Створення шаблонів організаційно-розпорядчої документації

Валютні відносини

ХАРКІВСЬКИЙ ГУМАНІТАРНИЙ ІНСТИТУТ

«Народна Українська Академія»

Факультет «Референт-перекладач»

Кафедра «Документознавство та інформаційна діяльність» < p> Термін зберігання КР до __________года

Курсова робота

з дисципліни «Комп'ютерне діловодство»

Тема: Створення шаблонів організаційно-розпорядчої документації. < p> Складання доповідних записок

Рег. № ____

Здано на кафедру __________

Харків 1999

Зміст

ВСТУП 3
З ІСТОРІЇ ДІЛОВОДСТВО 4
Діловодство в Київській Русі 5
ЕТАПИ розвиток діловодства 7

Актовому діловодство 7

Наказне діловодство 10

колегіальне діловодство 12
Процедура видання розпорядчих документів 17
Основні способи застосування шаблонів при оформленні документів 21створення шаблону доповідної записки 23

Приклад оформлення зовнішньої доповідної записки: 30
Висновок 31
Література: 32

ВСТУП

З давніх часів люди намагалися передавати свої знання і досвід зпокоління в покоління. Спочатку, в первісному суспільстві; за допомогоюнечленороздільні звуків, міміки і жестів. Потім з'явилися наскальнізображення, трохи пізніше, з появою мови, накопиченням знань і досвіду,виникає необхідність фіксації інформації. І з'являються берестянілисти, одні з перших носіїв інформації. На наступних етапах це вженаписання на папері талмудів, щоденників, книг ...

А в наш час можна виділити конкретну галузь управлінськоїдіяльності, що займається фіксуванням і обробкоюінформації (документуванням). Це дуже важка, кропітка праця,що вимагає великої уваги й напруги.

Проте науково-технічний прогрес не стоїть на місці і з його розвиткомпроцес документування автоматизовані. Спочатку з виникненняммеханічних та електричних друкарських машин, а пізніше ЕОМ і, зокрема,комп'ютера.

У нашій країні розвиток науки, техніки та освоєння досягнень цихгалузей, на жаль, набагато відстає від західного, де комп'ютер займавважливе місце в житті людини ще на початку 80 - х років. Але, нарешті, цяхвиля комп'ютеризації дійшла й до нас.

Зрозуміло, що комп'ютер одразу не став універсальним рішенням всіхпроблем. Але поступово і самі машини, і програми удосконалювалися. І оськомпанія Microsoft створює пакет програм Windows 3.1, а потім і ще більшеопрацьовану і доповнену версію Windows 95.

З найбільшою користю, на мій погляд, досягнення комп'ютерної технікипозначилися на діловодстві, рішення задач якого значноспростилося, а швидкість роботи помітно підвищилася.

І мені здається особливо актуальним вивчення комп'ютерної техніки самена даному етапі, коли користувачеві спростили роботу з ПК до не можна; колина багатьох підприємствах, у фірмах і організаціях комп'ютер вже ставнезамінним помічником; коли з кожним днем він все глибше і глибшевпроваджується в нашу монотонне життя, роблячи її яскравіше і цікавіше.

Я думаю, що вже на початку XXI століття комп'ютери будуть мати величезнезначення, і цілком можливо, грати глобальну роль всього людства.

З ІСТОРІЇ ДІЛОВОДСТВО

З давніх часів дійшли до нас різні види документів, за допомогоюяких ми маємо можливість дізнатися історію своєї країни, її героїчнеминуле, особливості побуту свого народу, правові форми та етичні нормивзаємовідносини між суспільством і державою, а також між людьми.

Необхідність створення документів виникла одночасно з появоюписемності. Більше того, вважають, що саме потреба у створеннірізних документів (угод,, договорів тощо) та спричинила за собоюпояву писемності як способу викладу інформації не тільки особистого,але й державного значення.

Уже в V а. до ріллей ери римський плебс вимагав введення чітких
"писаних" законів. Створення зафіксованих на папері законів і правил булотакож головною вимогою середньовічних повстань. Коли ж з'явилисязакони, від діловода була потрібна абсолютна точність формулювань ібездоганне знання форми викладу, інакше документ втрачав силу.

З розвитком писемності документи стали засобом спілкування і передачіінформації. Дійшли до нас лист про філософську доктрині Епікура, листидавньоримських державних діячів Ціцерона і Плінія. У посланнііндійського царя Іоанна до грецького царя Маіуілу, що в пору хрестовихпоходів було відомо як сказання про індійському царстві, описуєтьсясильне і багате азійська держава, яка прийде на допомогухристиянській Європі.

Діловодство в Київській Русі

Після утворення давньоруської держави писемність сталанеобхідної для ведення листування з іншими країнами, а також дляукладення міждержавних договорів. В умовах формування класовогосуспільства виникла необхідність у складанні заповітів, записах про борги,укладанні торгових контрактів, у написах на вазах про їх призначення іт.п. Важливі документи давньоруські князі зберігали краще, ніжкоштовності. Відомо, що за часів Ярослава Мудрого збори найбільшдавніх грамот і договорів Русі зберігалося в Михайлівському каморі Софіївськогособору. Учені припускають, що саме тут були зосереджені і документидо володимирських часів. Одним з найбільш відомих сховищ є також
Києво-Печерський монастир, заснований вихідцем з Чернігівщини преподобним
Антонієм ще за Ярослава Мудрого.

Через пожежі, княжих меж усобиць та монголо-татарської навалибільша частина пам'яток давньоруських часів загинула-До нашого часу дійшлилише окремі пам'ятки, доля яких виявилася більш вдалою.

Серед цих документів найбільш стародавні рукописні книги "Гостро-світової
Євангеліє "1056-1057 рр.. І" Збірник Святослава "1073 та 1076 рр..твори оригінальної давньоруської літератури "Повчання до братії"єпископа Луки, "Слово про закон і благодать" першого нашого митрополита
Іларіона, "Житіє Бориса і Гліба" і т.п. Усі вони на сьогоднішній деньє не тільки пам'ятниками писемності та літератури, а й документамитієї епохи.

Одним із стародавніх і важливих документів норм права є "Правда
Руська "або, за прийнятим у науці назвою," Руська правда "(термін
"правда" тут означає закон). Цей документ не зберігся. До нашогочасу дійшли лише численні (близько 300) списки, тобто копії, зяких найбільш старовинні датуються XIII в.

Важливими документами тієї епохи були "княжі устави" і "уроки", а такожцерковні статути. Княжі устави були спрямовані на доповнення абозміцнення внутрішніх державних норм і порядків, як, наприклад,
"Статут Володимира Мономаха", який став доповненням і своєрідною частиною
"Руської правди". Під "уроками" маються на увазі постанови князівпереважно фінансового характеру про податки. Церковні устави малимета порядок правове становище церкви в державі, а також церковнісуди і забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні устави князів
Володимира і Ярослава. Перший відомий в копії XIII в., Другий - XIV ст.

Найбільш важливим історичним документом є "Повість временнихроків ", який дійшов до нас не в оригіналі, а в пізніших списках. Однимз них є Лаврентіївському список, названий по імені ченця Лаврентія,який склав його в 1377 р., і Іпатіївський список (від Іпатіївськогомонастиря в Костромі, де його було знайдено), датований початком XV ст, Самев цього літопису містяться відомості про перших міжнародних актах --договорах Русі з іноземними державами. Зокрема, тут євідомостей про чотирьох договорах Русі з могутньою державою тогочасу - Візантією (угоди 907 і 911 рр.. князя Олега, 947 р. - князя
Ігоря і 971 р. - князя Святослава),

Вже в ті давні часи документ служив гарантією виконанняобов'язків і йому надавалося велике значення. У договорі з Візантією
(947 р.) читаємо: "Віднині ж нехай приходять до князя російській з грамотою, вякої будуть свідчити про своїх мирних намірах ... Якщо ж прийдутьбез грамоти, то нехай утримуються під вартою, доки не повідомимо про них князя
Ігоря ".

Яким же тоді була мова документів? Адже Київська і Переяславськаземлі вже в XII ст. іменуються Україною. Ще М. Максимович довів, що моваселян Київщини XIX ст. - Це і мова київських князів. Мова документів
Київської Русі - старослов'янська. Як свідчить "Повість минулихроків ", велика частина українських слів кількісно змішувалася з масивомстарослов'янських слів.

ЕТАПИ розвиток діловодства

Актовому діловодство

Як форму ведення діловодства актові книги почали застосовувати натериторії західних слов'янських земель уже в XIII столітті. На західно -українських землях, як зазначали у своїх роботах відомі українськіісторики О.І. Левицький та В.О. Романовський ", актові книги з'явилися удругій половині XIV століття. Я.Р. Дашкевич "вважає, що при вивченні проблемигенезису цієї форми діловодства не можна ігнорувати наявність актовихкниг в італійських, західнонімецьких і чесько-моравських центрах, якможливі шляхи їх проникнення в Україну.

Великий масив актових книг з'явився в результаті діяльностігродських (пол. grod - фортеця) і земських судів. Відомо, що на землях
Правобережної України, які поступово входили до складу Великого
Князівства Литовського, судова та адміністративна влада до середини XVIстоліття здійснювалася через старост і воєвод. Згідно Першому Литовському
Статуту 1529 Гродський суд вів староста в кожній волості воєводства відімені князя Литовського.

У зв'язку з невдоволенням дорожнечею цього суду в 1564 р. булапроведена судова реформа, відповідно до якої вся територія
Князівства була розділена на волості з чітко визначеними кордонами. Укожній волості діяли за три судові установи: Гродський, земський іподкоморний суди.

Земський суд складався з судді, підсудка, писаря та обирався поміщиками.
Поміщики мали право обирати за чотири "Електа" (кандидата) на суддівство,подсудство і писарства, з яких король стверджував по одному кандидату навідповідну посаду. При судах існувала також посаду
"возного", обов'язком якого було вручати повідомлення про виклик до суду івиконувати його рішення.

У Статуті 1588 була введена посада "возного генерала" якстаршого над "возним". Обраний на цю посаду давав присягу королю.

Спочатку суди мали чітко виражений коло своєї діяльності. Земськийсуд розглядав цивільні справи, його канцелярія мала так зване
"право вічності", тобто право надання юридичної сили різних документів
(з умовами операції, контрактами, тестаментах, купчих і т.п.). До компетенціїГрадського суду входили кримінальні справи. Подкоморние ж суди займалисяроздільною здатністю граничних спорів землевласників.

Надалі в практичній діяльності судів відбулося змішання їхфункцій. Так, санкція майнових справ поступово перейшла до гродськихсудам, цьому сприяла й та обставина, що діяли вонипостійно в той час, як земський засідав лише три рази на рік.

Все, що відбувалося в судах, заносити в актові книги. Узалежно від характеру розглянутих справ вони ділилися на: декретні,записні та поточні. У декретні книги, які велися лише під чассудових сесій - "рочки", вносили виключно протоколи кримінальних іцивільних справ. Записні - мали деяку аналогію з нотаріальнимикнигами. У них вносили різні індивідуально-правові документи: дарчі,купчі, боргові, продажні, а також контракти, умови і т.п. У них же,крім того, вносилися королівські дарчі грамоти і "прівйлеі",сеймові конституції, люстрації і т.п. Поточні книги призначалися дляскарг, свідчень і "реляцій" возних, заяв, "протестацію" та іншихповідомлень різнопланового характеру. Більшість книг велося за подвійноюсистемою: спочатку акти записувалися в "чернетка" - "протокол", скорочено,без вступних і заключних формул, а потім листувалисячистовик - "індуктив". Акти, як правило, вписувалися в "секстерні" --зошити, складені з 4-6 аркушів паперу, які за підсумками року зшивалися вактові книги. Якщо документів було багато, книги по їх тематиціформувалися в томи.

Для полегшення пошуку та впорядкування листів останнє слово на кожномуз них заносяться першим на наступному. Якщо ж на сторінці залишалосявільне місце, на ньому писалася літера "Z" або слово "Vacua".

Правильність написання актів перевірялася, про що говорять "маргіналії" --позначки на полях, наприклад: "Той аркуш порядний треба б переписати".
Нумерація актів (слов'янська і арабська) проводилася по місяцях; нумераціясторінок була введена значно пізніше.

Своє подальший розвиток актовому діловодство в судах отрималозгідно зі Статутом 1566 р., який передбачав ведення всіх документів
"слова росіянами". У документах того часу простежується прагненнядотримуватися канцелярського стилю викладу, хоча і зустрічаються елементиживої розмовної мови, характерного для представників феодальногосуспільства.

З огляду на значимість актових книг, завжди приймалися заходи для їхзбереження. Статут зобов'язував поміщиків кожного повіту "збудовано таке місце,де б завжды книги земські безпечне від усякої пригод були еаховани "ізберігалися у "Скриня Моцний за трьома-замками" ".

На жаль, велика частина актових книг загинула. Нині загальна кількістьактових книг складає 7,5 тис. томів, які вміщують близько 5 млн.документів-записів ' ".

Актовому діловодство проіснувало на території Правобережної
України до кінця XVIII століття.

Наказне діловодство

До XV століття в Московському князівстві система управління малапалацово-вотчинний характер. Органами управління держави були такзвані шляхи: сокольник, ловчий, конюший, стольнічій, чашнічій. Самодержава поділялося на повіти, стани і волості на чолі з намісниками іволосними, компетенція яких поширювалася і на панські вотчини.
Діловодство вели дяки, а при намісників - писарі і поддьячіе.

Створення Російського централізованої держави вимагало більшрозвинених форм державного управління. У зв'язку з цим відбуваласьпоступова перебудова органів великокнязівського управління. У кінці XV --початку XVI століть склалася система наказів - центральних органівдержавного правління, які відали окремими галузями яквідомчих установ. Так, Посольський приказ відав зовнішнімивідносинами, Розрядний-військовими, Помісний-земельними справами;існували холопський, Ямської, Розбійний та інші накази. Коли Україна в
1654 увійшла до складу Росії, при Посольському наказі спочатку була створенаканцелярія малоросійських справ, а в 1663 р. - Малоросійський приказ.

Всього було близько 80 наказів, кожен з яких налічував від 3 до 400
"приказних людей". На чолі наказу стояв суддя, який керував разом з
"товаришами" (заступниками та помічниками) дяками. Дяки з простихписарів ставали начальниками приказних канцелярій і займалися усімаповсякденними справами і діловодством. Для цього вони мали у своємурозпорядженні "письмове голови" різних рангів: під-дяче (старших, середньоїруки і молодших), писарів, переписувачів, а також перекладачів, сторожів іприставів.

Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чицивільній установі, документи у них оформлялися за певними загальнимиправилами, які успадковувалися традиційно.

Діяльність канцелярій, робота їх окремих службовців зі створенняофіційних текстів добре видно за реквізитами створюваних документів. Так,на кожному документі, який доставлявся до наказу, ставилася датареєстрації. Дяк в необхідних випадках ставив позначку "виписати", тобтонавести довідку. Справа готували до доповіді і обговорювали, після чого виносили
"присуд" і розпорядження про підготовку листа-відповіді.

Проект документа становили за вказівкою дяка старші поддьячіе. Дякредагував цей проект, роблячи позначки на полях або зворотному боцілиста. Виправлений документ молодший поддьячій переписував заново - "білил"і передавав поддьячему, який звіряв його з чернеткою і візував: ставивпідпис на зворотному боці в нижній частині листа, підтверджуючи правильністьнаписаного. Перевірений документ підписувався дяком розтягнуто по всій йогоширині, наприклад: "А грамоту писав дяк Семен Грач '".

Писали на вузьких (15-17 см) смугах папери, які у разінеобхідності склеювали, залишаючи зворотний бік чистою. До першогодокументу підклеюють послідовно інші і довгу паперову смугузгортали в рулон. При читанні смуга волочилася; звідси і з'явилосянародний вислів - тяганина, що означає несвоєчасне вирішення тогочи іншого питання ".

У діяльності наказів XV-XVIII ст. виробився певний процесроботи з документами, який і отримав назву наказнеділоводство. У практиці діяльності наказів з'явилися певніформули складових частин документів, порядок їх оформлення і переміщенняяк у самих наказах, так і між ними. Документи стали розділяти назаконодавчі (царські укази, рішення Боярської думи) і розпорядчі
(грамоти та вказівки органів державного правління). Від простих людей унакази надходили чолобитні.

Територія Лівобережної України, на той час входила до складу
Росії, була поділена на 16 військових округів або полків, в якихадміністративна, судова та військова влада належала полковникам.
Територія кожного полку ділилася на сотні на чолі з сотниками.
Очолювали держава гетьман і Старшинський Рада, а діловодствомвідав Генеральний Писар разом з Генеральним Суддею.

У травні 1710 гетьманом був обраний Пилип Орлик, який був до тогогенеральним писарем і автором "Пактів", або так званої "Бендерської
Конституції і вольностей Запорізького війська ". Цікаво, що вихіднимположенням цього документа була теза про незалежність України.

колегіальне діловодство

Як вже зазначалося в попередніх статтях, діловодство вустановах Російської держави до XVIII століття велося згідно зканцелярським традиціями і законодавством не регулювалося.

У 1717-1718 рр.. на зміну застарілій системі наказів було створено 12колегій, кожна з яких вела певну галузь господарства чи сферууправління і була підпорядкована сенату. Остаточно структуру колегійвизначив Генеральний регламент державних колегій, підписаний 27лютий 1720

Генеральний регламент став основою організації діловодства вдержавних установах, і в законодавчому порядку була оформленанова система документування.

Цікава історія створення Генерального регламенту. Ще в 1715 р. Петро
I направив своїх представників до Швеції, Данії та Німеччини для вивченняіснуючою в них колегіальної системи управління та можливостізастосування її в Росії. Після вивчення матеріалів було прийнято рішеннявибрати шведську модель і, з огляду на особливості російськогодержавного устрою, поступово вводити се. Перший варіант Генеральногорегламенту був складений Генріхом Фіком, після чого він мав ще 12редакцій.

У Генеральному регламенті були докладно розкрито функції кожногопідрозділи колегії, в тому числі був розділ про структуру та функціїканцелярії та її секретаря.

Саме секретар становив найбільш важливі документи, всі іншіоформлялися канцеляристам за його дорученням. Деякі документи (дипломи,патенти) складалися за "генеральним формулярами", тобто певнимобов'язковим форм документів.

У 1722 р. виходить у світ "Табель про ранги". Саме цей документпоклав початок системі чинів, звань і титулів, які застосовувалися вділоводстві до 1917 р. У цей же період була створена практикаофіційного діловодства, яка існує до наших днів.

В остаточній формі питання документаційного забезпечення управліннябули сформовані в "Установах для управління губерніями" від 7 листопада
1775 Згідно з вищезгаданим документом, процеси діловодства міжустановами стали ритуалом. Щоб зайняти відповідне місце вбюрократичній системі управління, цей ритуал потрібно було добре знати.

Для відносин між вищою владою і владою на місцях буливстановлені відповідні місця кожного установи види документів.
Вищі заклади давали вказівки, підлеглі - писали "доноси" про їхвиконання. Була створена не тільки ієрархія установі, а й ієрархіядокументів.

Весь процес проходження документів в установах обов'язковореєструвався в журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах уверхньому правому куті ставили дату надходження та номер згідно з реєстром.
Зареєстровані документи розглядалися відповідними виконавцямиі заносилися в настільний реєстр. Аналогічно реєструвалися вихіднідокументи.

Для полегшення знаходження документа до реєстрів становили алфавіткуустанов та осіб, які мали до цього якесь відношення. Про виконануроботі установи складали звіти, а про кількість і склад заслуханісправ - строкові зведення.

Законодавчі та розпорядчі акти оформлювалися указами,регламентами, інструкціями і протоколами. З'явилося безліч формлистування: листи, реляції, доноси, оголошення.

Саме в період колегіального діловодства були встановленіпочатку організації обліку, проходження та зберігання документів, тоді жвперше з'явився термін "архів".

Росія все більше обмежувала самоврядування в Україні, хоча щезалишалася влада гетьмана. Гетьман безпосередньо керував державою придопомоги генеральної старшини, зокрема генерального обозного (відповідав заартилерію і військові запаси), генерального судді (керувавсудочинством), генерального осавула, який був помічником у військовихсправах, і генерального писаря, який очолював гетьманську канцелярію.

Гетьман видавав універсали - письмові розпорядженні, які повиннібули виконуватися всім народом України.

Своїх законний про державний устрій, суді, право на землю, веденніділоводства в Україні розробити не встигли. Судили, і основному, запольським законодавством. А в Січі жили за своїми, неписаними законами.

Символами гетьманської влади в державі були клейноди? "Булава,корогва, бунчук і литаври. Особливе значення мала печатку з гербом, наякому зображувався козак з рушницею на плечі. Одночасно гетьманкористувався особистою печаткою з фамільним гербом.

Після поразки гетьмана Мазепи російські правителі отримали правонагляду над судами і навіть канцелярією гетьмана, землі роздавалисяросійським дворянам. У 1722 р. у м. Глухонс була створена Малоросійськаколегія, яка поперемінно управляла Україною маєте з гетьманами до 1764м. У 1783 р. iimccto полкового розподілі було створено три намісництва
(пізніше - губернії) е центрами в Києві, Чернігові та Новгород-Сіверському,які разом складали Малоросійське генерал-губернаторство. Українаостаточно втратила свої права, свою волю, закінчило своє існуваннявільне українська козацька держава.

Виконавче діловодство

Чергові реформи російського центрального державного апаратубули проведені в 1810-1811 рр.. ''У 1810 р. затверджено вищий державнийорган - Державна Рада (Дума), а в 1811 р. створені центральніоргани державного правління - міністерства. Міністерства малибагатоступеневу структуру. Складалися вони з департаментів, які ділилисяна відділи, а відділи - на столи.

Керівники структурних підрозділів мали право одержувати іпідписувати документи відповідно до посади кожного. Документи надходилизверху вниз: від царя - маніфести, найвищі накази і рескрипти, від сенату
- Укази і розпорядження. Міністри і керівники департаментів підписувалициркуляри та накази, губернська влада - вказівки і т.д.

Створення міністерств завершило процес чіткого поділудержавного апарату. Це призвело до швидкого зростання прошарку чиновників -бюрократів, які повністю залежали від милості царя. Апарат все більшерозростався чисельно і намагався забезпечити свої права, а також матеріальніі моральні привілеї й почесті. У 1812 р. було затверджено вже вісімміністерств, і їх кількість збільшувалася. Постановою "Загальнеустанова міністерств "передбачалося єдність створення документів знаведеними зразками. Кожен важливий документ складався з трьох частин:запровадження з викладом суті справи, обгрунтування з посиланнями назаконодавство та нормативні акти, клопотання або прохання.

Порядок проходження - документів по інстанціях строгорегламентувався правилами, які вимагали, щоб документи невідхилялися від свого встановленого шляху. У кожному закладі вхідні тавихідні документи повинні були реєструватися в журналах, які складаються зтрьох частин: для реєстрації документів вищої влади, для звичайнихдокументів і для секретних. Справи, які розглядалися в департаментах,поділяли на такі три категорії: строкові; невідкладні (розгляд якихпов'язане із застосуванням невідкладних рішень) і поточні.

Багато уваги і зусиль приділяв цілісності діловодства ізвітності відомий державний діяч того часу М.М. Сперанський,роботи якого внесли вагомий внесок у уніфікацію документів.

В цей же час виникла практика складання різноманітнихписьмовник, які стали вітчизняної традиції. Треба підкреслити, що, хочаці збірки і носили назву письмовник, вміщували вони всі видидокументів: розпорядження, вказівки, циркуляри і т.п.

Достатньо було знайти в письмовник зразок потрібного документа або, щекраще, замінивши прізвище, дату та адресу, переписати документ заново. Завдякиписьмовник можна було також, використовуючи типові звернення або формулярпотрібного документа, скласти по ньому новий.

Режим Тимчасового уряду через нетривалість свогоіснування не вніс істотних змін у практику підготовкидокументів. У практиці документаційного забезпечення управління щезалишався мовної ритуал. Перед самою революцією в 1917 р. вийшлопостанову "Про вдосконалення форм офіційних відношенні і паперів", вякому були скасовані "тітулірованіе та заключні формули ввічливості вділових листах ".

Процедура видання розпорядчих документів

Процедура видання розпорядчих документів в умовах одноосібногоприйняття рішень - наказів, вказівок, розпоряджень включає наступністадії:

1. Ініціювання рішення - обгрунтування необхідності виданнярозпорядчого документа.

2. Збір та аналіз інформації з питання.

3. Підготовка проекту розпорядчого документа.

4. Погодження проекту документа.

5. Внесення проекту розпорядчого документа на розглядкерівництва.

6. Прийняття рішення (підписання документа).

7. Доведення розпорядчого документа до виконавців.

Процедура документування виступає організаційним початком у підготовціта видання розпорядчого документа і покликана забезпечити йоговідповідність чинному законодавству.

Проекти розпорядчих документів готуються на плановій основі (ввідповідно до раніше розробленого плану або програмою), за дорученнямкерівництва організації, з ініціативи керівників структурнихпідрозділів або підвідомчих організацій, а також окремихфахівців. Обгрунтування необхідності видання розпорядчого документаможе викладатися у доповідній записці, службовій записці, довідціаналітичного або інформаційного змісту, пропозицію, ув'язненні,акті, службовому листі. Ці документи виступають в якості ініціюютьрішення.

Проекти розпорядчих документів готуються фахівцямиструктурних підрозділів. Якщо проект документа зачіпає інтересирізних підрозділів, за рішенням керівництва організації створюєтьсятимчасова комісія або призначається група працівників ^ я підготовки проектурозпорядчого документа.

На другій стадії здійснюється збір і аналіз інформації, необхідноїдля прийняття якісного рішення. Найважливіша умова ефективностіуправлінського рішення - об'єктивність, достатність та своєчасністьінформації, на основі якої готується проект документа. Для цьогонеобхідно визначити джерела такої інформації. Це може бути:оперативна документація установи; документи, що надходять з вищестоящихі підвідомчих установ; законодавчих актів, нормативнадокументація, наукові дані та ін Підсумком збору та аналізу інформації зпитання є вироблення управлінського рішення, причому, як правило, впроцесі аналізу інформації опрацьовуються різні варіанти рішень іпісля всебічної їх оцінки вибирається одне, найбільш прийнятне.

Третя стадія полягає в оформленні виробленого рішення у виглядіпроекту розпорядчого документа. Оформлення проекту здійснюється затими ж правилами, які передбачені для оформлення документа, але не набланку, а на стандартному аркуші паперу, з нанесенням усіх необхіднихреквізитів та проставленням на верхньому полі праворуч слова «Проект». Текстпроекту розпорядчого документа повинен складатися так, як якщо бце був остаточний варіант документа.

Четверта стадія - узгодження проекту документа - складається звізування (якщо для видання документа достатньо внутрішньогоузгодження) і зовнішнього узгодження, якщо необхідно провести експертизурішення в інших установах. Зазвичай зовнішнє узгодження проводиться припідготовки розпорядчих документів вищими і федеральними органамивиконавчої влади. Зовнішнє узгодження проекту розпорядчогодокумента проводиться на окремому аркуші - «Лист узгодження».

Внутрішнє погодження (візування) проводиться з керівниками всіхзацікавлених підрозділів організації, головними та провіднимифахівцями, якщо розпорядчий документ стосується питань їхдіяльності; із профспілковою організацією, якщо в проекті документазачіпаються питання праці і кадрів організації; з головним бухгалтером,якщо мова йде про фінансові питання; з юридичною службою - на предметвідповідності проекту документа з чинним законодавством, а також ззаступниками керівника організації.

У процесі узгодження можуть бути висловлені зауваження та доповнення допроекту документа. Вони можуть бути внесені безпосередньо в представленийпроект документа або оформлені на окремому аркуші як особливу думку абозауваження. В останньому випадку при візуванні на проекті документапроставляється відмітка: «Особлива думка додається» або «Зауваженнядодаються ». Особлива думка, оформлена на окремому аркуші, додаєтьсядо проекту документа і повертається розробникам проекту розпорядчогодокумента. Це особлива думка має надійти разом з остаточнооформленим проектом документа керівнику на підписання.

П'ята стадія - внесення проекту розпорядчого документа нарозгляд керівництва - припускає внесення зауважень до проектудокумента за результатами узгодження, остаточне оформленняузгодженого проекту документа на бланку організації та представлення йогокерівнику на підписання. Ця стадія має особливе значення, якщо проектрозпорядчого документа готується за дорученням вищестоящої організації.
У цьому випадку проект документа оформляється не на бланку організації, а настандартних аркушах паперу і прямує до вищої організацію зсупровідним листом та пояснювальною запискою.

На шостій стадії приймається рішення, що виражається в підписаннірозпорядчого документа керівником. Це вирішальна стадія підготовкирозпорядчого документа. Підпис керівника перетворює проектдокумента в повноцінний, що має юридичну силу документ.

Сьома стадія покликана забезпечити доведення розпорядчогодокумента до виконавців. На цій стадії проводиться тиражуваннядокумента, його розсилання або передача всіх виконавців. Розсилкарозпорядчого документа повинна проводитися у можливо стислі терміни.

Основні способи застосування шаблонів при оформленні документів

Діловодство - галузь управлінської діяльності, пов'язана зроботою над документами. Задачі діловодства полягають у:
. фіксування інформації (створення текстових документів у сфері управління),
. організації роботи з документами (створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів?? ів в процесі діловодства).

Перші документи виникли на тому етапі розвитку, коли людинанавчився писати. Документ (від лат.doceo-«вчу» або «повідомляю») означає
«Доказ», «свідоцтво».

«Документ-
1. Ділова папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь.
2. Письмове свідчення будь-яких історичних подій. »[1]

А Поль Отле в книзі« Керівництво до адміністрування », виданої в 1924р. дає таке формулювання: «Документ-все те, що служить для реєстрації,передачі або збереження спогадів. »

Так чи інакше з появою документів почалася регламентація роботи зними, яку зараз прийнято називати діловодством.

Класифікація документів відбувається по багатьом факторам: по видах, поформі, за змістом походженням, за соків зберігання, тощо. Кожендокумент має певну форму і реквізити, причому для багатьох документівчисло реквізитів строго обмежено. Дуже важливо правильно оформитидокумент, тому що відсутність або неправильне зазначення реквізитів робитьдокумент недійсним. Правила складання та оформлення реквізитіввикладені в Гості 6.38-90, де в певній послідовностіперераховуються реквізити, притаманні всім видам документів.

Я хочу звернутися до доповідними записок.

Доповідна записка - документ, адресований керівникові даного абовищестоящої установи та інформує його про сформовану ситуацію, що мавмісце явище або факт, про виконану роботу, а також містить висновки тапропозиції укладача. Доповідна записка готується як з ініціативисамого працівника, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативноїдоповідної записки - спонукати керівника прийняти певне рішення.
Тому текст її чітко ділиться на дві частини. У першому, констатуючої
(описової), викладаються що мали місце факти чи описується ситуація, подругий викладаються пропозиції, прохання. Доповідними записками інформуютькерівника про хід робіт. Такі записки представляються регулярно.

Тексту доповідної записки обов'язково передує заголовок,що починається з прийменника «про» ( «про»). Як і оформлення довідок, оформленняцього виду документа залежить від адресата. Доповідні записки, що подаютьсякерівника структурного підрозділу або керівника установи,оформляються на простому аркуші паперу. Машинописним способом відтворюютьсяреквізити бланка: найменування структурного підрозділу, вид документа (доповідназаписка), дата. Підписує внутрішню доповідну записку укладач.
Зовнішня доповідна записка, адресується до вищих інстанцій, оформляєтьсяна загальному бланку установи і підписується його керівником.

створення шаблону доповідної записки

Процес створення та оформлення документів досить не простий. Однактака програма як текстовий процесор Microsoft Word на багато полегшує іспрощує його.

Так, на приклад у текстовому процесорі Microsoft Word існує такепоняття, як шаблони.

Шаблони - зразки або моделі документів. Вони являють собо