Про оплату витрат на відрядження в іноземній валюті

Н. Галієва, експерт юридичного консультаційного бюро "Прайвет Атторнейз Гроуп"

Згідно з п. 2.1 "Положення про порядок купівлі та видачі іноземної валюти для оплати витрат на відрядження ", затвердженого ЦБ РФ від 25 червня 1997 р. N 62 (далі - Положення), не можна купувати готівкову валюту в обмінних пунктах будь-яких комерційних банків.

Купівля валюти при цьому виробляється в спеціальному порядку, визначеному Положенням, виключно через той банк, де в підприємства відкритий валютний рахунок.

Використання купленої для витрат на відрядження валюти на інші цілі категорично забороняється відповідно до п. 2.3 Положення. Якщо необхідно зробити в відрядженні будь-які інші витрати, слід заздалегідь узгодити це питання з банком. Перед відрядженням клієнт здає в банк наступні документи:

- платіжне доручення на покупку валюти;

- заявку встановленої Положенням форми;

- наказ про відрядження працівника за кордон у службових цілях.

Після отримання названих документів банк:

- відкриває на клієнта "Досьє" Витрати на відрядження ";

- видає клієнтові запитувану готівкову валюту в строк не раніше ніж за 10 робочих днів до вибуття співробітників у відрядження;

- видає клієнту довідку за формою N 0406007, що є підставою для вивезення іноземної валюти та дорожніх чеків з Російської Федерації за кордон.

Для обліку клієнт зобов'язаний вести спеціальний "Журнал обліку довідок за формою N 0406007 "відповідно до Додатку N3 до Положення.

Протягом 10 календарних днів з дати закінчення службового відрядження за межі Російської Федерації відрядженого особа зобов'язана представити бухгалтерії свого підприємства авансовий звіт, невикористану частину готівкової валюти та дорожніх чеків (якщо такі залишилися), а також усі документи, що мають відношення до відрядження.

Підзвітні суми готівкової валюти і дорожні чеки, не використані під час відрядження, повинні бути повернені клієнтом у банк протягом 10 робочих днів з дати їх повернення до каси клієнта, як зазначено в п. 6.3 Положення.

Звіт по встановленої Положенням формі, у двох примірниках, повинен бути зданий клієнтом у банк не пізніше дати, визначеної у графі 12 Заявки. Оригінал Звіту підшивається банком в "Досьє" Витрати на відрядження ", а копія Звіту з відміткою банку про дату прийому оригіналу Звіту повертається клієнтові (п. 6.4 Положення).

Слід відзначити, що визначені істотні санкції за порушення вимог, викладених у Положенні, як для клієнта, так і для банку. Стягнення штрафних санкцій з юридичних осіб здійснюється Федеральною службою з валютного та експортного контролю у безспірному порядку, а у разі нездачі Звіту банк зобов'язаний призупинити операції з видачі готівкової валюти з поточного валютного рахунку клієнта до здачі їм Звіту. При тому, що основна частина відповідальності покладено на банки, клієнт теж може бути суворо покараний: "в межах суми, яка не була врахована, була врахована неналежним чином або за якою документація та інформація не були представлені в установленому порядку ... " (п.7 Положення). Визначення "в межах суми ..." важко віднести до конкретним. Тому має сенс виходити з можливості застосування "верхньої межі" санкцій і максимально акуратно ставитися до всієї процедуру оформлення закордонних відряджень.

Розглянемо порядок оформлення необхідних документів та відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку.

Приклад. Співробітник відряджений до Німеччини. Термін відрядження - сім днів. Курси валют взяті умовно. Норми добових для Німеччини складають в день 112 DM в відповідно до Додатку N 1 постанови Ради Міністрів - Уряду РФ від 1 грудня 1993 р. N 1261 "Про розмір та порядок виплати добових при короткострокових відрядженнях на території іноземних держав ".

Норми витрат по найму житлового приміщення для Німеччини складають в день 260 DM.

Загальна сума витрат на відрядження на сім днів за нормою складе 112 х 6 діб + 260 х 7 діб = 2492 DM. В день повернення з відрядження повинні бути видані добові в рублях за нормами добових на території РФ - 22,00 руб. (п. 4 постанови Уряду РФ від 26 лютого 1992 р. N 122 "Про норми відшкодування витрат на відрядження ").

Розглянемо два ситуації (в залежності від того, в якій валюті відкритий валютний рахунок клієнта).

Ситуація 1

Клієнт не має валютного рахунку в німецьких марках, а має тільки рахунок в доларах США і відповідно отримує долари США з наявного у нього валютного рахунку. На дату отримання клієнтом іноземної валюти у своєму банку ЦБ РФ встановив наступні курси інвалют по відношенню до рубля: 1 $ = 5,915 руб., 1 DM = 3,380 руб.

Згідно встановленим ЦБ РФ курсами клієнт отримає в банку з валютного рахунку 1424 $, що слід з розрахунку: 2492 DM х 3,380 = 8422,96 руб.

8422,96 руб.: 5,915 = 1424 $.

Бухгалтерські проводки при оформленні отримання коштів у банку і видачу їх відрядженого особі. Для зменшення кількості курсових різниць і бухгалтерських проводок по їх обліку доцільно поєднати дату отримання коштів у банку з датою видачі цих коштів відрядженого особі з каси підприємства, що і враховується в нашому прикладі.

При отриманні коштів у банку робляться проводки:

Д-т рах. 57 К-т рах. 52 - 1424 $ (8422,96 руб.) - Отримана валюта на витрати на відрядження.

Д-т рах. 48 К-т рах. 57 - 1424 $ (8422,96 руб.) - Відбита реалізація інших активів.

Д-т рах. 50 (субрахунок 50-2 "Валютна каса") К-т рах. 48 - 1424 $ (8422,96 руб.) -- внесена отримана в банку валюта в касу підприємства.

Д-т 71 (субрахунок 71-2 "Аванси, видані в інвалюті") К-т рах. 50-2 - 1424 $ (8422,96 руб.) - видана валюта з каси відрядженого особі.

Д-т рах. 71 (субрахунок 71-1 "Аванси, видані в рублях") К-т рах. 50 (субрахунок 50-1 "Рубльова каса") - 22,00 руб. - Видані добові в рублях відрядженого особі.

Бухгалтерські проводки при поверненні частини невитрачених сум і оформлення авансового звіту.

При поверненні з Німеччини відряджені особа складає авансовий звіт і протягом 10 календарних днів представляє його в бухгалтерію свого підприємства. Наша рекомендація: так само, як і при від'їзді у відрядження, поєднати дату здачі авансового звіту і дату повернення невитрачених коштів у касу підприємства.

Розглянемо випадок, коли відряджений особа не має документів по витратах на готель, тому що проживало за рахунок сторони, що запрошує - партнерів з Німеччині. У зв'язку з тим, що до від'їзду у відрядження цей момент не був точно узгоджений сторонами, гроші на оплату готелю російське підприємство в банку отримало. Таким чином, відряджені особа повинна повернути в касу підприємства 1820 DM (260 х 7 діб = 1820 DM).

На дату повернення коштів у касу ЦБ РФ встановив наступні курси інвалют по відношенню до рубля: 1 $ = 5,933 руб., 1 DM = 3,345 руб.

1820 DM х 3,345 = 6087,90 руб.

6087,90 руб.: 5,933 = 1026,11 $.

Виходячи з цього розрахунку підзвітній особі необхідно повернути до каси підприємства 1026,11 $.

Це випливає відобразити наступними проводками:

Д-т рах. 50-2 К-т рах. 71-2 - 1026,11 $ (6087,90 руб.) Внесення невитраченої на відрядження суми в касу підприємства.

На день отримання коштів у касі на відрядження сума витрат на готель за нормою 1820 DМ становила 1040 $ (1820 DМ х 3,380: 5,915 = 1040 $).

На день повернення невикористаних коштів до каси вона дорівнювала $ 1026,11. На рахунках 50-2 і 71-2 утворилася курсова різниця, яка склала: (1040 $ х 5,915) -- (1026,11 $ х 5,933) = 63,69 руб.

Д-т рах. 50-2 К-т рах. 80 - 63,69 руб .- курсова різниця.

Д-т рах. 80 К-т рах. 71-2 - 63,69 руб. - Курсова різниця.

Далі, витрати на службове відрядження списуються в межах встановлених лімітів на витрати обігу (для підприємств торгівлі):

Д-т рах. 44 К-т рах. 71-1 - 22,00 руб. - Списання добових за день повернення в витрати.

Д-т рах. 44 К-т рах. 71-2 - 378, 87 $ (2247,84 руб.) - Списання добових за 6 днів перебування в закордонному відрядженні у витрати обігу (672 DM х 3,345: 5,933 = 378,87 $).

На день отримання коштів з каси на витрати на відрядження сума добових на дану відрядження склала 672 DМ, або 384 $ (672 DМ х 3,380: 5,915 = 384 $).

На день складання авансового звіту дана сума добових дорівнювала 378,87 $ (672 DМ х 3,345: 5,933 = 378,87 DМ).

На рахунку 71-2 виникла курсова різниця, що дорівнює (384 $ х 5,915) - (378,87 $ х 5,933) = 23,52 руб.

Д-т рах. 80 К-т рах. 71-2 - 23,52 руб. - Курсова різниця.

Бухгалтерські проводки при поверненні невитрачених сум в інвалюті з каси підприємства на поточний валютний рахунок в банку.

З дати повернення з відрядження (у строк не пізніше, ніж 20 календарних днів згідно п.5 Додатку N 1 до Положення) підприємством повинен бути зданий відповідний Звіт в банк, а невитрачених сума інвалюти повинна бути внесена на поточний валютний рахунок підприємства в банку протягом 10 робочих днів з цієї дати. Припустимо, що на дату внесення невитраченої суми в банк ЦБ РФ встановив наступний курс долара до рубля: 1 $ = 5,943 руб. У бухгалтерському обліку підприємства ця операція відображається наступними проводками:

Д-т рах. 57 К-т рах. 50-2 - 1026,11 $ (6098,17 руб.) Отримана валюта з каси для внесення в банк.

Д-т рах. 48 К-т рах. 57 - 1026,11 $ (6098,17 руб.) - Відбитий повернення нереалізованих валютних активів.

Д-р. 52 К-т рах. 48 - 1026,11 $ (6098,17 руб.) - Внесена в банк невикористана на відрядження валюта.

На день отримання коштів у банку сума витрат на готель склала 1040 $ х 5,915 = 6151,6 руб.,

на день повернення невитрачених коштів ця сума склала 1026,11 $ х 5,943 = 6098,17 руб.

Курсова різниця на рахунку 50-2 дорівнює 6151,6 - 6098,17 = 53,43 руб.

Д-т рах. 50-2 К-т рах. 80 - 53,43 руб. - Курсова різниця.

Ситуація 2

Клієнт відкрив рахунок в німецьких марках в уповноваженому банку, і на відрядження йому потрібні саме німецькі марки. Курси валют для цього випадку збережені з перших ситуації. На момент відрядження клієнт веде валютну касу в німецьких марках. Таким чином, вищевикладені пояснення та приклади для другої ситуації будуть виглядати наступним чином:

Отримання коштів у банку:

Д-т рах. 57 К-т рах. 52 - 2492 DМ (8422,96 руб.) - Отримана валюта на витрати на відрядження.

Д-т рах. 48 К-т рах. 57 - 2492 DМ (8422,96 руб.) - Відбита реалізація інших активів.

Д-т рах. 50-2 К-т рах. 48 - 2492 DМ (8422,96 руб.) - Внесена отримана в банку валюта в касу підприємства.

Д-т рах. 71-2 К-т рах. 50-2 - 2492 DМ (8422,96 грн) - видана валюта з каси відрядженого особі.

Д-т рах. 71-1 К-т рах. 50-1 - 22,00 руб. - Видані добові в рублях відрядженого особі.

Внесення невитрачених сум та проведення авансового звіту відображається наступної проводкою:

Д-т рах. 50-2 К-т рах. 71-2 - 1820 DМ (6087,9 руб).

На день видачі коштів на відрядження з каси сума 1820 DМ в рублевому еквіваленті становила 6151,6 руб. (1820 DМ х 3,380). На рахунках 50-2 і 71-2 утворилася курсова різниця, що дорівнює 63,73 руб. (1820 DМ х 3,380 - 1820 DМ х 3,345 = 63,7).

Д-т рах. 50-2 К-т рах. 80 - 63,70 руб. - Курсова різниця.

Д-т рах. 80 К-т рах. 71-2 - 63,70 руб. - Курсова різниця.

Д-т рах. 44 К-т рах. 71-1 - 22,00 руб. - Списання добових на день повернення в витрати.

Д-т рах. 44 К-т рах. 71-2 - 672 DМ (2247,84 руб.) - Списання добових за 6 днів перебування в закордонному відрядженні у витрати (112 DМ х 6 діб х 3,345 = 2247,84 руб.)

Д-т рах. 80 К-т рах. 71-2 - 23,52 руб. - Курсова різниця (672 DМ х 3,380 - 672 DМ х 3,345).

Бухгалтерські проводки при поверненні невитраченої валюти в банк (курс ЦБ РФ на день повернення склав 3,350 за 1 DМ):

Д-т рах. 57 К-т рах. 50-2 - 1820 DМ (6097, 00 руб) - отримана валюта з каси для внесення в банк.

Д-т рах. 48 К-т рах. 57 - 1820 DМ (6097, 00 руб) - повернення нереалізованих активів.

Д-т рах. 52 К-т рах. 48 - 1820 DМ (6097,00 грн) - внесена в банк невикористана валюта.

Д-т рах. 80 К-т рах. 50-2 - 54,60 руб. - Курсова різниця (1820 DМ х 3,380 - 1820 DМ х 3,350)

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.yurclub.ru/