВ по придбаних нематеріальних активів», «ПДВ по придбаних послуг »:
Дебет 19 Кредит 60 - на суму ПДВ, виділений у рахунку-фактурі і розрахунковому документі
1.1.5. Документальне оформлення покупок за готівку у фізичних осіб.
В процесі своєї діяльності бухгалтери часто стикаються з необхідністю оформлення документів при купівлі товарно-матеріальних цінностей за готівку. При цьому виникають питання, зокрема, з приводу віднесення ПДВ на розрахунки з бюджетом, оформлення документів, необхідних для здійснення закупівель сільськогосподарської продукції у населення і т.д.
Відповідно до статті 161 ГК РФ угоди між юридичними особами і громадянами здійснюються у простій письмовій формі. Угода повинна бути завірена нотаріально, згідно зі статтею 163 ГК РФ, у випадках. Передбачених законодавством РФ або у випадках, передбачених угодою сторін.
Придбання організаціями майна у фізичних осіб, які не є підприємцями, оформляється договорами купівлі-продажу. Дані договори повинні складатися відповідно до положень ГК РФ і містити паспортні дані фізичної особи - продавця майна.
Закупівлю у населення сільськогосподарських продуктів, дикорослих ягід, грибів і горіхів здійснюють особи, призначені та затверджені наказом керівника організації. Такими можуть бути як співробітники організації, так і фізичні особи, що виконують роботи або надають послуги за договорами цивільно-правового характеру.
Відповідно до Методичних рекомендацій з обліку та оформлення операцій прийому, зберігання та відпуску товарів в організаціях торгівлі, затвердженим листом Роскомторга від 10 липня 1996 р. № 1-794/32-5, при закупівлі у населення сільськогосподарських продуктів, дикорослих ягід, грибів. Оріхів організацією має бути складений закупівельний акт, який затверджується керівником організації (додаток № 2).
Закупівельний акт повинен містити такі обов'язкові реквізити:
* Паспортні дані здавальника продуктів;
* Місце його проживання;
* Найменування здаються продуктів, їх кількість і вартість.
До акта повинні бути включені наступні документи:
* Довідки про належність даної продукції здавальника;
* Висновок ветнадзора про доброякісності продукції.
Згідно з Інструкцією Державної податкової служби РФ «За застосування Закону РФ« Про прибутковий податок з фізичних осіб »[18] суми, отримані фізичними особами протягом року від продажу майна, що належить їм на праві власності, у частині, що перевищує тисячократним встановлений законом розмір мінімальної місячної оплати праці, підлягають обкладенню прибутковим податком у джерела виплати доходу (у нашому випадку - бухгалтерією підприємства), а при продажу громадянами квартир, житлових будинків, дач, садових будиночків, земельних ділянок, паїв, часток - п'яти-тисячократним розмір мінімальної місячної оплати праці.
При розрахунку доходу, що підлягає оподаткуванню, сума валового доходу зменшується на тисячократним розмір мінімальної місячної оплати праці на рік, розрахованої на основі банків, що діяли з початку року розмірів і того розміру, який Дейсітвует на момент здійснення операції.
Для більшої наочності розглянемо приклад, складений за даними 1996 року, тому що протягом цього року змінювався розмір мінімальної місячної оплати праці.
Підприємством в березні через підзвітну особу придбані ТМЦ у фізичної особи на суму 70000 тисяч рублів. ТМЦ належали фізичній особі на праві власності. Розмір мінімальної місячної оплати праці на момент придбання - 63250 рублів. Сума, що не підлягає оподаткуванню, становить 63250 тисяч рублів (63250 х 1000). У даному випадку підприємство зобов'язане утримати податок у сумі 810 тисяч рублів, тобто 12 відсотків від 6750 тисяч рублів (70000 тис.руб. - 63250 тис.руб.). У вересні в цього ж фізичної особи придбані ТМЦ на суму 10000 тисяч карбованців. Розмір мінімальної місячної оплати праці з квітня становив 75900 рублів. Податок слід обчислювати таким чином:
* Загальна сума виплат - 80000 тисяч рублів (70000 тис.руб. + 10000 тис.).
* Сума, що не підлягає оподаткуванню на момент реалізації майна у вересні, 70629 тисяч рублів, тобто: (63250 х 5 + 75900 х 7): 12 х 1000;
* Сума, що підлягає оподаткуванню, 9371 тис. рублів (80000 тис.руб. - 70629 тис.руб.).
* Сума податку - 1124520 рублів (12 відсотків від 9371 тис.).
Чи зараховується раніше утримана сума податку - 810 тисяч рублів. Сума податку, що підлягає утриманню, 314 тисяч рублів (1124 тис.руб. - 810 тис.руб.).
Про всі виплати фізичним особам підприємства зобов'язані повідомляти податковим органам за своїм місцезнаходженням. Причому, якщо майно продавалося через посередника (повіреного), такі відомості повідомляються про власника майна.
У разі якщо підприємства виплачували фізичним особам за придбане у них майно суми, що не перевищують вищевказаних розмірів, та утримання податку у зв'язку з цим не проводилося, про виплаченої сумі вони також не рідше одного разу на квартал зобов'язані повідомляти податковому органу за своїм місцезнаходженням. Питання про обчислення податку таким фізичним особам вирішується податковим органом за їх постійним місцем проживання виходячи з суми сукупного доходу.
Якщо підприємство через підзвітну особу закуповує у фізичних осіб худобу та птицю (як у живому вигляді, так і продукти їх забою в сирому або переробленому вигляді) 1, вирощених в особистому підсобному господарстві (включаючи садові та городні ділянки), продукцію бджільництва та мисливського собаківництва, а також отриману від розведення диких тварин або птахів, а також вирощену в цьому господарстві продукцію рослинництва або квітництва в натуральному або переробленому вигляді, то суми, виплачені фізичним особам, прибутковим податком не обкладаються (пункт 8 «у» Інструкції Державної податкової служби Росії від 29.06 .95. № 35 «За застосування Закону РФ« Про прибутковий податок з фізичних осіб »[18]).
Пільга по доходах від розведення диких тварин може бути надана лише за умови, якщо ці тварини не перераховані у переліку заборонених до розведення в особистих підсобних господарствах.
В даний час фізичним особам заборонені зміст лисиць, песців, норок та інших м'ясоїдних хутрових звер