Зміст
Введення
Глава 1 Теоретичні основи автоматизації бухобліку
1.1 Етапи автоматизації бухобліку в Росії
1.2 Вимоги до бухгалтерської системі
1.3 Елементи комп'ютерної системи
1.4 Особливості комп'ютерної обробки даних
1.5 Програма «1С: Бухгалтерія»
Глава 2 Практична технологія ефективної автоматизації бухобліку
2.1 Підготовка до автоматизації
2.2.1 Етап I Оптимізація бухобліку
2.2.2 Етап II Вибір масштабів автоматизації
2.2.3 Етап III Постановка завдань
2.2.4 Етап IV Вибір програмного засобу
2.2.5 Етап V Питання техніки
2.3 Процес автоматизації
2.4 Етап налаштування
2.5 Етап навчання
Глава 3. Відображення надходження товарів на прикладі програми «1С Бухгалтерія».
Висновок
Список літератури

Введення
Проблеми підвищення прибутковості підприємства, ефективності роботи персоналу, створення оптимальної структури управління хвилюють будь-якого керівника. Йому доводиться приймати рішення в умовах невизначеності та ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово - господарської діяльності. Ця діяльність відбита у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є деякою мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпаки, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків.
Впровадження бухгалтерських пакетів і програм дозволяє автоматизувати не тільки бухгалтерський облік, а й навести лад у складському обліку, в постачанні та реалізації продукції, товарів, відстежувати договори, швидше розраховувати заробітну плату, своєчасно здавати звітність.
Через недбалість у бухгалтерському обліку підприємство може сильно постраждати чи навіть потерпіти крах. Прикладів тому і дуже багато, причому часто страждають підприємства, що прагнуть працювати чесно. Страждають через недбале ведення внутрішньої бухгалтерії підприємства. Страждають також через незнання і відповідно невиконання останніх законів і розпоряджень. При веденні бухгалтерського обліку вручну можливі і найпростіші арифметичні помилки.
Звичайно, комп'ютер не може замінити досвідченого і грамотного бухгалтера, але дозволить упорядкувати бухоблік, збільшити кількість одержуваної інформації, підвищити оперативність бухобліку, зменшити число арифметичних помилок, оцінити поточний фінансовий стан підприємства та його перспективи.
Глава 1. Теоретичні основи автоматизації бухобліку
1.1 Етапи автоматизації бухгалтерського обліку в Росії.
У світі існує більше тисячі тиражованих бухгалтерських пакетів різної потужності і вартості, однак російські бухгалтери та підприємці вважають за краще вітчизняні пакети, як найбільш придатні для умов перехідної економіки і швидкої зміни законодавчих актів, що регулюють порядок бухгалтерського обліку.
Автоматизація бухгалтерського обліку в Росії відбувалася у декілька етапів. Перший етап розробки програм автоматизації бухгалтерського обліку співпав за часом з перебудовою, коли в Росії з'явилася реальна потреба в програмних продуктах такого типу для потреб малих підприємств і кооперативів, обслуговування тимчасових трудових колективів та інших нових суб'єктів бухгалтерського обліку. Цей період характеризується масовим ввезенням в нашу країну персональних комп'ютерів, що значною мірою зумовило вибір останніх в якості основної апаратної платформи для бухгалтерських розробок. Більшість програм створювалося у вигляді АРМ (автоматизованих робочих місць) і призначалася для експлуатації на автономних комп'ютерах. У цей час були популярні перший бухгалтерські програми: "Фінанси без проблем" ( "Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ( "Диц"), "Парус" ( "Парус").
Другий етап був пов'язаний з розвитком комерційних структур і початком приватизації. Десятки тисяч створюваних ТОО, АТЗТ і кооперативів мали потребу в бухгалтерському обліку. На хвилі загальної комерціалізації спостерігалося бурхливе зростання тиражованих розробок, значною мірою витіснили замовні. Ентузіастів-одинаків і тимчасові трудові колективи змінили професійні групи фахівців, що об'єдналися у власні компанії, які хотіли отримувати прибуток з продаваного тиражу бухгалтерських програм. Саме тоді були утворені сьогоднішні фірми-лідери: "1С", "ДіаСофт", "Омега", R-Style Software Lab.
Третій етап розвитку бухгалтерських систем характеризується створенням інтегрованих програмних засобів, що поєднують кілька предметних областей автоматизації.
1.2. Вимоги до бухгалтерської системі
Гарні бухгалтерські системи поза залежністю від їхнього масштабу, програмно - апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.
Вони повинні безпомилково робити арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздруківку первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилковий перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; робити нагромадження підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).
Залежно від особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати раз особисту структуру, але в обов'язковому порядку повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, що задає основні параметри настроювання системи на конкретну облікову діяльність. Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків і нарахування відсотків, повинні використовувати розрахункові нормативи, які прийняті в поточне час.
Надійність системи в комп'ютерному плані означає захищеність її від випадкових збоїв і в деяких випадках від навмисного псування даних. Як відомо, сучасні персональні комп'ютери є досить відкритими, тому не можна вірогідно гарантувати захист чисто на фізичному рівні. Важливо, щоб після збою зруйновану базу даних можна було легко відновити, а роботу системи відновити в найкоротші терміни.
Не менш важливо, щоб фірма - розроблювач бухгалтерської програми мала значний досвід роботи і солідну репутацію. При виборі системи варто враховувати ту обставину, що надалі до продавця прийдеться неодноразово звертатися і за порадою або консультацією, і за заміною застарілої версії нової.
1.3. Елементи комп'ютерної системи
1. Апаратні засоби. До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, жорсткий диск, пристрій читання CD-ROM, принтери, мережні карти і т.п.
2. Програмні засоби.
а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, звичайно відносять операційні системи, системи управління базами даних (СУБД), і сервісні програми. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів чи фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.
б) Прикладні (для користувача) програми - це набори машинних команд для обробки даних, що організація - користувач розробляє самостійно чи купує в зовнішнього постачальника.
3. Документація - опис системи і структури керування стосовно до введення, обробці і виводу даних, обробці повідомлень, логічним і іншим командам.
4. Персонал - працівники, що керують системою, проектують її і постачають програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних.
5. Дані - зведення про господарські операції й іншу необхідну інформацію, що вводять, зберігають і обробляють у системі.
6. Процедури контролю - Процедури, що забезпечують відповідну запис операцій, що попереджають чи реєструють помилки.
1.4. Особливості комп'ютерної обробки даних
Спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку впливає на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які слід враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої.
Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання одних і тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпроти, програмні помилки (інші чи систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.
Поділ функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, що в неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може відноситься система паролів, які запобігають дії, не припустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи й облікові документи через термінал в діалоговому режимі.
Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, які здійснюють контроль. Вони також відкриті для схованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коригуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.
Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю обробки операцій бухгалтерського обліку.
Ініціювання виконання операцій у комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язково має документацію, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.
1.5. Програма «1С: Бухгалтерія»
Програма «1С: Бухгалтерія» - універсальна бухгалтерська програма, що є найпоширенішою (за даними «Фінансової газети", газети "Софт-Маркет» та ін) бухгалтерської програми в Росії. «1С: Бухгалтерія» може бути налагоджена самим бухгалтером на особливості бухгалтерського обліку на своєму підприємстві, на будь-які зміни законодавства і форм звітності. Один раз освоївши універсальні можливості програми, бухгалтер зможе автоматизувати різні розділи обліку: касу, банк, матеріали, товари, основні засоби, розрахунки з організаціями, зарплату і т.д. «1С: Бухгалтерія» успішно використовується на малих підприємствах, в торгівлі, в бюджетних організаціях, в СП, на заводах і т.д.
У базовий комплект постачання входять одна чи дві дискети, посібник користувача і реєстраційна анкета. Для установки й експлуатації програми комп'ютер повинен мати:
-операційну систему Windows;
-процесор Intel-80386DX або вище:
-оперативну пам'ять не менш 4 Мбайт
-жорсткий диск (використовується близько 4 Мбайт)
-накопичувач на гнучких магнітних дисках
-принтер
-дисплей
Для запобігання можливості незаконного тиражування «1С: Бухгалтерія» надається користувачам в захищеному від копіювання вигляді (ключова дискета, апаратний ключ та ін)
Основні особливості «1С: Бухгалтерія»:
-ведення синтетичного й аналітичного обліку стосовно до потреб підприємства
-можливості ведення кількісного і багатовалютного обліку
-одержання всієї необхідної звітності і різноманітних документів по синтетичному і аналітичному обліку
-повна настроюваність: можливість змінювати і доповнювати план рахунків, систему проводок, настроювання аналітичного обліку, форми первинних документів, форми звітності;
-можливість автоматичного друку вихідних первинних документів.
Вихідними даними для програми є проводки, які вносяться в журнал господарських операцій. В програму слід вводити всі проводки, що відображають господарську діяльність підприємства. Програма розрахована на зберігання великої кількості проводок - десятків і сотень тисяч, однак серед них завжди можна знайти потрібні по даті, рахунках дебету і кредиту, суму або змісту. Крім цього можна обмежити «видимість» проведень за рік, півроку, квартал і т.д.
Програма дозволяє вводити проводки наступними способами:
им веденням синтетичного обліку. При цьому можна вводити проводки і на їх основі отримувати оборотно-сальдові відомості, картки рахунків, головну книгу, вести касу, обробляти банківські документи, друкувати платіжні документи і видавати звіти для податкових органів.
Повністю можливості програми «1С: Бухгалтерія" розкриваються при веденні аналітичного обліку. У цьому випадку програма дозволить відстежувати розрахунки з конкретними покупцями та постачальниками, враховувати наявність і рух товарів і основних засобів, виконання договорів. Розрахунки по зарплаті і з підзвітними особами та ін
Крім цього, програма має функції збереження резервної копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.
Разом із продуктом пропонується широкий перелік заповнених форм первинних документів, але якщо користувача не влаштовує який-небудь документ, він може змінити його друковану форму й алгоритм заповнення. Користуючись внутрішнім макромовою, можна описати практично будь-який документ. Реалізовані в базовому комплекті алгоритми переоцінки валюти і нарахування амортизації жадають від користувача строгого дотримання правил відображення інформації на рахунках. Система формує всю звітність, надану в податкові інспекції. Для цього використовується генератор звітів, у якому за допомогою внутрішньої макромови створюються власні звітні документи. Щоб розширити функціональне наповнення САБО, можна розробити власні алгоритми переоцінки валютних пасивів і активів у залежності від діючого законодавства, нарахування амортизації по нематеріальних активах, формування облікових регістрів.
Крім описаного продукту, існують такі автоматизовані системи: "Ауби", СуперМенеджер, ИНФО-бухгалтер, ФОЛИО, Інфін - Бухгалтерія, БОС, БЕСТ, АККОРД.
Глава 2. Практична технологія ефективної автоматизації бухобліку.
2.1. Підготовка до автоматизації.
Поширеною помилкою є те, що автоматизація бухобліку починається з купівлі програми і потім відбувається "введення даних в програму". Для того, щоб переведення бухгалтерії на комп'ютер був ефективний і дав результат, починати необхідно з підготовки, яку умовно можна розбити на п'ять етапів.
2.2.1.Етап I. Оптимізація бухобліку.
Сучасні програми по автоматизації бухобліку - дуже гнучкі системи, вони дозволяють настроювати на нестатки конкретного підприємства буквально всі, починаючи від плану рахунків і кінчаючи формами звітності до податкової інспекції. Проводиться аналіз наявної на підприємстві системи бухобліку, а саме:
1. Застосовуваний план рахунків і використання конкретних рахунків.
2. Застосовувана аналітика по різних рахунках.
3. Використовують типові проводки для відображення господарських операцій.
4. Форми і зміст первинної документації.
5. Форми облікових регістрів.
Аналіз виробляється на предмет того, що можна змінити для поліпшення бухгалтерського обліку. Ось конкретний приклад. Якщо організація робить послуги і реалізацію враховує по оплаті, то при одержанні на розрахунковий рахунок реалізації можна відразу ж автоматично нараховувати не тільки ПДВ, але і податки на користувачів автодоріг і утримання ЖКГ. У результаті в будь-який момент можна буде подивитися кредитовий залишок по рахунку 67 «Розрахунки з податку на користувачів автодоріг" і побачити яка сума вже "набігла" для сплати по наступному терміну платежу. Інформативність бухобліку покращилася. Ясно, що для проведення такої оптимізації потрібно висококваліфікований і досвідчений фахівець з бухгалтерського обліку та оподаткування, яким є, наприклад, аудитор чи досвідчений головбух. Багато фірм, що впроваджують програми, саме грішать тим, що їхні співробітники прекрасно розбираються в самих програмах, а от у бухобліку-то не дуже, і автоматизують вони бухгалтерію в тому вигляді, в якому вона є, не використовуючи можливості для поліпшення і навіть залишаючи старі помилки.
2.2.2. Етап II. Вибір масштабів автоматизації
Під вибором масштабів автоматизації розуміється те, в якому обсязі буде автоматизована бухгалтерія і в якому порядку будуть переведені на комп'ютер розділи бухобліку. Ця проблема тим більше актуальна, чим більша автоматизуються організація. Коли мова йде про невелику фірму, де бухоблік веде один-два бухгалтера, то проблема не стоїть взагалі, бухоблік треба автоматизувати цілком і відразу весь, тому, що обсяг робіт з автоматизації в малих організаціях невеликий. Але коли ми маємо справу з великим підприємством, де бухоблік ведеться чотирма і більш бухгалтерами, є великий документообіг, багато специфіки і нюансів, стає зрозуміло, що, якщо починати автоматизувати усі відразу, то процес "завязнет" і результатів не буде. Тому для великої організації, з урахуванням її особливостей варто вирішити:
1. Які розділи автоматизувати, а які - ні. Наприклад, якщо у відділі збуту є своя програма, за допомогою якої відслідковуються розрахунки з замовниками, то робити те ж саме в рамках бухобліку, напевно, не треба, бухгалтерія може обмежитися просто відображенням проводок по рахунках реалізації, товарів відвантажених, авансів і ін Часто зустрічається фактор, також, полягає в тому, що на всіх бухгалтерів не вистачає комп'ютерів, а коштів на їхню покупку ні, значить, якісь розділи неминуче будуть вестися на папері.
2. У якому порядку автоматизувати розділи. Практика показує, що при великому обсязі робіт з автоматизації краще переводити на комп'ютер окремий розділ, освоюватися з ним, одержувати результат, потім переходити до іншого розділу і так далі, а не намагатися зробити все відразу. Дуже важливо спланувати порядок автоматизації розділів, щоб не виходило так, що якийсь розділ автоматизується, а потім його знову доводиться донастраівать, щоб він поєднувався з іншими. У більшості випадків починати треба з ведення головної книги, журналу госпоперацій, розрахунку податків і складання звітності - тобто роботи головного бухгалтера.
При виборі масштабів автоматизації є ще один аспект. Інформація, що отримується з бухобліку, потрібно і в інших структурних підрозділах підприємства. Добре автоматизований бухоблік в змозі дати будь-яку інформацію з урахуванням усіх специфічних вимог.
Коли бухоблік ведеться колективом бухгалтерів, то, очевидно, що програма по автоматизації бухобліку буде працювати в мережі, де кілька бухгалтерів працюють кожен не своєму комп'ютері. Тому важливо заздалегідь розподілити, який бухгалтер що буде вести, тобто провести чіткий розподіл функцій, щоб згодом, при настроюванні програми кожний на своєму робочому місці мав те, з чим йому доведеться працювати.
2.2.3. Етап III. Постановка завдання.
Коли визначено, що буде змінюватися в бухобліку, які розділи в якому порядку будуть автоматизовані, слід чітко визначити, що автоматизований бухоблік буде давати на виході. На виході бухоблік дає:
1. Первинні документи.
2. Облікові регістри для бухгалтерії.
3. Регістри й інформацію для внутрішніх потреб підприємства (див. попередній етап).
4. Бухгалтерську звітність і розрахунки по податках та інших платежах.
Постановка завдання полягає в тому, що фіксується конкретний перелік усіх документів і регістрів, необхідних на підприємстві, які повинен видавати автоматизований бухоблік, вимоги до них. Наприклад: у накладних на відпустку товарів в одній фірмі потрібно наявність доларового еквівалента ціні, в іншій фірмі - величина торгової націнки, а в третьому те й інше. Відділу збуту може знадобитися відомість відвантажених товарів із указівкою продажної ціни товару і датою відвантаження.
Якщо не зробити заздалегідь чітку постановку задачі, то може вийти, що програма буде настроєна таким чином, що необхідні регістри і первинні документи узагалі виходити не будуть (наприклад, через відсутність необхідної аналітики по рахунках, що встановлюється на самому початку автоматизації).
2.2.4. Етап IV. Вибір програмного засобу.
Тільки тоді коли спланована оптимізація бухобліку, визначений масштаб і порядок автоматизації і завершена постановка задачі можна переходити до вибору програми. В іншому ж випадку з'ясується, що куплена заздалегідь або за принципом "подешевше" програма просто не має достатніх можливостей для ефективної автоматизації підприємства і доведеться купувати іншу програму.
? Для того щоб серед безлічі програмних продуктів, їх версій і виробників знайти оптимальний для підприємства варіант слід розуміти найголовніше: просто поганих і просто хороших програм немає, значить немає і кращої програми на всі випадки життя. Ті програмні продукти, які продаються і рекламуються зараз в Росії - хороші продукти, вони довели це тим, що їх знають, купують і використовують протягом вже декількох років безліч підприємств. Відрізняються вони один від одного тим, що одні з них краще підходять для одних підприємств (з урахуванням їх величини, видів діяльності та інших факторів), інші - для інших, треті - для третього. Таким чином, завдання полягає в тому, щоб вибрати оптимально підходить для конкретного підприємства програмний продукт.
Як же це зробити? Пройшовши вищевикладені етапи підготовки до автоматизації ми вже ясно уявляємо собі що нам потрібно від програми, тому вибрати її буде легше. Починати треба з прийняття трьох рішень:
1. Малу чи велику програму купувати? Всі безліч програм чітко ділиться на програми для автоматизації малої бухгалтерії, де працюють 1-3 людини і великої, 4 і більше людини.
Програми для автоматизації малої бухгалтерії порівняно простіше у впровадженні, проте вони, як правило, не містять автоматичних функцій що дозволяють вести бухгалтерію з урахуванням всіх нюансів. На невеликих підприємствах, де операцій мало, такі нюанси можна вводити і вручну, а ось на великих так не вийде, оскільки операцій багато і ручне введення займе так багато часу, що частина бухобліку доведеться вести вручну і автоматизація буде неефективною. До таких малим програм відносяться, наприклад, "Інфо-бухгалтер", "1С", програма "Skat" виробництва СКБ "Контур".
Програми для автоматизації великої бухгалтерії прямо протилежні за характеристиками. Вони дозволяють автоматично вести всі можливі бухгалтерські операції, починаючи від переоцінки основних засобів, закінчуючи урахуванням собівартості об'єктів капітального будівництва, однак такі програми значно складніше і впровадження їх більш трудомістке. Такі програмні засоби являють собою не одну окрему програму, а набір сумісних модулів, кожен з яких відповідає того чи іншого розділу бухобліку. Прикладами таких програм є "Бест", "Парус", "RS-balance", програми СКБ "Контур" і "Бонус", систем "Галактика".
2. Під якою операційною системою буде працювати програма? Переважна більшість широко продаються програм мають версії для DOS і для Windows. Однозначно можна сказати, що якщо оптимально відповідна програма має обидві версії, слід вибирати Windows, оскільки це більш сучасна операційна система. Версії програм, призначені для Windows завжди трохи дорожче, ніж для DOS, але їх переваги сторицею покривають націнку. Крім того, для роботи під Windows необхідні більш потужні комп'ютери і якщо Windows не встановлено, його доведеться встановити.
3. Мережева програма буде чи ні? Це теж просте рішення. Якщо працювати в автоматизованій бухгалтерії будуть кілька працівників на декількох комп'ютерах, то комп'ютери обов'язково повинні бути об'єднані в мережу щоб проводки, що вводяться всіма бухгалтерами, потрапляли в один загальний журнал. Всі поширені зараз програми мають мережеві версії, які стоять трохи дорожче немережевих. Робота програми з автоматизації великої бухгалтерії взагалі немислима в немережевим режимі.
2.2.5. Етап V. Питання техніки.
Технічні питання, пов'язані з комп'ютерами не входять у бухгалтерські функції, але, тим не менше, дуже важливі. Саме по собі слово "комп'ютер" нічого про комп'ютер не говорить. Важлива потужність (продуктивність) комп'ютера, яка залежить від кількох його змінних параметрів, які називаються разом "конфігурація комп'ютера". Те, який комп'ютер необхідний, залежить від двох факторів:
1. Програми, які встановлені. Одні програми вимагають від комп'ютера менше ресурсів, інші більше, якщо працювати під Windows, комп'ютер повинен бути потужнішим, якщо програма мережева, то вона вимагатиме більше ресурсів, ніж немережевих.
2. Кількості операцій, введених в програму. Чим більше проводок введено, тим більше ресурсів, треба для їх обробки. На великому підприємстві для роботи будь-якої програми потрібен більш потужний комп'ютер, ніж для роботи тієї ж програми на маленькому підприємстві. На практиці можна зіткнутися з тим, що на етапі установки програми, коли проведень не вводиться взагалі, вона працює швидко, але через 2-3 місяці роботи бухгалтерії, коли введено вже багато проведень, швидкість роботи того ж комп'ютера стає незадовільною.
Для того, щоб визначити який комп'ютер необхідний, слід звернутися до тих, у кого програма куплена і вони, з урахуванням версії програми та передбачуваного обсягу господарських операцій дадуть рекомендацію.
Ще одне технічне питання - це питання установки комп'ютерних мереж, який встає, якщо впроваджується мережева програма. Існує велика кількість різних типів мереж, що сильно відрізняються за вартістю додаткових апаратних і програмних засобів для функціонування мережі. Якщо в мережу об'єднано небагато (до 4-5 комп'ютерів), то мережу, необхідна для них коштуватиме недорого і встановлюється досить легко, найбільше ж великі мережі потребують серйозних додаткових витрат.
2.3. Процес автоматизації.
Тільки тоді, коли визначені цілі автоматизації, її масштаб і порядок, зроблена постановка задачі, обрана і куплена оптимальна для підприємства програма і вирішені технічні питання можна приступати до власне роботи з програмою. Якісне впровадження програми процес дуже трудомісткий і складний. Впровадження можна робити своїми силами, можна замовити сторонньої організації. Слід врахувати, що при впровадженні своїми силами неминучі певні труднощі (відсутність досвіду автоматизації;
відсутність часу на впровадження, оскільки бухгалтерія повинна виконувати свою поточну роботу). Причому, чим більша організація, і, відповідно складніший процес впровадження, тим більш актуальні ці труднощі. Якщо прийнято рішення замовляти автоматизацію у спеціалізованої організації, то необхідно приготуватися до додаткових грошових витрат, оскільки якісна автоматизація не може обійтися дешево тому що вона займає досить багато часу і потребує кваліфікованих та досвідчених фахівців.
Власне процес впровадження програми можна розбити на два етапи: етап настроювання й етап навчання.
2.4. Етап настроювання.
Всі широко розповсюджені програми автоматизації бухобліку (і великі і малі) мають аналогічні набір змінних складових частин, тому, в цілому, правильний процес настроювання будь-якої програми можна, у хронологічному порядку виконання, розписати на наступні етапи:
1. Настроювання плану рахунків відповідно до особливостей підприємства, проведеною оптимізацією бухобліку та постановкою завдання.
2. Налаштування типових проводок відповідно до особливостей підприємства, проведеною оптимізацією бухобліку та постановкою завдання. У разі запровадження великих комплексних програм настроювання кожного розділу бухобліку в своєму окремому модулі необхідно робити окремо з урахуванням специфічних особливостей.
3. Налаштування форм первинних документів відповідно до особливостей підприємства, проведеною оптимізацією бухобліку та постановкою завдання. Наприклад - настроювання форми акта на списання МШП. В акті повинна автоматично проставлятися кількість, вартість і ПДВ по МБП, після цього повинні автоматично проводитися проводки по списанню МБП в експлуатацію, списанню ПДВ по МБП на розрахунки з бюджетом і нарахуванню амортизації на МБП. У великих програмах таке настроювання необхідно робити також по кожному розділу бухобліку.
4. Налаштування форм бухгалтерської звітності і розрахунків по податках відповідно до особливостей підприємства, проведеною оптимізацією бухобліку та постановкою завдання. При якісній автоматизації бухобліку вся щоквартальна звітність повинна обов'язково складатися автоматіческі. Настроювання форм звітності і податкових розрахунків на реально використовуваний план рахунків і типові господарські операції - процес досить складний і трудомісткий, при його проведенні слід ввести деяку кількість стандартних на підприємстві господарських операцій в програму для того, щоб потім перевіряти правильність настроювання.
2.5. Етап навчання.
Після закінчення настройки програми починається етап навчання персоналу роботі з нею.
1. Навчання першого рівня. Це навчання персоналу бухгалтерії поточній роботі з програмою: ведення госпоперацій, роздруківці первинних документів, складання облікових регістрів і звітності - словом всій щоденній роботі. Працювати на програмі повинен уміти кожен бухгалтер, робоче місце якого автоматизовано. Ефективною є тільки та автоматизація, при якій бухгалтера працюють на комп'ютерах "в режимі реального часу". Наведемо приклад: потрібно оформити видатковий касовий ордер (видача грошей у підзвіт). Бухгалтер-касир вводить необхідні відомості. Програма тут же автоматично роздруковує потрібний видатковий ордер і вводить в журнал госпоперацій проводку дебет 71 - кредит 50, одержувач грошей розписується в ордері і бухгалтер-касир відразу видає йому гроші; все це відбувається на робочому місці касира, на якому і встановлено його комп'ютер з блоком касових операцій. Саме автоматизована робота бухгалтерії "в режимі реального часу" і є кінцевою метою навчання першого рівня.
2. Навчання другого рівня. Коли програма налаштована і співробітники навчені, можна починати працювати, але важливо розуміти, що життя не стоїть на місці і рано чи пізно відбудеться один з двох фактів (або обидва разом):
-зміниться характер госпдіяльності підприємства і доведеться переналаштовувати план рахунків, форми первинної документації або автоматичні проводки за типовими госпоперації
- Зміняться форми бухгалтерської звітності та розрахунків з податків і треба буде проводити донастройка цих форм, що створюються програмою. Слід, відзначити, що більшість фірм-виробників широко розповсюджених програмних продуктів пильно стежить за зміною форм звітності та своєчасно пропонує користувачам своїх програм нові форми, але, тим не менше, навіть нову форму на практиці доводиться донастраівать з урахуванням специфіки плану рахунків і типових проведень на своєму підприємстві, по-друге, можуть змінитися форми за розрахунками місцевих, що московські розробники програм зі зрозумілих причин розсилати не можуть.
У такій ситуації потрібні глибокі знання програми, що дозволяють не тільки виконувати на ній поточну роботу, але й виробляти донастройка програми на зміни, навчання цьому і є навчання другого рівня. З урахуванням того, що кошти доналагодження в бухгалтерських програмах гранично прості, розраховані на бухгалтера, а не на програміста, до них є докладні інструкції та навчитися їм нескладно, практично у всіх випадках. Слід, також, відзначити, що навчання второг